企业贵宾接待管理制度

公司制度贵宾接待管理制度行政部编第4页共4页欢喜欢喜有限公司人力资源部拟稿审核批准文件名称贵宾接待管理制度签批意见：文件编号ZD-XZ001-A发布日期2006年2月21日第一章总则第一条：为了配合公司快速发展，进一步规范和开展好对重要团体和重要来宾的接待管理工作，展示我司良好的企业形象和企业文化，结合实际情况制订本制度。第二条：本制度由行政部制订、修改，及执行过程相关问题的解决。行政部负责贵宾来访接待的总体协调，各部门均应密切配合。第三条：本制度所称的“贵宾”是指政府各级官员、重要客户、特邀外宾和客人、金融财团和其他社会各界重要团体，如造纸协会、新闻媒体等。第二章贵宾接待的组织第四条：公司成立接待管理办公室，负责贵宾接待统筹、管理，接待管理办公室成员由总经办、总经理秘书及监管会、行政部和相关部门负责人组成，总经理秘书负责接待管理办公室的日常事务工作。第五条：在接到重要团体或重要来宾到访的通知后，对口接待部门应立即将相关信息报接待管理办公室，由总经理秘书汇报总经理决定是否启动公司层面的接待工作。第六条：由接待组织机构根据实际情况制定详细的接待方案，报公司领导审定后，通知相关部门按既定方案严格执行。第七条：公司全体员工在贵宾来访期间应保持饱满工作热情，遇客人应礼貌客气、有礼有节。第三章接待方案的制订第八条：行政部应根据接待方案要求确定车辆的类别和数量，并告知司机的行车和停靠路线，接待车辆司机必须着公司统一服装、佩带白手套，做好车辆引导、停放工作。第九条：对口接待部门负责联系微机科制作办公大厅电子屏幕“欢迎词”，于贵宾到访前4小时确保落实。第十条：行政部负责欢迎旗帜、标语的悬挂、张贴及鲜花、盆景的布置，会议横幅、宣传条幅由监管会负责落实。第十一条：行政部应根据来访人数安排合适的会议室，会议室要求配置咖啡桌、咖啡车、茶水、饮料、水果和纸巾，必要时还应放置鲜花和会标（横幅）。一般情况下，安排在三楼会议室即可，如果人数较多可以安排在二楼会议。第十二条：接待管理办公室应根据来宾的不同，准备不同的讲解稿，讲解稿的内容必须经过公司领导的审定，保持与所有对外交流信息的一致性。第十三条：根据不同的来宾及参观路线，公司选拔2-3名讲解员负责客人的参观讲解工作，其中宏观的解说（如公司发展方向等）由公司高层领导负责，其他涉及车间、码头、污水、土地等问题的解说，解说词由接待管理办公室准备，技术副总把关，总经理审定后报集团公司领导确认。第十四条：现场的摄影、拍照和谈话记录工作（包括会议室的谈话交流等）由监管会安排人员负责落实。第十五条：就餐和住宿安排,根据接待方案的要求和标准，由行政部负责落实。第四章接待管理细则第十六条：贵宾来访接待由公司接待管理办公室统一安排，总经理或第一副总（总经理出差时由第一副总代替）负责接待，行政副总、相关副总、总经理秘书、监管会、行政部和对口接待部门负责人应随同参加接待。第十七条：接到贵宾来访的通知后，监管会负责下发相关现场卫生清理工作的通知，接待期间所有员工时刻以高标准、严要求做好迎接准备：厂区垃圾、“三废”物资应规范堆放，并及时处理、彻底处理，参观通道要严格按照关于流程进行规范，每个车间都要有紧急疏散方案；办公楼特别是接待室的现场环境，如顶棚清洁、过道绿化、领导办公室及会议桌上的盆景布置、厕所异味清除等问题，应重点解决。第十八条：如属于省部级等重要领导来我司参观，根据来访参观的路线，行政部下达行车路线全面戒严命令，在厂区各个道口或路段增派安保，严禁任何行人和车辆通行，直至戒严命令解除，同时，电话通知各部门，各部门必须密切配合执行。第十九条：行政部负责参观车辆的安排及参观所需“贵宾安全帽”、耳塞、热毛巾（车间参观使用）等用具的准备及归口管理。第二十条：贵宾车队进入厂区，大门岗做好车队放行准备，在车辆进出门岗时，值班安保应列队欢迎。导行车辆驾驶员应做好准备，熟悉参观路线，车速保持在20公里/小时；其他各安保岗位，凡是遇见贵宾参观，安保人员应行军礼致意。第二十一条：办公楼应于办公大厅外雨台下配站一名安保，待客人进入办公楼后，引导来访车辆停放。贵宾车队抵达公司办公楼后，两台电梯必须处于开启状态，每台电梯内各站一名服务员，将客人送到相应的楼层，再由楼层服务员将客人引进会议室，会后，同样由服务员将客人送回大厅里。第二十二条：会议期间，在会议室的门口外面站一名服务员，负责会议室门的开关和客人服务需要的导向。会议室内配一名服务员，负责整个会议期间的服务工作。第二十三条：会议开始后，由公司领导负责对客人做介绍，并主持会议的议程；监管会作好会议记录和摄影照相工作。第二十四条：对需要进入车间参观的贵宾，由总经理秘书、监管会、行政部和对口接待部门的相关出席人员，给客人发放“贵宾安全帽”、耳塞等物品，参观完毕后，及时负责收回，由行政部统一归口保管。第二十五条：参观开始时，由引导车在前面带路，在相应的停车地点停靠，并在相应的参观出口等候（应及时通知到整个车队的驾驶员，紧跟引导车）。第二十六条：在参观的进出门口，各站一名安保，负责开门；在参观的过程中，由讲解员负责对参观客人作好讲解工作，领队的客人由总经理负责陪同，其他随同人员作好相应的客人照顾工作。第二十七条：现场参观完毕后，需要用餐和住宿的客人，行政部按照接待方案的要求执行；马上离开的客人，接待人员欢送到大门口。第二十八条：监管会负责整个活动的拍照、记录和录音工作