承德兆丰钢铁集团有限公司程序文件01文件控制程序

承德兆丰钢铁集团有限公司程序文件CDZF-CX-01A版

文件控制程序

受控状态：受控

编制部门：办公室

审核人：

批准人：

2013-5-28升匕准2013-6-1实施

更改状态表

版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期

A版0发布—曹建林2013-6-1

文件控制程序

1目的

为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效

版本的适用文件，特制定本程序。

2适用范围

适用于综合管理体系文件的控制。

3术语

3.1受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处

于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

3.2管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，

描述管理体系要求及相互关系的文件。

3.3程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法

和步骤，以实现管理要求的文件。

3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的

支撑性文件。

3.5管理文件：指职能处室代表公司在履行管理职能时，对公司相关处室和单位

提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司专业管理制度或办法。

3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、

光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。

4主要职责

4.1总经理负责批准发布管理手册。

4.2各专业管理者代表负责批准发布程序文件和作业文件。

4.3办公室为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制

质量、安全、环境、能源管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、

评审和修改。负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处

置。

4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。

5工作程序

5.1文件的分类

5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含质量、职业健康安全、环境、能源目

标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管

理办法等）；

5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、能源标准、工艺

技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准

办法、质量计划、技术图纸、绩效参数等。

5.1.3外来文件：国内外的各类管理标准和技术标准、法律、法规，外来的技术

图纸，质量、环境、职业健康安全、能源公文等。

5.2文件的控制

管理体系文件控制主要是指文件的编制、审批、发布、发放、修改、保存、

作废、销毁等。

5.2.1文件的编制与审批

5.2.1.1管理体系文件的编制应符合国家有关法律、法规、政策与管理体系标准

的要求，并结合公司现状，文件应具有可操作性。

5.2.1.2办公室组织编制管理手册，经管理者代表审核后，由总经理批准发布。

5.2.1.3办公室依据管理手册的要求，结合公司实际现状，组织相关部门编制管

理体系程序文件,经专业管理者代表审核或组织会审后，由管理者代表批准发布。

5.2.1.4各相关部门管理、作业类文件由各归口部门负责编制，处室领导负责审

核，由各专业管理者代表批准。内容涉及其他相关部门的，与相关部门沟通确定。

5.2.1.5各分厂作业文件由分厂按规定进行编制、审核、批准，并报归口相关部

门和办公室备案。

5.2.2文件发放

5.2.2.1管理手册和程序文件由办公室确定发放范围、进行发放，必须确保

在使用处获得适用的有效版本。并作好发放记录。

5.2.2.2各部门的作业文件，由各部门规定文件发放范围，至办公室备案，确定

文件编号。由各部门发放，并作好文件发放记录，文件领取人需在文件发放登记

表上签名。

5.2.2.3受控文件不允许复印。使用部门文件数量不够时，可向文件编制部门申

请增发，经文件编制部门批准后进行增发。

5.2.2.4文件破损严重、影响使用时以及文件使用人将文件丢失后，使用部门应

向文件编制部门提出补发申请，写明原因，经编制部门批准后进行补发。属破损

的文件，须交回破损原件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号,

文件管理员将破损文件销毁；属丢失的文件，在补发时仍沿用原文件的分发号。

5.2.3文件的更改、换版与作废

5.2.3.1文件的更改时，应说明要求更改的原因和条款。

a）管理手册的更改由办公室负责，报管理者代表审核，总经理批准。

b）因公司机构调整或体系运行中发现问题，由此而涉及到的程序文件更改，

由程序文件编制归口部门提出文件更改申请，经专业管理者代表批准后，对文件

进行修改。

c）各部门下发的文件需修改的，文件编制部门应提出文件更改申请，写明更

改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交办公室，由办公

室发放。文件经多次修改，需要换版的，应由文件编制部门重新编制，经专业管

理者代表批准后，由办公室发放新版文件并同时收回原文件C

d）各分厂编制的岗位作业规程、作业指导书的更改，由各分厂提出文件更改申

请，写明更改理由、更改前内容、更改后内容，经专业管理者代表批准后交办公

室，由办公室发放。对文件的变更，应有该文件的原审核和批准的相同职能部门

进行审核和批准。

5.2.3.3文件需作废的，由文件编制部门提出申请，经专业管理者代表批准后方

可作废。作废文件由编制部门做好回收记录。

5.2.3.4为积累知识和追溯历史，具有保留价值的作废义件，义件归口部门应向

办公室书面说明，办公室加盖“作废保留”印章，与现行有效文件隔离保存，生

产和检验现场不得保留。

5.2.3.5无保留价值的作废文件由相关部门造册登记，报管理者代表批准后销

毁。填写《文件回收登记表》、《文件/记录销毁登记表》。

5.2.4文件的管理

5.2.4.1办公室建立管理体系的《文件控制清单》。各部门建立本部门《文件控

制清单》，指定专人管理本部门使用的文件。

5.2.4.2文件正本必须有审核人和批准人签名或盖章，并归档保管。

5.2.4.3借阅、复制与管理体系有关的文件，应由相关部门负责人按规定权限审

批后再向资料管理员借阅、复制.复制的受控文件必须由资料管理员登记编号。

5.2.4.4公司已建立办公自动化系统，对需要通过此系统发布的文件由办公室负

责文本的有效性和可追溯性，凡以电子版形式发布的文件，使用者可自行打印，

但以电子版为唯一有效版本。电子版文件由系统自动生成发送记录,不再填写《文

件发放登记表》。

5.3文件评审和确认

5.3.1公司管理手册的评审和确认由办公室组织实施；确认工作每年进行一次，

必要时予以修改或换版。

5.3.2文件评审的内容

a）与相应管理体系标准的符合性；

b）文件的充分性、适宜性、可操作性及管理的有效性；

c）文件之间的相容性。

5.3.3当管理体系、产品结构和工艺流程等发生变化时，需及时进行文件评审。

5.3.4各部门须将文件评审和确认情况报办公室。

5.4文件分类、编号

5.4.1本公司文件共分三层：管理手册、程序文件、作业文件（部门和分厂）。

5.4.2文件编号

5.4.2.1管理手册编号方法：

CDZF—SC—2013

公司代号管理手册生效年号

5.4.2.2程序文件编号方法：

CDZF—Q—XXX

公司代号程序文件代号