如何让工作化繁为简

如何让工作化繁为简如何让工作化繁为简给大家看一个数学题：有131名网球球员参加单打淘汰制锦标赛，每场比赛都会淘汰球员，请问他们一共要打多少场比赛，才能最终产生冠军？看到这个数学题，你会怎么解答？大部分人想到的都是从后往前推算答案：

决赛一场，半决赛两场以此类推，最终推到第一轮得到答案。

但我们不妨换个思路，就会发现有更简单的算法：

最后产生一个冠军，则该锦标赛就一定会产生130个被淘汰者，既然每场比赛都有被淘汰者，则需要130场比赛。

不论在学习上、生活中还是工作时，我们都会寻找更简便的做法。

在企业管理的问题上，回归简单，把复杂的问题简单化更是十分重要的一点。

01为什么要简化无印良品大家都知道，这个品牌以其一向简约的风格，让消费者对其印象深刻。

今天如果存在简单工作的机制，就能避免不必要的工作。

因为持有这样的理念，无印良品制定了MUJIGRAM和业务规范书作为工作指南，事无巨细地给予员工规范化的工作做法。

你可能会想：一点点小事情都要规定的话，员工工作不是会更复杂吗？其实不然。

例如，无印良品有这样一条规定：每次开会用的提案书不能超过一张A4纸（双面）。

为什么会这样规定？当你参加冗长的会议时，是否会打瞌睡？即使你自己不打瞌睡，是否也经常会发现其他打瞌睡的同事。

自己不发言，只听别人讨论，会打瞌睡也是难免的。

这跟在学校上课一样，只听不说，注意力很快就会分散。

可是，只会浪费时间的会议是毫无意义的。

讨论固然重要，但会议的最终目的必须是决议，执行。

会议结束后才是重头戏，会议只是事前的准备而已。

要成为95％执行，5％计划的企业，必须极力缩短会议的准备时间，将其花在执行之上。

为此，无印良品就产生了这个A4纸提案的规定。

当然，这一机制在当初也并非一下就得到了员工们的接受。

有人将A3大小的资料缩印成A4，也有人把好几张PPT拼在起印出来，声称这就是一张总之大家都绞尽了脑汁来对抗。

但其实，这条规定的关键在于，必要的数值和重要信息有没有包含在其中。

例如新分店的提案，除了候选店面周边情况、卖场面积、租金和押金、周围是否有无印良品店铺等基本资料以及营业额目标之外，还要加入未来五年左右的损益预测表（计算能够获得多少收益的财务表格之一）。

要将这些内容精炼到一张纸上，就必须事先进行市场营销和调查。

例如调查周边顾客群体、候选地区的人流量、对附近商业设施进行考察并预测营业额，这些调查重点都是规定好的。再根据郊外一家人居住的房屋比较多，若选择能够开

车或骑车来购物的地点，应该能获得很好的收益，这样的调查结果来进行判断。

而调査本身就与执行直接相关，所以必须花时间认真进行。

可是，提案仅仅是一份文书，花时间做这个就等于偏离了工作的本质。

有人酷爱使用PPT，放映大量照片插图，极尽复杂，搞出一份高深莫测的提案书来。

可是，那并不是工作的本质。

真正的目的是让提案通过，而非做一份华而不实的提案书。

几十页的提案做起来很花时间，开会时也要讲解一个多小时。说的人和听的人都疲惫不堪，别的议题也没有时间进行，无形间拉低了工作效率。

而且那份几十页的提案，所有重点集中起来也只有一张A4纸的内容而已。

若不决定好将工作时间花费在哪个阶段，就会平白浪费掉宝贵的时间。

更何况，信息量过大的资料反而有碍沟通。

自己是否真正把握了想要表达的重点，只要试着将其归纳到一张A4纸上，就能知道了。

02如何简化然而，即使人人都在主张简化，想要做到这一点却总是不那么容易。

张瑞敏曾说：我感觉在企业里最难的工作就是把复杂的问题简化。现象级思维大师爱德华德博诺在《简化》一书中指出了10条原则，用于践行。

原则1.为简化赋予很高的价值。

当事物复杂时，我们往往希望它简单一些，然而如果不那么复杂，我们很少会努力让它变得越简单越好。

而如果简化在执行者眼中并没有那么高的价值时，就不太可能实现。

原则2.下决心追求简单。

只是欣赏简单的现实和成果是不够的，你必须要有足够的动力和决心，投入时间、精力、设计来尽力让事情变得简单。

原则3.对当前主题了如指掌。

真正的简化来自于彻底了解，了解之前的简单一文不值，了解之后的简化オ有价值。

原则4.设计备选方案和多种可能性。

分析在简化过程中发挥着重要作用，但最终还是需要设计一条前行之路。

在设计时，重要的是设计备选方案和多种可能性，继而从中选择一个。

因为头脑中第一个迸发出来的主意不太可能是最好的，这就是为什么有必要继续思考，产生更深层次的可能性。

原则5.质疑和摒弃现有元素。

一切都不是一成不变的，制度也一样。

系统和操作自然倾向于越来越复杂，曾经必须存在的东西有可能不再需要了。

这就需要不断地质疑与思考，进而得到更合适的简化制度。

原则6.时刻准备着重新开始。

为了让某个操作过程或结构更简单，尝试修改要容易得多或者起码是个很有吸引力的做法，然而有时你需要从头开始。要清楚自己准备做什么，继而着手设计一条路径一一在此过程中可完全忽视现有系统。

原则7.使用概念。

人脑不可能只是穿梭于不同的细节之间，而是需要回到概念，再从该概念出发，寻找另一种前行的方式。

概念提供了第一阶段的思考，也就是设立总体方向和目的的阶段。一旦有了这个，就能够找到备选方案，用特定想法和具体细节来实施该概念。

原则8.将事物分解为较小的单位。

小型单位的组织显然要比大型单位更简单。

简则9.准备好为简化而放弃其他价值。

为实现简化，你或许需要放弃全面性，然后再设计一个平行系统来处理例外情况。

我们通常不可能什么都要，所以就必须在不同的价值之间做出选择。

原则10.了解简化是为了谁的方便而设计的。

简化是为系统用户设计的，还是为系统操作员（主人）设计的？简化是为方便生产还是方便维护系统？是为方便操作还是为了节省成本？谁应该从这一简化过程中受益？如果不是每个人都能受益，受益的究竟是哪一方？

除了这10条原则外，还有三种简法：

①回顾历史葡萄酒的塞子一般都是木塞，这种塞子打开后很难再放回密封。

有人想开一瓶葡萄酒，但他这次喝不完，而留到下一次喝，已经开封的葡萄酒又很容易变质。

为了解决这种办法，你是不是会设计一种复杂的开瓶塞器？让我们来回顾一下历史。

历史上，葡萄酒瓶曾使用过旋转式瓶盖，这种瓶盖能够轻易解决难以再次密封的问题。

然而，为何现在不用了呢？因为人们大多会认为使用旋转式瓶盖的葡萄酒是廉价的，因此不会购买。

知道了这一点后，我们可以将旋转式瓶盖设计成收藏品，用于昂贵的普通酒，就轻易得解决了密封以及出售的问题了。

②剥除与质疑回顾历史时，我们要对传统进行质疑，重新审视：

一直是这样做的吗？

为什么要这样做？现在还需要这样做吗？当审视后，发现传统不再需要时，大胆剥除，或许会得到惊喜。

③倾听