集团会议纪要管理制度

集团会议纪要管理制度第一章总则

集团会议纪要管理制度旨在规范会议的组织、召开及后续跟踪，确保会议效率，促进决策的贯彻落实。以下为集团会议纪要管理制度总则内容：

一、目的与原则

1.本制度旨在确保集团会议的有序进行，提高决策效率，加强各部门之间的沟通与合作。

2.遵循民主集中制原则，充分发挥集体智慧，确保决策的科学性、合理性和有效性。

二、适用范围

1.本制度适用于集团及下属子公司召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题会等。

2.各部门内部会议可根据实际情况参照本制度执行。

三、会议分类

1.按照会议性质，分为例行会议和临时会议。

2.按照参会人员范围，分为全体会议和部门会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相应的职责和能力。

2.会议通知应由会议主持人或指定人员提前发送，明确会议时间、地点、议程等内容。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场，如有紧急事项需离场，应向会议主持人请假。

3.会议内容应保密，未经允许不得泄露。

六、会议纪要的编制与发放

1.会议纪要由会议记录人负责编制，会议主持人审核。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，主要包括会议议题、讨论情况、决策结果等。

3.会议纪要应在会议结束后及时发放给与会人员，必要时可抄送相关部门。

七、制度的修订与解释

1.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

2.本制度的解释权归集团董事会。

第二章会议流程

为确保集团会议的高效、规范进行，以下详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、讨论事项、预计时间等，会议议程需提前发送给与会人员，以便提前准备。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，明确与会人员范围，确保涉及议题的相关部门和人员参会。

4.会议通知：会议通知应包含会议时间、地点、议程、参会人员等内容，通知应提前发送，以确保与会人员有足够的时间准备。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在会议签到表上签到，会议主持人或指定人员负责签到工作。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程及与会人员。

3.会议议题讨论：按照会议议程逐项进行讨论，与会人员应充分发表意见，会议主持人负责把控会议节奏，确保讨论有序进行。

4.决策表决：会议讨论结束后，对涉及决策的事项进行表决，表决方式可根据实际情况采用口头表决、举手表决等。

三、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，确保不遗漏重要信息。

3.会议记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调决策结果和下一步工作要求。

2.会议主持人可根据需要对与会人员进行工作部署，明确责任人和完成时限。

五、会议结束

1.会议结束后，会议主持人宣布散会。

2.会议记录人负责收集会议纪要的相关资料，为编制会议纪要做好准备。

六、会议纪要的编制与发放

1.会议纪要应在会议结束后及时编制，主要包括会议主题、议程、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要由会议主持人审核后，发放给与会人员，并根据需要抄送相关部门。

3.会议纪要的发放应确保及时、准确，以便与会人员了解会议内容并落实相关工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的贯彻落实，以下对会议纪要的跟踪落实进行详细阐述。

一、责任划分与任务分配

1.会议纪要中明确的决策事项和任务需明确责任人和完成时限。

2.责任人应主动认领任务，对涉及跨部门的任务，由会议主持人协调相关部门共同推进。

3.会议纪要中涉及的任务分配应公平、合理，确保各责任人具备完成任务的资源和能力。

二、任务执行与监督

1.责任人根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进。

2.责任人应定期汇报任务进展情况，会议主持人或指定人员负责监督任务执行。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时沟通、协调，确保问题得到妥善解决。

三、会议纪要落实情况反馈

1.责任人完成会议纪要任务后，需向会议主持人汇报落实情况。

2.会议主持人对任务完成情况进行评估，对未完成的任务要求责任人说明原因，并督促其尽快完成。

3.会议纪要的落实情况应定期进行汇总，形成书面报告，并在下一次会议中进行通报。

四、会议纪要落实的激励机制

1.集团应对会议纪要落实情况进行评价，对表现优秀的责任人给予表彰和奖励。

2.对于未按期完成或落实不力的责任人，应视情况给予通报批评、绩效考核等处理。

3.激励机制的建立旨在提高会议纪要落实的积极性和效果，促进工作目标的实现。

五、会议纪要归档与管理

1.会议纪要落实完成后，应进行归档管理，以便查阅和追溯。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于查找和利用。

3.会议纪要的归档与管理应遵循保密原则，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，为集团会议提供良好的硬件环境，以下对会议室管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议申请人提前向行政部门或指定人员提交会议室申请。

2.会议申请人需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.预订成功后，会议申请人应按照预订时间、地点召开会议，不得随意更改或占用他人预订的会议室。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备等，以满足不同类型会议的需求。

2.行政部门负责会议室设施的日常维护和管理，确保设施正常运行。

3.会议室应定期进行清洁、消毒，保持环境整洁、卫生。

三、会议室使用规范

1.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范，不得随意损坏或私自带走会议室物品。

2.会议结束后，会议申请人负责检查会议室，确保设施完好、场地整洁，如有损坏，需及时报修并承担相应责任。

3.会议室使用过程中，如需调整设施布局，应提前与行政部门沟通，得到允许后方可进行。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全隐患排查，确保消防设施、用电安全等方面符合国家相关规定。

2.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室吸烟、使用明火等。

3.行政部门应加强对会议室的安全巡查，对违反安全规定的行为及时制止并处理。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据集团工作实际需求制定，原则上应为工作日的正常工作时间。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，会议申请人应提前向行政部门申请，并根据实际情况支付额外费用。

第五章附则

为确保集团会议纪要管理制度的实施效果，以下为附则内容：

一、