内控建设会议管理制度

内控建设会议管理制度第一章总则

为确保公司内控建设会议的有序、高效进行，加强会议管理的规范性和严肃性，提高决策质量和执行力，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.深入推进公司内控体系建设，提高公司运营效率和风险防控能力。

2.加强部门间的沟通与协作，促进信息共享，提高决策效率。

3.落实公司战略目标，确保公司各项业务稳健发展。

二、会议原则

1.会议应坚持务实、高效、民主、集中的原则。

2.会议议题应具有针对性、前瞻性和决策性。

3.会议时间、地点、议程应提前通知，确保参会人员充分准备。

三、适用范围

1.本制度适用于公司内控建设相关会议，包括但不限于：内控建设领导小组会议、内控管理会议、内控风险评估会议等。

2.本制度不适用于公司其他类型的会议，如：生产经营会议、项目评审会议等。

四、参会人员

1.会议主持人：由公司领导或相关部门负责人担任。

2.参会人员：与会议议题相关的各部门负责人、相关人员及特邀嘉宾。

3.会议记录人：由会议主持人指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

五、会议保密

1.会议涉及的公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格保密。

2.会议纪要应在会议结束后及时归档，妥善保管。

3.未经许可，严禁将会议内容对外泄露。

六、制度修订

1.本制度根据公司内控建设需要制定，如有变更，由公司内控管理部门负责修订。

2.修订后的制度需经公司领导审批后发布实施。

本制度的制定旨在提高公司内控建设会议的质量，为公司持续、稳定、健康发展提供有力保障。全体参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的任务和要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据公司内控建设需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和决策性。

2.拟定会议议程：会议议程应包括议题、时间、地点、参会人员、预期目标等，并由会议主持人审批。

3.通知参会人员：提前至少三个工作日将会议议程、时间、地点等信息通知参会人员，并提供相关背景资料。

4.准备会议材料：整理与会议议题相关的背景资料、报告、数据分析等，提前分发给参会人员。

二、会议签到

1.会议开始前15分钟，由专人负责参会人员的签到工作。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议主持人应在会议开始前5分钟，对参会人员的出勤情况进行简要通报。

三、会议议程执行

1.会议主持人宣布会议开始，并对会议主题、目标进行简要说明。

2.各议题负责人按照议程顺序，对议题进行详细汇报。

3.参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人对讨论进行引导和总结，形成决策或结论。

四、会议决策与记录

1.会议决策应充分听取参会人员的意见和建议，确保民主、集中原则。

2.会议记录人应详细记录会议内容、讨论过程、决策结果等。

3.会议结束后，会议记录人应在24小时内整理完成会议纪要，并由会议主持人审核。

五、会议总结与反馈

1.会议纪要应包括会议主题、议程、参会人员、讨论过程、决策结果等内容。

2.会议纪要应在会议结束后48小时内分发给参会人员。

3.参会人员应对会议纪要中的决策和任务进行落实，并在规定时间内反馈执行情况。

六、会议跟踪与评估

1.会议主持人或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪。

2.定期对会议效果进行评估，总结经验教训，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，提高公司内控建设工作的执行力，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论主题、决策结果、责任分配、执行期限等关键信息。

3.会议主持人应对会议纪要进行审核，确保无误后发布。

4.会议纪要应在会议结束后48小时内通过公司内部通信系统或邮件形式发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读确认

1.接收到会议纪要的参会人员应在24小时内进行阅读确认，并对纪要内容提出异议或补充意见。

2.如有异议或补充意见，应在48小时内反馈给会议记录人，由会议主持人协调解决。

三、决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决策任务应明确责任人和执行期限。

2.责任人应在规定时间内启动任务执行，并定期向会议主持人或指定跟踪人汇报进展情况。

3.跟踪人应定期检查任务执行情况，确保决策落到实处。

四、执行情况的反馈与评估

1.责任人完成决策任务后，应及时将执行结果反馈给会议主持人。

2.会议主持人应对执行结果进行评估，并根据实际情况进行下一步的决策或调整。

3.对于未能按期完成或执行不力的任务，应分析原因，制定整改措施，并在下次会议中进行通报。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行分类归档，以备后续查询和审计。

2.会议纪要的归档应保证信息安全，防止泄露公司内部信息。

第四章会议室管理规定

为保障公司会议室的高效利用，维护会议环境的整洁与安静，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司内部预订系统提交申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.预订成功后，会议组织者应遵守预订时间，不得无故占用或提前结束会议。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进程。

3.使用会议室时，应爱护室内设施，如发现问题，应及时向管理部门报告。

三、会议室设备管理

1.会议组织者应在会议前检查并确保所需设备正常运行。

2.如需使用特殊设备，应提前向管理部门申请，并安排专业人员协助。

3.会议结束后，参会人员应将设备恢复至原状，关闭电源，确保设备安全。

四、会议室清洁与维护

1.会议室内应配备必要的清洁用品，会议组织者应在会议结束后负责清理垃圾。

2.管理部门负责定期对会议室进行清洁和维护，确保会议室环境整洁、设施完好。

3.如有损坏，应及时报修，管理部门应尽快安排维修，以免影响会议使用。

五、会议室安全

1.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保安全。

2.会议组织者应了解消防设施的使用方法，并在紧急情况下采取相应措施。

3.会议室应保持通风良好，确保空气质量，避免发生安全事故。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，管理部门有权进行提醒、警告或限制会议室使用权。

2.如造成设施损坏，应按公司规定承担相应责任。

第五章附则

为确保本会议管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起实施，如