保险公司档案管理规定

保险公司档案管理规定合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方为一家合法经营的保险公司，乙方为一家专业的档案管理机构，双方为了共同遵守相关法律法规，更好地管理和保护甲方档案资料，经友好协商，达成如下协议：第一条档案管理范围1.1本合同所称档案是指甲方在业务经营活动中产生的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料。1.2乙方负责对甲方的档案进行收集、整理、分类、归档、保管、查询和提供利用等工作。第二条档案管理要求2.1乙方应按照国家和地方档案管理部门的规定，以及甲方的具体要求，制定档案管理实施细则，并报甲方备案。2.2乙方应确保档案的完整、准确、系统和安全，防止档案遗失、损坏、泄密等现象发生。2.3乙方应及时对档案进行整理和归档，确保档案的利用效率和效果。第三条档案保管条件3.1乙方应设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境符合防火、防盗、防晒、防潮、防虫、防霉等要求。3.2乙方应采取现代化技术手段，对档案进行数字化处理和备份，提高档案的保管和利用效率。第四条档案查询与利用4.1乙方应为甲方提供便捷的档案查询服务，确保甲方在业务经营活动中能够及时、准确地获取所需档案。4.2乙方应遵守保密原则，确保档案资料的安全，不得泄露甲方的商业秘密。第五条培训与指导5.1乙方应对甲方员工进行档案管理培训，提高甲方员工的档案意识和管理水平。5.2乙方应定期对甲方进行档案管理指导，协助甲方提高档案管理水平。第六条费用结算6.1双方应按照公平、合理的原则，协商确定档案管理服务的费用。6.2乙方应按照合同约定的服务内容和服务质量，向甲方收取相应的费用。6.3双方应按月结算费用，如有争议，应通过友好协商解决。第七条违约责任7.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。7.2乙方如因保管不善导致甲方档案遗失、损坏、泄密的，应承担相应的法律责任。第八条争议解决8.1双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。8.2如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条其他约定9.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。9.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________甲方代表（签名）：__________乙方代表（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方公司章程2.乙方档案管理实施细则3.档案保管场所安全检查报告4.档案数字化处理和备份方案5.档案查询服务操作手册6.培训和指导记录7.费用结算明细表二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定提供档案资料，或提供的档案资料不真实、不完整。2.乙方未按照约定保管档案，导致档案遗失、损坏、泄密。3.乙方未按照约定提供档案查询服务，影响甲方业务经营活动。4.甲方未按照约定支付乙方服务费用。5.任何一方未按照约定履行合同义务，导致合同无法履行或造成对方损失。三、法律名词及解释：1.档案：指甲方在业务经营活动中产生的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料。2.档案管理：指对档案进行收集、整理、分类、归档、保管、查询和提供利用等工作。3.档案数字化：指将纸质档案转化为电子数据，以便于保存、查询和利用。4.保密原则：指在档案管理过程中，对涉及甲方商业秘密的档案资料进行严格保密。5.违约行为：指合同一方未履行合同约定的义务，导致合同无法履行或造成对方损失。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案资料提供不及时：甲方应提前准备并按照约定时间提供档案资料，确保乙方正常开展档案管理工作。2.档案保管环境不符合要求：乙方应根据合同约定，改善档案保管环境，确保档案安全。3.档案查询服务不便捷：乙方应优化档案查询服务流程，提高查询效率。4.费用结算纠纷：双方应严格按照合同约定进行费用结算，如有争议，可通过友好协商解决。5.培训和指导不足：乙方应加强甲方员工的档案管理培训，提高甲方员工的档案意识和管理水平。五、所有应用场景：1.保险公司业务经营活动中产生的档案管理。2.