【浅谈办公信息化对现代企业发展的影响探究（论文）6900字】

浅谈办公信息化对现代企业发展的影响研究目录TOC\o"1-2"\h\u3525摘要 110810关键字：信息技术；办公信息化；发展；现代企业 1412一、引言 228650二、对在线办公的理解认识 36037(一)在线办公的定义 36400（二）在线办公的特征 331466（三）现代企业工作方式将办公走向分散化 429794三、在线办公的优势与现存问题 530024第一，企业的价值观没有变。 52523第二，办公追求的是工作效率。 510430第三，企业的工作流程成没有变化。 53819第四，企业的决策关系没有变化。 518904第五，企业里人与人之间的沟通能力需求没有变化。 528395第三，线上办公在头脑方风暴上面，增加了难度。 625489四、针对上述问题提出的参考性解决方法 6270541、划出一个物理空间专门用来办公。 6153862、穿你上班穿的服装。 791523、选择平时高效的时间段来工作。 7267495、自我管理技能 776581、企业应做好应对挑战和障碍的准备 820129四、结论 9摘要随着现代信息技术的高飞猛进发展，信息技术在企业管理中发挥的作用，已经被人们逐渐重视。企业现代化之路的衡量标准在于是否选择了信息化办公道路。当前，网络科技的发展已经到了相当高的阶段，并推动着各行各业朝着高效率、高水平方向发展。企业走办公信息化道路，能够显著提高生存、竞争能力，对生产。运营效率的提升也有很大帮助。如果企业依然选择传统的办公模式，这不仅意味着思想意识上的落后，更会将企业引向不可翻身的悬崖。第三次科技革命以来，信息技术发展迅猛，对社会进步起到根本性作用。企业是市场经济的主体，要想在竞争中处于不败之地，就应当想方设法增强自身实力。信息化在加强人员管理、优化业务流程、加强行业交流方面有巨大的功效，是企业未来发展的首选道路。关键字：信息技术；办公信息化；发展；现代企业一、引言一场战役在2020年的春节来临之际，一场人类的家园保卫战悄然无声地打响，冠状病毒引起的肺炎疫情肆虐，搅乱了中国人原有的生活秩序。在那个人心惶惶的时期，伴随着武汉宣布封城，马路上不再有上下班高峰的车水马龙。每天的疫情分析仿佛过山车似的忽上忽下，于是开始有不少的企业陆陆续续都在鼓励员工在家远程办公，以携手共度难关。而对于常年在格子间工作的人来说，在家办公听着就挺新鲜，开始还会比较兴奋，有着一股撸起袖子加油干的劲头，甚至觉得没有了通勤时间，不会那么疲惫，吃饱喝足，休息充分，不用打卡……想想似乎找不到一个不会让工作效率不更高的原因……但，事实真是这样的吗？最初开始在家办公，对员工自己的影响是最大的。刚开始的时候，很多人都表示怎么都感到一种不熟悉的感觉。尽管用的都是各自家里熟悉的电脑和键盘,但是毕竟平时办公所用的是公司的电脑，这样突然的改变，给每个人的影响却是最大的，好像怎么都不习惯用自家的电脑办公，甚至怎么调整都感到别扭。其次是对工作的影响。因为是各自家中的电脑，很多的资料也都不在手边，很多的工作展开都感到困难，好在不幸中的万幸是很多人在经过各方面的收集后，这些问题在基本上也得到了解决，可是时不时的仍有不方便的地方。最突出体现的一点就是在家中办公和在工作岗位办公，因为当时疫情四处传播的问题，各家的亲人都必须待在家里，这就导致了对工作的影响因素的大大增加，尤其是家中的小孩喧闹，这实在是让许多人感到棘手和无奈。再后来疫情稍微好一些了，人们也都是带着电脑随时在线办公。虽然工作时间相对自由，但却必须时刻在线，随时响应，出门买菜也得随时关注工作群的动态，原本的8小时工作制也瞬间毫无感觉……说到这里，我不禁联想起了2020年6月23日，在线上举行的2020英诺创新者大会上，金沙江创投主管合伙人朱啸虎说过疫情过后会有20%-30%的人继续选择在家里办公。那么综上所述，随着疫情的持续存在，预示着会不断推进远程会议、远程办公领域的发展，这是未来非常重要的趋势，这种远程办公模式趋势对职场办公的传统需求产生了巨大的影响。在线办公，这个当下社会的必然又突发的产物，真的会代替传统职场办公吗？二、对在线办公的理解认识(一)在线办公的定义在线办公是指个人和组织所使用的办公类应用的计算和储存两个部分功能，不通过安装在客户端本地的软件提供，而是由位于网络上的应用服务予以交付，用户只通过本地设备实现与应用的交互功能。功能全面且实用。办公自动化系统的设计使企业办公的多种功能都得以实现，它几乎把办公的各个部门和各个环节都包含在内，而且，这些功能之间是有机结合起来的。不过，就目前而言，网络系统在功能上是不可能完全自成体系的，要对它进行深刻的认识，并融入到自己的体系中，才能把它的最大的能力发挥出来。信息能够进行高度共享。不管在什么地方，都能够通过Web和服务器进行连接，从而实现办公，并能够为决策提供准确且及时的数据，在办公的时间和空间上进行了突破。个性化设置。在服务器安装好之后，可以按照实际的需要，来设置企业的标志以及机构组织等，并能够实行人员的注册，为其设置口令、权限以及角色等等，从而使其具有鲜明的企业特色。扩展并且易于维护。这一软件对固有的简易和方便的可扩展性能进行了继承，有利于用户实行后期的维护和扩展。对互联网的信息资源进行了充分的利用。这一软件系统能够提供知识库，可以对大量的Internet网站的信息进行自动的收集，并把其保存和发布于系统知识库中，这些资料中和企业有关的资料可以为企业对市场需求和市场竞争的了解和分析提供参考。（二）在线办公的特征1、网络提供在线办公强调的是软件应用在计算和储存能力方面完全由网络提供，而并非约束于某个终端设备上，对于用户来说终端设备只是一个实现与应用进行交互的载体，这也就意味着在任何时间，只要在有网络的地方，就可以无差别的使用软件应用的一切功能，包括所有的数据的访问、管理和分享。通过在线办公，组织成员和个人用户都能够完全实现基于浏览器进行工作，用户电脑内不用再安装各种客户端软件，更不用不断的升级这些软件应用就能使用到最新的功能。由网络提供办公应用的另外一个巨大优势，就是让跨地域进行实时的协同工作成为可能，在任何地方连上网络，面对着同样的工作环境，将如同在同一间办公室里一样。2、时间管理全天候运转是互联网的基础特征，更是在线办公的基本实现模式，基于云端服务器提供的软件应用保持着全天候的运转状态，能够随时响应来自于不同位址、不同终端的访问需求。各种通过云计算方式实现的在线办公系统保障组织能够随时处于运转状态，支持组织经营和管理人员第一时间根据各种变化情况随时作出决策。3、跨终端使用在线办公的实现以新媒体网络通信技术为基础，将软件应用的计算和储存交由网络服务实现，真正实现了终端的解放。用户不必再为满足各种强大功能的软件应用而不断提升终端设备的性能，无论是台式机、笔记本还是手机、移动互联网设备，都可以无差别的使用办公应用。随着移动互联网的兴起，在线办公完全实现了移动办公所需的基本要素，亦即通过不同的终端设备，访问同一数据来源，并且无差异地响应计算能力需求。4、协同方面基于云端的服务器让用户的数据信息变得无处不在，而不再受限于某一个终端设备，数据直接进行共享以及多人同时由不同终端访问和控制同一数据源真正成为了可能，在线办公与互联网一样，天生就具备共享与协同的特质。（三）现代企业工作方式将办公走向分散化当前，疫情的出现改变了企业办公方式，企业生产经营再也不用依附于某空间集中办公。例如，在控制技术、信息技术发展环境下，制造业朝着集成制造方向迈进，某些生产环节早已经解放了人力。所以，许多工作者其实并没有在现场办公，而是进行信息工作，他们利用PC，连接网络，就行在家里或者分散型的办公力。通信技术、信息处理技术的不断进步，让原来有大型办公室转变成了小型、分散办公室。比如，在1995年，美国国内在家上班人员达到1200万人，部分在家上班的人员达到5400万。在信息化环境下工作，工作人员的创新性、主动性会被调动起来，因为他们能够按照自己的生理、心理需求选择办公时间，这当然以完成工作任务来决定的。家庭办公可能会造成人与人间的隔离，不能交流。但是，几乎不用担心这一问题，因为工作人员可以通过视频聊天工具进行沟通，并发送文件。还应注意到的是，信息化环境下的分散型、家庭式办公也解决了部分企业的困难。如惠普企业因办公空间限制，约有8万员工在家办公。三、在线办公的优势与现存问题线上办公虽然地点、模式、甚至有些单位工作内容突发变化，但是也有很多并没有改变。第一，企业的价值观没有变。企业价值观是企业的灵魂，是树立一个企业长远发展的意义。无论是线上办公还是线下办公，都要遵循企业的文化。纯线上办公，不回实体公司，不代表你就可以违背公司的原则上。所以，线上办公没有改变企业价值观以及企业的文化。第二，办公追求的是工作效率。无论是线上办公还是线下办公。对企业工作效率有帮助的，就拥抱。对企业效率没有帮助的，就淘汰。第三，企业的工作流程成没有变化。企业经营需要各种流程。线上办公不改变原来的操作顺序。第四，企业的决策关系没有变化。谁来做决定，谁拥有相对应的权利，关系没有变化。第五，企业里人与人之间的沟通能力需求没有变化。无论是线上还是线下，都需要团队合作，团队之间都需要进行沟通。以上针对线上办公说了五条没变的，那么再来谈谈变了的。自疫情以来，在线办公以及自己给自己安排工作，已是一种常态。在家办公的效率，可能比想象的要低得多。第一，人是一个场景化的物种，我们会根据场景下意识的做出一些“合适的”行为。时间久了，这种行为会有明显的惯性，或者称之为习惯。比如有个朋友，他在很安静的环境下反而无法专心看书，而在星巴克这种有一定的“杂音”的环境下才能专注阅读。有时会把这种效应称之为场景依赖，从生物进化的角度来说，人会尽量不消耗脑力做出习惯性动作，就像一个自动的开关，进入某个特定场景，这个开关就被“啪嗒”启动，然后我们就会做出相应的行为。线上办公的工作很可能在家里或者能让自己个人舒服的地方。但是，集体线下办公的优势是形成一种团队氛围。这种团队氛围，线下互相协助的表现，是非常有利于大家的专注力的。线上办公会在团队协助、团队氛围上，会有相对的减弱。线上办公不代表可以取代团队协助。高效团队协作需要在一个共有氛围内进行，所以，线上办公的一大问题就是工作氛围的减弱，也可以称之为场景锚定效应。第二，在家办公嘛，单身自己一个人住还好说，分散你注意力或者说是意志力的可能也就是玩游戏、刷剧、个人娱乐啥的，这些稍微有点责任心，忍忍嘛也就挺过去了。我想说的是还有一些你可能不太可控的因素，最典型的就是还没上学的孩子。特别是遇到个“高需求宝宝”，你会疲于应对。哪怕有人帮你带娃，你也会被孩子的哭闹所干扰，特别是你以前都不在家，而最近天天在家，孩子可能会如获至宝，一直要你陪TA玩……这点，也就是我想说的区分角色要求要更高。线下办公的好处是更好的区分个人、家庭、企业以及社群。但是由于线上办公可以更自由的支配自己的空间，所以需要在个人、家庭、企业、社群中找到一种心理上的平衡，需要在心理上更好的调整好自己。在不同场景下的角色切换，对心理能量要求更高。第三，线上办公在头脑方风暴上面，增加了难度。目前视频线上办公，还不足以把所有人与人之间的灵感细节呈现在面前。所以，当需要去做一些团队创意的头脑风暴，线上办公会降低效率。因为团队在同一个空间，会形成一个创造的磁场，这种磁场更容易去激发灵感。线上办公，会把这种磁场给减弱。所以线上集体头脑风暴是一个弱项。四、针对上述问题提出的参考性解决方法1、首先，在家办公要高效，你需要创造一个“办公环境”，当你进入这个“环境”时，大脑会给你个指令，工作时间到了！说得直白点，就是你要创造一个环境来“欺骗”你的大脑。具体怎么做呢？可以参考以下一些做法。1、划出一个物理空间专门用来办公。之前看到有大咖建议，在书房办公以提高在家办公的工作效率。嗯，这个建议很棒，如果你有一间书房的话。那，对于没有这样一个独立空间的人来说，怎么办？《西游记》里孙悟空画个圈，把师傅和师弟们框进去的场景还有印象吗？其实这个手法就类似在某个空间内再划出一个小的空间，用来专门办公。卧室也好，客厅也好，哪怕是阳台的一角（之前5个人蜗居在40平的房子里，就是把内阳台的一角作为办公区）也罢，你都可以划出一个小空间，专门用来办公。但是这个工作空间，要绝对禁止在床上。床，是用来睡觉和做爱做的事情的。这也是很多睡眠专家为了提升你的睡眠质量，会建议你不要躺在床上看手机、阅读和用电脑的原因，因为大脑会迷糊，搞不清，床这个空间到底是用来干嘛的。2、穿你上班穿的服装。欺骗大脑嘛，做得到位点，不要穿着睡衣睡裤办公，除非你在公司也是这样，有点像古人要做大事前，斋戒沐浴，焚香更衣。你可以理解为一种仪式感。你平时上班怎么着装，在家要办公的时候也这样着装。这样，你比较容易进入工作的状态。3、选择平时高效的时间段来工作。如果你在上午10-12点精力充沛，效能很高，那么就把这2个小时定为核心工作时间，处理比较棘手或脑力消耗比较大的事情。下午你也可以找几个小时，作为固定的工作时间段。空间布置好，时间固定好，状态调整好，对于家里有孩子，甚至是有两个孩子的人来说，这对于工作效率的影响，是空前的。所以，就引出来下面一个问题，就是角色的问题。4、对于这种情况，可以根据自家孩子的作息，结合自己的精力分布，重新调整工作时间，比如孩子13:30左右会开始午睡，一般要睡3小时左右，那这三小时可能是你的黄金三小时。结合一天的时间安排，自己需要和家人沟通和商量，因为需要得到他们的支持和配合，才能把角色要求区分得很高。每个人面对的环境问题不尽相同，基本原则是有其他成员的（不管是家人还是合租伙伴），多沟通和协商，获得他们的支持和帮助，攘外必先安内嘛；如果是一个人在家办公的，需要更多的自我管理，也就是下面要说的第五点：自我管理技能。5、自我管理技能这个技能并不是说只适用于那些独自一人在家的朋友。自我管理对于任何一个想要在家高效办公的人来说，都是必不可少的关键技能。一是精力管理；二是项目管理；三是利用清单。自我管理首先了解自己的生物节奏，什么时候精力最旺盛，按7Habits的第七个习惯，从身体、智力、心灵和情感四个维度进行自我修炼。把比较难和比较费神的工作任务放在精力最旺盛的时间段。项目管理技能是一个非常有用的通用技能，就算你不是项目经理，你每天也会用到大量项目管理的技能，只要是一个需要在特定时间内完成并达成结果的任务，都可以使用项目管理的手法来推进。把一个任务切割成可执行的ToDoList非常重要，在家办公的干扰因素较多，虽然做好了各种准备，但还是有可能被一些意外因素打断你的工作，这时，有一张待办清单就显得特别重要。当然，员工通过自我的改变来适应这种线上办公，居家办公的工作方式之外，我们的企业也应当来尽可能的配备软件和硬件来增强公司的产能。下面这些也是针对于企业的职场变化提出的一些参考性建议。1、企业应做好应对挑战和障碍的准备建立分布式团队会遇到一些困难。招聘必须按不同的方式开展，确保人才库不会过于庞大，确保加入机构的人员能够适应远程办公。不过，越来越多企业希望员工能够培养远程工作所需的技能和自律能力，有时甚至需要长时间工作。如果远程办公将会成为机构的一部分，那么企业也应该采取更多措施来鼓励远程办公。一些地理位置分散的企业希望不同地区的员工在不同的工作时间，从而改善沟通，但作为回报，企业支持员工在任何地方工作。线上远程办公帮助员工看到福利并享受结果，企业和员工开始看到远程办公的好处，变得更加适应这种模式