沟通技巧-书面语言沟通

书面语言沟通书面语言沟通是以文字为媒介的信息传递方式，是一种比较经济的沟通方式。书面语言沟通成本比较低，且不受场地的限制，因此被广泛采用。在书面语言沟通中，保证信息正确无误是至关重要的，沟通者要将信息表达清楚，以便于和对方达成共识。目录CONTENTS01提升阅读写作能力02撰写社交文书03撰写公务文书提升阅读写作能力任务一大量阅读对自己有益的书籍或文章，可以不断突破自己的认知局限，让自己的认知不断进化和迭代，同时提升自己的理解能力和表达能力。古人云：“读书破万卷，下笔如有神。”读书越多，读写结合，越能有效提升自己的阅读与写作能力。情景剧场周一刚上班，文道商贸公司人事部员工郑锐就被王经理叫到办公室，王经理对他说：“郑锐，我星期三上午要参加一个行业会议，需要做会议发言，发言的议题是‘引进新式绩效管理系统的可能性’，我这里有几本专业杂志，里面对几个绩效管理系统有详细的评比。不过，我时间紧急，要马上出差参加规划研讨会，要等到明天下午才能回来，没有时间详细看。你能不能把这几篇文章看一遍，总结重点内容，写一篇发言稿，我晚上看一下。”郑锐在公司工作将近一年，这是第一次遇到王经理亲自给他安排很重要的任务。他激动地做出承诺：“好的，我一定办好！”王经理说道：“那好，我把这几本杂志交给你。我能不能发言成功，就看你了。”离开办公室，郑锐激动的心情慢慢恢复平静，然后变得有些焦虑：今天已经是星期一了，自己还有其他工作要完成，也没多少时间，看来自己要加班完成这个任务了。情景剧场处理完日常工作之后，郑锐翻看专业杂志，找到相关的文章，才发现这些文章的内容十分专业，对刚进入公司工作的他来说很深奥。但是，为了让王经理顺利完成开会发言，郑锐硬着头皮把文章通读了一遍。读完以后，他发现这些文章有一个共同点，那就是文章主旨都在每段开头第一句。意识到这一点，郑锐读第二遍的时候就顺畅多了。郑锐把这些文章读了好多遍，做了很多阅读笔记，而这些阅读笔记也对他撰写发言稿提供了很大的帮助。就这样，郑锐不仅通过阅读杂志文章做出了新式绩效管理系统的对比说明，帮助王经理减轻了准备发言的负担，还学习了更深入的专业知识，这让他对工作有了更深的了解。想一想：郑锐通过哪些阅读方法完成了工作任务？1．掌握阅读技巧明确阅读目标选择阅读对象灵活运用阅读方法带着问题进行阅读善于分析、总结与练习读者在开始阅读时应准备一个便笺或笔记本，用合理的方式记录书中重要的内容，整理出自己的知识资源库。读书笔记主要包括以下几种。（1）摘要式读书笔记（2）提纲式读书笔记（3）评注式读书笔记（4）心得式读书笔记技能拓展如何做好读书笔记2．选择阅读方法泛读泛读是一种比较粗略的阅读方法，侧重阅读量，即广度，不注重细节，也不求深入理解和记忆。这种阅读方法比较节省时间，便于读者收集大量的准备资料。精读指精细地阅读，对书中的词语、成语、修辞手法等的使用进行认真的研究和仔细的分析。此方法适合读者做深入的研究和学习，有利于读者加深对阅读材料的记忆。速读读者快速浏览一遍文章，把握文章大意，了解作者表达的主题思想即可。这种方法可以加快阅读速度，节省阅读时间，增加阅读量。跳读读者可以把书中无关紧要的部分放在一边，抓住书的脉络进行阅读，重点掌握各个段落的观点。如果遇到疑问，反复思考不得其解时，读者可以跳过向后阅读。2．选择阅读方法在情景剧场中，郑锐先通读了专业杂志上的文章，找到了文章内容的重点，然后通过多次精读把专业知识“吃透”，帮助王经理完成发言稿。如果没有先通读一遍，找到文章的重点，郑锐可能会深陷在对专业知识的迷茫中，无法组织语言撰写发言稿。可见，通读和精读同样重要，读者在阅读时要灵活把握，根据不同情况采用不同的阅读方法。高手指津通读指读者从头到尾通览一遍，意在读懂、读通，了解全貌，以求有个完整的印象。略读略读是一种简单阅读、略知大意的读书方法。读者通过略读了解主要事实和典型事例，弄清作者的主要观点即可。采用这种阅读方法通常是重点看标题、导语或结尾。2．选择阅读方法（1）扫读训练扫读即扫视阅读内容，从中发现重要信息。扫读的原则如下。①根据要回答的问题进行扫读，应事先心中有数，扫读时有目标可循。②了解和掌握自己所要扫读的内容及其具有的某种表现形式。③在对阅读材料进行扫读的过程中，快速移动视线，捕捉与所要回答问题相关的线索。④在发现问题的答案之后，就可以停止扫读了。⑤把注意力放在扫读到的目标物上，大脑进行加工，解决问题。（2）导引训练导引训练就是用手指引导视线，在文字上移动，视线跟随手指移动，但头不要随着转动。①视线跟着手指移动，手指要在文字的下方，手指移动的速度和视线移动的速度同步。②阅读一页结束的时候，手指将要移往下一页的开始部分。③不宜阅读手指下方的文字。④在导引阅读中碰到疑难问题等，可以降低速度。⑤尽可能避免漏字、漏词等。⑥速度由慢到快，最后可以快速导引。技能拓展如何提升速读能力2．选择阅读方法由教师选择特定的素材，让学生阅读，并理解主旨，阅读完毕后记录阅读时长，最后复述内容，从中选出阅读效率（综合考虑复述内容和阅读时长）最高的学生。实战练兵3．提升阅读速度阅读精华从书的序言、目录、后记这几个部分去了解全书制订阅读计划保证良好的阅读环境养成习惯，从量变到质变检查自己是否完成阅读计划撰写社交文书任务二人们在进行社交时会有一定的交际目的，例如联络感情、发展业务、交流信息等。撰写社交文书同样有其交际用意，例如表示感谢或慰问，或发出邀请等。撰写社交文书要注意交际目的明确，交际对象特定，使用固定惯用格式，注意交际时效等。情景剧场林岳正在办公室处理文件，秘书敲门之后走进来，对他说：“林总，这里有你的一封信。”接过秘书递来的信件，林岳有些疑惑：现在是互联网时代了，怎么还有人给我寄信？他好奇地打开信封，只见是一封感谢信。感谢信尊敬的销售部经理林总：本人在2022年5月18日受邀参加贵公司在××举办的年会活动。当天我先参观了贵公司的展览，在临近中午去用餐的路上，我发现自己的公文包丢了。公文包里有重要的证件，于是我立刻寻找，但没有找到。正在我心灰意冷时，我接到贵公司员工打来的电话，原来贵公司一名员工在展览场地的一个拐角处发现了我的公文包，马上通知了贵公司的销管室，销管室的员工又几经周折联系上我，将公文包和里边的东西完整地归还。庆幸之余，还有深深的感动和对他们的感谢。情景剧场拾金不昧反映了一个人、一个单位的道德水平，这件事展现的不仅是一个人的高尚品德和良好的社会公德，同时彰显了贵公司良好的企业文化，体现出员工与公司的和谐关系，也体现出贵公司平时良好的服务意识。这些员工是我们学习的榜样，他们的行为值得我们大力提倡和赞扬。在此，我以及我公司对贵公司的员工表示最诚挚的感谢！看完这封信，林岳大致回想起那天的事，但对方具体是谁他基本没有印象，林岳翻看信封才知道他是自己曾经合作过的一位客户。林岳很欣慰能收到对方的感谢信，在忙完手头的工作后，便拨通了对方的电话。在电话中两人热烈地交谈，最后林岳发出邀请，希望对方参加文道商贸公司举办的经销商座谈会。想一想：林岳收到的感谢信有哪些不妥之处？为什么收到感谢信后林岳会邀请对方参加座谈会？1．撰写邀请函标题邀请函的标题可直接为“邀请函”，字号比通常的标题略大一些。有时标题中也可以加事由，还可以包括个性化的活动主题标语。称谓称谓是对邀请对象的称呼，一般要顶格写受邀单位或个人的姓名，后加冒号。①邀请函上要写明对方的姓名、职务、职称、学衔等。②在两个姓名之间要写“和”，不用顿号或逗号。③如果邀请函在网络上或报刊上公开发布，由于被邀请方不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。邀请函是个人或单位邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所写的邀约性书信。邀请函的内容包括标题、称谓、正文、落款、回执单等5个部分。1．撰写邀请函正文正文的第一句话在称谓的下一行，空两格，首先向被邀请方致以简单问候，然后告知被邀请方举办此次活动的缘由、目的、事项及要求，说明活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。如果有较为详细的出席说明，一般要在另一页纸上说明。正文的结尾处通常还要写“敬请光临”“期待您的光临”等邀请惯用语。落款邀请函的落款要署上邀请单位名称或发函者的姓名，然后署上发函日期。邀请单位还要加盖公章，以示庄重。回执单有些邀请函，例如一些商务邀请函，是有回执单的，以便明确出席活动的人员，方便邀请方为活动提前做准备。1．撰写邀请函1．撰写邀请函案例在线没有到场的重要人物某公司成立五年，业绩蒸蒸日上，近日将要举办年会，想要邀请各大加盟商参加年会。请同学们以公司领导的身份撰写一份邀请函，要求结构完整、语言得体、事由合理。最后全班评比，选出写得最好的邀请函。实战练兵2．撰写感谢信标题感谢信的标题有多种形式。①由“文种”构成，如“感谢信”。②由“感谢对象+文种”构成，如“致××的感谢信”。③由“发文者+感谢对象+文种”构成，如“××致××的感谢信”。称谓感谢信的称谓是指对感谢对象的称呼，即对方的单位名称或个人姓名，要使用尊称，例如“尊敬的××先生/女士”。感谢信是向帮助、关心、支持过自己的单位或个人表示诚挚谢意的一种特殊形式的书信，有感谢和表扬双重意思。感谢信由标题、称谓、正文、结语和落款5个部分组成。2．撰写感谢信正文感谢信的正文要体现出两层意思：一是感谢对方的理由；二是表达感谢之意。①写感谢理由时需写明人物、时间、地点、事件、过程、结果等基本情况，并准确、具体、生动地叙述对方的帮助。②表达谢意时要在叙事基础上对对方的帮助给予恰当、诚恳的评价，在叙述和评价的字里行间要自然表达感激之情，也可表达向对方学习的态度和决心。结语感谢信的结语一般用“此致敬礼”或“再次表示诚挚的感谢”等惯用语，也可自然结束正文，不写结语。落款落款写明发文单位名称或个人姓名，及成文日期。2．撰写感谢信2．撰写感谢信感谢信由标题、称谓、正文、结语和落款5个部分组成，其中结语可写可不写。在情景剧场中，撰写感谢信的客户没有写落款，导致感谢信结构不完整，林岳没能很快记起这名客户是谁。但由于客户写的感谢信叙事详细，感情真挚，仍旧打动了林岳，因此林岳诚挚邀请对方参会，共商行业事宜，这是对对方的一种信任和认可。高手指津撰写公务文书任务三无论是国家机关、企事业单位还是社会团体，要行使职能、开展公务活动，都会用到公务文书。因此，沟通者除了有声语言沟通，还要学会撰写公务文书。情景剧场文道商贸公司决定召开职工代表会议，在会上审议通过一项管理方案。董事长要求秘书撰写一份会议通知，并交给秘书一份公司全体中层及以上管理者和职工代表的名单。秘书撰写完会议通知，发到公司邮箱，又打印了很多份，贴在公司的公告栏上。林岳路过大厅时看到了张贴的会议通知。会议通知公司管理人员及职工代表：为完善公司管理制度，促进公司事业健康快速发展，经研究，决定召开公司职工代表会议。现就会议有关事宜通知如下。一、时间、地点2022年7月5日10:30—12:00。二、会议内容审议通过公司××管理方案。三、参会人员公司全体中层及以上管理人员和职工代表。四、会议要求1．请各部门管理人员和职工代表提前10分钟到达会场。情景剧场2．本次会议是公司制度建设的一次重要会议，请全体参会人员提前安排好工作，准时出席会议，无特殊情况一律不得迟到、早退、请假。特此通知。文道商贸公司

2022年7月2日林岳发现其中存在一些问题。这时正好看到董事长秘书经过。“小刘，这份会议通知是你写的吗？”秘书说：“对，是我写的。林总，到时候记得参会啊！”秘书正要走，林岳指着会议通知说：“小刘，你怎么没有列明职工代表的名单？”秘书这才发现会议通知少了内容。他为自己辩解：“名单太长，这一张纸放不下。我把名单以附件的形式放在公司邮箱中了。”林岳打开公司邮箱，在会议通知中并没有发现附件。秘书说：“这的确是我疏忽大意了，其实我手头有这份名单，一着急忘了添加到附件了。”好在及时发现问题，秘书立刻上传了职工代表名单到公司邮箱，又打印出来，张贴在会议通知一旁，保证了所有职工代表准时到场参会。想一想：秘书小刘撰写的会议通知有何不妥之处？1．撰写会议通知会议通知指会议准备工作就绪后，为便于参会人员提前做好准备而发给与会人员的通知，通知召开会议的有关事项。会议通知有口头通知和书面通知两种形式，较正式的会议或者出席会议人数较多的，宜发书面通知。书面会议通知的内容包括标题、发送对象、正文和落款等4个部分。发送对象发送对象可以是单位，也可以是个人。如果发送对象较多，可以使用泛称。标题会议标题要明示会议的主题。标题应写明发文单位、事由等，有的标题下面还会带有文件编号。标题一般由“发文机关名称+事由+通知”构成。落款最后署上发文机关，并标注发文日期。正文包括发文缘由、会议时间、会议地点、中心议题、参会人员、