宁乡步步高连锁超市会计电算化采购业务一体化流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1步步高连锁超市简介以及“物流配送中心”岗位介绍 宁乡步步高连锁超市会计电算化采购业务一体化流程设计21世纪，一个全球化的时代，市场竞争水平过去从未如此激烈过。近年来，中国经济、综合国力与日俱增，对世界经济的增长率进一步提升。我国现代企业的经营管理模式随着我国的经济制度的发展不断做出适应和改变，连锁零售行业的情况更是如此。采购业务的管理是连锁超市日常管理活动中最重要的环节，也是企业经营的源头并且贯穿企业经营的全过程，更是连锁超市经营的核心环节。采购业务管理的优劣不仅关系到步步高连锁超市的成本问题，更加直接影响步步高连锁超市的盈利情况，进而影响企业的核心竞争力。因此，采用有效科学的管理模式，合理优化采购业务账务一体化流程，无论是对于企业的日常经营、采购工作和企业会计账务的管理都有非常重要的作用。1步步高连锁超市简介以及“物流配送中心”岗位介绍1.1步步高连锁超市简介步步高连锁超市是步步高商业连锁股份有限公司的业态之一，成立于1995年，是步步高集团的一部分。步步高集团致力于成为中国领先的贸易以及服务运营商，公司于2008年6月9日在深圳证券交易所上市，被誉为“中国民营超市第一股”。立足于中小型城市，以密集式开店，双业态，跨区域的发展模式，以统一的品牌向客户提供商品零售服务，奠定了湖南省连锁零售龙头企业的地位。公司连锁门店已遍及湖南省各地市、并战略性的进入江西省部分地市，以超市、百货两大零售业态为广大消费者提供商品零售服务。2017年启动数字化转型战略，现已经建立了全场景全渠道智慧零售生态系统，实现了从传统零售到智慧零售的全面升级，是湖南本土一家实力雄厚的老牌连锁超市。宁乡步步高连锁超市（花明南路店）位于长沙市宁乡县花明南路8号，在2016年12月31日开业，是步步高连锁超市的第228家门店，是一家以经营水果生鲜、零食烟酒、日用百货为主，以儿童休闲娱乐为辅的综合性商业零售门店。1.2步步高连锁超市“物流配送中心”岗位介绍物流配送中心是由步步高的采购部、商管部、电脑部、行销公司四个部门在1999年合并而成的一个系统。其中采购部负责专门采购，商管部负责进行运营和仓储管理，电脑部负责数据和订单处理，行销公司负责专门销售，4个部门都有其独特的功能与职责，它们相互配合又相互监督，其组织结构详见下图。2步步高连锁超市会计电算化软件介绍步步高连锁超市目前所用的是拓步ERP系统，是一款主要在PC端使用的财务应用，它是一套把物流、制造、财务、人力资源、电子商务等集合于一体的企业全方位ERP系统解决方案。可以帮助公司企业建立稳固的网络化经营、管理体系，加快内部信息的反映速度，以快速响应市场的变化，帮助企业加强内部控制、降低管理成本、提高管理效率和经济效益，提高企业的市场竞争力。3宁乡步步高连锁超市日常采购业务与账务工作存在的问题3.1采购业务原始单据填写不规范在查看宁乡步步高连锁超市相关原始采购相关单据时，可以发现采购业务原始单据填写不规范的问题。例如，有些供应商是个体经营户时，原始采购单据甚至是手写的，虽然签章齐全，但是字迹潦草模糊，很容易出现数据上传时发生看错数据的情况，造成上传数据与实际不符的问题，从而导致账目混乱。3.2采购计划不合理在查看宁乡步步高连锁超市的采购计划时，可以发现有些订单存在采购计划不当的问题。例如，在新鲜食品部门的采购过程中采购过量的易坏食材，一旦当日销售量低，库存积压，加上存贮方式不当，就会容易出现商品损耗的情况，导致公司的利润损失。同时，极少数员工为了中饱私囊，故意增加某一项企业根本就没有需求的商品采购计划，然后以商品损耗为由，占为己有，或是未经允许直接进行贪污，在日后的盘点检查过程中出现账实不符的情况，导致乱账错账的发生。3.3采购成本较高在查看宁乡步步高连锁超市的采购成本账务时，发现该公司对采购成本没有严格控制，与同一零售行业相比，采购成本过高。采购成本过高，会降低公司的利润，影响公司的利润，降低了公司在行业市场上的竞争力。4步步高连锁超市日常采购业务与账务工作存在问题的原因4.1缺乏采购成本控制意识虽然公司管理层明确认识采购成本控制意识的重要性，可是基于基层管理人员来说，目前仍然存在采购成本管理方面意识不强的问题，没有完整和相对完善的采购成本控制制度，加上可能是培训不到位的原因，财务人员和采购人员没有意识到采购成本控制对于企业，尤其是零售业的发展的重要性。缺乏采购成本的控制意识，就会在实施采购时不会采购计划有合理的设计与认识，造成经常超出采购预算的问题，导致成本费用增加，库存损耗浪费，影响企业利润。4.2采购单据管理不规范公司在对于个体户供应商提供的采购单据填写方面要求不严格，也没有成立完善的散户供应商的采购填写标准，导致相关工作人员在辨识单据和上传数据时存在疏忽心理，一旦出现疏忽心理，就很容易出现数据错误。假如出现数据错误，就会造成公司采购业务的账务管理混乱，影响公司的采购业务账务管理工作。5步步高连锁超市会计电算化采购业务一体化流程的优化设计5.1采购计划控制制度设计对于一个企业而言，采购环节是一个重要的经营管理环节，因此怎样进行有效的采购业务内部控制是企业能够持续发展的必然选择。图2·采购计划控制制度设计严格商品采购的计划和审批。采购主管每周或每旬、采购人员每天定期根据企业的物资储备、销售情况和经营收支来确定接下来的商品需求量，并填制采购单传递至采购计划员。采购计划员根据采购需求汇总采购计划并且确定采购订单，报送至采购主管，采购主管同意申请后，采购员才能向供应商下单采购。图2·采购计划控制制度设计5.2采购价格控制制度设计面对活跃的市场,纷杂的产品信息,如何把握市场动态,分析判断市场信息的可靠性和准确性,如何定位采购物资价格和质量等一系列问题也是企业采购价格控制所必须解决的建立采购询价报价体系。商管部应定期对日常销售的商品（尤其是生鲜区）进行广泛的市场调研，成立专门负责该事项的业务员，对采购的报价进行反馈处理，坚持货比三家的原则。同时不定期的发布供应商招标大会，通过标书对供应图3·采购价格控制制度设计图3·采购价格控制制度设计5.3采购单据填制制度设计要求个体供应商在必须提供打印原始单据的同时，新建个体工商户数据系统，并且同步于ERP系统中。个体供应商数据系统的日常管理应该与企业供应商数据系统一致，对与不同的个体供应商的商品供应种类和商品性质进行有效合理的分类，数据明了，使得采购单据系统有序整齐。5.4采购库存控制制度设计1、完善采购验货制度。仓管员要通过严格的验收制度来对商品采购实际情况进行把关。对于采购计划上没有的、质量低劣、不符合规格的商品有权利拒收，价格和数量有出入需要及时与供应商及采购计划员沟通和纠正。仓管员在验收完成后要及时进行对ERP系统数据的相关填制，保证采购验货制度系统的完善图4·采购验货系统设计运行。图4·采购验货系统设计2、建立采购商品库存控制系统。参考企业当期的销售和经营情况合理设定商品库存的上下限，并通过ERP系统和大数据进行管理。当库存量达到最低下限时，由ERP系统自动警示，及时补充采购计划。同时建立数据分析系统，对于滞销商品，通过系统统计出的数据进行采购计划的调整，以免造成不必要的损失。图5·库存管理系统设计6设计会计电算化采购业务一体化流程的预计成效1、在激烈的市场竞争环境中，零售行业本来就是小利微利型企业，想要让自身通过日常经营销售获得更高的利润，就必须源头进行控制与改善，从开源和节流的两头并进，不断完善企业自身的运营和管理制度，加强对商品结构和采购制度的优化，促使企业利润率的稳定增长，充分发挥采购计划的作用。2、会计电算化采购业务的优化对于库存整理也有着重要的作用，合理的采购计划保证库存不会积压，减少商品浪费损耗的风险，避免企业损失，有利于增加企业在行业中的竞争力。3、采购过程中每一步都经过层层严控把关，在采购的源头供应商方面，货比三家，有效的降低了商品的采购价格，同时加强了对商品质量的把控；在采购的过程中，每一步都通过了不同层次员工的核实与监督，这样可以防止监守自盗的情况发生，避免企业因为采购部门的内部员工犯错而导致公司利益的损失；在库存控制制度中，企业能够更及时的了解到库存情况并作出相应的采购结构调整，使得企业能够更好地顺应市场的变化，通过优化自身而达到市场的需求，不被市场淘汰并向前发展。7总结当今社会经济发展越来越快，市场竞争也越来越激烈，企业生存环境日益严峻，为了促进企业健康发展，本文针对企业在会计电算化中的采购业务一体化来进行优化，加强了企业对采购成本的控制，实现会计电算化中采购业务一体化的方式，对采购过程进行全面的控制，减少了很多没有必要的开支，为企业节省了很多资金，促使企业的效益获得进一步的提升，为今后公司的发展奠定了良好的基础。

参考资料[1]魏洪茂.我国零售业采购成本控制研究[J].物流工程与管理,2011,(10):59-61.[2]徐佳文.湘潭步步高超市存货管理问题的分析[J].福建质量管理,2019,(3):3.[3]王伟杰.采购业务内部控制问题探析[J].合作经济与科技,2015,(7):106-107.[4]潘鹏.