汉爵摩托车有限公司对田中子阳公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1我方公司背景介绍............................................................................................1

1.2田中子阳公司介绍............................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................1

2接待前准备...................................................................................................................2

2.1客户情况............................................................................................................2

2.2日程安排............................................................................................................2

2.3接待小组安排....................................................................................................4

2.4商务礼仪............................................................................................................4

2.5食宿安排............................................................................................................5

3商务接待工作...............................................................................................................6

3.1接机....................................................................................................................6

3.2欢迎晚宴............................................................................................................6

3.3参观公司............................................................................................................7

3.4参观工厂............................................................................................................7

3.5商务会议............................................................................................................8

4游玩娱乐.......................................................................................................................9

4.1游览梧桐山........................................................................................................9

4.2礼品赠送............................................................................................................9

5预算.............................................................................................................................10

6总结.............................................................................................................................10

参考资料............................................................................................错误!未定义书签。

I

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汉爵摩托车有限公司对田中子阳公司的商务接待方

案设计

1背景介绍

1.1我方公司背景介绍

汉爵摩托车有限公司创建于1995年，总部设在中国的广东省，是一家以制

造高质量机动车为主的企业。本公司坚持以高品质为宗旨，竭诚为广大客户提

供优质的产品及优质的服务。我们的产品远销世界各地，并已发展为业界知名

的品牌。本公司生产的各类机车，均以先进的工艺及优质的原料生产，以确保

车辆的安全性及耐久性。同时，我们也非常重视产品的选型，每个型号都有自

己的特点，符合客户的要求。

我们是一个专注于产品的企业，专注于产品的革新与品质，并始终致力于

促进工业的进步。我们有着一批富有朝气、富有创新精神的研究与发展队伍，

致力于为客户提供更多更好的服务。并以减少对环境的冲击，减少对资源的消

耗为目标，以可持续发展为目标。

1.2田中子阳公司介绍

田中子阳公司创立于1980年，是日本东京进口车代理商。公司以引进国外

的摩托车为主，并将其销往日本各地，其中包括哈雷戴维森，杜卡迪，宾利等

等品牌。

田中子阳公司一直致力于向日本市场推出优质、性价比高的进口车，以迎

合国内市场对于外国牌子的需要。我们有一支精良的营销队伍及一支完善的售

后服务队伍。田中子阳公司始终坚持“质量第一，服务第一”的原则，我们的

工作人员对产品的挑选，采购，销售及售后服务都很有经验，使客户对我们的

产品有很高的满意度。

1.3来访目的

田中子阳公司是日本一家知名的摩托车代理商，我们已经和他们达成了协

议，这一次我们的目的就是为了让新任的田中先生能够更好地了解我们的生意，

并且进一步地增进我们之间的友谊。

1

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2接待前准备

2.1客户情况

这是田中子阳公司首次从中国引进摩托车，对我们公司来说，这是一件非

常重要的事情，我们在这次的拜访中，收集了客户的基本信息和偏好：

表1客户情况表

姓名职务年龄两性偏爱

田中小阳

总经理25男性中国菜

（Yoshua）

喜好甜口，喜欢日

山本太郎业务员50男性

本菜

百合思子

秘书27女性瑜伽

（Pinternata）

他是一名乐迷，曾

松下三郎市场部长53男性担任过日本乐手

学会主席。

2.2日程安排

表2日程表

日期时间项目地点注释

5月6日15:00-17:00接机宝安国际机场深圳接机小组

19:00晚宴中日合作大酒店全体高层出席

8:00早饭中日合作大酒店酒店供应

9:00-11:00企业参观汉爵公司总部事业部门到齐

12:00-13:00中饭公司餐厅接待员护送

5月7日13:00-13:30酒店休息中日合作大酒店驾驶员

13:30-15:00午休中日合作大酒店驾驶员

15:00-15:30前往工厂厂房驾驶员

2

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15:30-17:00视察工厂厂房生产部就位

17:00-17:30回酒店中日合作大酒店驾驶员

17:30晚饭中日合作大酒店日常组组长落实

8:00早饭中日合作大酒店日常组组长落实

10:00-12:00商务会谈汉爵公司总部管理人员到齐

12:00-13:00午饭公司餐厅接待员护送

13:00-13:30回酒店中日合作大酒店驾驶员

5月8日13:30-15:00午休中日合作大酒店驾驶员

15:00-15:30前往公司汉爵公司总部驾驶员

15:30-17:00召开会议汉爵公司总部全体接待人员及

来访者

17:00-17:30送回酒店中日合作大酒店驾驶员

17:30晚饭中日合作大酒店日常组组长落实

8:00早饭中日合作大酒店日常组组长落实

8:30-11:00前往景区梧桐山董事长以及市场

部部长随行

12:00农家乐梧桐山梧桐山董事长以及市场

部部长随行

5月9日

13:00-14:00梧桐山大酒店梧桐山董事长以及市场

部部长随行

14:00-17:00远足梧桐山董事长以及市场

部部长随行

17:00-19:00回程粤王食府董事长以及市场

部部长随行

19:00聚餐粤王食府高层人员全部到

齐

5月10日8:00早饭中日合作大酒店日常组组长落实

9:00送机宝安国际机场深圳市场部部长送机

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2.3接待小组安排

表3接待小组安排表

姓名职务联系方式实际工作

吴汉生总经机

王玉琪市场部部机

谢斯琴翻译译

胡静翻译译

谢海军驾驶员19869435160接送客户

李德贵驾驶送客户

日常组特定人员为市场部副经理李蓉和市场组长昌源；李蓉负责实行特定

的款待；昌源负责住宿和饮食安排且保持对接待问题的及时反映。

后勤组特定人员为后勤组组长王梓和后勤副组长李愿；王梓负责执行公司

接待处安排；李愿负责落实工厂接待布置。

2.4商务礼仪

迎宾礼节：当你遇到客户时，你应该用你的笑容，用你的热忱来迎接他们，

并且说出你的感激之情。为客人打开房门，为客人提包，在客人有任何需求时，

应尽量给予帮助。

接待礼仪：在客户就座之后，给他们提供饮料，如水，茶，咖啡等。为客

人斟酒时，应首先斟酒。在开会时，要有礼貌，有耐心，有敬业精神。当客户

离去时，要向他致谢，并表明愿意与他保持良好的关系。为客人打开房门，客

人走后立即收拾好接待区。

穿着打扮：在商业活动中，身着正规的商业服饰。男士身着一套衣服，女

士身着一套衣服或一条裙子，配置正式的外套。切勿穿着太过艳丽或暴露的衣

服。着装上要穿浅色或暗色系的衣服，尽量不要把身上的部分露得太多。

餐桌礼仪：认识就餐者，按岗位等级排列座位。对客人的口味了如指掌，

因此先点菜，然后再做专门的配菜。恰当地向客人推荐菜肴，不要用自己的筷

子为客人盛菜，如果为了表达自己的好意，请用公共的筷子为别人盛菜。用餐

的节奏要符合客人的口味，不能过快或过慢。吃东西时不要说话。

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2.5食宿安排

表4食宿安排表

时间地点菜谱领班

5月6日中日合作大酒店烤鲷鱼、铁扇虾、盐蒸鲍鱼、市场组长昌源

19:00百合根、烤鸭肉、柚子炒鲑

鱼籽、蜈蚣鱼肝、栗子、黄

瓜烟熏三文鱼、扇贝、西太

公鱼和大比目鱼。

5月7日中日合作大酒店三明治、咖啡市场组长昌源

8:00

5月7日公司餐厅白切鸡、烧鹅、清蒸石斑鱼，市场组长昌源

12:00-13:00白灼大虾、鱼头豆腐

5月7日中日合作大酒店玉米饭、红烧牛肉饼、鱿鱼市场组长昌源

17:30蔬菜沙拉

5月8日中日合作大酒店日本饭，蒸鱼、腌菜市场组长昌源

8:00

5月8日公司餐厅八宝冬瓜盅、烤乳猪、新鲜市场组长昌源

12:00-13:00牛腩清蒸海河鲜

5月8日中日合作大酒店鸡蛋秋葵拌饭、炸鱼排沙拉、市场组长昌源

17:30生鱼片

5月9日中日合作大酒店广式香茗市场组长昌源

8:00

5月9日农家乐梧桐山腊肉、辣椒山鸡、豆腐鲫鱼、市场组长昌源

12:00-13:00水煮牛肉、鲜花娇嫩鱼片、

鱼香肉丝

5月9日粤王食府黑松露蓬莱乳鸽、老坛酸菜市场组长昌源

19:00煮海斑球、生烧东海台子黄

鱼、香酥九肚鱼

5月10日中日合作大酒店饭团和咖啡市场组长昌源

8:00

5

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住宿安排：田中小阳(Yoshua)套间4012，山本太郎一室房4005，松下三郎

一室房4007百合，思子(Pinternata)一室房4008。

房间预先预订一周，布置好旅馆，摆放好矿泉水，张贴好温馨告示牌，安

排好日程。为客人准备化妆用品，并随时补充所需的日用必需品。客房要确保

清洁干净，没有气味，当客人外出时，必须有保安员做好清洁工作。由市场组

长昌源与酒店和餐厅核实。

3商务接待工作

3.1接机

汉爵摩托车有限公司制作日语宣传标语，以表示对田中子阳公司的热烈欢

迎。接待小组买了四束玫瑰，并在上面盖上了一张欢迎信，以表达自己对田中

子阳公司到来的喜悦（在机场迎接客户时送给他们）。为了防止参观者口干舌

燥而准备了矿泉水。驾驶员在驾驶时必须要沉着冷静，不要有突然的刹车或其

他的安全隐患。在谈话的时候，不要犹豫，举止要大方得体。

接到客户后乘坐车辆安排：吴汉生总经理与议员王静，田中小阳总经理和

百合思子秘书一同乘坐谢海军的车辆前外中日合作大酒店。市场部部长王玉琪

与议员谢斯琴，销售经理山本太郎和市场部长松下三郎乘坐李德贵的车辆抵达

中日合作大酒店。总经理吴汉生、田中小阳总经理和秘书坐后座，方便相互熟

悉，秘书坐副驾驶，保持状态，总经理与田中小阳会有交流。市场部部长王玉

琪、市场部长松下太郎和销售经理山本太郎坐车辆后座，议员谢斯琴坐副驾驶，

需保持状态，随时翻译。

3.2欢迎晚宴

表5晚宴安排表

时间职员详细的工作情况

迎接领路19:00后勤组长王梓及接待员在正门接待客人

为客户安排就座19:00-19:15后勤组长王梓排定座次

演奏轻快的乐曲19:15-19:30酒店放松

进餐时间19:30-20:30酒店服务生事先约好上餐时间

放映公司宣传影片20:30-20:40酒店观看企业宣传视频

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对谈话进行捕捉20:40-20:45摄影师记录访问时刻

送别宴会赠送礼物20:45-21:00董事长及总经理赠送欢迎礼品

3.3参观公司

5月7日9:00——11:00，参观汉爵公司总部。公司事先设置好欢迎标语，

接待处屏幕预先设置路标（大厅，电梯，楼梯等）,会议室为参会人员提供个人

资料，相关文件，纸张，钢笔，果盘，茶水，茶水。会议室的桌子都是清洁和

整齐的。

在抵达地点的时候，接待者要带领宾客前往会见、会谈地点，要用声音和

手势两种方式，同时表示宾客跟自己走，无论是声音还是手势，都要适当得体。

一名迎宾必须走在前面，而另一名迎宾则必须走在前面，按照身份的高低，跟

随在客人的身边。为了照顾身后的客人，不得不放慢脚步。在拐角，楼梯，电

梯等处稍作停留，让客人跟着向前走。如遇不易发现的台阶，地毯接缝处，请

客人留意。

董事长发表讲话，向各位嘉宾致辞，谢斯琴代表为董事长作了口译。全体

员工都要相互合作，共同承担责任。

在王梓的带领下，客户搭乘一部升降机到公司展厅，请留意升降机的礼节：

按动升降机时，应让客户的领队先行，然后再让他或客户先行走出升降机；等

所有的领导和宾客都离开后，才能从电梯里出来。在升降机中，要选好电梯按

钮的一方，便于导向，对着领导，对着有谈话的人，对着领导，对着没有谈话

的人，对着电梯的人。主动向客户或主管打听他们要到达的楼层，并协助他们

按下相应的按键。

王梓先生向客人们详细地讲解了本公司所生产的摩托车的特点及特点，胡

静则作为口译人员，口译过程中，声音洪亮，都听得很清楚。由专业的摄影人

员负责对客人参观的企业进行拍照，并配合团队合影。最后，对于客户的到访，

表达了自己的感激之情，并期望双方能够进一步加强业务往来，共同发展。在

李蓉的带领下，引导客人们来到公司的餐厅。

3.4参观工厂

5月7日15:30——17:00，参观工厂。公司内有专门的大巴将员工送至厂

区，并在厂区外安排男女员工人数相等，以示公司员工对员工的尊重。

在工厂门口要张贴好生产计划，制定每日、每周、每月的生产计划，包括

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生产数量、生产周期、生产成本、原材料采购和库存管理等内容。以表明我们

公司的厂房经营和日本的厂房没有什么两样。根据工艺要求，制定工艺路线，

以保证工艺的高效、优质。

与此同时，将生产作业进行好的分配：按照生产计划以及员工的技术水平，

对工人的工作任务进行合理的安排，以保证生产进度和产品的质量。严把生产

设施维修关：对设施进行经常性的维修保养，保证设施的良好运行，减少设施

的故障。避免在游览期间发生设备故障等情况。

3.5商务会议

5月8号15:30-17:00召开会议，主题为对田中子阳公司来访总结，在汉爵

公司总部大会议室召开。会议内容：针对此次接待的问题展开全面的讨论并作

出总结。与会人员：全体接待人员及来访者。

会前准备：会议室的环境布置主要选用的是琥珀色和白色的镁光灯，因为

灯光发出的散光可以照到会议室的每一个角落。然后在会议室的门口左右都摆

放花架和盆景。在会议开始前，会议桌上的每个座位都要放置一瓶矿泉水，一

个开会记录本和一支笔，以及会议中间双方所需要的各种资料。接待处预先调

设好公司会议室屏幕，音响，麦克风等，会议室桌子和凳子都要清洁和整齐。

在来访者抵达公司时，接待者要带领宾客前往商务会谈地点，做好引路。在会

议室入口设置签到处，对来访者进行登记。

会议流程：主持人黄海萍开场白；总经理进行发言，对来访客户再次表示

热烈欢迎和接待工作总结；与会者针对此次田中子阳来访展开讨论。

会议总结：田中子阳公司的访问已经接近尾声,我们在许多问题上都没有考

虑清楚,也没有足够的应变能力，不妥之处请客户多多原谅。今后，我们会更严

谨地制定商务接待方案。首先,我们要制定一个总体的计划,将计划中最重要的

几个方面都列出来。主要内容有：访问目的,访问者名单,接待者名单,日程安排,

会议和访问的详细信息,联系方式,近期天气情况等。第二,将整个计划的每一个

步骤,都进行细致的说明,并进行分工,并以文件的形式发送给了所有的员工,让

他们明白自己的职责。每个人都要对自己所负责的事情进行跟踪,不能有丝毫的

懈怠。在此,我方公司要对田中子阳公司的到来表示衷心的感谢,并期待着今后

与贵公司保持良好的合作关系,让我们一起见证双赢的局面。

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4游玩娱乐

4.1游览梧桐山

梧桐山为深圳经济区域的最高点，集山，海，湖三种自然风光于一身，从

南到北，把香港的群山和大陆的生态圈联系在一起，登临山顶，可以俯瞰香港

和深圳两个经济区域，也是深圳东部的一道自然屏障。

表6游玩安排表

5月9日时间表游玩线路其他安排

8:00动身前用早饭

8:30-11:00抵达梧桐山入口处

12:00-13:00在农家乐吃饭预先预订饭馆

13:00-14:00梧桐山宾馆小憩市场组长昌源预订酒店

14:00-14:30到仙湖植物园

14:30-15:30游览仙湖植物园

15:30-16:30好汉山之行

16:00-17:00在游玩最后给客户拍照

4.2礼品赠送

其一，“广州彩陶”是“广州织会彩陶”的缩写，是一种以白色瓷器为主

要原料，以彩色颜料为主要原料，经高温烘烤而制成的一种传统手工制品，带

有浓郁的东方色彩。中国的彩色瓷器多以云纹为主，色彩艳丽，是一种很有特

色的釉上彩。宴会最后，送给四个客人各一组，售价1680元的广彩茶盏。

其二，汉爵文化是汉爵最具代表性的品牌。上面有田中子阳公司和汉爵摩

托车有限公司的标志，他们希望这款T恤能成为中、日两国之间友谊的一种文

化符号。晚餐后派发小礼品，每个人一件，并用一个袋子包好。

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5预算