办公用品管理制度办公用品采购计划表办公用品领用表

办公用品管理制度

一、总则

1.为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

2.本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理

3.办公用品管理与控制由行政人事部负责

二、办公用品分类

1.非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹等。

2.消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔

芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。

二、办公用品的采购

1.各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前提报下月办公用品采购计划，部门负责

人审签后报行政人事部。

2.行政人事部根据公司的相关制度，对各部门提报的办公用品的采购计划进行审核，审核通

过之后，交予采购部采购。

3.办公用品单项采购费用大于1000元者，需由总经理审核签字之后才予以采购。

三、办公用品领用管理

1.办公用品领取以部门为单位，各部门在当月5日前，填写《办公用品领用申请单》，经部

门负责人审核，报行政人事部审核。

2.新员工由所在部门向行政人事部申请领取办公用品，填写《办公用品领用申请单》，部门

负责人审签后报予行政人事部审核。

3.消耗性办公用品领用（圆珠笔、中性笔、本子、圆珠笔芯、中性笔芯、白板笔、油性笔、

固体胶等），采取以旧换新形式，即申请领取时除需出具《办公用品领用申请单》之外，

还需出示已使用过的办公用品，并交予行政人事部回收（除笔记本外）。

4.非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。

5.行政人事部根据公司相关制度，对各部门提报的办公用品申请进行审核；各部门凭借审核

通过的《办公用品申请单》到办公楼二楼仓库办理领用手续，领取办公用品。

6.《办公用品申请单》由行政人事部进行回收入档保管。

7.每月每个部门只能领取一次办公用品。

四、办公用品使用注意事项

1.各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如不重要的资料纸可使用循环

纸；回形针、大头针不得随意丢弃；圆珠笔、签字笔等应更换笔芯使用

2.办公用品在日常使用中，如有发现有故障或损坏，应及时通知行政人事部安排维修（主要

指耐用办公用品）。

3.员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。

五、相关表格

《办公用品采购计划表》《办公用品领用申请表》

六、本制度自年月日起开始实行

Logo

办公用品采购计划表

编号:

申请部门：申请日期:

序

规格型新数期望到

号物品名称单位以旧换新数量用途备注

号量货日期

部门负责人：行政人事部审核：

行政人事经理：

Logo

办公用品领用申请表

编号:

申请部门：申请日期:

（新）以旧换新

序号物品名称单位使用人核准数量备注

数量数量

部门负责人：行政人事部审核：

行政人事经理:

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浙江广博集团股份有限公司管理文件

文件编号ZJGB3-271-2010版本号C/0

办事处存货管理制度

实施日期2010.8.28修改日期

编制审核批准

全文目录

一、办事处收货.............................................................................

1.1、订货..............................................................................1

1.2、收货..............................................................................2

1.3、总部直发客户流程.................................................................2

1.4、供应商直发办事处仓库流程.........................................................2

二、办事处发货.............................................................................2

2.1、订单流程..........................................................................2

2.2、配货..............................................................................3

2.3、销售出库..........................................................................3

2.4出库单回签........................................................................3

2.5、余单统计..........................................................................3

三、退货管理................................................................................3

3.1渠道退货...........................................................................3

3.2、KA退货..........................................................................3

3.3、退换货政策........................................................................4

3.4、办事处退总部流程.................................................................4

四、滞存品管理.............................................................................4

五、库存管理................................................................................5

5.1、现场管理..........................................................................5

5.2、加强存货核算......................................................................5

5.3、收发货差异跟踪和调整.............................................................5

5.4、存货盘点..........................................................................6

5.5、时效产品管理......................................................................6

5.6、办事处自用产品、样品处理流程：...................................................7

5.7、报废品处理流程：.................................................................7

六、报损、损益调整和账面调整处理流程......................................................7

七、产品防护和搬运.........................................................................8

一、办事处收货

1.1s订货

1.1.k办事处仓管员根据安全库存量减去现货存量直接填报《办事处订货表》，由办事处经理签字审

核。

1..1.2、根据签字审核后的《办事处订货表》由办事处仓库录入系统生成《发货申请单》。

《发货申请单》由总公司物流专员审核后下达《发货通知单》。总部审核人员必须根据办事处

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库存数量进行合理编排发货，避免办事处库存数量大幅度上升。

1.1.4、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。

1.1.5、仓库审核后生成在途单。

1.2、收货

1.2.1,办事处收货主要为：公司仓库拨货、其他办事处调拨、退货收到、其他。

1.2.2、办事处仓管根据《物料调出单》的在途单安排库位，预约承运商；

1.2.3、收到货物时必须核对货物品种、清点数量，并在运输合同上签收（注明收货日期）；如与公司

送货单、调拨单不符的及时与公司和其他办事处联系。退货数量与退货单不符的，做好记录，

及时向业务员反映。按实际收到货物做入库单。

1.2.4、仓管员实物与《入库单》明细核对后有差异需在运输合同上注明差异内容，并按本规定第5.3

条处理。

125、无法销售产品（损坏）、时效性产品离过期日不足6个月可以拒收，不得入仓，有书面报告除

外。

1.3、总部直发客户流程

1.3.1、订单员根据客户需求制作销售订单

1.3.2、根据销售订单制作发货申请单

1.3.3、总公司物流专员根据分支机构的销售订单来审核发货申请单，并生成发货通知单。

134、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。

1.3.5、办事处根据《物料调出单》引用制作《入库单》；

136、由开单员根据订单开具《销售出库单》。

137、销售内勤传真《出库单》于客户，追踪到货后《出库单》回执联的回签。

1.4、供应商直发办事处仓库流程

1.4.1,办事处把要货计划上报给产品部；

142、产品部根据各办事处的要货计划通知供应商安排生产；

1.4.3、由本公司驻外专项人员进行检验清点后发出，随托运单并附有清单，办事处按托运合同及清单

核对收货。如核对有少货串货现象的，需办事处付运费的办事处直接在运费中扣除（如运输不同

意扣款的不予付运费），并需把扣除金额二天之内汇入公司财务，注明（复印纸物流赔付），需

公司支付运费的要在托运单上写明情况并要求对方确认后传真到公司，公司直接开扣款单。

144、办事处收到货后以实际收到件数作发货申请单，如有少货串户的需在备注写明少货、串货品

种，并需注明已收金额（或未收赔偿、或未付运费等情况）；

1.4.5、采购按采购合同数量录入ERP,总仓引用采购合同时按办事处实收入库。

1.4.6、总仓按办事处实收数量打物料调出单。办事处引用调出单的实收数据做调入单（实收入库）。

1.4.7、发票入账：按供应商发出数量开具发票：实收入库单金额和物流赔偿金额合计作为货款应付

额。

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二、办事处发货

2.1、订单流程

2.1.1、订单的接收；客户通过电话，传真等方式把要货需求下达给分支机构的订单员（由销售内勤或

财务兼）。

2.1.2、订单的录入：订单接受后由订单员录入系统生成《分销订单》，并根据约定的单价系统自动产

生，若产生的单价与客户订单单价不符，输单员需要分析原因并确定好正确的单价。系统将根

据选定的仓库自动产生可用库存量。

2.1.3、订单的审核：对客户的帐期、信用额度和合同到期情况进行审核。

渠道客户如帐期超期、信用额度超额则不允许发货。

KA单价不符原则上不允许发货，但考虑到实际特殊情况确实需要发货，在KA以书面形式确

认价格后允许发货。由开单员填报价格差异单，交由业务员与客户沟通。

2.2、配货

221、分支机构仓管根据审核后的分销订单安排配货员配货；配完货在配货单上注明件数与配货人；

222、分支机构负责人根据仓库实际配货能力确定配货周期，确定配货周期后仓库必须在配货周期内

配完货物。例如、上午12点前接受出货通知单在当天配完出货，12点以后在第二天12点

前配完出货。

2.3、销售出库

2.3.1、配完货按实际配货数量在DRP中开具五联出库单。物流；仓库；财务；客户；客户回执各一

联。

232仓管按《销售出库单》复查并签字出库。如有单品找不到的情况必须寻找原因，并登记。

2.4出库单回签

2.4.1仓管登记回执联回执情况；

2.4.2回执联签回后（有合同规定人员的签收），仓管登记，签字后的出库单回执联交由财务签收保

管。

2.4.3、送货回单作为收款重要依据，必须妥善保管。

2.5、余单统计

系统根据订单和出库单数量自动产生余单统计表，每月报各级领导，并分析货物未发原因。

三、退货管理

3.1渠道退货

3.1.1,需要退货时由业务员填报《退货申请单》。

3.1.2、《退货申请单》由办事处负责人审批，审批后方可退货。

3.1.3、仓库接受退货，清点数量，归位。仓库必须按实际收货数量做退库单，确保仓库数量的准确。

3.1.4、每批退货必须及时清点，原则上要求单单清理入库，不得多批不同客户退货混杂在一起退库，

避免责任不清。

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3.2、KA退货

321、业务员网上及时查询退货单，有退单第一时间录入ERP生成退货申请单并审核退货价格。

3.2.2、财务记录退货单单号，追踪监督退货及时入仓。

3.2.3、退货价格有差异时开单员填写《退货价格差异表》交由经理签字确认。。分支机构经理及时落

实人员追踪差异。

3.2.4、退货入仓后仓库保管员必须及时清点，数量有差异时仓库及时填写《退货差异表》，并交由业

务员、办事处经理签字确认，差异在100元内的由业务员及时余超市沟通交涉，确实无法交涉回

来的由办事处经理签字后办事处财务做仓库损益单调整：差异1000元以上的，报公司总部按授

权进行批准，批准后办事处财务做仓库损益单对差异数进行损益调整；仓库按实际收货数量做退

库单。

3.2.5、KA系统退货仓管必须在两周内清点完毕，可重复销售的产品及时入仓，可修复的产品重新包装

入仓，有损伤但可处理和需报废的产品单独堆放，并每月申报，每季度审计后，报废产品经总部

批准后进行处理。有损伤但可处理产品每月由办事处经理，仓库主管，财务审核后，由总部审批

后当月处理。审计中发现不实之处，将严加处理。

326、每批退货必须及时清点，原则上要求单单清理入库；超市多批退货混杂在一起，物流公司同时

送达无法分清的情况，必须及时汇报主管经理处理，并同一超市多批合并按一批进行整理入库；

不同超市的退货不得混杂在一起退货，避免责任不清。

327、《退货差异表》每月24日交由开单员汇总，并上报公司。

3.3、退换货政策

3.3.1、质量问题退货

因质量问题无条件退货，运费由公司承担。质量问题界定由业务系统确定。如业务系统无法界

定，寄样品至总公司产品部，由品质部和产品部确认，确认后退回总公司仓库，由品控检验后入

仓，如发现参杂非质量问题产品，将扣罚业务经手人和区域负责人。同时该部份货物将通知客户

不予入帐。外购产品将由采购部门向供应商索赔；自产产品追究生产部门责任。其它情况不予退

货。

3.3.2、滞销品退货：

滞销品在不影响二次销售的前提条件下，由分支机构申请，总部批复，方可执行换货。来回运

费由客户承担，且至少必须有完整的中包装。滞销品退回分支机构或总公司仓库后，分支机构

由仓管和财务核实，确属可重复销售，可入仓；总部由仓管和品控检验。如不属可重复销售，

将扣罚业务经手人，该货物不予换货。

3.3.3、新品换货规定

新产品上市，要求经销商必须进货，三个月内未动销，但大多数区域销售较好，在不影响再次销

售的前提下，可换货，换货运费由客户承担，此项退货不计入办事处考核。原则上新品上市三个

月后不再受理新品换货。

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3.4、办事处退总部流程

3.4.1、办事处凭领导批示后的退入总仓申请报告退货；

3.4.2、退入总仓的货物必须附每件装箱明细，并在外箱上编号；

3.4.3、总仓按每箱装箱明细清点，清点后入待修总仓，数量必须在收货二天内录入ERP做负数的物

料调出单

3.4.4、办事处根据总仓实收的物料调出单明细，做负数的调入单。

四、滞存品管理

4.1、凡因品质不良、储存不当变质、客户订单取消、客户退货等原因而使产品储存时间超过6个月以

上（办事处6个月以上未发生出入库或6个月内销售数量小于1500元的产品），均可列为滞存

品。

4.2、仓库需每月将滞存品品种、数量等内容打印成月报表上报实业物流中心负责人和办事处负责人，

对其中长期不动的物资要提出处置意见；实业物流中心要根据实际情况提出审核意见，并报上级

领导批准后实施。

4.3、对于滞存1年以上未销售的产品，仓库应填报《滞存物资处理申请报告》，并由业务确认确实无

法正常销售的，经内贸分管总经理批准后，由各自办事处联系客户进行削价处理。

4.4、各办事处接到仓库的《滞存物资处理申请报告》后，原则上应联系2家以上的买家，进行比价洽

谈后确定处理方案，对于处理金额大于5万元以上的物资原则上要求用招标方式确定买家；

4.5、各办事处经洽谈后确定初步处理方案后，对处理内容整理呈报，列明处理物资原值与现处理值差

额，并进行原因分析和责任落实，报告经相关人员签字后，送公司总经理批准后实施。

4.6、滞存物资出售后，财务入账时应附仓库出库单、滞存物资处理报告等单据，否则不得予以入账。

4.7、单据流程：按滞存削价品处理后使用促销单，促销类型选：08处理品不计返利模式。做订单和出

库单流程。

五、库存管理

5.1、现场管理

5.1.1、分区块进行管理，如成品整件区、散货配货区、退货清点区、报废产品区；

5.1.2、随时进行存货的整理，做到摆放整齐有序、堆放规则、标识清楚准确、通道通畅。

5.1.3、残次品、滞存品分类单独堆放。

5.1.4、按先进先出原则发货。

5.1.5、注意仓库安全，做好防盗、防火、防雨水等工作。仓库内严禁烟火，并设置足够的消防设备

5.1.6、假期安排人员值班。

5.2、加强存货核算

5.2.1、各仓库记帐人员，应根据存货的每一品种、规格并根据审核无误的收发凭证逐日输入电脑，日

清月结。月末必须结出每种存货的本月发生额。记帐人员必须认真保管好电脑密码，并不定期更

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换密码，防止被别人盗用。

5.2.2、编制及报送各类报表，不得随意做调整单，错单在电脑调整前必须与财务沟通，并由财务记录

好调整单据号后方可调整。

5.2.3、各仓库应按各公司要求按时编制各类报表，及时上报公司各种库存报表；

5.2.4、在电脑网络运营稳定的情况下，应及时输送各种数据，以达到资源共享，提高工作效率。

5.3、收发货差异跟踪和调整

5.3.1、仓库对收货和发货的数量负责；

5.3.2、如果客户收到的货与仓库所发货产生差异，收货人在出库单回执联上注明串货明细，仓库应马

上告之业务员和会计，由业务员、仓库和会计共同核查，确认是否我方发货错误，并盘点串货

的单品库存是否正确；若确认为我方发货错误，按规定追究责任人，财务立即做好销售出库的

调整单，确保与客户销售明细的一致：若仓库库存无误，为承运商责任的，则按规定扣除承运

商运费后，做销售出库调整单，确保与客户销售一致，并按授权报批后做库存损益单，确保仓

库库存的准确。

5.3.3、仓库收到的退货与退货单上记载数量、品种产生差异的，仓库应马上告之业务员和会计，由业

务员、仓库和会计共同核查。仓库必须按实际点收数量入库，不得直接照单据进行入库账面操

作。对于差异部分数据，业务员与客户沟通后无法解决的，按规定处罚责任人，差异数据报批

后做销售退库单，确保与客户销售数据一致，并做库存损益单调整，确保库存数据正确。

5.3.4、公司直发客户造成串货、客户在收货时发现串货，收货人在物流运输合同上注明串货明细，并

第一时间通知主管业务员，业务员通知总公司物流部物流专员。待总部物流部扣除承运商运费

财务开出收据后，办事处做串货部分的销售出库调整单，确保与客户销售一致；并同时做库存

损益单，确保仓库数据正确；

5.3.5、办事处仓库在收货时发现串货、缺货、损坏等情况，仓管在物流运输合同上注明串货、缺货、

损坏明细，并第一时间（2天内）通知公司总部物流专员。缺货和损坏的由承运商赔偿后，办

事处做调入单，并同时做库存损益单，确保仓库数据一致。串货情况：办事处在2天内反馈，

总部仓库检查库存和发货均是否错误，总部库存和发货均无错误的，仓库不做调整；总部仓库

检查发现确实有错误的，则总部仓库重新做串货调出单，办事处根据调出单做串货调入单。

5.3.6、会计通过对帐发现的收发货差异，应及时告知仓库和业务员，由业务跟踪解决。

5.3.7、办事处在1个月内还未处理完成的，会计人员将情况报告公司财务部和实业公司。

5.4、存货盘点

5.4.1、各仓库应每月至少一次对库存产品进行盘点（抽盘），具体可采用帐面盘存与实地盘点数相结合

的方法，以确保帐实相符，提高存货成本核算的正确性。

5.4.2、每月进行存货的抽盘，抽盘比例大于20%。

5.4.3、每半年进行一次全面盘点，可以结合审计一起盘点，由公司物流中心安排。

5.4.4、月度抽盘由办事处经理主管安排，具体由仓管、会计人员、业务人员等参与。

5.4.5、盘点记录由办事处经理、会计、仓管等参与人员签字，作为资料存档。

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5.4.6、通过盘点，如发现库存物资的溢缺，应及时查明原因，明确责任。

5.4.7、对于营私舞弊、贪污盗窃等不法行为引起财产物资短缺的，应追究当事人的责任，严肃处理。

5.4.8、盘点中发现的差异上报按授权进行审批调整，并追究相关责任人员责任，按规定进行赔偿。

5.5、时效产品管理

有保质期的产品产品部首批进货必须坚持快进快出的原则，首批进货必须试销，仓库必须先进先出，

每月承报库存时单独承报，再次补单时要求产品部和销管部审核，总经理确认后方可执行.保质期到一年时,

仓库和销管必须预警，申报常务副总和总经理专项处理.如已补货，仓库未先发老产品的现象，公司将重罚

总公司和分支机构仓管和负责人，造成损失的，由相关人员承担经济责任.

5.6、办事处自用产品、样品处理流程：

5.6.1、样品领用申请：样品领用必须书面申请，总部批复后方可执行。

562、样品退返：样品使用完毕后将退返仓库；

5.6.3、样品核销：样品赠送必须核销，财务每月提供报表

5.6.4、样品考核：样品领用如超过往年数量，将跟踪考核，未来制作标准

565、样品和自用产品单据流程：

5.651、自用：使用库存领用单，用途选择：办公领用；办事处做单，审核由市场部审核。库存领用单

打印后由领用人签字并留存于办事处仓库保管员处，月底统一交财务。

5.652、样品：使用库存领用单，用途选择：样品领用；办事处做单，审核由市场部审核；

5.7、报废品处理流程：

5.7.1、产品报废管理:

5.7.1.1,货物退回仓库后如无法再次销售既为报废品

5.7.1.2、报废品统一用外箱包装，外箱用顺序编号。外箱二侧用A4纸注明箱号与报废货物明细。清

单必须一式三张，外箱二侧面各贴一张，仓管员保留一张。

5.7.1.3、报废品包装完后统一进入报废品区，待审计核准后由公司人员在场处理；

5.7.2、单据流：

报废品先转到报废仓，报废仓库出库用库存领用单直接出库，用途选择：报废处理领用。实业销

售管理部审核。办事处再做1张费用：根据库存领用单产生的成本金额做一个报废成本的费用项目

（正数），收入的钱做1个报废品收入的费用（做负数）。

六、报损、损益调整和账面调整处理流程

6.1、仓库管理人员及时整理存货，对于残次品和长期滞存品单独存放，并每月上报，由公司决定合理

处置。经审批后具体单据处理流程见本程序6.4.3条。

6.2、在当地进行处置时须有审计人员或公司专派人员在场。

6.3、办事处A代码贴成B代码出货流程：

6.3.1、2个代码是不同的货号，计划单价也可能不同，办事处把B代码贴成A代码出货给客户，2个代

码比较接近的情况下出货流程：按授权经过总部审批，做