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文档简介

非营利组织档案保管制度第一章总则为保障非营利组织档案的安全与有效利用，促进组织内部信息的流通与共享，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。档案是记录组织活动、决策过程及历史沿革的重要文件，妥善的档案管理对于组织的持续发展和透明度至关重要。第二章适用范围本制度适用于本组织所有档案的保管、管理和使用等相关工作，涵盖纸质档案、电子档案及其他形式的档案材料。所有部门、员工及相关利益相关方均应遵循本制度的规定，以确保档案管理工作的规范性和有效性。第三章档案管理责任档案管理工作由专门的档案管理部门负责。档案管理部门需指定专人负责档案的收集、整理、保管、查阅及借用等工作。各部门应配合档案管理部门，及时提供所需的档案材料，确保档案的完整性与真实性。第四章档案的分类与归档档案应根据内容及用途进行分类，主要包括：行政管理档案、财务档案、项目档案、宣传资料、会议记录等。档案材料的收集与归档应遵循以下原则：1.档案材料应及时收集，确保信息的及时性。2.归档材料应经过审核，确保资料的真实性与完整性。3.档案的整理应符合统一标准，便于查找和使用。第五章档案的保管档案应存放在专门的档案室，档案室需具备防火、防潮、防盗等基本安全措施。纸质档案应放置在防潮、防虫的档案柜中，电子档案应定期备份，确保数据的安全与完整。1.档案管理部门应定期检查档案的存放情况，确保无损坏或丢失。2.档案柜应定期进行清洁，以防止灰尘和潮湿。3.重要档案应设定访问权限，未经授权人员不得擅自接触。第六章档案的查阅与借用任何员工或外部人员如需查阅或借用档案，须填写申请表，并经档案管理部门审核。查阅档案时须遵循以下规定：1.查阅人员应在档案室内进行，不得带走档案。2.查阅过程中不得涂改、损坏或私自复制档案。3.借用档案需进行登记，借用期限不得超过规定时间，逾期未还需说明原因。第七章档案的转递与销毁档案转递工作应由档案管理部门负责，转递时需填写转递单，确保档案的安全性。档案销毁应遵循以下流程：1.定期评估需销毁的档案，确定销毁的合法性与必要性。2.销毁档案前需经相关负责人审核批准，并做好销毁记录。3.销毁工作应由专人负责，确保销毁过程中的安全和保密。第八章监督与评估机制为确保档案管理制度的有效执行，需建立监督与评估机制。档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，并向组织领导汇报。监督内容包括：1.档案的完整性与安全性。2.查阅与借用的合规性。3.档案管理工作的改进建议。组织可根据需要邀请外部专家进行评估，提出改进意见，以提升档案管理水平。附则本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。制度的修订

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