公司档案管理制度及流程

公司档案管理制度及流程一、制定目的及范围为了提高公司档案管理的规范性和有效性，确保档案的安全、完整与可追溯性，特制定本制度。此制度涵盖公司内部所有档案的创建、收集、整理、保存、使用及销毁等环节，适用于所有部门及员工。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“真实、准确、完整”的原则，确保档案信息的真实性与可靠性。2.档案的保管与使用应遵循“安全、保密、便捷”的原则，保障档案信息的安全及机密性。3.档案的管理应遵循“统一、规范、高效”的原则，提升档案管理的科学性与有效性。三、档案分类与编码1.档案分类档案可依其性质及用途分为以下几类：行政档案：包含公司决策、会议记录、规章制度等文件。财务档案：包括财务报表、审计报告、税务文件等。人事档案：涵盖员工入职、离职、培训、考核等相关资料。项目档案：涉及项目计划、进展报告、总结等文件。2.档案编码对各类档案进行编码，采用数字与字母相结合的方式，以便于对档案进行检索与管理。编码规则包括：类别代码：根据档案类型分配不同的字母代码。年份代码：记录档案创建的年份。顺序号：在同一类别下按顺序编号。四、档案创建与收集流程1.档案创建各部门在日常工作中，需根据工作需要及时创建档案，确保档案的真实性与完整性。需由相关责任人对档案内容进行审核，确保无误后进行归档。2.档案收集各部门应定期收集、整理相关档案，尤其是项目结束后，应对项目档案进行全面收集，确保资料齐全。档案收集后需填写《档案收集登记表》，详细记录档案名称、类别、数量等信息。五、档案整理与保存流程1.档案整理收集到的档案应按照分类标准进行整理，确保档案资料齐全、规范。整理过程中，需注意档案的顺序与完整性，确保每份档案都有清晰的标识。2.档案保存整理完毕的档案需按规定存放在档案库房或电子档案管理系统中。实体档案应放置在干燥、通风、无虫害的环境中，确保档案不受损。电子档案需定期备份，并设置权限管理，确保信息安全。六、档案使用流程1.档案借阅员工如需借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，并经部门负责人批准后方可借阅。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，确保不被损坏或遗失。2.档案查询员工如需查询档案信息，需向档案管理人员提出申请，管理人员应在24小时内给予答复。查询结果应记录在《档案查询登记表》中，便于日后追溯。七、档案销毁流程1.档案销毁审核对于达到保存期限的档案，应进行销毁审核。各部门应提前一个月向档案管理部门提交《档案销毁申请表》，说明销毁原因及档案清单。档案管理部门对申请进行审核，确保符合销毁条件后方可进行销毁。2.档案销毁实施经审核通过的档案，需由专人负责进行销毁，并在销毁后填写《档案销毁记录表》。销毁过程中应确保档案信息不泄露，采取合适的销毁方式，如shredding（碎纸）或化学销毁等。八、档案管理责任1.档案管理部门职责负责公司档案管理制度的制定与实施，定期检查各部门档案管理情况，提供培训与指导。处理档案借阅、查询、销毁等相关事务，确保档案管理的高效性与合规性。2.各部门职责各部门需指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时创建、收集、整理与保存。积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理制度的有效实施。九、档案管理的监督与考核1.监督机制设立定期监督检查机制，档案管理部门应定期对各部门档案管理情况进行检查，发现问题及时整改。设立档案管理反馈渠道，员工可提出改进建议，促进档案管理工作的优化。2.考核机制将档案管理工作纳入各部门绩效考核，定期评估档案管理工作绩效，激励各部门提高档案管理水平。对于积极配合档案管理工作的部门