湖南捷坤门业有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南捷坤门业有限公司简介...........................................1

2湖南捷坤门业有限公司的付款审批流程现状.............................1

2.1采购货款的经营性支出的付款审批................................1

2.2费用报销支出的付款审批........................................2

3湖南捷坤门业有限公司付款审批流程中存在的问题.......................3

3.1采购货款支出的审批流程存在的问题..............................3

3.2费用报销支出的审批流程存在的问题..............................3

4湖南捷坤门业有限公司付款审批流程优化方案...........................4

4.1湖南捷坤门业有限公司采购货款的付款审批流程优化设计............4

4.2湖南捷坤门业有限公司费用报销的付款审批流程优化设计............5

5小结...............................................................6

参考资料.............................................................7

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湖南捷坤门业有限公司付款审批流程优化设计

1湖南捷坤门业有限公司简介

湖南捷坤门业有限公司创建于2013年7月，是一家专业从事消防工程施工

和消防产品生产、安装及服务于一体的现代化企业。公司的注册地为浏阳市环

保科技示范园，公司的注册资本为1357万元人民币，公司地址位于长沙市浏阳

市镇头镇双桥村环保科技示范园内，占地75亩，厂房使用面积近4万平方，公

司的经营规模为100-499人。该公司主要经营防火材料的生产；耐火材料制品

制造；消防设施设备维修、保养；消防检测技术研发；五金、家具及室内装饰

材料零售；防火材料、消防设备及器材的批发；耐火材料、人防工程防护设备

的销售。目前，公司业务版图以湖南为中心，不断向广西、广东、湖北、云南、

贵州等省份辐射。湖南捷坤门业有限公司坚持“科技领先、持续改进、顾客至

上、服务优质”的方针，使公司的防火产品在各项防火工程中创造出良好的经

济效益和社会效益。

2湖南捷坤门业有限公司的付款审批流程现状

湖南捷坤门业有限公司目前需要付款的业务共有四类，分别是经营采购付

款、费用报销付款、筹资活动付款和投资活动付款。其中最主要的付款业务是

经营采购付款和费用报销付款，它们办理的业务流程也可以分为俩大类:一是公

司的采购货款的经营性支出的付款审批；二是公司的费用报销支出的付款审批。

2.1采购货款的经营性支出的付款审批

这种付款审批方式是由采购员填写采购订单，对应的供应商传递来付款申

请书，经采购负责人、采购部门主管审批和产品线负责人审核后传递至公司的

财务部门，由财务部门负责人审核后再传至总经理处，然后由总经理审批，审

批后出纳人员安排付款结算。

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图2-1湖南捷坤门业有限公司采购货款支出的审批流程图

2.2费用报销支出的付款审批

这种付款方式是由部门负责人审批单据是否齐全，不齐全则返回经办人，齐

全则传递至下一级由财务部审核，审核不通过返回经办人，审核通过传递至行

政办公室审核，然后给总经理签字，最后由出纳审核付款。

图2-2湖南捷坤门业有限公司费用报销支出的付款审批流程图

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3湖南捷坤门业有限公司付款审批流程中存在的问题

3.1采购货款支出的审批流程存在的问题

3.1.1付款审批流程冗长

从湖南捷坤门业有限公司支付采购货款的付款审批流程来看，付款申请书

是由供应商先传至公司的采购部门，在采购部门经过两次审批后，再传递至产

品线负责人，然后传到公司的财务部门，最后再交给总经理审核。由此可以看

出，公司的付款申请单基本上要经过4-5个人签字，一张付款单要4-6天才能

完成签字审批，付款周期长，会削弱责任感。而且由于前期审批流程和付款周

期拖长等原因，造成大量付款申请单集中在一起支付，财务部门在这段时间工

作压力突增，容易出现工作失误，发生漏付的情况。这样无法及时获取各单位

的资金需求，对资金的安排会带来一定的影响。

3.1.2未设置不同账期的货款的付款审批流程

湖南捷坤门业有限公司对于不同账期的采购货款的付款申请没有进行具体

区分，这样容易导致对供应商的账款支付不及时，给供应商正常的生意运营造

成沉重的资金负担，同时，会对公司的信誉造成不利影响。若公司信用受损，

供货方将谨慎对待公司的购货要求，购买方也需要重新考虑是否预先付款，当

公司资金紧张时，这无疑是雪上加霜。公司运营过程中一定要严格执行付款审

批程序，控制货款的归还，避免失信问题对公司经营造成威胁。

3.2费用报销支出的审批流程存在的问题

3.2.1审批工作流程不合理

在湖南捷坤门业有限公司费用报销的审批流程中可以看出，公司的费用报

销审批流程节点过多，增加了工作量，且把不相干的部门或人员也纳入了审批

流程，这种情况一般会导致部分节点的审核内容和审核责任不明确。这种审批

流程会使工作效率降低，影响公司管理，不利于实现高效的工作目标，长此以

往，会对公司的长期发展不利。

3.2.2审批权力过于集中

目前湖南捷坤门业有限公司的付款审批实行的是层级负责制，对管理事项

的审批，按程序办理，实行层级审批。即总经理审批的事项，由部门负责人认

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真分析进行初审，送财务部审核，报总经理审定。这样一来，审核的最终权力

集中在总经理手中，若总经理被烦碎琐事拖住，缺少时间去思考，则容易导致

审批过于滞后等问题的出现。

4湖南捷坤门业有限公司付款审批流程优化方案

4.1湖南捷坤门业有限公司采购货款的付款审批流程优化设计

图4-1湖南捷坤门业有限公司采购货款付款审批流程图优化图

优化后的采购货款付款审批流程可以分为俩大类：一是预付货款付款审批

流程，二是月结货款付款流程。首先由采购员填写付款申请书，再判断是否属

于预付货款，若属于则走预付货款审批流程，由财务部审核后传递至总经理处

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进行审批，再通知出纳付款，最后跟催发票进行入账处理；若不属于，则走月

结货款付款流程，先由财务部进行审核，再根据合同上约定的月结付款时间到

期生成付款单，若发票上金额小于20万则直接付款，若发票上金额大于或等于20

万，则要经过总经理审批之后再通知出纳付款，最后入账结束。

(1)该流程图对付款审批流程进行了简化，原来货款支出付款需要4-5个人

签字审批，现在只需要1-2个人进行审批，而且，对于月结付款，金额小于20

万直接支付，超过的则由总经理审核后出纳进行支付。这样大大减轻了财务人

员的工作量，进一步优化了公司的资金付款流程，压减各付款环节工作时限。

(2)对付款审批流程根据不同账期付款方式进行差异化设置，将它分为月结

付款审批流程和预付货款审批流程，这样可以保证供应商货款支付的及时准确，

获得供应商的信任感，明显提高供应商的满意度和深入合作意愿。而且，月结

付款交易时间非常快捷，便于管理和对账，还可以节省资金，减少沟通成本；

预付货款则是让客户减少货款的压力，帮助对方解决资金上的困难，给对方一

个定心丸，使之更有条件适当履行合同。

4.2湖南捷坤门业有限公司费用报销的付款审批流程优化设计

图4-2湖南捷坤门业有限公司费用报销支出的付款审批流程优化设计图

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优化后的费用报销付款审批流程:首先是由业务经办人整理并粘贴原始票

据，填写费用报销单，若报销金额在5000元以下，则由部门主管审批后直接通

知出纳进行付款；若报销金额在5000-1万元之间，则由部门主管审批后将报销

单传递给财务总监进行进一步审批，再通知出纳付款；若报销金额在1万元以

上，则需要进行三步审批，先由部门主管审批，再由财务总监审批，最后由总

经理进行审批后通知出纳审核并付款。

(1)优化改进后的流程图根据公司管理中的权责分配原则，落实权责利相统

一的方针，精简审批节点，按金额的大小将费用报销支出分为三级，不同的级

别由不同的人员进行审批，级别越高，则需要审批签字的人员等级越高。这样

能确保每一个审批节点的人出具相应职能的专业意见，承担相应的责任，而无

需承担责任的人无需审批，不把不相干的人员纳入审批流程，明确分管领导和

各部门管理事项的审批权限，落实审批责任，使之顺利流畅更适应实际工作，

让流程中的每个节点都像螺丝钉一样拧紧固牢，真正做到避免让流程流于形式，

提高工作效率，实现公司长远发展的目标。

(2)对于金额低于1万元的费用报销支出，不需要经过层层审批后再传递至

总经理处进行最后的审批，而是直接由相应的部门主管和财务总监进行审批后

直接通知出纳付款；对于金额在1万元以上的费用报销支出则需要进行三次审

批，将审批的最终权限抓紧在总经理的手中。优化后的费用支出付款审批流程，

不仅紧密围绕规范管理的思路，进一步下放付款审批权限，尽可能对下级部门

充分授权，提高办事效率，还同时兼顾了效率与风险的平衡，将金额较大的支

出最终由总经理来审批可以预防一定的风险，使公司的利益得到保障。

5小结

该毕业设计主要分析了湖南捷坤门业有限公司付款审批流程的现状及其所

存在的问题，并据此提出相关的优化方案，解决公司付款审批流程中目前所存

在的一些不足，使公司的付款审批流程更加的贴合实际工作。在进行优化设计

之前，公司的付款审批流程过长且工作节点过多，不利于公司的长远发展，而

优化之后，公司的付款审批流程不仅得到了简化，还兼顾了效率与风险，在进

一步明确审批权限和责任的同时，提高了工作效能，促进公司的可持续发展。

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参考资料

[1]石晓.C公