解析学校档案信息资源管理工作的改善途径

摘要：档案信息资源管理将档案管理活动的各种要素都纳入管理的范畴。学校档案信息资源不仅是学校发展的重要原始资料，对其档案的爱护程度标志着学校的整体水平并影响着学校各项工作的顺利开展。正因为学校档案信息资源很重要，所以应该加强其档案信息资源的管理，而这就要求我们加强学校档案信息资源管理研究。关键词：学校；档案管理檔案信息资源管理是信息资源管理的一种。档案信息也是一种重要的信息资源，它具有准确性、可靠性、系统性等优势。档案信息资源实际上来源于档案的信息化建设，档案信息化建设是指：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。正是由于档案信息化所以才形成了档案信息资源，而狭义的档案信息资源管理主要指档案部门从事档案信息内容的输入、加工处理、输出等环节的管理工作。如何把档案信息资源管理工作做好，笔者认为应通过以下途径来进行改善。一、加强组织领导，健全管理机制要改变学校档案工作的被动局面，首先是要提高学校领导及档案管理部门负责人对档案工作重要性的认识，把档案管理工作纳入到学校重要工作的议事日程，当成头等大事来抓，进一步解放思想，更新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角，在更高的层面上来筹划学校档案工作的建设方案，积极寻找档案工作与学校中心工作的结合点，实实在在地帮助解决档案工作中存在的问题和困难，使学校档案工作适应学校快速发展的需要。二是以档案馆或综合档案室为中心，建立一支由专职档案工作人员组成、职责明确、联系密切的档案工作网络。三是根据学校各类档案形成的特点，对文书、教研、会计、声像及其他门类档案，以“谁形成、谁负责、谁归档”为管理原则，建立标准化、规范化的档案管理系统，从源头上保证档案管理的全面性，为实现信息资源开发，档案加工科学化、合理化，做好基础工作。四是变被动服务为主动服务，健全档案工作制度，用制度的强制性和严肃性来规范档案工作，围绕学校中心工作，积极开展档案信息服务。二、加大档案基础设施建设力度，实现档案管理现代化没有足够的档案馆建设，设备更新，是不能适应学校快速发展要求。因此，只有加大档案基础设施建设力度，建设档案馆（室），购买计算机、摄像机、照相机、编辑剪裁、防盗等设施，同时，加快档案管理信息化建设步伐，提高管理工作效率，整个档案工作的管理才能焕然一新，才能达到方便、快捷、准确提供利用的目的。目前，教育行政管理部门已把加快学校信息化建设提高到了前所未有的高度，这对学校档案管理信息化建设提出了新的更高要求，各学校要对学校档案管理工作给以足够的财力支持，高度重视档案资源信息化管理，努力实现档案资源的合理配置与有序、有效开发和利用，实现档案信息资源的共享。三、加强队伍建设，提高档案工作人员素质档案队伍素质的高低直接影响着学校档案事业的兴衰。因此，建立一支政治过硬、结构合理、业务优良的档案队伍，是档案工作摆脱困境的重要保证。首先，广开进人渠道，加强人才引进工作。制定优惠政策，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员，逐步建立一支数量充足，年龄、学历、职称结构均较合理，专业技术覆盖面广的高素质、复合型档案人才队伍。第二，加强档案工作人员政治思想素质培养。学校档案管理人员直接保管着学校的重要机密，没有较高的政治素质，没有强烈的责任感是无法担此重任的。因此，档案工作者必须始终保持正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，有强烈的事业心，高度的责任感，有较强的政治鉴别力，这是作为档案人员应具备的首要素质。第三，加强档案人员职业道德素质的培养。提高档案管理人员的职业道德素质，有利于塑造档案工作者良好的职业形象，提高档案服务工作水平。档案工作人员要有爱岗敬业，乐于奉献的精神；认真负责，遵纪守则的作风；求真务实，忠诚无私的态度。树立优质服务理念，做好本职工作。第四，加强档案人员综合能力培养。档案工作涉及到的知识非常广泛，随着档案管理方式的现代化，档案工作者必须掌握一定深度和广度的专业知识，具有完成本职工作必备的管理能力和促进档案管理不断发展的良好业务素质。同时，档案管理自动化需要档案人员具有较高的数据库知识、计算机操作技能、网络技术。因此，学校要尽可能地为档案工作人员提供继续教育的机会，调动他们刻苦学习和钻研业务的积极性。不断丰富、更新知识结构，全面提高综合素质，适应时代对档案工作者的要求。四、开发档案信息资源，为学校和社会发展服务学校档案馆（室）要围绕学校为中心工作，开发档案信息资源，提高档案为中心工作服务的广度和深度。一是加强档案史料的征集工作。档案馆（室）藏资源建设是学校档案事业发展的永恒主题，因此，必须加强档案史料的征集工作，要在老教职工中，在毕业学生中进行广泛征集，必要时，可在社会上进行广泛征集，不断丰富馆（室）藏资源。二是提供档案阅览、咨询、检索、翻译和复制服务。这项工作是学校档案馆（室）最基本的服务工作。档案部门应开辟专门的对外服务窗口，建立数字化快速查询系统，提供档案信息检索与查询，为学校师生和社会服务，如学生成绩单查询等。三是开展档案陈列、展览服务。档案管理者应充分利用收藏档案的优势，定期举办各种形式的、不同专题的档案展览，发挥档案的宣传与教育功能。例如，建立校史室，使其成为学校对外宣传的一个窗口，成为对全校师生进行爱党、爱国、爱校教育的基地。四是开展档案编研服务。档案室应根据收藏档案特点和特色，有选择、有目的地开展档案编研工作，为学校中心工作服务。为学校文化大发展大繁荣发挥档案馆（室）应有的作用。如编写校史、大事记、年鉴、名人名家及杰出校友介绍等五、学校档案信息资源的技术管理随着信息技术的飞速发展，每天产生大量的信息，面对数量巨大的档案信息资源，仅凭手工进行加工、整理与管理是远远不够的，还应该采取技术手段对学校档案信息资源进行管理，包括档案管理软件的应用，办公自动化平台的应用等等。要求学校应充分利用现代信息技术，加强学校档案信息资源的技术管理，加强设备设施与网络环境建设，加大资金投入力度，实现学校档案信息资源的价值。六、结束语总而言之，档案管理工作是学校日常管理工作中的重中之重，是学校管理工作中不可分割的一部分，这就要求所有档案管理工作的从业人员在做好本职工作中的收集，整理，分类归档的前提下，还要做好