2024年办公用品申购、领用、发放管理制度（二篇）

第5页共5页2024年办公用品申购、领用、发放管理制度办公用品类别涵盖：杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒(袋)、名片夹(盒/册)、支票夹等；纸本类包括账本、笔记本、彩条纸、n次贴、便签纸等；刀器类有计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等；夹钉类包括装订条(圈)、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、大头针等；耗材类涉及打印/复印纸、传真纸、复写纸、鼠标、键盘等；其他类包含刻录盘、胶水(棒)、胶带、双面胶、涂改液(带)、笔筒、尺子、橡皮、印台(油)、电池、插线板、塑封皮、公司印刷品、纸杯、咖啡、瓶装矿泉水等。办公用品的申请、发放和领用规定如下：1、办公用品申请需填写《办公用品申购单》，由部门的办公用品管理负责人作为申请人。2、各部门需在每月特定日期前，根据实际需求填写《办公用品申购单》，注明领用人及明细，经部门领导审批后提交行政部进行统一采购。3、行政部会根据日常需求批量购买常用办公用品，保持适量库存。对于临时急需的用品，可适时采购。4、常用消耗类办公用品的月用量标准基于各部门过去三个月的平均用量。此标准可按月平均用量进行合理调整。每季度允许额外增加一个月的预算，用于计划外的大宗物资采购。5、对于不常用但耐用的办公用品，各部门间应共享借用，原则上避免重复购置。办公设备的维修、更换等事务由行政部协调处理，损坏设备按公司规定处理。6、办公耗材如a4复印纸需按月需求领取，电脑配件实行以旧换新。部分办公用品如中性笔、计算器等实行定期更换制度，如中性笔领用周期为半年或一年。7、离职员工需归还非消耗类办公用品，如有缺失需照价赔偿，否则不得办理离职手续。8、客休室的食品饮料及保洁用具不计入办公用品。各部门的办公用品费用计入日常开支，由部门领导审核控制。办公用品费用分摊规定如下：1、各部门的办公用品费用在日常开支中核算。行政部每月特定日期前完成费用核账，经部门领导确认后提交财务部入账。2、各部门领导为办公用品费用控制的责任人，需严格控制费用，确保合理使用。固定资产类办公用品的入库、领用及维修规定如下：1、设备入库由行政部物资保管员和网络部网管员共同验收。2、领用电脑需填写领料单，注明设备信息，并由部门领导审批，同时提供采购申请单复印件。行政部物资保管员核对无误后发货，并通知网管员进行设备配置，设备管理部门建立设备档案。3、所有办公设备的维修需填写设备维修申请单，经审批后由行政部采购员安排维修。维修单位需提供维修内容确认单，由行政部网管员审核零部件型号，采购部进行价格审核后报备。4、设备维修完成后，行政部物资保管员根据维修单、旧件和维修内容确认单核对实物，由网管员验收后办理入库手续。附则：1、本管理办法自发布之日起生效。2、行政部可根据公司实际管理需求对本办法进行修订。3、____捷科众志汽车贸易有限公司保留本管理办法的最终解释权。2024年办公用品申购、领用、发放管理制度（二）印纸管理将遵循“按需分配”的准则，由各部门助理负责每月预估使用量并提前向账务部申请，以确保日常工作的顺利进行。五、办公用品规定1、各部应控制并合理使用办公用品，避免浪费。部分耗材（如油性笔、水彩笔、签字笔等）实行旧品回收更新制度，领取纸张时需以中性纸或包装封面进行交换。2、员工入职时已按标准配发办公用品，原则上不再增补。如有损坏或磨损需更换的情况，必须以旧换新。3、部门员工应秉持节约原则，按实际需求领取办公用品。申请时需详细填写物品名称、数量及用途。对于非初次申请或领用的物品，应坚持“旧品回收更新”原则。对于无合理解释的过度领用，账务部有权拒绝并视情节采取相应措施。4、严格管理复印纸和打印纸，倡导节约，减少浪费。报废纸张应集中使用，可用于文件校对打印或裁剪为便签纸。发现浪费行为将视情节采取处理措施。（详情见附件一）5、离职或调岗员工在办理相关手续时，须归还所领用的非一次性办公用品（损耗品除外）。如有缺失，需照价赔偿，否则不得办理后续手续。6、所有员工应爱护办公用品，杜绝浪费，降低消耗。耐用办公用品如损坏，若因产品本身质量问题，可办理旧品回收更新；因使用不当导致的损坏或遗失，由使用者负责赔偿。7、仓库每月进行一次盘点，以了解办公用品库存。对于急需的办公用品，行政部应及时采购，确保办公用品的正常供应。六、超市耗材申请与领用细则补充1、使用部门需以书面表格形式向账务部报告每月用量，作为采购参考，确保超市运营正常。2、超市类耗材每周周三上午8:30-11:30集中领用一次，特殊情况除外。请使用部门注意领用时间并合理控制耗材库存。因未按时领用导致的问题由使用部门负责。3、法定节假日需提前统计用量，备货量增加____%。补充库存领用时间设在放假前一天的上午8:30-11:30。使用部门需留意领用时间及耗材库存，由此产生的问题由部门负责。4、超市促销活动期间，视情况可额外申请补领一次耗材。七、耗材费用分摊1、各部门申请的办公用品费用计入其日常开支。账务部每月____日前完成领用费用的核对，经部门经理审核确认后，上报财务中心入账。2、各部门经理为耗材费用控制责任人，需严格按标准控制费用，严格把关申请过程。3、办公区公共办公设备产生的耗材费用，按使用情况和区域比例分摊至各部门。本管理规定自发布之日起执行，最终解释权归公司账务部所有。____南百商贸有限责任公司____-5附件一：打印、复印用纸管理细则1.1打印用纸管理(1)减少非必要的打印。(2)运用打印技巧减少纸张消耗，如使用“打印预览”、“页面设置”功能，设置双面打印，调整文档字体大小，优先使用“可再利用纸”收集箱中的单面纸张。1.2复印用纸管理(1)减少非必要的复印。(2)设置双面复印，减少复印纸张消耗。(3)使用“可再利用纸”收集箱中的单面纸张进行非正式资料的复印。(4)非保密性的单面复印纸张应收集在“可再利用纸”收集箱中，供再次使用。2、废纸管