行政机关公文写作与处理规范

行政机关公文写作与处理规范TOC\o"1-2"\h\u17630第1章总则 4285701.1公文写作的基本原则 471711.1.1准确性原则：公文内容应真实、准确、全面地反映实际情况，避免虚假和误导。 4249941.1.2规范性原则：公文写作应遵循国家行政机关公文格式和规范，保证公文格式、语言、符号等方面的统一和规范。 4322921.1.3简洁性原则：公文应简洁明了，避免冗长、啰嗦，提高公文阅读和办理的效率。 4139991.1.4严谨性原则：公文语言应严谨、庄重，避免使用模糊、不确定的词语和表达，保证公文内容的权威性和可信度。 482671.1.5及时性原则：公文应迅速撰写、审批、发出，保证公文处理的高效性。 4126531.2公文处理的基本要求 4156371.2.1分类清晰：公文应根据性质、内容和办理要求进行合理分类，保证公文的有序管理和快速定位。 487351.2.2审批规范：公文审批应严格遵循规定程序，保证公文内容的合法性和合规性。 4193101.2.3传阅有序：公文传阅应遵循一定的顺序和范围，保证相关人员及时了解公文内容，提高工作效率。 4135481.2.4办理及时：公文办理应严格按照时限要求，保证公文所涉及事项得到及时处理。 5153911.2.5归档完整：公文办结后，应按照规定进行归档，保证公文资料的完整性和可追溯性。 5163081.2.6保密安全：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公文，应严格按照保密规定进行撰写、审批、传阅和处理，保证信息安全。 5319611.2.7督办有力：对重要公文进行督办，保证公文办理的落实和效果。 529545第2章公文种类与格式 5134852.1公文种类 5136242.2公文格式 533312.3公文排版与印制 617935第3章公文拟制 6132033.1公文拟制的基本步骤 6213143.1.1确定公文类型及文种 6258423.1.2收集资料与调查研究 685373.1.3拟定公文提纲 632443.1.4撰写公文 6190233.1.5核对公文内容 6120333.2公文拟制的要求 648103.2.1符合国家法律法规和政策 7127373.2.2实事求是 7138443.2.3简练明了 712483.2.4结构合理 7181433.2.5规范格式 7288453.3公文拟制的审核与修改 7294593.3.1初审 7160923.3.2会签 7110743.3.3复核 7237433.3.4修改 7292933.3.5定稿 718529第4章公文审批 73204.1公文审批的权限与程序 7264644.1.1公文审批权限 7327594.1.2公文审批程序 876134.2公文审批的要求 8298214.2.1审批内容要求 8276384.2.2审批时效要求 8119194.3公文审批的注意事项 8223104.3.1审批过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，保证公文内容的全面性和准确性； 825344.3.2审批领导应认真阅读公文内容，对不符合规定或需修改之处提出明确意见； 8130644.3.3公文审批过程中，应严格保密，防止公文内容泄露； 8242414.3.4公文审批完成后，应按照规定程序进行签发，并及时通知相关部门和人员办理； 8258554.3.5对于审批不通过的公文，应说明理由，并指导拟稿人进行修改。 931464第5章公文收发 9124505.1公文收文处理 949335.1.1收文处理原则 9249195.1.2收文处理流程 9207035.2公文发文处理 95075.2.1发文处理原则 922355.2.2发文处理流程 968355.3公文登记与管理 10217145.3.1公文登记 10282455.3.2公文管理 1016986第6章公文传阅与归档 10153736.1公文传阅 10100776.1.1公文传阅范围 10284536.1.2公文传阅程序 104696.1.3公文传阅要求 10138526.2公文归档 1053586.2.1归档范围 118846.2.2归档程序 11238406.2.3归档要求 11199266.3公文销毁 11312856.3.1销毁范围 11211256.3.2销毁程序 11262416.3.3销毁要求 1129748第7章公文保密与紧急公文处理 11196697.1公文保密 11250167.1.1公文保密的范围 1268907.1.2公文保密等级划分 12192537.1.3公文保密措施 1272647.2紧急公文处理 12250067.2.1紧急公文的认定 1226947.2.2紧急公文处理流程 12317817.3公文传递与信息安全 1280667.3.1公文传递方式 12221907.3.2纸质公文传递 12285627.3.3电子文档传递 12171837.3.4信息公开 138572第8章公文写作技巧与注意事项 1382638.1公文写作技巧 13100948.1.1熟悉公文格式 13214578.1.2明确行文目的 13255568.1.3精准用词 1392718.1.4逻辑清晰 13168848.1.5简洁明了 13316158.2公文写作中的常见问题 13185078.2.1格式不规范 1383328.2.2主题不明确 1369208.2.3用词不准确 1492908.2.4逻辑混乱 14222888.3提高公文写作能力的方法 14268898.3.1学习公文写作理论知识 14129128.3.2阅读优秀公文范文 1476038.3.3多练习写作 14300038.3.4请教他人意见 1450678.3.5关注时事政策 1413799第9章公文处理中的礼仪与规范 14200599.1公文处理中的礼仪 14244129.1.1尊重原则 14228299.1.2准时原则 14290369.1.3审慎原则 14130689.1.4保密原则 15155499.2公文处理中的行为规范 15109849.2.1收文处理规范 1566249.2.2发文处理规范 15202219.2.3公文归档规范 15241339.3公文处理中的沟通与协调 15180479.3.1内部沟通协调 1596809.3.2外部沟通协调 15290109.3.3突发事件处理 1532279第10章公文处理制度的建立与完善 161813810.1公文处理制度的建立 161038410.1.1制度建设原则 162966710.1.2制度建设内容 16492210.1.3制度制定程序 163102410.2公文处理制度的执行与监督 162548110.2.1制度执行 162233410.2.2监督检查 16347410.2.3责任追究 163101910.3公文处理制度的完善与优化 1646710.3.1制度评估 162455910.3.2制度修订 16359910.3.3制度创新 17第1章总则1.1公文写作的基本原则1.1.1准确性原则：公文内容应真实、准确、全面地反映实际情况，避免虚假和误导。1.1.2规范性原则：公文写作应遵循国家行政机关公文格式和规范，保证公文格式、语言、符号等方面的统一和规范。1.1.3简洁性原则：公文应简洁明了，避免冗长、啰嗦，提高公文阅读和办理的效率。1.1.4严谨性原则：公文语言应严谨、庄重，避免使用模糊、不确定的词语和表达，保证公文内容的权威性和可信度。1.1.5及时性原则：公文应迅速撰写、审批、发出，保证公文处理的高效性。1.2公文处理的基本要求1.2.1分类清晰：公文应根据性质、内容和办理要求进行合理分类，保证公文的有序管理和快速定位。1.2.2审批规范：公文审批应严格遵循规定程序，保证公文内容的合法性和合规性。1.2.3传阅有序：公文传阅应遵循一定的顺序和范围，保证相关人员及时了解公文内容，提高工作效率。1.2.4办理及时：公文办理应严格按照时限要求，保证公文所涉及事项得到及时处理。1.2.5归档完整：公文办结后，应按照规定进行归档，保证公文资料的完整性和可追溯性。1.2.6保密安全：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公文，应严格按照保密规定进行撰写、审批、传阅和处理，保证信息安全。1.2.7督办有力：对重要公文进行督办，保证公文办理的落实和效果。第2章公文种类与格式2.1公文种类行政机关公文是传达政策、部署工作、请示报告、回复意见、通报情况、联系工作等的重要工具。根据公文内容、性质和作用，公文种类主要包括以下几种：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）报告（8）请示（9）批复（10）意见（11）函（12）会议纪要2.2公文格式公文格式主要包括以下要素：（1）版头：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。（2）主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。（3）版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。2.3公文排版与印制公文排版与印制要求如下：（1）纸张：公文用纸采用国际标准A4型纸，左侧装订。（2）排版：正文采用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28个字。标题采用2号小标宋体字。（3）印刷：公文印刷要求字迹清晰、墨色均匀、版面干净、装订整齐。（4）装订：公文采用左侧装订，上下两颗钉子，钉子与版面距离为10毫米。（5）折叠：根据需要，公文可以采用对折、骑马钉等方式进行折叠。（6）封装：根据公文的性质、内容和紧急程度，选择适当的封装方式，保证公文安全、及时送达。（7）发送：严格按照规定的程序和范围发送公文，保证公文的权威性和严肃性。第3章公文拟制3.1公文拟制的基本步骤3.1.1确定公文类型及文种根据行文目的、内容、对象等因素，确定公文类型及文种，保证文种选用恰当。3.1.2收集资料与调查研究收集与公文内容相关的资料，进行调查研究，保证公文内容真实、准确、全面。3.1.3拟定公文提纲根据公文类型和文种，拟定公文提纲，明确公文结构、层次、段落。3.1.4撰写公文按照提纲，用简练、明确、规范的语言撰写公文。3.1.5核对公文内容对撰写的公文进行逐项核对，保证公文内容无误、符合规定。3.2公文拟制的要求3.2.1符合国家法律法规和政策公文内容应符合国家法律法规和政策，不得与法律法规和政策相抵触。3.2.2实事求是公文内容应真实反映情况，避免虚假、夸大或缩小事实。3.2.3简练明了公文语言应简练、明了，避免冗长、复杂、晦涩。3.2.4结构合理公文结构应合理，层次清晰，逻辑严密，便于阅读理解。3.2.5规范格式公文格式应符合规定，字体、字号、行间距、页边距等要素应规范一致。3.3公文拟制的审核与修改3.3.1初审公文拟制完成后，应由拟稿人进行初步审核，检查公文内容、格式是否符合要求。3.3.2会签涉及多个部门或业务的公文，应提交相关部门或业务人员进行会签，保证公文内容的准确性。3.3.3复核公文会签通过后，应由公文拟制部门的负责人或指定人员进行复核，保证公文质量。3.3.4修改根据初审、会签、复核的意见，对公文进行修改，保证公文内容、格式无误。3.3.5定稿经过修改的公文，应由负责人或指定人员进行定稿，并按照规定程序进行审批、签发。第4章公文审批4.1公文审批的权限与程序4.1.1公文审批权限公文审批权限应根据行政机关的职能、层级和公文性质进行明确。一般而言，审批权限分为以下几类：（1）普通公文：由各级领导按照职责分工进行审批；（2）重要公文：需提交给单位主要负责同志审批；（3）紧急公文：可根据紧急程度，报请单位主要负责同志或分管领导审批；（4）涉及多个部门的公文：需征求相关部门意见，并由主要负责同志审批。4.1.2公文审批程序公文审批程序应遵循以下步骤：（1）拟稿人完成公文草稿后，提交给部门负责人审核；（2）部门负责人对公文进行审核，并提出修改意见；（3）拟稿人根据审核意见进行修改，形成送审稿；（4）送审稿提交给具有审批权限的领导审批；（5）审批通过后，由拟稿人进行公文签发。4.2公文审批的要求4.2.1审批内容要求公文审批应关注以下内容：（1）公文是否符合国家法律法规和政策规定；（2）公文内容是否完整、准确、清晰；（3）公文格式是否符合规范；（4）公文涉及的事项是否经过充分调查研究，是否具备可行性和必要性。4.2.2审批时效要求公文审批应保证时效性，紧急公文应在规定时间内完成审批，普通公文也应尽快审批，保证公文的及时办理。4.3公文审批的注意事项4.3.1审批过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，保证公文内容的全面性和准确性；4.3.2审批领导应认真阅读公文内容，对不符合规定或需修改之处提出明确意见；4.3.3公文审批过程中，应严格保密，防止公文内容泄露；4.3.4公文审批完成后，应按照规定程序进行签发，并及时通知相关部门和人员办理；4.3.5对于审批不通过的公文，应说明理由，并指导拟稿人进行修改。第5章公文收发5.1公文收文处理5.1.1收文处理原则（1）及时性原则：收文后应及时进行登记、分类、批办、传阅、办理和归档。（2）准确性原则：保证收文内容准确无误，避免因误传、误解导致的决策失误。（3）保密性原则：严格按照涉密文件管理规定，保证收文在传递、处理过程中的安全。5.1.2收文处理流程（1）签收：收到公文后，应当场签收，并注明签收时间。（2）登记：按照规定格式，详细记录公文来源、文号、标题、密级、份数等信息。（3）分类：根据公文性质、内容、要求，进行分类处理。（4）批办：领导对收文进行批办，明确办理要求和责任人。（5）传阅：将收文分发给相关人员传阅，并提出办理意见。（6）办理：根据领导批示和传阅意见，对公文进行办理。（7）归档：办理完毕的公文，按照档案管理规定进行归档。5.2公文发文处理5.2.1发文处理原则（1）严谨性原则：保证发文内容准确、完整、严谨。（2）及时性原则：根据工作需要，及时完成发文办理。（3）规范性原则：严格按照公文格式、发文程序进行办理。5.2.2发文处理流程（1）拟稿：根据工作需要，起草公文文稿，明确发文目的、内容、要求等。（2）审核：对拟稿进行审核，保证文稿内容、格式符合要求。（3）签发：领导对文稿进行审批，签署意见并加盖公章。（4）核发：对签发后的文稿进行复核，保证无误后进行发文。（5）登记：记录发文信息，包括文号、标题、密级、份数等。（6）分发：将公文发送给相关人员或单位。5.3公文登记与管理5.3.1公文登记（1）收文登记：详细记录收文相关信息，便于查询和管理。（2）发文登记：记录发文相关信息，保证公文的可追溯性。5.3.2公文管理（1）归档管理：按照档案管理规定，对公文进行分类、归档。（2）借阅管理：建立健全公文借阅制度，保证公文安全、完整。（3）销毁管理：对无需保留的公文，按照规定程序进行销毁。（4）保密管理：严格执行涉密文件管理规定，保证公文安全。第6章公文传阅与归档6.1公文传阅6.1.1公文传阅范围公文传阅应限于本机关及相关部门，根据工作需要，确需扩大传阅范围的，应报请机关领导批准。6.1.2公文传阅程序（一）收到公文后，应及时登记并注明收文时间、文件字号、密级、紧急程度等内容。（二）根据公文内容、性质和领导批示，确定传阅对象和顺序。（三）传阅顺序原则上按照领导批示、相关部门、相关人员等进行。（四）传阅过程中，传阅人应认真阅读，确需留存或办理的，应做好标记，并在规定时间内归还。6.1.3公文传阅要求（一）传阅公文应保持整洁，不得随意涂改、折叠。（二）传阅人应严格遵守保密规定，不得泄露公文内容。（三）传阅过程中，如发觉公文丢失、损坏等情况，应立即报告并查明原因。6.2公文归档6.2.1归档范围（一）本机关制发的公文。（二）收到并已办理完毕的公文。（三）其他具有保存价值的公文。6.2.2归档程序（一）整理：按照公文的文种、时间、编号等进行分类整理。（二）编目：对归档公文进行编号、编制目录。（三）装订：将归档公文按照规定格式装订成册。（四）存放：将装订好的公文存放在指定位置。6.2.3归档要求（一）归档工作应遵循完整性、准确性、系统性和安全性的原则。（二）归档公文应注明密级、保管期限等。（三）归档工作应定期进行，保证公文及时归档。6.3公文销毁6.3.1销毁范围（一）已过保管期限的公文。（二）经批准无需归档的公文。（三）因工作需要确需销毁的公文。6.3.2销毁程序（一）提出销毁申请：由相关部门提出销毁申请，列明销毁公文名称、文号、数量等。（二）审批：销毁申请报请机关领导审批。（三）销毁：经批准后，按照规定程序进行销毁。6.3.3销毁要求（一）销毁工作应在机关领导监督下进行。（二）销毁过程中，应保证公文内容不被泄露。（三）销毁完毕，应做好销毁记录，并由相关人员签字确认。第7章公文保密与紧急公文处理7.1公文保密7.1.1公文保密的范围公文保密范围包括但不限于以下内容：国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私。对于涉及以上内容的公文，应严格按照相关法律法规和规定进行保密。7.1.2公文保密等级划分根据公文内容的重要程度和涉及秘密的级别，将公文分为绝密、机密和秘密三个等级。公文的保密等级由发文单位确定，并在公文上标注。7.1.3公文保密措施（1）制定保密制度，明保证密责任。（2）加强公文制作、传输、存储、查阅、销毁等环节的保密管理。（3）对涉密公文实行专人管理，严格控制传阅范围。（4）运用技术手段，提高公文的保密功能。7.2紧急公文处理7.2.1紧急公文的认定紧急公文是指需立即处理、对工作产生重大影响的公文。紧急公文应明确标注“急件”字样。7.2.2紧急公文处理流程（1）收到紧急公文后，立即报告领导，并根据领导指示进行办理。（2）紧急公文应优先办理，缩短办理时间。（3）涉及多个部门的紧急公文，应加强协调，保证公文及时处理。7.3公文传递与信息安全7.3.1公文传递方式公文传递应选择安全、可靠的方式，包括纸质传递、电子文档传递等。7.3.2纸质公文传递（1）采取挂号邮寄、专递或专人送达等方式。（2）传递过程中，应保证公文不受损坏、丢失。7.3.3电子文档传递（1）采用加密传输，保证信息安全。（2）通过单位内部办公系统或国家电子政务外网进行传递。（3）加强电子文档的存储、查阅管理，防止信息泄露。7.3.4信息公开（1）根据《中华人民共和国信息公开条例》，对不涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私的公文，应主动公开。（2）严格审查公开的公文，保证公开内容准确、完整。（3）规范公开程序，提高公文公开的时效性。第8章公文写作技巧与注意事项8.1公文写作技巧8.1.1熟悉公文格式公文写作需遵循国家规定的公文格式，包括公文的类型、文号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印发机关等。掌握并熟练运用这些格式，有助于提高公文的专业性和规范性。8.1.2明确行文目的在撰写公文时，首先要明确行文的目的，保证公文内容紧扣主题，便于读者快速了解公文的主旨。8.1.3精准用词公文写作要求用词严谨、简练，避免使用模糊、夸张、生僻的词汇。同时注意使用规范的书面语言，避免口语化和俚语。8.1.4逻辑清晰公文正文部分要求层次分明，逻辑清晰。行文时应注意段落之间的过渡，使整篇公文呈现出紧密的结构。8.1.5简洁明了公文写作要力求简洁，尽量用最少的文字表达清楚问题。避免冗长、啰嗦的表述，提高公文的阅读效率。8.2公文写作中的常见问题8.2.1格式不规范公文格式不规范会导致公文的专业性、权威性降低，甚至影响公文的法定效力。8.2.2主题不明确公文内容偏离主题，使读者难以理解公文的核心内容，降低公文的实用性。8.2.3用词不准确用词不准确可能导致公文传达的信息出现偏差，甚至产生误解和纠纷。8.2.4逻辑混乱公文逻辑混乱会使读者难以理解公文内容，影响公文的传达效果。8.3提高公文写作能力的方法8.3.1学习公文写作理论知识掌握公文写作的基本理论知识，熟悉公文格式和写作要求，为提高公文写作能力打下坚实基础。8.3.2阅读优秀公文范文通过阅读优秀公文范文，学习其中的写作技巧，吸收借鉴他人的优点，提高自己的公文写作水平。8.3.3多练习写作实践是提高公文写作能力的最好方法。多写、多练，不断总结经验教训，逐步提高公文写作水平。8.3.4请教他人意见在写作过程中，积极请教他人的意见，特别是公文写作经验丰富的人员。虚心接受建议，及时修改完善，有助于提高公文写作质量。8.3.5关注时事政策关注时事政策，了解国家政策和行业动态，使公文内容更具针对性和实用性。第9章公文处理中的礼仪与规范9.1公文处理中的礼仪9.1.1尊重原则在公文处理过程中，应尊重上级机关、同级机关及下属单位，遵循礼貌、谦逊、诚信的原则。9.1.2准时原则公文处理应严格按照规定的时间节点完成，保证公文传递的时效性。收到公文后，应及时处理，避免拖延。9.1.3审慎原则在处理公文时，要认真审查公文内容，保证理解准确无误。对于重要公文，应进行多次审核，保证无误。9.1.4保密原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公文内容进行保密处理。9.2公文处理中的行为规范9.2.1收文处理规范（1）及时登记收文，保证公文有序管理。（2）认真审查公文，对不符合规定的公文及时退回。（3）按照规定程序分发公文，保证公文传达到位。9.2.2发文处理规范（1）严格