企业文档与记录管理制度

企业文档与记录管理制度1.前言为了规范企业文档与记录的管理，保证信息的准确性、完整性和机密性，提高文档的可访问性和全都性，便于企业内部各部门之间的协作和信息共享，促进企业的正常运营和发展，特订立本制度。2.适用范围本制度适用于我公司全部部门、团队和员工。3.文档与记录的定义3.1文档：指全部纸质或电子形式的文字、图表、表格、图片等信息载体，用于存储、传递和处理信息的实体。3.2记录：指以书面或电子形式记录下的与企业业务相关的信息，可以是会议记录、日志、报告、合同、规范等。4.文档与记录的分类与管理责任4.1依据用途和形式，将文档与记录分为以下几类：4.1.1内部文档：供企业内部使用的文档与记录，包含部门工作计划、报告、会议纪要等。4.1.2外部文档：供企业与外部机构、客户、合作伙伴使用的文档与记录，如合同、协议、报价单等。4.1.3机密文档：包含敏感信息，需要严格保密的文档与记录，如商业机密、专利信息等。4.1.4公共文档：对内对外公开的文档与记录，如企业宣传资料、网站内容等。4.2各部门主管负责本部门文档与记录的管理和维护，确保文档与记录的准确、完整及时和安全。5.文档与记录的编写与审批5.1文档与记录的编写应遵从以下原则：5.1.1准确性：确保文档与记录的内容真实、准确、无误。5.1.2完整性：文档与记录应包含全部必需信息，不得遗漏紧要内容。5.1.3全都性：文档与记录的格式、用词和风格应保持全都，遵从企业规范和标准。5.1.4易读性：文档与记录应使用清楚简洁的语言，结构合理，方便阅读和理解。5.2文档与记录的审批流程：5.2.1编写人将文档与记录交由部门主管审批。5.2.2部门主管对文档与记录进行审查，核对准确性、完整性和合规性。5.2.3部门主管如需修改看法，向编写人提出。5.2.4编写人依据部门主管的修改看法进行修改，并重新提交审批。5.2.5部门主管审批通过后，文档与记录正式生效。6.文档与记录的存储与归档6.1文档与记录的存储应采取以下措施：6.1.1纸质文档应妥当保管，存放在指定的柜子或文件夹中，标明文档名称、编写日期和责任人。6.1.2电子文档应存储在公司指定的服务器或云存储系统中，同时进行备份，确保文件的安全性和可靠性。6.1.3各部门应建立统一的文档命名和目录结构，方便查找和管理。6.2归档规定如下：6.2.1超出肯定时限或不再使用的文档与记录应进行归档处理。6.2.2归档的文档与记录应进行分类整理，并标注归档日期和保管责任人。6.2.3归档文档与记录的保管期限应依据法律法规和企业规定确定。7.文档与记录的访问与使用7.1访问权限：7.1.1内部文档与记录的访问权限应依据员工的岗位职能确定，确保信息的安全和机密性。7.1.2外部文档与记录的访问权限应依据合作关系和需要确定，确保信息的合法使用和保密性。7.1.3机密文档与记录的访问权限应严格掌控，仅限于授权人员使用，并签署保密协议。7.2使用规定：7.2.1使用文档与记录时应遵守法律法规和企业规定，不得违法使用、窜改、泄露或传播。7.2.2使用文档与记录时应尽量避开打印和制作冗余副本，提倡电子化和在线共享，降低资源消耗和环境负担。8.文档与记录的修订与废除8.1对于需要修订的文档与记录，应依照以下流程进行：8.1.1编写人或相关责任人提出修订申请，明确修订的内容和原因。8.1.2部门主管进行审查和决策，确定是否进行修订。8.1.3对于经修订后的文档与记录，应及时进行更新并重新审批。8.2对于废除的文档与记录，应按以下流程进行：8.2.1订立人或相关责任人提出废除申请，明确废除的理由和依据。8.2.2部门主管进行审查和决策，确定是否废除。8.2.3废除的文档与记录应进行标识，并从存储系统中移除。9.文档与记录的定期审查与评估9.1各部门应定期对文档与记录进行审查和评估，确保其有效性和适用性。9.2审查和评估的内容包含：9.2.1文档与记录的准确性和完整性是否满足实际需要。9.2.2文档与记录的访问权限是否合理、安全。9.2.3文档与记录的使用情况和效果如何。10.违规处理对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行相应处理，包含但不限于口头警告、书面警告、工作纪律处分等，严重者将追究法律责任。11.其他11.1对于本制度中未规定的事项，应依据实际情况进行遵守和处理。11.2本制度的解