广州市尚凭服装有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1广州市尚凭服装有限公司简介....................................................................................1

2广州市尚凭服装有限公司采购制度现状及存在的问题............................................1

2.1尚凭服装公司采购制度现状.............................................................................1

2.2尚凭服装公司采购制度存在的问题.................................................................1

2.2.1材料采购计划的制定不够严谨...............................................................1

2.2.2供应商管理不到位...................................................................................2

2.2.3验收程序不规范.......................................................................................2

2.2.4采购流程不规范.......................................................................................3

3广州市尚凭服装有限公司采购制度优化设计............................................................3

3.1制定合理的采购计划..................................................................................3

3.2加强对供应商的管理..................................................................................5

3.3完善采购验收流程......................................................................................6

3.4规范采购流程..............................................................................................7

4总结................................................................................................................................9

I

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广州市尚凭服装有限公司采购制度优化设计

1广州市尚凭服装有限公司简介

广州市尚凭服装有限公司（以下简称尚凭服装公司）成立于2020年11月

12日，注册资本100万人民币，位居广州市番禺区大龙街龙翔路29号202。公

司主要经营范围包括劳动保护用品生产；服装制造；针织或钩针编织物及其制

品制造；劳动保护用品销售；针纺织品及原料销售；服装配饰批发；鞋帽批发；

技术进出口；货物进出口等。

2广州市尚凭服装有限公司采购制度现状及存在的问题

2.1尚凭服装公司采购制度现状

尚凭服装公司是一家服装生产企业，该公司日常主要采购的服装面料包括

纯棉面料，化纤面料、丝绸面料等；服装辅料包括拉链、纽扣、标签、贴纸等；

服装成衣包括西服、牛仔服、针织衫等等….根据了解，我发现尚凭公司目前的

物资采购制度没有具体化，采购流程非常简单。目前，公司的物资采购流程一

般是公司生产部门先提出需求，采购部门制定采购计划，再到市场咨询供应商，

最后确认并签订采购合同。在制定采购计划方面，没有全方位的计划，即使制

定了计划，也没有严格依据计划执行，原料与产品生产的配合度大多数情况不

高。当物料到达时，仓库管理员通常只清点数量，没有检查质量，也有安排专

门的质检员。验收完成后，通知财务部门办理付款手续。在供应商管理方面，

由于公司成立不久，目前公司供应商数量虽多但不稳定。公司没有十分固定的

供应商，而且供应商品质量参差不齐，有的供应商不按期交货，严重影响生产，

从而会导致交货延期。

2.2尚凭服装公司采购制度存在的问题

2.2.1材料采购计划的制定不够严谨

尚凭服装公司在制定采购计划时，不仅没有充分考虑销售经理、设计部、

生产部和财务部的建议，也没有考虑库存管理制度、生产和销售的产品需求。

销售经理仅依靠过去很短的一段时间内的销售数据来计算未来的销售需求并制

定收购计划是远远不够的。虽然这种特定的方法有一定的合理性，但也不是很

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准确，最终会因个体差异而不同。这种计算方法简单、粗糙，计算出来的数据

库数据不能够反映需求随时间的变化而变化。有时候会有大量的材料采购，大

量的库存，从而致使爆仓。在这种情况下，如果销售水平和所生产产品的需求

量不高，只能硬着头皮加大产量来解决，没用的物料采购用于实物库存。有时

候原料供应不足，生产出来的产品需求太高，没有办法满足生产出来的产品的

需求，所以生产出来的产品只好废弃停产，物料停产。

2.2.2供应商管理不到位

对于供应商管理合理分配，生产企业采购到质量有保证的物料至关重要。

目前，材料采购管理已成为最重要战略手中的筹码，供应商管理将已然成为生

产型企业提升企业市场竞争力的更有效、更积极的举措。鉴于尚凭服装公司供

应商管理水平不高，未能构建系统的档案管理体系。在我看来，尚凭服装公司

采购管理供应商环节的具体问题有以下两点：

（1）供应商供货不及时，有时还存在一定的质量风险。尚凭服装公司在采

购时只注重性价比，但应提前严格把关质量和交货期等问题。仅按价格选择，

其供应商大多数情况受自身原因产能增量不足、产品不平衡、货物运输等特殊

情况妨碍，以至于供货不准时，不仅如此，在质量方面存在的一些问题，比如

服装面料各方面的甲醛、乙二胺等元素含量超标，但公司对质量的把控都是事

后把关，产品质量的风险就加大。

（2）供应商太多，不稳定。尚凭服装加工厂拥有多条自动生产线，年产量

200万件，供应商100多家。考虑到供应商数量较多，无法集中进行公司采购，

议价力度和地位不高。一时所需材料的采购成本又不理想，对原材料采购成本

的控制能力当然不好。

2.2.3验收程序不规范

在材料质量检验验收这个最重要的环节，尚凭服装公司没有做到不相容岗

位完全分离，也没有专门的质量检查师。当所需材料到达时，仓管员将其验收。

质检合格验收办理入库手续后通知公司财务部办理付款手续。仓管员认为无法

明确所需材料的验收标准。一般来说，无法判断所需材料的具体名称和数量。

采购的物资无法保证质量非常好，会出现以次充好、用料不合格等异常现象。

一旦外购材料出现各方面质量问题，如果不及时发现，会给公司生产的后续产

品带来质量隐患。

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2.2.4采购流程不规范

尚凭服装公司过于重视生产流程，忽视采购管理的规范化。没有与采购管

理流程相关的文件，所以采购负责人在采购过程中的管理比较随意。整个采购

过程并不仅仅是采购部门下达订单后的工作，其供应部、生产部、财务部、销

售部等各部门都发挥着重要作用。但是由于采购流程模式过于死板，导致效率

低下。从而使采购计划无法落实，又不能很好地实施，也容易滋生人情采购等

不良现象，造成物料的质量风险。在目前这采购流程下，物资的获取和接收过

程中缺乏管理，物资存在较大的质量风险。尚凭服装公司现有的材料采购流程

图如图1所示。

生产部门采购部门制定

与供应商询价

提出需求采购计划

财务部门审核

签订采购合同

结算清单办理入库手续

图1尚凭公司采购流程现状图

3广州市尚凭服装有限公司采购制度优化设计

3.1制定合理的采购计划

为了更好的引导尚凭服装公司采购部门开展采购工作，确保生产活动能够

正常稳定的进行和使公司利益最大化，制定一个规范标准能使流程简单化,让企

业员工提高工作效率,减低采购流程中导致的过高成本。供应应该从以下几点来

完善采购计划。

首先，要制定与生产安排相匹配的采购计划。尚凭服装公司之前在制定采

购计划时，没有充分考虑库存管理系统和与生产产品需求的紧密配合。尚凭服

装公司是一家服装设计、生产、销售一体的公司，设计和生产制造是公司最重

要的环节，但制定与生产安排相匹配的采购计划不可或缺。公司应参照生产任

务，确定所需各类物资总消耗量的减少量，做好消耗量、实际库存、采购量的

平衡，再制定采购计划。在执行中，还应当需要参考产品变化趋势结合产量，

确定每个季度和月度数据所需的物料生产量。企业采购公司负责人应结合实际

选用的原材料库存情况，将生产应当需要转化为采购意向。尚凭服装公司采购

计划制定流程图如图2所示。

其次，公司可以采取ABC分类方法来制定计划。公司市场部年初要做调查，

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并参照上一年各部门所需不同种类物料的具体情况进行排序。对于常规服装的

主要面料例如牛仔布、牛筋劳动布、棉布等分为A类，进行定量采购。当库存

量降低至安全值时进行补充采购，且采取较长周期的管控，采购周期设置为六

个月；对于因季节、消费者需求变动而变化较大的麻布、灯芯绒布、平绒布等

面料划分为B类，采用不定期定量采购，综合销售部、设计部的意见及市场部

调查情况进行不定期定量采购；对于拉链、工字扣、撞钉、标牌等辅料分为C

类，进行定期采购，定期采购则设置为三个月。

最后，要进一步增强对具体方案的监测，对具体方案实施情况进行评估反

馈。公司采购负责人平时到仓库确认实际库存的具体情况，到公司生产车间确

认具体消耗情况，确认采购计划执行的具体情况。如有不能满足采购计划相关

生产需求的产品，须经审批人批准后方可采购。每月将产品、采购、需求消耗、

实际库存等具体情况与原采购计划进行比较，分析找出差距的原因。

生产相关部门仓管员采购部财务经理总经理

开始

提出采购申请

填写采购申汇总采购

请单需求

库存调查

采购预算部门审批财务部审批总经理审批

是

采购到采购执行

入库结验收签字

束所需物

资

填写报

销单

图2尚凭公司采购计划制定流程图

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3.2加强对供应商的管理

首先，进一步增强对供应商的日常管理和考核，构建采购管理档案。只要

是尚凭服装公司列出的供应商名单，专员每六个月或不定期对质量水平、产品

销售价格、交货期潜力、合作程度等进行评估和考评。从而激励供应商进一步

提高供应质量。每个月对提供A类所需材料的供应商进行一次考核，每三个月

对提供B类所需材料的供应商进行一次考核，其余情况下所需物资的供应商是

每六个月考核一次。市场部门负责人对采购部门负责人综合考核的最终数据进

行审核。如果任何供应商在质量水平、交付潜力和合作方面存在关键问题，则

对供应商进行审查。并仔细核对供应商如何解决不发货，以及迟交和早交的比

例，最后与双方签订的合同目标进行比较。后续的供应商选择能够被认为是参

考，到最后还要进行跟踪监督了解。评估方式见表1所示。

表1供应商分值表

（1）评评估满分评估分数

估部门分值供应商A供应商B供应商C供应商D

（2）项

目

质量方面质检部40

价格方面采购部40

交付能力采购部10

服务质量采购部10

总分100

根据考核评估分值结果表（如表2），把供应商分为五等。

表2评估分值结果表

评估等级ABCDE

分值90分以上80-89分70-79分60-69分60分以下

评估结果优秀良好中等合格不合格

以考核的结果为基础来选择供应商,并以考核结果为依据，对于优秀和良好

的供应商给予优先考虑，对于不达标的供应商应做予以暂停或拒绝交易的处理。

其次，不断开发新的、更优良的供应商，使供应商之间形成一种竞争局面。

例如纽扣、商标、吊牌等辅料的采购，通常可以找一些信誉良好、资质优秀的

贸易公司。这样，供应商才能准备更齐全、质量更高、价格更便宜的原材料。

最后，选择优质供应商并与其签订长期协议。与值得信赖和相对优质的供

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应商签订长期协议，不仅会进一步提高交货质量、交货时间和公司服务的全方

位性，而且可以构建长期良好的合作关系，就能够在支付和性价比方面获得更

多优势。企业在长期合作的帮助下，不仅能够获得成本效益，同时也有非常大

的优势。他们能够用更有效的信息管理一批优质的供应商，进而合理控制产品

的售后服务和长期供应的质量水平和供应成本。

3.3完善采购验收流程

对于尚凭服装公司所需的物料检验入库的必要程序不系统、不完善的问题。

公司应先确定并制定计划。严格的质量验收制度实行“谁验收、谁签字、谁主

管、谁负责”的各项工作制度。所有参加质量验收的人员一般都应当在《质量

验收单》和《最终质量验收真伪负责书》上签字。质检工作中违反验收程序、

降低一般标准、弄虚作假的，一经发现将依法依规严肃处理，并制定相应的处

罚办法，杜绝“中饱私囊”等违规行为”。公司应该安排一位专业的质检员对所

需材料的质量进行现场检查并和仓库管理员一起核对数量。在材料质量检验验

收的具体过程中，质检员以购物清单为基础知识，核实信息所需材料数量符不

符合产品规格，质检员对产品进行质量监督，验证必须的材料。

质检合格后，仓管员与质检员在质检单上签字，仓管员按必要程序入库。

对于不符合标准的材料要拒绝验收入库，并且及时通知采购专员，由采购专员

与相应的供应商进行换货和退货。在质检过程中，要严格依据质量和数量标准，

确保采购入库所需物资在质量和数量上满足尚凭服装公司的具体要求。尚凭公

司原材料验收流程图如图3所示：

供应商仓管员质检员采购专员

材料填报材料

到货到货单

清点数量抽取样品

合格

不合格联系供应

组织检测

材料入库商退回

联系供应

在质量验收单和最终质量商签合同

验收真伪负责书进行签字

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图3尚凭公司原材料验收流程图

材料验收标准如表3示：

表3材料验收标准

品名检验项目检验要求检验方法抽样规则及判定备注

1.疵点无明显集中疵点，摊布目测

面料连续分散疵点长

夹里度不超过3m全检

2.长度同送货记录一致摊布测量

3.色差无明显色差摊布目测

填充1.薄厚均匀摊布目测每批抽2-3卷，

物2.长度同送货记录一致摊布测量应当全部合格

1.尺寸与样稿相符合最抽检5%

大偏差不超过2mm合格率应在98%

2.图案及外1、颜色、图案、以上

观质量字样是否与样标目测

图标相符

2、无损坏

3、整体外观美观

4、标志周边整齐

纽扣、1.尺寸抽检5%

拉链、合格率应在98%

2.颜色

工字与封样件质量相目测以上

扣、撞3.外观表面一致

钉等质量

3.4规范采购流程

采购流程是整个企业采购工作的灵魂。尚凭服装公司想要在激烈的市场竞

争中立于不败之地。必须对采购流程进行优化，来提高公司的采购效率，降低

采购成本。尚凭服装公司原有的采购流程整体比较简单硬化，在此基础上我对

尚凭服装公司的采购流程进行了优化加上了更具体的内容。首先生产部门向采

购部门提供采购的需求，采购部门综合的考虑库存量，生产量等等因素的影响

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编制采购订单，制定合理的采购计划以及预