人事档案管理八项制度（2篇）

人事档案管理八项制度员工档案管理制度是一系列规范，旨在确保人事部门有效保存和管理员工档案。其主要内容涵盖以下八项规定：1.管理责任制度：定义人事部门及管理层在档案管理中的职责和权限，确保责任的明确与执行。2.信息采集制度：规定收集员工档案信息的方法、内容和标准，以保证信息的准确性和全面性。3.保存制度：设定档案的保存期限、地点和方法，以确保档案的安全性和合规性。4.查询制度：明确员工及相关方查询档案的程序和条件，以维护档案的可访问性和保密性。5.借阅制度：规定借阅员工档案的权限、流程和要求，以保障档案的合规使用和及时归还。6.整理与归档制度：建立档案整理和归档的标准作业程序，以实现档案的有序和高效管理。7.安全保密制度：设定档案的安全保密标准和措施，防止信息泄露和不当使用。8.销毁制度：规定档案销毁的条件、流程和方法，以确保合规销毁并减少对环境的影响。这些制度的核心目标是维护员工档案的完整性、可信性、安全性和合法性，为企业的员工档案管理提供指导和标准。这些制度有助于提升管理效能，避免人力资源和物质资源的浪费。人事档案管理八项制度（二）一、制度总览本规定旨在确立和执行公司人事档案的规范化管理，以保护员工权益，确保档案信息的准确性和机密性，同时提升工作效率和业务效能。二、档案管理涵盖范围1.档案管理覆盖对象包括所有在职、离职员工，以及实习生和临时工等。2.档案管理内容涉及员工个人基本信息、工作经历、学历证明、资格证书、考勤记录、薪酬福利等相关文件。三、档案管理责任1.人力资源部门承担档案管理的最终责任，并指定专职人员负责具体操作。2.各部门负责人需与人力资源部门协作，确保员工档案的准确性和完整性。四、档案管理流程1.入职阶段：1.1新员工需提供身份证、学历证明、健康证明等材料，并填写入职档案登记表。1.2人力资源部门进行初次入职档案登记，建立员工档案。1.3档案专员对档案进行分类、归档和编号，记录入职档案流程及时间点。2.在职阶段：2.1员工岗位变动或晋升时，档案专员更新档案，包括调岗记录、晋升证明等。2.2档案专员每年定期对全员档案进行复核，进行必要的修正或补充。2.3员工离职时，档案专员进行档案归档，并整理离职档案。3.档案归档与保管：3.1档案专员负责档案归档，记录存储位置。3.2归档档案需妥善保管，确保安全无虞。3.3档案专员需建立查询和借阅制度，确保每次查询和借阅有记录和审核。五、档案查询与借阅1.员工可向档案专员申请查询档案，如个人信息、福利待遇等。2.档案专员应及时响应，提供相关档案信息，保障员工查询权益。3.借阅档案需填写申请表，经档案专员审核、确认借阅目的和期限后执行。4.借阅者需按时归还，如需延长，需提前申请并获得批准。六、档案保密1.档案专员有保密责任，不得泄露员工的个人隐私信息。2.未经许可，任何部门或个人不得擅自查阅或使用员工档案。3.离职员工档案应加密保存，防止信息泄露。七、档案修正与补充1.员工发现档案错误或缺失，应及时通知档案专员，提供准确信息，并填写修正或补充申请表。2.档案专员应及时处理修正或补充申请，并记录修改或补充的时间和内容。八、考核与处分1.对违反档案管理规定的行为，公司将依