工程文件资料管理制度

工程文件资料管理制度1.前言为规范和加强企业工程项目的文件资料管理，提高工程项目的执行效率，保护工程文件资料的安全和完整性，订立并执行本制度。2.适用范围本制度适用于我公司全部工程项目的文件资料管理，包含项目前期准备阶段、施工过程中、项目竣工验收等各个阶段。3.文件资料的定义在本制度中，文件资料指全部与工程项目相关的文件、图纸、合同、报告等实物或电子形式的信息载体。4.文件资料的归档管理4.1工程项目的文件资料应依照项目阶段进行归档管理，包含但不限于项目前期准备、设计阶段、施工图阶段、施工过程、竣工验收等。4.2每个文件资料的归档应依照文件编号的次序进行，确保每份文件都能被准确归入相应的目录。4.3文件资料的归档应包含原始文件、电子文档和备份文件，确保文件的安全和完整性。4.4归档文件应注明文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以方便查找和管理。4.5归档文件应妥当保管，避开受潮、受热、受鼠类侵蚀等损坏。4.6归档文件应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可读性。5.文件资料的存储与借阅5.1文件资料的存储应选择安全、稳定、易于管理的场合，防止被盗、丢失或损坏。5.2对于文件资料的存储场合应定期进行检查，确保环境干燥、通风，并定期进行防火、防水等安全检查。5.3文件资料的借阅应符合申请、审批、借阅和归还的流程，确保资料的安全和及时归还。5.4对于借阅的文件资料，应记录借阅人、借阅时间和归还时间，并定期进行跟进，确保文件的完整性和安全性。5.5被借阅的文件资料应在规定的时间内归还，若需要延期归还，应及时向管理部门提出申请，并经批准后方可延期。6.文件资料的保密管理6.1文件资料的保密管理应符合相关法律法规和公司的保密政策要求。6.2对于具有商业机密或涉及个人隐私的文件资料，应采取相应的措施进行加密或限制查阅范围，以确保保密性。6.3文件资料的传输过程中，应采取安全、可靠的方式，例如加密传输、传送门限等措施，防止信息泄露。6.4对于文件资料的打印、复印等操作，应加强监管，确保文件复制的数量和使用范围符合规定。7.文件资料的备份与恢复7.1对于文件资料的电子文档，应进行定期的备份操作，以防止数据丢失或损坏。7.2备份文件应存储在安全、稳定的地方，防止被病毒感染、硬件故障等情况导致数据丢失。7.3在文件资料发生丢失或损坏的情况下，应立刻进行数据恢复，尽量不影响工程项目的正常进行。7.5对于备份文件的存储时间和存储方式应进行规范，以确保备份数据的安全和可恢复性。8.文件资料的销毁与清理8.1文件资料在符合法律法规和公司政策的前提下，经过规定时间后，应以统一的方式进行销毁。8.2销毁文件资料应由特地的人员负责，并进行记录和备份，以确保销毁的文件不会再被恢复和使用。8.3对于无需保存的文件资料，应及时进行清理，以避开占用空间和影响工作效率。8.4清理后的文件资料应依照相关流程进行归档，以便查找和管理。9.文件资料管理的责任和权限9.1各工程项目成员应明确文件资料管理的责任和义务，并在各自岗位上认真执行。9.2文件资料管理部门有权对文件资料的存储、借阅、归档等进行监督和检查，并提出改进建议。9.3对于文件资料管理中的违规行为，应依照公司相关制度进行处理，并追究相关人员的责任。10.附则本制度自颁布之日起生效，如有需要修改或增补，应经相关部门审核批准后执行。以上制度是为了规范我公司工程项目的文件资料管理，提高工程项目的