物品采购制度及流程

物品采购制度及流程一、制定目的及范围本制度旨在规范公司物品采购流程，提升采购管理水平，确保采购工作的高效性与透明度，降低采购成本，保证采购物资的质量与供应的及时性。适用范围包括公司所有部门的日常采购、项目采购、年度采购以及特殊情况的应急采购。二、采购原则1.采购工作应遵循公正、公平、公开的原则，确保各项采购活动透明化。2.在选择供应商时，综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格以及服务等因素，优先选择性价比高的供应商。3.所有采购物资必须从合法渠道获得，相关供应商应具备合法的营业执照，所有采购物资必须提供正规发票。4.采购工作应由专人负责，申购人与采购人应保持分离，确保职责分明，防止利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请申购人需在确认所需物资的库存情况后，填写“申购单”，详细列明所需物品的规格、数量及用途，确保信息准确完整。1.2申购审批完成申购单后，申购人应将其提交给部门主管进行审批。项目采购需附上相应的预算，其他类型的采购也需经过部门负责人批准。1.3询价各部门负责询价工作，至少需联系三家供应商，收集报价信息，并填写“询价表”。在询价过程中，应关注价格、质量、交货期及售后服务等因素。1.4核价针对询价结果，采购人需参考历史价格及市场行情进行核价，并在流转单中填写核价结果，确保采购价格合理。1.5审批流转单需逐级审批，部门主管审核后，报送财务部及公司负责人进行最终审批。所有审批意见需在流转单上签署，以便留存记录。1.6采购实施与验收入库一旦审批通过，采购人需及时向选定的供应商下单，确保物资按时到货。物资到达后，由相关责任人进行验收，确保数量、质量符合要求，并完成入库手续。1.7报销采购人需在物资到货后一个月内提交报销申请，附上相关单据（如采购单、发票、验收单等），逾期不予受理。2.特殊采购流程2.1集中计划采购办公用品等常规物资由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购，以降低采购成本。2.2零星采购零星采购适用于金额较小且偶发性的采购需求。采购人需获得部门负责人的同意后方可执行，简化审批流程，确保采购高效。2.3应急采购针对突发事件或紧急情况，采购人可直接进行应急采购。此类采购无需进行询价，要求以最快的方式完成采购，确保及时满足需求。2.4年度采购对于定期需求的物资，需提前编制年度采购计划，并制定预算，报送财务部审核备案。年度采购需结合各部门需求，确保资源利用最大化。四、备案与管理所有采购完成后，采购人需将采购相关单据（包括采购单、流转单、验收单及发票）复印两份，一份交由财务部审核，另一份由采购人存档以备日后查阅。定期对采购记录进行整理，以便于后续的审计和管理。五、采购纪律与管理职责1.采购人职责采购人需建立供应商档案，定期进行市场调研，确保采购物资的质量符合公司标准，及时更新供应商信息，保持与供应商的良好沟通与合作。2.采购人员行为规范采购人员不得接受来自供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。一经发现，将依据公司相关规定进行严肃处理，以维护采购工作的公正性与透明度。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效实施，设立反馈渠道，鼓励各部门提出改进意见。定期召开采购工作总结会议，分析流程实施中存在的问题，及时