电子文件的生成

电子文件的生成、处理与归档学习目的和要求：通过本章的学习，了解电子文件的概念、特点和种类，理解电子文件的形成过程和办理程序，基本掌握电子文件的归档范围、归档方式、归档时间、归档要求和归档手续。学习内容：电子文件概念、种类及其特点，电子文件办理程序，电子文件的归档范围、归档方式、归档时间、归档要求及归档手续等。第一节电子文件的概述随着计算机技术、现代通讯技术、网络技术等高新技术的迅猛发展，电子文件已经以其无可争议的竞争优势成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。电子文件在现代办公领域和档案管理中，异军突起，其高效、快捷等诸多优势日益显现出来。大众化办公越发展，计算机技术应用越普及，产生的电子文件就越多。因此，对电子文件管理理论和方法的研究也成为文书和档案工作者不可推卸的历史责任。一、电子文件的概念《电子文件归档与管理规范》（GB╱T18894—2002）中关于电子文件的定义如下：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。这个概念揭示了电子文件的两个基本特征：一是电子文件是借助电子计算机系统生成、传输和处理的，因由计算机系统形成的电子文件信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦可称为“数字文件”（DigitalRecords）。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同特点。二是电子文件是文件的一种类型，它具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。这是电子文件与其他形式文件的共同点，也是与其他数字信息的基本区别。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。从电子文件角度认识文件时，除了文件的功能之外，还应该明确文件的构成方式。国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》中的文件概念是：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”在这里，内容（content）、背景（context，亦称“上下文”）和结构（structure）成为构成文件的三种要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传递目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等；结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体、附件等方面的信息。关于文件是其内容、背景（上下文）与结构的统一体的观点，对于理解和管理电子文件是十分重要的。二、电子文件的种类如同其他事物的种类划分一样，根据电子文件的信息存在形式和用途，目前主要有以下几种划分：（一）按电子文件的信息存在形式分类1.文本文件（Text），或称为字（表）处理文件文本文件是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。通常以“TXT”的形式予以标识。2.数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件数据文件是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。它在事务处理系统中单独承担着文件职责。一般是以数据库的形式存在的。读取数据库中的数据时，可以根据查询要求一次读出一个记录，也可以读出一批相关的记录。如文件数据库、各类人员情况数据库、各类经济指标数据库、各种资料数据库、普查记录数据库等。数据库因管理程序不同而具有不同的格式，不同的数据库之间需要通过转换程序才能进行信息交换。数据库的生成一般有两种方式，一是人工输入数据，利用相应的数据库应用程序形成数据库；二是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。此外，使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。3．图形文件（Graphic）图形文件是指运用计算机辅助设计（CAD）或绘图软件产生的文件和根据一定算法绘制的图表、曲线图（包括几何图形和把物理量如应力、强度等图标表示的图形）等等。如设计模型、图纸等即为图形文件。图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息交换。4．图像文件（Image）图像文件是指通过扫描仪扫描的各种原件画面、使用数字设备采集或制作的画面、用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的，能否正确复现原色彩与显示器的性能有关。5．影像文件（Video）影像文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或动画软件生成的二、三维动画等动态画面的文件。如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间，其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。6．声音文件（Audio）声音文件是指采用音频设备录入并转换为数字形式的文件或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入或用编曲软件生成的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11kHz(电话质量)、22kHz（FM调频收音机质量）和44kHz（CD质量）三种。采样速率是指每个采样的大小，采样者可自行设定速率值，现大多使用128kbps。采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。用编曲软件生成的文件一般被称为MIDI文件。还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩或转换生成的（如MP3等）。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。7．命令文件，亦称计算机程序文件（Program）命令文件是一种计算机软件。是指为处理各种事务采用计算机语言编写的程序。形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，再通过相应的编译程序编译后才能执行。“源程序”是纯文本文件，由特定的计算机指令序列构成，具有可移植性，一般不受计算机类型的限制，编译后的软件在不同类型的计算机上一般不能兼容。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。8．多媒体文件（Multimedia）多媒体文件指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等两种及两种以上信息形式的文件。这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。9．超文本文件（Hypertext）超文本文件是指包含对其他文件链接功能的文件,这种文件是一种全局性的信息结构，它将文档中的不同部分通过关键字建立链接，使信息得以用交互式搜索，用户可以通过超文本文件的链接直接获取或发送相关信息，例如网页（Webpage）就是使用超文本技术制作的。（二）按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬环境中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，甚至失去存在或保存的必要；同样，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法正常运行和查找，甚至根本不能生成和打开。（三）按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。随着信息技术的普及和发展，在办公自动化、计算机辅助设计、电子政务、电子商务、电子出版、网络教育等领域中直接形成了越来越多的电子文件。其技术环境不尽相同，包括个人计算机、过程控制计算机和各种形式的网络环境等；其信息输入方式多样便捷，包括键盘录入、语音录入、光笔写入、传感设备自动采集等。这些文件的最初形态是数字信息，根据需要可以用屏幕显示、播放、打印等各种方式输出。为满足社会各方面对网上文件、档案信息资源日益扩大的需求，我国不少机关、企事业单位和档案馆也计划或开始进行文件、档案或其目录的数字化转换，如果一份文件是以纸本形式接收到的，扫描进计算机，并以数字形式利用和保留下来，那么这份文件就是电子文件。经数字化转换而成的文件是原文件的数字化副本，具有电子文件的特征和功能。三、电子文件的特点电子文件具有特殊的生成环境和特定的功用，与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件有以下几方面的特点：（一）信息的非人工识读性人无法直接识读和理解经过复杂编码的电子文件，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，即转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式，人工才能予以识读。而传统的文件是由人们在各种书写载体上直接写入或印刷的各种信息，它可以直接读出文件中的信息，不需要任何中介工具。（二）系统依赖性电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，离开了计算机系统，电子文件既无法为人所识读，更谈不上将其信息内容进行传输和处理。（三）信息与特定载体之间的可分离性纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个“实体”。电子文件不像纸质文件那样信息与原记录载体合而为一，永不分离，电子文件在网络上“穿梭”于发送者与接收者之间，不再具有固定的物理位置。同一份电子文件的正文、图形、附件等甚至可以在不同的载体上同时存在或相互转换，而不影响其正常的输出显示，也可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。电子文件中的信息是可流动的，具有相对独立性。信息和特定载体的可分离性，还可以使电子文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离。随着关系模型的发展，调用若干个数据库中存储的数据“合成”文件将成为文件制作中经常使用的方法。这种“虚拟文件”的“合成命令”是程序，计算机执行一定的程序，可以将相关信息要素经逻辑组合形成一份文件，如果不将其全文保存下来，这份虚拟文件将不复存在。（四）信息的易变性电子文件在形成过程中或作其他处理时，信息内容进行增删更改不仅十分容易，而且改后不留痕迹。当信息可以脱离特定载体而存在时，载体对它的“束缚”没有了。尤其是动态文档中，其数据处于不断地被自动更新或补充的状态之中，导致信息与内容的不断更改。电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的变异甚至丢失。因此每隔一定时间就必须对原载体上数据进行拷贝，使之保持常新的状态，防止信息的丢失。另外，电子信息技术的迅速发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，更是对电子信息稳定性的巨大冲击，使新的计算机系统和程序常常无法解开那些过了时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。（五）信息存储的高密度性无论是计算机硬盘，还是磁盘、光盘等磁性、光学载体，这些载体的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。1983年IBM公司（国际商业机器公司）推出了内部装有10MB（兆字节）硬盘的个人计算机，1995年个人计算机的硬盘容量达到了1.2GB（千兆字节），2000年达到20GB，2001年则猛升为40GB，到2005年一般硬盘都达到了80GB。与此同时，软件、光盘的存储容量都在以很快的速度增长着，从理论上讲，一个8GB硬盘约可存储40亿个汉字，一张3.5英寸高密度软盘（1.44MB）大约可存储70万汉字，一张ZIP软盘（120MB-150MB）大约可存储6000万至7500万汉字，一张5英寸光盘（650MB-750MB）约可存储3亿个∽4亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千页。应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍。（六）多种信息媒体的集成性多媒体电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机的组合，图、文、声、像并茂，并真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。多媒体电子文件和文本文件一样可以在屏幕上显示，输出，并可以通过网络传输，用户还可以与之发生互动，例如，用户可以选择不同的输出方式（屏幕显示或打印，全文输出或局部输出，当地输出或异地输出，输出色彩与精度等），也可以在“阅读”过程中调阅其他相关信息，在允许的情况下还可以对文件进行修改，从而使用户对于电子文件的利用和形成有了更大的参与性和选择性。（七）信息的可操作性电子文件的数字信息是动态、可变、积极的信息，由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态，在制作电子文件时，制作者可以根据需要得心应手地改变信息的原有位置，剪切、复制信息，多次地撤销或恢复对信息的操作，重新组织文件信息结构。可以把文件制作成活动图像和声音。用户甚至可以组织动态文件，在适当的时候自动更新某些数据，保持数据新颖、有效，以及与其所反映事物状态的一致。可以进行信息压缩，提高存储密度和传输速度，这种压缩是一种可逆过程，在解压之后，信号可以完全恢复成原样。可以将图形设计结果形成数字三维模型并进行动态旋转观看，并看到其中的任何一个剖面及其有关的参数。可以在纸质或胶片文件数字化转换过程中对其亮度、对比度、及分辨率等进行调节，以改善文件的清晰度。可以将原始信息输入相关的信息库，形成各种资料库、文件库、零件库、部件库、材质库、色彩库、集成电路库。可以利用已存在的文件信息做其他事情等等。总之，经过相应的操作，使电子文件处于操作者希望的状态之中。四、电子文件载体的种类随着电子计算机技术的发展，数字信息记录技术也在不断发展。目前，数字信息记录载体有磁性的、光学性的等几种类型。磁性载体包括磁带、硬磁盘和软磁盘等；光学性的有光盘、光带等。其中磁记录技术是利用磁化电流在磁性介质上记录和读出信息；光记录技术是利用激光在非磁性介质上记录和读出信息。电子文件的载体主要分为两种：磁性载体和光学载体。（一）磁性载体1．磁带磁带是出现较早的磁存储介质，它以聚酯薄膜为带基，并在其上涂布磁性材料，经过磁性定向、烘干、压光和切割等工艺而制成。它作为电子文件载体，不同于记录模拟信号的传统磁带，它需要专用磁带机的配合，用于保存备份计算机数据。磁带的构成：磁带以聚酯薄膜为带基，它具有机械强度高、受温湿度影响小、不易燃烧和比较柔软等优点。磁性材料是由磁粉（氧化物或金属磁粉）、粘合剂、助剂和溶剂等均匀配制的磁浆制成。磁带的种类：按磁带宽度分，有12.7mm、6.35mm、8mm磁带等；按带长分，有15.24m、30.48m、60.96m；按使用状态分类，有开盘式和盒式。目前的计算机系统多采用标准磁带12.7mm开盘式磁带和3.35mm盒式磁带。磁带的特点：磁带存储容量较大，12.7mm标准带的存储容量单位达到GB级，通常作为硬磁盘的可靠又经济的大容量备份，可以和硬磁盘长期共存；使用磁带备份数据，操作方便，成本不高，在智能磁带备份程序的配合下，可以用于档案数据备份和恢复。值得注意的是磁带以串行方式记录数据，存取速度较慢。2．硬磁盘硬磁盘是计算机系统中最常用的外存储设备。它是典型的磁表面存储器。在写信号时，硬盘驱动器将信号序列经写电路变成电流，在流经写线圈时将磁头下磁层磁化，完成电磁转变过程；读出时，读电路将磁头切割表面磁力线产生的感应电动势转换为电流，该电流信号经放大、滤波、数字化处理，恢复成写入时的脉冲信息序列，再送入主机内存，完成磁电转换，实现读出。硬盘的构成：盘片一般是用铝-镁合金制作，磁性记录层一般是使用γ-Fe2O3磁粉、金属膜等。按介质材料和工艺要求的不同，分为喷涂型、真空溅射型、电镀成型的盘片。喷涂型盘片使用γ-Fe2O3，由于工艺所限，磁层无法做得很薄，且均匀度不够。真空溅射型盘片可以得到很薄的涂层和高均匀度的磁层，矫顽力很高，但抗磨损、抗污能力稍差。硬盘种类：按接口类型分有ST506、IDE、SCSI接口；按磁盘尺寸分有14英寸、8英寸、5.25英寸、3.5英寸等。硬盘的特点：硬盘的存储容量大，采用随机存储方式，存取速度快，数据传输率高。硬盘的可靠性高，通常硬盘盘片与驱动器装在一处，构成密闭系统，不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高。通常不能像磁带、软磁盘一样脱机保存，而适宜作为计算机系统的在线存储介质。3．软磁盘软磁盘由盘片和护套组成。盘片是以厚度为76µm的聚酯薄膜作基底，再涂以2µm-3µm的不定金属氧化物（γ-Fe2O3）为磁层，并经过压光、冲裁、热处理等工序制作而成，由于盘片柔软，所以叫做软盘。护套是由塑料板或纸板做成外壳，用无纺布或特种纸做成防静电且非常柔软的疏松内层。为了保护软盘不被磨损和弄污，软盘被封装在一个方形的护套中，构成一个整体。通常软驱安装在主机箱内，其插槽暴露在面板上，可以方便地插入或取出软盘，当软驱工作时，盘片随着主轴转动，而护套不动。软驱的读写磁头通过窗口与盘片接触，盘片转动的同时，读写磁头径向移动，从而可与磁盘上所有记录接触。软盘的分类：按尺寸分有8英寸、5.25英寸、3.5英寸盘，这几种都有国际标准，现在使用的大多是3.5英寸软盘。按记录密度分有：单密度、双密度、双面双密度和高密度软磁盘等。按存储容量分有：720KB、1.2MB、1.4MB的3.5英寸盘。软盘的特点：与硬磁盘相比，驱动器结构简单，价格便宜；与磁带相比，采用随机存储方式，存取速度较快；体积小、重量轻、便于携带。软盘多用在微机上，在电子文件积累过程中可以使用软盘存储信息，但它的容量低，多次读写会导致读写错误，从而使数据丢失。所以，软盘不能作为长期保存数据记录的介质。（二）光学载体光学存储技术是采用激光技术在某种介质上写入信息，然后再利用激光读出信息的技术。其基本读写原理是把激光束聚焦成小于1µm的微小光点，使能量高度集中，光盘上被照射点产生物理、化学变化，从而进行物理标记。如凹坑记录，其物理标记就是金属薄膜上被溶蚀的小坑，用微小的光点在光盘上扫描，根据反射光的变化读出记录的数据。1．光盘构成光盘的存储介质是附着在光盘基片上，用于记录信息。光盘基片一般采用玻璃、模压聚合物、新型有机玻璃制成。介质材料有多种，如金属薄膜、硫族元素薄膜、类硅元素薄膜、多元合金薄膜和有机薄膜等。现在应用较多的是金属、合金薄膜。一般使用硅树脂作为保护层。2．光盘种类：只读光盘（CD-ROM）：用户只能读取由光盘制造商刻录好的信息，而不能向光盘追加任何信息。即黄皮书标准，是CD家庭最常见也是用得最普遍的一种。又可分为：交互式光盘、视频光盘。交互式光盘（CD-I）：由SONY和Philips公司在1987年公布的，即绿皮书标准。视频光盘（VCD、DVD等）：为白皮书标准。指全动态、全屏幕播放的影视光盘，所存储的数据遵循MPEG压缩文件标准。可写入光盘（CD-R）：为桔皮书标准。它需要有专业用的记录机来制作。这类光盘适用于文件、档案信息的存储。可擦写光盘（D-RW）：不仅能用激光记录信号，而且还可以消除信号，即可以抹去所记录的信息，并能重新写入新的信息。这种光盘是计算机理想的外存储介质。3.光盘特点：记录密度高、存储容量大。因为激光具有很好的相干性，经聚光之后光束的横截面很小，采用激光写入的每位信息占据的面积很小，从而提高了记录密度。同时由于伺服技术的发展，也实现了很高的道密度，所以具有很大的存储容量。非接触式读写。光盘使用激光进行信息的读写操作，在使用过程中不损坏介质，使介质使用寿命延长。第二节电子文件的处理工作电子文件从制发、办理到最后归档是一个连续的过程，这个过程就是电子文件的处理工作，它与传统文书处理相同。电子文件办理工作可以依据电子文件的生命周期表将办理工作的全过程分解为一个个不同的工作环节，任何一个工作环节，都可算作一步程序，电子文件办理程序就是指对这些环节的选定和顺序的安排。电子文件办理程序的确定不能违背传统文书处理工作的正常秩序，否则将影响机关文书的正常运转。下面简要说明电子文件的办理程序。一、电子公文的发文办理程序（一）电子公文生成电子公文的生成主要是利用计算机文字处理、表处理、图形处理、数据库等软件进行公文的撰写，生成包含文字、图形、表格等形式在内的混合文档。电子公文的生成可选择按公文类型预先设计好的公文标准格式模板，进行公文的撰写。公文输入可采用语音、手写、键盘等多种方式，也可以使用扫描仪等辅助工具自动生成。公文生成有以下几方面的要求：1．公文的种类、格式同传统的纸质文件相同。2．公文用纸：一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸（即版心）为：长225毫米、宽为156毫米。3．公文用字：字号一般按发文机关、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。（二）审核电子公文生成后可经计算机网络传送给审核负责人进行审核，审核负责人在审核意见栏中签署审核意见后，将初稿再传回撰稿人进行修改。（三）修改撰稿人对审核人返回的初稿按照审核意见进行修改，修改完毕，将修改稿经公文管理部门或直接转给核稿人。（四）内、外部会签对于需要有关部门会签的电子公文，可由公文管理部门按会签要求，将公文通过网络发往有关部门签署意见。内部会签可在网上进行，外部会签可根据具体情况选择适合的方式进行。会签后的电子公文返回电子公文管理部门。（五）核稿电子公文管理人员将公文修改稿发送给核稿校对部门，由核稿人对公文再次进行全面细致的审核、校对，核稿完成后，签上姓名和日期，并将修改稿和原稿一起返回公文管理部门或直接转去校对、签发。（六）签发电子公文发送到签发负责人处。由签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签名，同时确定或修改主送、抄送单位。处理完毕发送到公文办理部门。（七）编号电子公文办理部门对签发完毕的公文进行办理，确定发文号、发文机关、发文日期、密级等，编号后将电子公文放入发文信箱，或直接打印输出。（八）分发由电子公文办理部门打开发文信箱，选择待分发的电子公文，分别确定主送、抄送单位信息后，进行网上发送或选择其他方式发送。（九）登记发文办理完成后，公文办理部门应及时对电子公文进行鉴定工作，包括确定保管期限、密级等，并要对电子公文的著录项（如：文件序号、文件类型、文件标题、文号等）及电子公文的元数据（如文件产生的软、硬件环境、文件格式、文件载体等）进行登记。还要根据系统提供的信息加密、认证技术将电子公文打包后存入发文数据库中，以备归档。二、电子公文的收文办理程序（一）收文登记通过网络传送的电子公文可由电子公文办理人员打开收文信箱进行网上接收，并对收文的著录项逐项接收登记，电子公文的性质、保密程度、权限的不同，电子公文办理人员可进行相应的解密处理，按不同的级别和部门给予限定，通过其它方式传送的电子公文或纸质公文可通过键盘、语音、手写笔等多种形式进行著录项的登记，并将电子公文存入收文数据库，纸质公文可通过扫描设备转换为电子文件后存入收文数据库。电子公文登记后，由公文办理部门将接收的电子公文通过内部网络发送给拟办负责人。（二）拟办拟办负责人通过网络直接调阅待拟办的电子公文，并在计算机上签署处置意见或选择拟办模板，拟办完成后，电子公文自动转去批办或返回公文办理部门。（三）批办批办负责人通过网络直接调阅待批办的电子公文，并在计算机上签署处置意见或选择批办模板（批办模板是指预先编制好的拟办意见，有多种可选），批办完成后，电子公文自动转去承办或返回公文办理部门。（四）承办将待办理的电子公文通过网络传送给承办部门或承办人，如果承办部门或承办人不只一个，可以成批发送，并附上公文承办单和公文办理期限的说明。（五）跟踪对发出的电子公文，现在何处、办理的进度以及借出文件的利用情况等综合信息，可在网上进行自动跟踪，以便公文办理部门和有关领导了解当前电子公文的办理状况。（六）传阅按规定的权限要求，将电子公文分为主办、拟办、必阅、可阅、限阅等多种方式，通过网络分送到传阅者处，阅后在计算机上填写公文传阅单，传阅完毕系统确定后自动返回公文办理部门。（七）注办当电子公文办理完毕后，由承办部门或承办人在计算机“收文办理单”的“办理结果”栏内填写公文的办理结果，之后将电子公文返回公文办理部门，由公文办理部门注办并作归档处理。第三节电子文件的归档电子文件的归档是指将具有保存和利用价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，也就是说，电子文件归档，就是通过计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。一、电子文件归档范围确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件及其支持软件都列入归档范围。具体包括：1．在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件；对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定稿一起归档。2．利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。3．本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。4．对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。程序文件有的是根据需要自行编制的，有的是购买获得的，档案部门已有的程序文件无须重复归档。5．与电子文件有关的纸质文件及其他载体类型的文件。如产生文件所使用的计算机硬件说明文件，电子文件积累过程中形成的更改单、登记表、使用权限保护登记表，与本单位形成的电子文件配套或关联的外来纸质文件等。6．归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据。7．纸质文件、缩微胶片等。这些文件不同于由电子文件制作的拷贝件。为保持这些文件之间的历史联系，确保同一活动中形成的档案信息完整无缺，需要将这些文件一同归档。有条件的单位可将这些文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。8．如鉴定工作在文件形成后完成，著录工作贯穿于文件形成之前到形成后等。电子文件归档时这些环节的成果（如著录信息、鉴定记录等）应与文件信息一起向档案部门移交。9．在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。虽然双套归档起到了双保险的作用，但同时也加重了档案部门的日常工作，一些基层单位已开始探索相应的对策，力求减少不必要的重复。有些档案人员提出可以先针对部分档案实现“无纸收藏”，如凭证价值不大的文件。对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，则必须实行双套归档制，如本单位制发的法令文件，应同时归档加盖单位公章、个人签名的纸质文件。二、电子文件的归档方式电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。逻辑归档后的档案信息可以全部在网络中显示和检索利用，电子文件生成在什么位置，归档后的物理位置仍保持不变。逻辑归档有助于充分利用组织机构内部的网络资源，实现信息共享。同时，逻辑归档对于组织机构网络建设和文件管理系统的要求较高，保证档案部门在不实际拥有文件数据的条件下，能够对其安全保管和合法存取进行有效的监控。为了防止网络瘫痪、崩溃时文件的丢失以及保护归档电子文件的真实性和完整性，应把这些电子文件纳入组织机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；定期将有用文件信息从网络上下载，进行物理归档，以减少网络的荷载，提高网络速度。物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程。物理归档，可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。其实，物理归档并未对文件生成部门的使用造成不便，内部联网的单位，文件生成部门的工作人员通过网络可以很方便地利用归档文件信息；内部未联网的单位，在安全保护职责明确的前提下，可允许归档文件在生成部门的计算机中保存一段时间后再删除。三、电子文件的归档时间电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控；物理归档中的网络归档既可实时进行，又可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验并遵照有关规定定期完成，如管理性文件在次年年初归档，科技文件在项目完成之后归档，机密文件随时归档等。只要电子文件已经完成处理程序，构成其证据价值的信息便已齐备，经过鉴定审核、检测和整理后，就可以实施归档；而且电子文件在归档后并不影响形成部门的日常工作查考，因此在实际工作中，无论采取逻辑归档或物理归档的方式，都必须做到电子文件提前归档、实时归档，这在设计单位表现得尤为明显。归档时间的提前，有利于及时控制有用文件信息，保护其完整与安全。四、电子文件的归档要求（一）电子文件归档工作的要求档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。由于电子文件管理系统是电子文件管理制度、方法和策略的实际执行者，因此在文件系统设计阶段就应考虑归档需求，按照元数据模型，集中管理一份文件的所有信息，并将这些信息作为一个整体归档；设计结构合理的归档文件数据库及其目录数据库，并保持两者之间的有机联系；嵌入工作流程，在每一个流程结束后将相关文件实时归档等；要求用户及时著录和鉴定文件，并在文件信息和文件归档前的著录、鉴定信息之间建立联系，保证在文件归档的同时，将相关信息移交或发送给档案部门等。对于电子文件归档工作的提前准备不仅表现在系统设计方面，还表现在具体的业务活动中，主要是形成新类型电子文件的业务活动。如组织机构在引进技术和设备时，如果厂商所提供的资料、图纸是数字形式，那么对于这部分电子文件的归档工作要从项目谈判开始做起，在合同中明确这些资料、图纸的形式和内容，包括系统环境、工作平台、文件格式、内容说明、注意事项等。电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作要同步进行。归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责。电子文件归档前的质量检查。必须在归档前对电子文件进行检测，符合要求方能归档。一是对存储载体进行物理检查，查看存储载体有无划痕，是否有斑点、霉变痕迹等；二是检测电子文件能否在软硬件环境下准确读取；三是检测存储在载体上的电子文件是否符合归档要求；四是检测归档电子文件与所提供软硬件环境、相关参数、元数据、背景住处及相关文档资料等是否一致；五是检测归档电子文件及其软件平台有无计算机病毒。除了检测技术状况外，还包括检查支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全。质量检查和技术鉴定工作应由档案部门和文件管理部门共同参与完成，以减少重复劳动。（二）归档电子文件的质量要求1．齐全完整归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交，不得分散保存。除文件外，应注意相关电子文件的支持软件和管理数据等一并归档保存。具体要求如下：（1）用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。（2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。（3）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。（4）用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。（5）用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（6）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。（7）通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如果不能转换，则必须连同专用软件一并收集。专用软件如系本单位开发，同时收集设计过程中产生的纸质文件，如软件开发任务书。需求分析说明、系统设计说明书、程序框图、鉴