湖南德通物流股份有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南德通物流股份有限公司公司简介....................................1

1.1公司概况......................................................1

1.2公司业务开展流程..............................................1

2湖南德通物流股份有限公司付款审批流程现状............................2

3湖南德通物流股份有限公司付款审批环节存在的问题......................3

3.1部门审批时间太长..............................................3

3.2付款审批流程冗长..............................................4

3.3新项目资金筹备时间仓促........................................5

4湖南德通物流股份有限公司付款审批环节优化对策........................5

4.1部门审批时间缩短..............................................5

4.2增设加急付款审批流程..........................................5

4.3审批流程优化..................................................6

4.4实施过程监控..................................................7

参考资料.............................................................9

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湖南德通物流股份有限公司付款审批流程优化设计

1湖南德通物流股份有限公司简介

1.1公司概况

湖南德通物流股份有限公司成立于2014年12月29日，经营范围包括许可

项目：道路货物运输（不含危险货物）（依法须经批准的项目，经相关部门批

准后方可开展经营活动，具体经营项目以相关部门批准文件或许可证件为准）

一般项目：国内货物运输代理；国内集装箱货物运输代理；运输货物打包服务；

装卸搬运；普通货物仓储服务（不含危险化学品等需许可审批的项目）（除依

法须经批准的项目外，凭营业执照依法自主开展经营活动）。德通物流股份有

限公司组织框架如图1-1。

图1-1湖南德通物流股份有限公司构架图

1.2公司业务开展流程

德通物流股份有限公司业务开展过程中的主要流程如下：

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图1-2湖南德通物流股份有限公司业务开展流程图

从上述流程图中可以看出，基本的流程是德通公司与上下部门交互完成的，

而大部分的流程，是公司内部的流程。然而，即使是只涉及公司内部部门间的

流程，客户的关注度也并未减少。因为德通公司的内部流程，虽然只是直接体

现出德通公司的内部管理，却间接地影响着上下部门子公司的切身利益，进而

影响它们与德通公司的良好合作。

调查发现，对德通公司与客户关系影响最大的就是德通公司的付款流程。

一旦客户付了款，而德通公司因企业内部流程问题未及时按合同执行对下游企

业的付款，下游企业又因收不到货款放慢生产速度或者延迟发货，便会大幅度

地降低客户对德通公司的满意度，进而降低德通公司的销售额及利润。其他流

程虽然也会造成影响，但问题较小。之前德通公司在付款审批流程上的问题在

于：付款流程拖沓，时间长，效率低，严重影响客户对德通公司的满意度。更

有甚者决定改变合作对象，从而使德通公司订单量减少。因此，德通公司的付

款流程急需被优化。

2湖南德通物流股份有限公司付款审批流程现状

目前德通公司有限公司外部付款主要包括集团日常费用开支、税金、固定

资产购置、材料、人工、各类保证金等款项。如图2.1，德通物流有限公司的外

部付款流程主要包括经办人申请、业务部门审核、财务部门审核、总经理或分

管领导审批、出纳付款等环节。

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图2-1湖南德通物流股份有限公司付款审批流程现状图

3湖南德通物流股份有限公司付款审批环节存在的问题

3.1部门审批时间太长

在公司的一些繁琐的老旧的付款审批制度中严重影响了公司付款审批的流

程和时间。相应部门的审批时间太长，造成一级拖一级从而整个付款审批的进

度拖延太久。如表3-1。

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表3-1湖南德通物流股份有限公司各部门审批时间

3.2付款审批流程冗长

目前，德通物流有限公司对集团以及各分公司的费用实行按月预算，其目

的是为了公司做好未来一个月的资金使用规划，为公司正常的运作提供资金支

持。与此同时，决策层领导可以有效判断正常和非正常的支出、预算外和预算

内的支出，从大量的日常管理、宙批中解放出来，把主要精力放在企业的全面

发展、战略规划上面来。因此，很多制度健全的公司在实施预算的同时，对后

期实际使用资金时的审批程序做了相应的调整，简化了管理层对预算内资金使

用的审批流程。因为在进行预算时，预算内的资金使用已经获得了高层管理的

许可。

但是，通过访谈得知，德通物流有限公司在资金使用过程中，并没有充分

发挥预算的作用:对预算内的付款和预算外的付款依然保持同样的审批流程，导

致审批权限过于集中，这并不能把管理层从繁琐的审批程序中解放出来把精力

投放到更有意义的事情上来，同时，也不利于整个外部付款流程效率的提高。

各流程节点的大多数受访者都表示，目前外部付款审批比较严格，审批流程长，

环节多，涉及的人员范围广，加之不是每个流程节点都能得到按时审批，因此

从整体上增加了外部付款业务的耗时。另一方面，部分中高层管理人员表示，

有些金额较小的的款项根本没有必要让他们去审批，只需要告知即可，然而在

目前的付款审批流程中，所有单据的审核千篇一律，没有按照重要性进行精简、

优化。

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3.3新项目资金筹备时间仓促

根据公司的规定，每个月预算完成之后，财务中心资金管理组工作人员会

根据预算情况筹集资金,如果现金盈余,理财专员会选择购买一些低风险的理财

产品，如果现金短缺，则会选择对外融资，满足日常经营的需要。看似合乎常

理的规定，但是在实际操作中往往会出现问题。

资金管理组工作人员抱怨其在接收到的付款申请当中，偶尔会接收到大额

的预算外的支付申请。这些大多是由于新增项目施工而新增的成本费用。遇到

此种情况，资金管理组工作人员往往有两种做法:第一是提前赎回理财产品。此

种做法往往会让公司损失部分投资收益。第二是针对该笔付款对外融资，此种

方法耗时长，程序复杂。

4湖南德通物流股份有限公司付款审批环节优化对策

4.1部门审批时间缩短

德通公司付款审批流程的操作部门、操作人员、操作方式、规定用时（用

时上限）假如说上面的表格还无法让人看出德通公司付款流程的繁琐及付款时

长的冗繁的话，下面的这段分析将让问题更加明晰：从客户打定金，业务部门

业务员提起支付定金至下游供货商，到款项顺利付出，德通公司一个简单的付

款流程需要经过5个部门10个环节操作，规定用时上限累计30个小时，按德

通公司每日上班时长7.5小时计，从提起申请到付出定金，集团公司给出了4天

的时间跨度。而且在极端的情况下，还可能出现用时多于4天的情况，虽然概

率很低。这对于客户来说是不可接受的，因为这表示资金从客户手上转出要在

德通公司内部滞留一周左右，才能流转到下游供应商手中。下游供应商必定是

在收到定金后生产备货或者在收到尾款后才开始发货。这也是导致客户对德通

公司各合同节点中付款流程节点满意度一直低迷的直接原因。

4.2增设加急付款审批流程

设置加急付款通道。目的是为了减少不必要的等待时间或精简不必要的审

批环节，进一步缩短加急付款的审批时间，对加急付款通道的应用，针对不后

的情况会有不同的处理方式:

(1)对于首次申请付款的单据，这种情况主要包括毫无征兆的、需要紧急付

款的单据。经办人在OA系统里填写付款申请单时，需要选择“加急付款”按钮，

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在后续的审批过程中，该付款由请会自动置顶在各审批人的“待宙批单据”列表内，

并通过短信提醒各宙批人及时审批，如果在一定时间内仍然没有审批的，付款

申请会自动到达下一个环节的审批人。一般情况下，在每个审批人所在审批环

节出停留不超过2小时，可保证该笔付款由请在一天之内完成审。批并完成付

款操作。

(2)对于二次付款自请，这种情形主要包括付款由请单错误，驳回修改的单

据。由于二次申请涉及到信息修改，因此需要更加谨慎，把控风险。当金额，

收款人等关键信息错误时，不适用于加急付款通道，需要经办人重新申请，重

新审批。当银行账号、补充资料等非关键信息错误时，由当前审批人驳回经办

人，待修改完善后再重新回到当前审批人继续审批。

4.3审批流程优化

既然从“减少时间”能帮助优化我们的审批流程时间，那么接下来我们就要从

“流程优化”的切入点进行改善。我们通过讨论对比和研究分析，发现原有流程的

问题如下图4-1：

图4-1湖南德通物流股份有限公司现行人员审批付款流程图

（1）流程节点2“资金部专员确认收款”环节为多余环节，因为财务系统

都是统一开放的，在节点5“财务部主管审核”节点上，财务部主管第一可以从

银行系统上查询到款情况，第二可以从资金部交过来的入账底单上看到该笔付

款相应收取款项的情况。在此删除流程节点2。

（2）流程节点6“财务总监审核”环节与流程节点7“总会计师审核”环

节存在重复的地方。不管是财务总监还是总会计师，批复流程的基础都是看资

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金是否到位以及财务主管审核批复情况。而且在财务总监外出或者集团总会计

师外出时，我们都会跳过其中一个环节，采取二选一的形式进行付款审批。而

且集团总会计师也是属于集团副总，流程节点8也是负责业务部门的集团副总

审批，明显存在重复。因此删除流程节点7。

（3）流程节点3“业务经理审批”和流程节点5“财务主管审核”两者不

存在前后关系，流程节点3的进行仅依赖于流程节点1的发起，而流程节点5

的发起只是依赖于款项的收取和合同条款的符合。两者没有前后依赖关系。两

个流程可以由串联式改为并联式同时进行以节省时间，即节点3、4和节点5、6

同时进行。

综上，就德通公司付款流程的讨论分析，德通公司付款流程由原来的串联

模式，进行了删减、优化，改进后流程图如下4-2：

图4-2湖南德通物流股份有限公司付款流程简化后流程图

4.4实施过程监控

我们需要保证的是监督部门的独立性，即不受限于德通公司的其他部门，

特别是付款流程最密切相关的两个部门——业务部和财务部。假如我们能保证

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过程监督的有效实施，那流程进行过程中的问题就能被及时地发现。而唯有对

推进过程中出现的不符合要求的情况及时做出分析，进行适时调整，才能持续

不断地推动流程向前发展。查明和监督流程的实际操作，将这些操作和一开始

拟定的计划进行比对。如果在过程中出现和原计划不相符或者进度严重拖后时，

立刻采取必要措施。自始至终地跟进措施的实行。过程监督人员