政府会议室项目管理制度

政府会议室项目管理制度政府会议室项目管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在加强政府会议室项目的管理，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度。

第二条本制度适用于政府各部门会议室项目的组织、筹备、召开及后续跟进等工作。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）统一领导、分工负责。明确会议的组织架构，确保会议筹备及执行工作的高效协同。

（二）严谨务实、注重实效。会议议题应具有针对性和可行性，确保会议成果的落实。

（三）公开透明、民主集中。充分发扬民主，广泛听取意见，保障参会人员的知情权和参与权。

（四）规范有序、确保安全。严格遵守会议管理制度，确保会议过程的安全、保密。

第四条政府各部门应按照本制度要求，结合实际情况，制定具体的实施细则，并报备上级主管部门。

第五条会议管理制度主要包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，各部门应认真贯彻执行。

第六条会议组织者和参与者应严格遵守会议纪律，保持会议的严肃性和权威性。

第七条政府各部门应定期对会议管理制度进行评估和优化，以提高会议管理水平。

第八条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.拟定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题等内容，并提前至少三天通知参会人员。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、主讲人、记录人及其他相关人员。

4.预备会议资料：会议组织者应收集、整理与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便做好会前准备。

5.通知与提醒：通过电话、短信、邮件等方式，确保参会人员按时参加。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律，宣布会议开始。

3.会议议题讨论：主讲人针对议题进行详细讲解，参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：记录人应详细记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等内容。

2.会议纪要整理：会议结束后，记录人应在24小时内整理出会议纪要，包括会议基本情况、主要议题、讨论情况、决策结果等。

3.会议纪要审批：会议纪要需经主持人审批后，分发给参会人员和相关单位。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：会议组织者应督促相关部门和人员按照会议决议执行，并及时汇报进展情况。

2.反馈与评估：会议组织者应定期收集参会人员对会议效果的反馈，评估会议成果的落实情况，为下一次会议提供改进依据。

五、会议延期与取消

1.如遇特殊情况，会议组织者可申请延期或取消会议，并提前通知参会人员。

2.延期或取消的会议，会议组织者应根据实际情况重新安排会议时间、地点等事宜。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经主持人审批通过后，由会议组织者通过邮件、内部通讯系统等方式，及时发布给所有参会人员和相关单位。

2.会议组织者应确保会议纪要传达到位，对未收到或未阅读会议纪要的人员进行提醒。

二、会议决议的执行与监督

1.会议组织者应根据会议纪要中的决议，明确责任人和完成时限，确保决议的执行。

2.责任部门或人员应按照会议决议制定具体实施方案，并报备会议组织者。

3.会议组织者应建立跟踪监督机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和评估。

三、进展情况汇报与协调

1.责任部门或人员应按计划推进工作，并及时向会议组织者汇报进展情况。

2.会议组织者对汇报的进展情况进行整理，对存在的问题和困难提供协调支持。

四、会议纪要落实情况的反馈

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议纪要落实情况的反馈意见。

2.反馈意见应包括会议纪要执行效果、存在问题、改进建议等方面，以促进会议管理制度的优化。

五、会议纪要归档与管理

1.会议纪要应按照相关规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议组织者负责会议纪要的保管工作，对需要保密的会议纪要，应严格按照保密规定执行。

六、会议纪要落实结果的运用

1.会议纪要落实结果作为评价部门和个人工作绩效的重要依据。

2.对会议纪要落实不力的部门和个人，会议组织者应提出整改要求，并视情况给予相应处理。

七、持续改进与优化

1.会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，查找存在的问题和不足，提出改进措施。

2.结合实际工作需要，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议管理水平和决策执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据预订申请统筹安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.若出现会议室资源紧张情况，会议室管理部门可对会议时间、地点等进行调整，并及时通知预订部门。

二、会议室布置

1.会议室布置应满足会议需求，包括座位安排、投影设备、音响系统等。

2.会议室管理部门负责检查会议室设施设备，确保设备正常运行，为会议提供良好的环境。

3.会议组织者可根据会议主题和需求，提出特殊布置要求，并与会议室管理部门沟通协调。

三、会议室使用

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，遵守会议室规定，不得吸烟、乱扔垃圾等。

2.会议组织者负责监督会议室使用情况，确保会议顺利进行。

3.若需在会议室外举办活动，需提前向会议室管理部门申请，并遵守相关规定。

四、会议室设备管理

1.会议室设备使用应遵循操作规程，不得擅自拆卸、更改设备设置。

2.会议组织者应在会议开始前检查设备运行情况，发现问题及时与会议室管理部门联系。

3.会议室管理部门定期对设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责制定会议室安全措施，包括消防、防盗等。

2.会议期间，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议室管理部门对涉及保密的会议进行全程监控，确保会议安全。

六、会议室卫生与维护

1.会议室管理部门负责会议室的卫生保洁工作，确保会议室环境整洁。

2.会议结束后，会议组织者应督促参会人员带走个人物品，协助会议室管理部门恢复会议室原状。

3.会议室管理部门定期对会议室进行设施检查和维护，确保会议室长期处于良好状态。

七、会议室违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，会议室管理部门有权进行制止并予以通报批评。

2.严重影响会议秩序的，可依据相关规定给予处罚，并计入个人和部门考核。

第五章附则

一、本制度的解释权归政