2024年公司文秘档案管理制度范文（二篇）

第5页共5页2024年公司文秘档案管理制度范文文件资料分类与管理规定一、文件资料分类1.凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台账等，如产量记录、质量记录、设备保养维护记录、材料能源消耗记录、产品销售记录、合同书、协议书等原始记录和文本。2.汇报性材料涵盖公司向上级主管单位提交的汇报材料、统计报表、财务报表，以及公司领导在外部公共场所的发言稿或发布的各类文书资料。3.劳资人事资料涉及公司的人事任命、人事调整、考勤记录、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。4.调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料，以及公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。5.声像制品资料指经营活动中、文化活动中，以及员工在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。6.证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书，以及资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。7.馈赠性资料包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。二、文件资料的立卷归档1.档案的收集会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。各类报表（如应收账报表、销售报表等）报相关领导阅后，由专人回收并即刻销毁，仅财务部立卷留存。内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。2.立卷归档的时间与要求具体时间需遵循公司规定。立卷归档应确保文件完整、分类清晰、标识明确。三、文秘档案的借阅1.借阅原则文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。特殊情况需持介绍信并经公司领导批准。各部门工作人员可直接查阅本部门业务范围内的档案资料，查阅非本部门重要文件和有密级档案需经公司领导或原形成档案部门领导批准。2.借阅管理借阅者需负责档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借。珍贵或易损档案应制成复制品提供使用，复制件需仔细校对并注明档案编号。档案室可对提供档案出具证明，证明材料需仔细校对并加盖档案室印章。文秘档案一般不得借出档案室，特殊情况可短期外借（最多十天），需经领导批准并办理借阅手续。3.归还与处罚借阅档案须妥善保管，遗失需按档案价值赔偿。逾期不还者，档案管理员需及时催还。四、文秘档案保密要求1.保密意识档案管理员和借阅者需树立高度责任心，加强保密意识。2.档案密级管理档案分为一般档案和有密级档案，密级分为绝密、机密、秘密三级。有密级档案需在档案室翻阅，复制需经公司领导批准。有密级档案仅限归档人使用，其他人员利用需经领导批准。3.解密与利用已到保密期限的档案需经鉴定解密后，按一般档案管理提供利用。4.外来人员与离职管理外来参观人员由接待人统一答复和办理材料。离职人员需整理并退还所借档案，经档案室确认无误后方可离职。档案管理员调离需由办公室主任监督办理交接。五、超期档案的销毁1.销毁程序超期档案由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导鉴定，报分管副总批准后销毁。2.销毁执行销毁文件需在指定地点进行，专人监销，严禁他用或出售。经批准销毁的档案可单独存放半年，验证无误后再行销毁。2024年公司文秘档案管理制度范文（二）立卷归档的规范4.3.1各部门兼职档案员需严格遵守既定的归档时间框架，确保整理并审定完成的文秘档案资料，及时递交至文秘档案室进行立卷归档处理。4.3.2在档案移交过程中，必须详细填写移交清单，该清单需一式两份，经双方签字确认后，各自留存一份作为凭证。4.3.3归档的文件资料需满足完整性、真实性和准确性的要求。具体而言，请示与批复、印本与底稿、正文与附件等必须配套齐全，统一归档。4.3.4立卷时，需精心编制案卷目录，清晰标注文件的作者、标题、日期等关键信息，并概括性地拟定案卷标题，以准确反映案卷内容。随后，需进行整齐、牢固的装订，并填写备考表，明确标注保管期限。4.3.5案卷填写应统一使用炭素黑水钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔或铅笔，以确保字迹清晰、准确，便于长期保存和查阅。4.3.6立卷工作应以本单位形成的文件为核心，依据文件形成的自然规律和内在联系，保持文件间的历史联系，同时兼顾文件的保存价值，确保案卷能够真实反映企业的生产活动状况和面貌。4.3.7在组卷过程中，应优先考虑同类问题，并结合其他特征进行灵活组合，确保有密切联系的文件能够集中归档。4.3.8对于上级文件与本公司文件（除请示、批复外），应按照保管期限和文件年限的不同，分别进行立卷处理。4.3.9若在立卷归档后发现仍有遗漏的文件资料需要归档，可依据立卷原则进行插卷处理，确保档案的完整性和系统性。4.3.10卷内文件的排列应遵循一定的逻辑顺序，以系统地反映问题为核心，便于后续的查找和利用。4.3.11各类实物档案（如奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）在归档时需满足特定条件，并确保其完好无损。4.3.12声像档案的摄录需详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景及摄录者等信息。归档的声像资料必须是原版、原件，且需保证清晰、完整。文秘档案的借阅管理5.1文秘档案主要服务于本企业内部需求，一般不对外借阅。如遇特殊情况，外单位人员需持有效介绍信，并经公司领导批准后，方可查阅无密级档案。5.2各部门工作人员可直接查阅与本部门业务工作相关的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件或有密级档案，则需经公司领导或原档案形成部门领导批准后方可借阅。5.3借阅者需对档案的完整性和完好性负责，严禁私自影印、复印、翻印档案内容，不得擅自拆散、调换、抽取、污损档案材料或加注标语。同时，借阅的档案不得转借他人。如有违反规定者，将视情节轻重给予相应处罚。5.4对于珍贵或易损的档案，应优先考虑制作复制品供使用。复制品的制作可采用复印、拍照、重印副本或摘录等方式进行。复制品在提供使用前需仔细校对无误，并注明档案编号及加盖公章以示其真实性。5.5档案室在必要时可出具证明材料。证明材料需经仔细校对和审查后加盖档案室印章方为有效。证明材料仅用于证明某事在档案上有无记载，不得对具体事项作出结论或解释。5.6文秘档案一般不允许带出档案室。如遇特殊情况需短期外借时，需经相关领导批准并办理借阅手续，借阅期限最长不得超过十天。如需延期借阅，需办理续借手续。逾期未还者，档案管理员将及时催还。5.7借阅者需妥善保管所借档案，如有遗失将依据档案的价值和数量报公司领导批准后责令其赔偿全部损失。文秘档案保密要求6.1档案管理员及借阅利