档案管理规章制度细则

档案管理规章制度细则

在发展不断提速的社会中，制度起到的作用越来越大，制度是一种

要求大家共同遵守的规章或准则。大家知道制度的格式吗？下面是由作

者给大家带来的档案管理规章制度细则7篇，让我们一起来看看！

档案管理规章制度细则篇1

为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。

一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和

档案员组成的档案鉴定领导小组。定期对档案进行全面和部分档案的鉴

定。

二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确

划分需要保密档案的密级。

三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需

要确定。通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，

并由鉴定领导小组负责签名。

四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符

合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对

已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定

价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。

五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关

领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行专关保

密规定。

六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。

档案管理规章制度细则篇2

一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体

形式的历史记录收进档案室。

二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、

美观。

三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真

实。

四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。

对借出的档案要按期限及时归还。

五、室藏档案、资料要每半年清点一次。

六、要加强对档案的安全工作，制定八防，配齐防火、防盗、

防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。

七、档案室由档案干部专人管理，查玛人员及其他人员不得随便

进入。

八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进

性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或

拒绝归档。

九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活

动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。

十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收

集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接

目录清点校对，并履行签字手续。

十一、归档要求：

1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用蓝黑墨水或者碳素

墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，普通打印、

复印撰写和批示文件材料，必须用复印机复印，喷墨或激光打印机打印

的正规影印件。

2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，

科学的立卷、分类、编目。

3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。

档案管理规章制度细则篇3

(-)总则

1、为了加强师资管理，及时发现人才培养人才，不断搜集、积累

教师业务水平情况，对教师教学科研水平进行考核，必须建立健全教师

业务档案，充分发挥业务档案在对教师进行考核、评估、晋升、奖惩方

面的作用，特制定本办法。

2、教师业务档案主要收集和记载教师在教育教学、科研活动中形

成的主要成果材料(教学任务完成情况、教学水平、教学效果、科研论

文、专著、教材等以及对这些材料的评价，专家的学术鉴定材料、图片

等)。

3、对教师业务档案的认真收集、整理是加强教学，科研管理的重

要举措之一。

(-)业务档案搜集

1、建立健全业务档案材料的搜集整理制度，材料要全面、完整、

准确，由专人负责管理。

2、通过各种渠道收集教师任课、进修、观摩教学、改革教学方法、

科学研究等成果、学术活动、外语状况、计算机情况、学术水平鉴定及

参加有关会议总结等材料。

3、对归档材料要验证真伪和完整与否，要求用黑钢笔或黑水笔填

写，书写字迹工整，不得用铅笔、圆珠笔填写。

(三)业务档案材料的管理

1、对材料收集整理时档案管理的基础工作，是政绩材料向档案转

化的重要步骤，这是项经常性的工作。对接收来的材料，按理卷的要求

进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，大致分为六类；

（1）个人基本情况：包括登记表、学历及职称复印件、奖惩复印

件等；

（2）教学活动，包括任课、进修、观摩、改革教学方法、更新教

材、改进实验方法、设备、措施等；

（3）学术活动，包括参加学术研讨会议、学术交流，学术任职等

（具有复印件）。

（4）科研活动，包括教学资料编写，科研论文，著作科研成果的

登记及复印件；项目的立项运作，完成的情况；

（5）计算机、外语考试、培训学习情况（证书复印件）；

（6）教学竞赛获奖证书、教案、反思及专家评课资料，业务上的

工作奖励、鉴定、评语等据实记载（证书复印件）；

2、对档案材料的整理工作要求及时准确，利于考核、考查材料的

准确程度及学术价值；

3、业务档案的使用，要确定阅档人员范围，建立业务档案传阅制

度。

档案管理规章制度细则篇4

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、

及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于

高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、

面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、转王及晋级表、离职证明、各

类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训

审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训

统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关

系，死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，

统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、

员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸

质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统

为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公

司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事

档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件

的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体

检报告、离职（失业）证明等。

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性

强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，

具体时限要求如下:

1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日

起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之

日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入,

并进行纸质档案归档。

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效

批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事

部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。

如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管

批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和

污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，

借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类

编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目

录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年

以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后

销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部

借用、查阅人事档案审批表

公司员工档案管理制度（二）：公司人事档案管理办法

—公司

人事档案管理办法

20_年9月

档案管理规章制度细则篇5

第一章总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展

及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程项目档案的管理职责，规

范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改

建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档

案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，

重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安

全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整

理、归档的工作体系。

第二章工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关

部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件；并

对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项

目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、

决算、验收等环节的相关资料的收集、整理；接收、审核施工、监理等

相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理,

并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要

依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确

责任；项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中

档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目

施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等

相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程

项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、

逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交

项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑

顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，

项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应

为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归

类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，

借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明,

备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息

记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文

件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方

应主动将相关资料移交现场工作人员；同时档案收集人应及时收集及催

促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项

目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目

特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则；

(2)遵循档案的自然形成规律；

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确；

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐；

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设

备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件,

并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积

累、整理，并移交现场工作组；项目监理单位负责收集，积累项目监理

文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整

理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、

整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种

载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文

件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移

交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，

包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的

性质和特点；

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁；

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材

料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分

门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验

收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程

项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记

录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形

成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文

件的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案

管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含

初步设计、技术设计、施工图设计）工程施工、工程监理、工程竣工验

收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收（自制设

备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设

备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项

目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；项目档案号应力求简

明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号二分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题

名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知

收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要

求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交

上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》（见

附件），经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复

印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》（见附件），如果原件一

般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定,

在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满

后，提出销毁申请,项目部决定其销毁与否。

4.13工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款

支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理

的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移

交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同

修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章附则

5.1本制度由项目部负责解释。

5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日？生效实施。

档案管理规章制度细则篇6

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。

忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得

岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和

《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档

案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成

档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，

并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或

刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形

成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐

全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档

案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保

管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意

见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一

起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八

防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情

况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事

故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档

案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持

做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制

利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案

资料，以满足各项业务工作的需要。

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初

步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档

的文件材料，并整理归档。

10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案

管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和

所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮知卷盒,

并排列有序，便于查找。

3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防

水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等

“十防”设施。

4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进

行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但

要相对集中，便于管理。

6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得

随意进入库房。

7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、

破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失

档案资料者，按档案法规严肃处理。

8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移

交，否则不予办理调离手续。

三、档案复制制度

1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复

制。

3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案,

减少档案的磨损。

四、档案查借阅制度

1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须

在档案室、阅文室内查阅。

2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内

查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，

借阅时间一般不超过一周。

3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签

字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，

不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外

泄。

5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接

签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及

追究责任。

五、档案库房管理制度

为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案

的完整与安全，特制定本制度。

1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做

好记载。

2、注意库房安全。库内严禁存放易燃;、易爆物品及杂物。进出库

房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14一24七，相对

湿度控制在45—60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工

作。

4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防

鼠、防有害气体等“十防”工作。

5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不

受破坏。

六、档案立卷归档制度

1、归档范围

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门

类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印

发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

2、归档时间

（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时

向综合档案室移交。

（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第

一时间移交给综合档案室。

（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管

一年后移交给综合档案室。

3、归档要求

（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案

一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，

禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在

各项活动中真实内容的历史过程。

4、归档手续

移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两

份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

七、“三纳入”、“四参加”制度

1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位

责任制中。

2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）

职档案人员参加。

4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理,

分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

八、档案史料编研制度

1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职

能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防

处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的

搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介

绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史

料。

3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织

专门写作班子集中进行编写。

4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社

会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分

管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

九、文书材料归档制度

1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、

各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像一一即照片、录像、

录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

（2）会巾档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财

会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工

程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部

门或专业部门的规定及时归档。

2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能

工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正

式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各

种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

3、归档工作，务须保证归档文件材粕的种类、稿本、份数以及每

件文件的页数均须齐全完整。

4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按

文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归

档。

5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、

印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同

一文件不得分开立卷。

6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请

示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划

归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料.

归入结案年。

7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者一一问题一一时间排列,

使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次

稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材

料在前依据材料在后。

8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：

装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全

卷文件统一的顺序页号；

不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上

顺序件号；

图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

9、凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格

式逐卷填写内文件目录和备考表。

（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；

（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件,

应根据文件内容予以拟制；

（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚,

补齐后填入有关项内；

（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；

（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说

明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职

务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等

金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，

应复制，复制件与原件一并归档。

12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内

文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，

做到右、下侧齐整；采直径1—1。5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”

装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷

目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要

求填写清楚。

14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应

由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简

称的使用，要通俗易懂，保持一致。

十、档案移交制度

1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必

须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上

注明。

2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办

理调离手续。

3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移

交工作作好准备。

4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要

有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

十一、会计档案管理制度

为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的

《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等

会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成

册°在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部

移交到综合档案室保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，

个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职

责。

3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处

档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人

员在销毁清册上签字盖章。

十二、声像档案管理制度

为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声

像档案信息资料，特制定本制度。

1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以

备管理使用。

2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家

标准规范管理。

3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、

录相带。

4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按

规定进行质量检查、验收。

5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

6、严格做好声像档案的保密管理。

十三、实物档案管理制度

为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利

用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安

全，以备开发和利用。

2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖

杯。

3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防

火、防潮、防尘。

4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档

案室归档。

5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，

如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实

物档案寿命。

7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及

时解决。

十四、档案保密制度

1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，

明确保密职责，维护档案的安全的完整。

2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家

有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要

单独保管。

3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）

铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题

及时处理。

4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的

国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于

国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档

案、资料和物品作为废品出售。

6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手

续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露

秘密文件的内容。

7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、

参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密

部门审查批准，同时指定专人保管。

8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题,

及时报告。

10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及

时报告，并视其情节依法追究责任。

十五、档案鉴定销毁制度

1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案

人员及有关部门的人员组成。

2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准

绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明

鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁

的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并

报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管

利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第

一次鉴定的年限算起。

5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要

达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案

不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人

负责修改、补充。

6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务

部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点

核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时

不得离开现场。

8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

十六、档案利用制度

1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档

案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利

用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查

阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生,

不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最

多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不

得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做

好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档

案全部归还，以利保管和利用。

8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料,

以利安全保密等工作。

9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按

《档案法》及有关规定严肃处理。

10、复制、抄录档案资料，要经领导枇准，抄录复制的档案由档

案员核对无误，加盖公章，方可有效。

11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种

类和结构，编制科学的