湖南嘉宝家居有限公司应收账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南嘉宝家居有限公司简介 湖南嘉宝家居有限公司应收账款管理优化设计1湖南嘉宝家居有限公司简介湖南嘉宝家居有限公司位于长沙市望城区丁字湾街道办公园，公司拥有60000平方米的大型工业园。公司成立于2008年9月17日，资本额有1000万人民币，嘉宝家居秉承“客户满意高于一切”的经营宗旨，公司主要业务有家具生产和加工、家具批发、家具零售、家具安装、建筑材料销售、家用电器销售。公司主要有行政部、财务部、销售部、研发部、设计部、生产部、仓储部等部门组成。图1-1公司组织结构图2湖南嘉宝家居有限公司应收账款的现状2.1湖南嘉宝家居有限公司应收账款介绍嘉宝家居公司为了快速发展，占领市场，应收账款占用了企业的大部分流动资金，这使得公司表面上的销售数据实现了增加，但只是账面数字，没有变成真正的收入，而当其占比过高时，企业收不回的风险几率也将增加，这将造成难以想像的后果。通过研究调查，下表是湖南嘉宝家居有限公司近3年来的部分财务数据，详细情况如下。表2-1湖南嘉宝家居部分财务数据单位：万元年度/项目应收账款发生额主营业务收入流动资产应收账款占主营业务收入比例应收账款占流动资产比例2018389.68075.73361.54.82%11.59%2019978.608306.606150.3011.78%15.91%20201473.309297.307539.0015.85%19.54%表2-2嘉宝家居应收账款周转率和应收账款的周转期年度/项目应收账款周转率（次）应收账款周转天数（天）201820.7317.6120198.4943.0020206.3157.84在家居行业中，索菲亚家居家居是行业到的佼佼者，因此我们把索菲亚家居作为我们的对比对象，它做到如今的成就一定有我们值得学习的地方，根据搜索到的资料见下表2-3。表2-3索菲亚家居应收账款周转率和应收账款的周转期年度/项目应收账款周转率（次）应收账款周转天数（天）201835.8910.17201923.2015.73202013.9725.77通常，应收账款周转率越高，其周期越小，代表公司严格控制销货管理，及时结算，应收账款的回收程度较高，应收账款占用资金的程度也就低，资金的运转加速，公司才能更好运营。而由表2-1和表2-2可知湖南嘉宝家居的销售额是增加了，但是公司的应收账款占据主营业务和流动资金的部分也值得注意，由表2-1可知嘉宝家居在2018-2020年的主营业务收入增加1倍多一点的基础上，应收账款却增加了近4倍，使得周转率变低了、周转期变长了，这是一个需要密切关注的地方。根据搜索的资料显示，上表2-3同行业的索菲亚家居2018-2020年的周转天数与嘉宝家居相比要优秀的多，由此可见公司应加强企业的应收账款管理，尽量的做到销售多少，收回多少，不要造成长期收不回应收账款的现象，那样一旦公司出现财务危机，就很难逆转。2.2湖南嘉宝家居有限公司应收账款制度首先对嘉宝家居的赊销制度做介绍。由于家居行业的竞争激烈，在这样的市场环境下，单纯依赖现销不利于企业的发展，因此公司用用赊欠的销售，而销售人员为了自己的利益，并没有对客户的情况进行详细评估就对其签订了合同。可想而知这会导致公司的应收账款明显增加，而公司并没有建立应收账款管理部门，因此应收账款也并没有得到有效的管理。在出现款项没有及时收回时，财务人员和销售人员互相推卸责任的情况也屡次出现。其次对嘉宝家居账龄分析制度做介绍。根据调查，公司对近三年的应收账款计提了坏账准备，1年以内（含1年）的计提5%，1－2年（含2年）的计提30%，2年以上的计提60%，详细情况见下表2-4。表2-4应收账款的账龄分析表名称应收账款账面余额应收账款计提比例（%）坏账准备余额1年以内（含1年）16526492.325%826324.621-2年（含2年）859673.5330%257902.062年以上206000.4360%123600.26公司由于对客户没有进行信用调查，积累许多未收回的账款，也没有针对性的进行催收，并且公司自身催收体系并不健全，缺少对应收账款的催收机制，只采用个人催缴货款的方式来管理，通过电话通知，也没有安排专门的负责人，催收效率极低。3湖南嘉宝家居有限公司应收账款管理中存在的问题3.1没有建立应收账款管理部门公司没有设立专门的应收账款管理机构，销售部门只管销售业绩，没有对未回收账款进行管理和催收，没有与财务人员沟通，财务人员也没有及时和销售人员进行对账，而这些问题的出现主要体现在财务部门和销售部门的权力和职责上，财务人员无法及时与销售人员联系，造成管理纰漏，导致账款堆积，后面管理不足，没有恰当处理。3.2信用体系建立不全公司和客户进行交易时，没有专门对客户的信用进行调查，无法对客户做出正确的评判。销售人员利用赊销扩大业务收入来实现自身业绩，从而导致应收账款的不断扩大。公司对客户信用管理不完善、不规范，这反映在公司对销售时应收账款和债务的危机理解中，销售部门只专注于自己的业绩，导致这些未收回的账款责任无人承担。目前，公司未收回的账款是由销售部门自己管理的，显而易见的问题是，其对业务的评估将不可避免地导致治理功能的丧失。3.3应收账款日常管理不足首先，公司没有系统的对客户的拖欠货款和还款情况进行实时记录，公司没有安排员工定期向欠款公司进行对账，公司也没有安排专门人员来关注申请。关于应收账款问题，拖欠公司的财务状况恶化，应收账款无法归还，公司无法及时发现，导致呆账损失。其次，公司的应收账款的账龄计提年限和比例不够全面，导致公司其不能够真实反映账款情形。账龄反映应收账款的持有期，它不仅是预算内应收账款全面危机和期内价格损失的重要依据之一，而且是计提坏账的实际依据。一般而言，应重点关注和遇到的困难是逾期未付的应收账款，尤其是涉及多年的债务。由表2-3得知，公司只对近两年的应收账款计提了坏账准备，而其他长期债务并没有做出相应的反映，坏账的计提比例也不够完善，只计提了60%，对于剩下的40%也没有相应的制度对其进行计提。3.4应收账款催收方式单一公司逾期收款方式单一，对所有逾期账款都是采用信函通知，一个星期未回复就电话通知，一个月未付销售人员就上门催款，效果不明显。由于没有针对性的去进行应收账款的催收管理，没有对逾期客户进行分类，大多数情况就直接由销售人员打电话催收，这样方式并没有效率。图3-1嘉宝家居应收账款催收流程图4湖南嘉宝家居有限公司应收账款管理的优化方案4.1建立应收账款管理部门根据湖南嘉宝家居应收账款的实际情况，企业应该对销售人员建立合理的激励机制，建立销售人员的奖惩激励制度。分别由总经理、三名财务专员和三名销售专员，并聘请一位专业法律顾问成立专门的应收账款管理小组，如图4-1应收账款管理小组，由小组对应收账款进行跟踪和管控，将销售人员和财务人员的职能统一起来，打通他们之间的职能隔阂。图4-1应收账款管理小组4.2建立客户信用档案企业制定的信用制度影响赊销的成效，因此企业成长最关键的一步就是有科学完善的信用制度。企业信用制度内容有信用标准、信用等级以及收账制度。其中信用标准指客户在基于一定条件下才能与企业实行交易活动，这是企业对客户信用等级限制的最低门槛。而信用期间界限于客户开始购货和完成付款这一段期间。最后的收账准则是根据客户与企业的合作年限、货款逾期次数和企业规模进行评分做出的信用等级，用来评判其对应的信用额度和收账规则，对于账款无能力或是无意偿还，企业就有权利实行强制收账策略。图4-2信用档案建立流程首先建立信用评分标准，通过信用标准评判客户的信用等级，如下表4-1是根据湖南嘉宝家居公司的具体情况制作的信用制度。表4-1信用评分标准业务关系合作年数货款逾期次数企业规模合作3年以上（5分）没有逾期（5分）成立5年以上（5分）合作2-3年（3分）逾期1-3次（2分）成立3-5年（3分）合作1-2年（2分）逾期3-5次（1分）成立1-3年（2分）合作小于1年（1分）5次以上（0分）成立1年以内（1分）然后根据上表4-1的各个标准进行统分，根据此评分评出A、B、C、D4个等级，详情见如下表4-2信用评级。表4-2信用评级信用等级分数A12-15分（包括12分）B8-12分（包括8分）C5-8分（包括5分）D5分以下（不包括5分）最后根据评出的信用等级建立信用制度，详情见下表4-3信用制度。表4-3信用制度信用等级信用天数信用额度收账规则A90天内付款200万元先付10%B60天内付款150万元先付20%C30天内付款100万元先付30%D10天内付款50万元先付40%4.3加强应收账款的日常管理首先应完善应收账款的基础记录。财务部门应详细记录赊欠客户情况，了解客户交易日期、到期日期、当时付款额和目前未付款额等。当公司了解了客户的这些基础情况，公司才能对症下药。为了实时记录客户的赊欠账款情况，根据公司实际情况，我们建立一个应收账款的总台账，对客户的详细赊欠情况进行记录，以方便及时准确得知其欠款额度，判断该客户是否还能进行赊销如下表4-4应收账款台账。然后对每一位客户实时情况进行登记，具体见下表4-5。表4-4应收账款台账应收账款台账客户名称经手人交易日期到期日期应收金额已收金额未收金额填表人：签名：表4-5客户应收账款明细表客户名称：评级：信用额度：日期销售额当时付款额未付款额10天内付款30天内付款60天内付款90天内付款剩余信用额度：填表人：签名：其次财务人员要定期编制账龄分析表。检查赊欠账款的实际占用情况及构成，对账龄进行分析，实时监控赊欠账款收回情况。根据嘉宝家居公司的实际情况，可以看出应收账款账龄分析表有不够完善的地方，因此结合实际做了以下调整，如下表4-6。表4-6应收账款账龄分析表账龄应收账款计提比例（%）1年以内（含1年）5%1－2年（含2年）30%2－3年（含3年）60%3－4年（含4年）80%4年以上100%最后财务人员和销售人员要对赊欠账款及时对账。每一季度末财务人员根据客户的台账明细表制作对账单，将客户的对账单发给销售人员，销售人员根据对账单发函与客户进行对账，确认应收账款实时余额，客户收到对账单确认余额后以传真、邮寄或其他方式传递到本公司财务部，最后将已对账的回单装订保存备查。客户收到对账单确认应收账款余额并列示无异议后回函给本公司销售人员根据对账单发函与客户进行对账将对账单发给销售人员财务人员制作对账单客户收到对账单确认应收账款余额并列示无异议后回函给本公司销售人员根据对账单发函与客户进行对账将对账单发给销售人员财务人员制作对账单如果该客户在发出对账单后一个月没有回复，下个月继续对账，三个月以上没有回复的交由法务部门最后将收到的对账单回单核销已发出的对账单记录，将回单装订保存备查如果该客户在发出对账单后一个月没有回复，下个月继续对账，三个月以上没有回复的交由法务部门最后将收到的对账单回单核销已发出的对账单记录，将回单装订保存备查图4-3应收账款对账流程图4.4根据不同情形建立应收账款的催收方式由于湖南嘉宝家居公司的催收流程过于简单，且没有针对不同逾期客户进行分类催收，导致催收效率极低，结合公司的具体情况，针对应收账款拖欠的不同情况，制定出了应收账款的催收方式，详情见下表4-7。表4-7应收账款的催收方式具体情况方式逾期超过7天电话、邮件、信函等方式提醒逾期超过30天派销售人员上门当面对账、催收逾期超过60天，且有偿还能力的客户找催收公司催收账款无偿还能力和有偿还能力却恶意拖欠的客户由法律顾问提供方案，通过诉讼途径收款4.5优化方案预期效果经过2021年一季度的运行记录，首先通过建立应收账款管理部门，解决了应收账款责任互相推诿无人管理的状况，销售人员意识到了自己的的赊销责任，在销售时就会考虑公司针对客户的赊销额度规定，不会为了自己的利益盲目赊销。其次通过建立客户信用档案，可以了解客户的实时情况，对客户信用情况有所依据的做出判断，减少应收账款收不回来的机率。本季度应收账款由2020年的1473.3万元减少到1000万元，应收账款的周转天数将由2020年的57.84天减少到40天。最后根据不同类型拖欠应收账款的客户做到差异化的催收，达到有“法”可依的效果，而不是盲目催收，提高应收账款的回款率。5总结针对湖南嘉宝家居有限公司应收账款管理存在的问题:没有建立赊欠账款管理的专门管理人员；信用体系建立不全；应收账款日常管理不足；应收账款催收方式单一。结合湖南嘉宝家居有限公司实际情况做出了以下优化方案：通过成立专门的赊欠账款管理小组，加强赊欠账款的管理机制，各部门相互沟通不推卸责任，做到赊欠账款有人管；建立客户信用名册，完善其信息，在做出交易决定时能够有所依据；加强赊欠账款的日常管理，能够实时跟踪赊欠账款的状况，企业便能够清晰的了解其实际情况；根据不同情形建立应收账款催收方式，能够针对性的处理拖欠账款的情形，提高其回款率。通过以上优化方案，湖南嘉宝