财务会计工作手册

北京萌蒂制药 目录 组织与方法 第3页＊＊＊＊制药有限公司会计工作手册2005年10月18日＊＊＊＊制药 目录 会计工作手册目录 页码 部门组织 3目标 4工作职责 6工作程序 9会计档案管理 12培训 13附件1.会计核算系统 14附件2.会计科目代码表 46＊＊＊＊制药 组织结构 会计工作手册组织机构图财务部组织机构图IT主管内控主管财务经理财务总监IT主管内控主管财务经理财务总监资金会计（出纳）信用控制会计员成本会计会计主管资金会计（出纳）信用控制会计员成本会计会计主管＊＊＊＊制药 工作目标 会计工作手册2.目标为使财务部职员能人人对企业的经营活动进行分析,人人按企业的财务制度进行控制,最终达到使人人参与管理的总体目标,财务部的工作将在二零零六底前完成以下目标:会计基础工作的标准化和系统化按国家标准和企业管理的需要,设立完整的会计科目体系使整个会计系统数字化,为会计电算化打下基础帐务处理程序简单化和规范化,提高处理效率加强财务部的内部控制职能,规范内部控制程序电脑技术的应用将繁重的数据处理工作置入电脑应用程序,减少花费在低产出事务上的工作时间提高财务人员的电脑应用技术,做出高质量的分析报表结合电脑职员和财务职员于一部的优势,帮助可能的部门将数据工作电脑化内部控制制度的完善评估现有的标准操作程序并进行必要的改进和完善通过分析,加强对企业管理弱点环节的控制加强与相关部门的沟通,培训相关的人员,使制度执行部门理解和接受标准操作程序建立完整的报表分析体系按中国的会计准则建立系统的中方报表包,以满足合资中方和主管政府机关的信息需要按美国的会计准则建立系统的美方报表包,以满足合资美方的信息需要按管理会计的方法建立系统的管理报表包,以满足内部管理层的信息需要预算体系设立完整的预算体系,使年度预算制度化通过对日常帐务的处理,提高对未来经济业务的预测能力利用专业优势,支持和培训非财务管理人员合理进行有意义的年度预算严格执行已批准的年度预算,使公司顺利按制定的年度目标迈进专业知识不断更新财务人员的专业知识,努力跟上会计发展的需要及时掌握国家最新的财务/会计/税收等有关方面的最新政策,为公司获益于新的政策出谋策划努力理解各部门的职能及运作,更好地配合各相关部门的工作＊＊＊＊制药 工作职责 会计工作手册3.JobDescriptions财务部划分工作职责的原则是:人人有工作,工作必负责每位员工均应在规定的时间内完成规定工作职责范围内的事务,同时工作中应体现团队精神,精诚合作,互相帮助.Cashier&Secretary严格公司收付款制度,及时收付现金及银行存款管理现金及银行存款日记帐定期编制(月度和年度)现金流量分析报表负责公司与银行之间的联络兼任财务总监的秘书CreditController严格公司的发货程序,控制客户的信用限额编制超信用限额发货特批清单及时正确开具销货发票保持与销售行政的沟通,维护客户档案管理各类应付税款,及时掌握税务政策兼任财务经理的秘书AccountingClark严格审核销售及市场代表的费用报帐,及时发放代表款项负责核算销售代表的个人借款,控制个人欠款坏帐负责销售及市场费用预算的实施管理其他应付款帐务提供有效的销售运作分析报表,支持销售内部管理CostAccountant及时正确结算各类存货的价值,控制期末公司的存货量正确核算各产品生产成本核算公司的应付帐款及其清算负责职员各类工资及奖金的核算负责管理费用,研究及发展费用的核算负责产品价格的申报或调整AccountingSupervisor维护应收帐款数据库,正确核算销售发票及客户回款编制客户超90天欠款黑名单管理各类预付及预提帐务管理和合并各类凭证数据库编制和审核月度试算平衡表核算内部公司往来按外方的要求准备各类分析数据FinanceManager负责总帐及各类递交给中方的报表负责与政府各部门的联络审核会计记帐凭证,监督各类程序的实施负责各类财务部内部事务InternalControlSupervisor起草公司各类财务制度及监督其实施管理固定资产数据库,核算资产折旧严格执行公司对客户的奖励政策,审核发放给客户的各类奖励审计财务部内部操作程序的执行InformationTechnicalSupervisor负责公司计算机设备的管理和维护负责公司各部门新软件评估及实施帮助相关部门开发需要的小应用程序培训公司职员对通用软件的操作技能FinanceDirector将繁重的数据处理工作置入电脑应用程序,减少低产出的工作时间制度公司的长短期计划设置公司内部运作程序,提高公司运作效率建立公司全面预算体制,提供公司各部门的损益观念优化会计核算,做出高质量的会计报表策划公司的资金运作,提高资金使用效率培训财务职员,提高财务人员分析报表的质量策划管理报表,支持管理决策负责中外会计帐务处理的调整ReportingProcedure财务经理,内部审计主管和信息技术主管将直接向财务总监汇报会计主任同时向财务经理和财务总监汇报其他财务员工向财务经理汇报＊＊＊＊制药 工作程序 财务组织与方法4.WorkingProceduresEntryProcedure(UpdatedonJuly29th,2000)Figure2:AccountingEntryFlowchart原始凭证递交者原始凭证递交者编制会计凭证相关责任会计原始凭证相关程序校验数据正误校验否是财务经理/总监审批是否收付款凭证?是出纳收付款,记帐存档否相关会计记帐存档月度结帐程序图3:月度结帐流程图月度结帐日(25日)月度结帐日(25日)资产负债表项目有有否调帐?否损益表项目月度现金,存货及往来单据的收集和回顾确定月度资产负债项目均已入帐月度发票,费用,预提及代摊的回顾确定月度损益项目均已入帐汇总会计凭证成当月数据库,各会计复制编制月度试算平衡表,各会计帐户与试算平衡表核对编制月度各会计报表月度会计报表的时间要求:报表销售快报应收款三大报表资产负债损益及工业分析报表月度财务意见全套报表时间(工作日)135678年度结帐程序图4:年度结帐流程图年度结帐日(31日)年度结帐日(31日)年终存货盘点(31日)实施月度结帐程序编制年度各会计报表年度结帐事项通知(12月1日)按美国会计准则编制调帐分录个人借款余额证实年度会计档案整理年度审计年度各大项开支的回顾及预提总结年度结帐时间安排:事项年结事项通知结帐日,存货盘点结帐时间美国准则调帐年度审计时间12月1日12月31日1至10日11至12日16日开始＊＊＊＊制药 会计档案管理 财务组织与方法5.会计档案管理会计档案是一种非常重要的信息资料,按会计法的规定,一般的会计资料都要保留15年以上,重要的会计资料更是永久保留.会计档案的分类随着计算机的发展,会计档案可以简单分为硬档案和软档案两种,硬档案是用纸张保存的档案,这是档案管理要求最基本和安全的方式,软档案是存放于计算机各栽体,必须通过电脑软件才可以查阅的档案资料.硬档案方便易查,不易修改,但所需空间较大,软档案不太安全,虽存储量大,但需要借助电脑软件方可查询.按内容划分,会计档案可分为以下几类:会计凭证会计帐簿会计报表内部程序国家相关法规预算资料工作档案会计工作是一项非常严谨的专业工作,且公司的经济信息大部分都在本部门.在我们的日常工作过程中,几乎时时刻刻要使用上述档案,因此,每一岗位都应建立自己的工作档案,以便需要时随时可以查阅,减少工作中盲目查找资料或盲目向人询问带来的低效率和低准确度,同时财务人员在向内部相关人员提供信息服务,质询疑问业务或回答有关人员经济问题时,也将做到准确及时,并体现一种专业人士的工作作风.会计档案的管理会计资料一般认为具有较高的保密性,如凭证,帐簿,报表及预算资料,对内对外均属于机密,不宜公开,但是作为公司运作的内部程序,对需要其执行的人,必须设法让其理解,才能达到让其执行的目的.对于向董事会或管理层报告的信息,应该说必须全面揭示,提供所有可以让其了解公司运作的档案.对于项目性的档案,应该建立一套独立完整的档案,由执行人管理,对专人开放.＊＊＊＊制药 培训 财务组织与方法6.培训公司鼓励职员积极参加各种有助于工作的在职短期培训,培训的范围可以是专业方面的,计算机技能,或英语技能.同时公司亦有意以下列方式促成职员的培训:内部培训公司将举办各种内部培训,如英语培训,计算机培训都已在公司举办过,财务部也有计划进行专业方面的培训,这种培训可能是:年度针对公司会计运作的培训预算制定及实施培训针对某一会计问题的研讨会外部培训外部培训不包括长期或昂贵的学期培训,而是短期(两三天以内)的外部专题培训,如安达信事务所举办的国际会计比较培训等,公司将注意这方面的培训信息,大家也可以注意并申请参加这类培训.考证培训考证培训亦仅限于专业考证,其他如计算机或英语考证,公司鼓励但不承诺费用的报销.专业考证目前有以下普遍的几种:会计专业职称考试注册会计师考试会计证年检培训会计继续受教育培训这些考试必须以考试成绩合格为标准.＊＊＊＊制药 会计核算系统 财务组织与方法7.附件–会计核算系统会计核算系统设置基础每个企业的成立,都必须设置一套会计核算系统来处理企业的帐务,所以一定的会计系统是为一个特定的企业服务的。帐务处理的总体设想作为一个中外合资企业,其会计处理一方面必须符合中国的会计准则和政府的政策,另一方面又必须满足国际会计准则的基本要求,以及中外双方投资者的需要,所以一套良好的,完备的会计核算系统的设置,必须具备:符合政府政策及国际会计准则,满足公司管理及合资双方需要具有良好的管理控制程序完整的帐务体系及恰当的帐务分类快速,准确的电子数据处理为各级不同管理层次提供各类分析报表能按国际会计准则报告财务成果帐务处理流程帐务处理无外乎是将发生的原始业务信息生成必要的报表,其中经过一定分类,分析处理过程,这种过程用图示方法表述为图5会计人员素质的配合要求(会计知识)会计人员是整个会计系统运行的直接操作者,从事不同会计作业的会计人员,应具备相应的分析判断及处理会计事务的能力一级操作—出纳及数据录入应具备必要的辨别能力,使基础数据在进入会计系统处理前做到准确无误二级操作—凭证制作必须具备分析每一经济信息的能力,将其按规定的信息类别,适当划分制成会计凭证。三级操作—帐户维护必须具备对某类帐户或某一帐户的分析判断能力,对某一帐户作出分析评价,维护帐户记录的恰当性、准确性。四级操作—报表清楚帐户之间的勾稽关系,帐户之间相互影响的程度,对帐户结果进行分析,提出意见,并能按有关部门的要求,做出相应的报告。公司结构的认识一个正规的国际性的公司,其形成的过程,必然是一些组织、管理等结构的形成过程,这些结构一经形成,便成为公司内部控制,帐务处理及分析的基础之一。因此,认识这些结构非常重要。公司的成本中心结构-图9公司产品结构-图6公司销售结构-图7公司产品销售流向-图8作业循环的划分及其控制公司在形成各类结构的同时,亦会制定一定的业务运作程序,来控制内部业务的运作,这些运作程序便是帐务处理辨别业务性质及相关内部控制的基本原则之一。(另一原则是国家法规)在会计上,这些循环的控制及监督表现为对循环过程中的文字记录或单据的审核。(参阅公司有关控制程序,国家的有关法规)需要指出的是,现代会计在参与管理的过程中,担任着非常重要的角色–监督和控制直至决策,因此,会计人员应严肃自己的工作,努力理解面对的每一笔经济业务,作好每一笔分录.(参阅附图9–图13)采购及付款循环随附单据:请购单、合同(订购单)、(增值税)发票、收货单。重点项目:适当授权批准、比价原则、供应商信息、数量、金额、付款要求、质量意见。收料及发料循环(包括产成品)随附单据:入库单、出库通知、出库单(发料单)重点项目:授权批准、合格鉴定、数量、去向单位信息。生产循环随附单据:生产批号通知、产品完工单、能源动力消耗单据。重点项目:签发部门人员、时间、数量、消耗确认。销售及收款循环随附单据:销售合同、发货单、发票、收款通知。重点项目:客户信用信息、数量、单位、金额、产品、销售队伍。

图5:会计核算流程财务管理及会计责任原始凭证及会计凭证的合法审批收付款项(收付款凭证)计算机技术应用会计信息的归类财务管理及会计责任原始凭证及会计凭证的合法审批收付款项(收付款凭证)计算机技术应用会计信息的归类登录恰当的帐簿会计信息的二次归类帐务的试算平衡及调整完整的资产负债及损益信息为特定的数据寻找支持分析资产负债或损益的相关信息从专业及管理角度提出财务意见重大会计信息的特别表示为个别管理决策提供数字依据会计处理及责任原始单据有效性审核内部控制程序审核资料的会计属性判断及分析编制会计凭证销售发票销售记帐凭证应收帐款资产负债表-应收款帐龄分析表欠款客户黑名单举例原始资料编制会计凭证会计帐簿基本报表分类分析报表特别报表流程预算申请,借款及报帐循环随附单据:借款单、报帐单。重点项目:授权批准,期间预算匹配,金额,报销与借款,预算申请相符。会计系统的计算机化(电脑会计)会计系统的电算化是利用计算机来进行帐务处理,使人从复杂的帐务计算中解放出来,同时计算机程序化的计算过程,也比人工计算来得准确,商业化的电脑软件更是在系统安全方面得到保障.因此,电脑会计必将取代手工记帐.代码设计计算机发展到今天,其最大的特点,就是能又快、又准确地帮助人们处理各种各样的工作。在其处理这些工作的过程中,充满着各种各样的数码链接工作.任何商业化的软件,都是利用各种代码来完成帐务处理的工作,所以,代码设计尤为重要。代码的种类在会计计算机化的过程中,最重要、最基本的代码可以有:会计科目代码帐户分析代码换算控制代码凭证类别代码用户身份代码会计科目代码设计国标码-总帐科目代码根据企业会计制度及财税的要求,合资企业会计科目及代码必须按照国家颁布的制度执行,这个制度规定了总帐科目及其代码的设置,一律以四位阿位伯数字构成,并分成资产、负债、权益、成本、损益五大类。国标码是会计科目代码设计的基础代码。明细科目代码明细科目代码的设计亦需遵循一定的原则,如可以规定所有的总帐科目都有明细科目代码。明细科目代码的构成原则,二级科目代码是在国标码后加适当的数字或字母组成;三级科目代码是二级科目代码后加适当的数字或字母构成;依此类推。每一个商业化的会计系统的每个明细科目都允许有限个代码位数,如10位。各级代码关系根据帐户的归集原理,上一级帐户都是由下一级帐户所构成,所以,会计系统可以规定有下一级帐户的帐户不登记任何帐项,这级帐户,只限于归集使用。分析代码根据企业内部管理的需要,会计系统除设置科目代码外还可以设置辅助代码来帮助会计人员对经济业务进行各种不同的分析.因软件的差别,各商业软件在处理这种分析时的设置均不一样,有些甚至不具备这种功能.增加这种功能可以有如设置分析代码,让用户对每一会计科目甚至每一经济业务进行分析。帐项分析代码帐项分析代码是用于分析每一项分录而设计的,有些帐项,我们除要分析其属于某一会计科目外,还可能有更特殊的要求,如反映成本中心,或反映服务的产品等,这样在节省会计科目的同时,就可以设置成本中心代码,产品代码等来满足这些要求.汇兑代码汇兑代码是将一些与人民币金额有关的数字,经过一定的换算关系后使其为人民币的金额(人民币为法定记帐本位币)。货币的兑换货币的兑换是将外币的金额兑换成人民币的金额,其兑换率将在汇兑损益中说明。数量的兑换数量的兑换,是将货物的数量与它的单位价值,换算后变成人民币的金额,这种兑换在销售产品及存货核算中极为重要.凭证代码本代码将在凭证制作中详述。基础代码和主要代码的设计基础代码基础代码是组成其他代码的重要部分。省份代码使用省份代码,是因其为国家的行政区域划分,具有较强的固定性,因此,在分析地理位置时,使用省份代码可以使数据在地理位置上具有可比性.省份代码的设计,是按省份名称的汉语拼音的第一个字母构成,并仅取前二个字的第一个字母,如果出现相同的组合,便放弃第一个字的第一个字母,取这个字的第二个字母,但有例外:山西-SX陕西-AX因为这两个省的所有拼音字母都相同,故特殊处理。省份代码是构成客户代码及城市代码的基础码。部门代码–成本中心代码部门代码的设计,由图2看出,由2位数组成,第一位表示组织结构中心,第二位表示组织结构中心的下属部,第三位表示部内的各功能组,顺序编排,部门代码是分析代码中的独立杩,又是组成职员代码的基础码。重要代码客户代码的设计,是按省份编排的,前两位数表示省份,后三位数是省内客户顺序排列,共五位数。产品代码产品代码亦由五位数组成,前二位表示产品的类别,如普药类,特药类.第三、四位表示产品的品种,最后一位表示产品的规格。职员代码职员代码由五位数组成,前二位表示部门,后三位表示部门内的职员,顺序排列。城市代码(暂未启用)由五位数组成,第一、二位表示所属省份,第三、四位是该城市的汉语前两个字拼音的第一个字母,最后一位是由第三、四位决定的,如果第三、四位相同,则第五位从1开始顺序排列。成本费用明细科目代码本类科目的代码因项目相似,故设计时考虑到统一原则,详见分析代码A1。代码设计的优化为便于记忆及输入方便,设计代码时,尽可能将相关联的代码集中考虑,统一设计,使代码的组合优化。凭证制作一般说来,从原始凭证到会计记帐凭证的过程,是难以用电脑来完成的,因为,这其中需要复杂的按会计要求对原始资料进行分类分析,除非会计系统按原始资料的性质来设置代码.所以凭证的制作,对于会计人员的工作来讲,最为重要。凭证的种类根据公司现有的情况,会计凭证分为4类现金记帐凭证-PV银行记帐凭证-BV销售记帐凭证-SI转帐凭证-GJ注:(1)当某一业务同时涉及现金及银行存款科目时,只填制现金凭证,不填制银行存款凭证。这种做法与”只填付款凭证不填收款凭证”不相符,其原因是我们按现金和银行分别设置了凭证代码,而不是按收款付款设置代码.(2)所有调帐凭证,一律填制转帐凭证。凭证的要素凭证由以下要素组成:凭证类别制作人凭证号码帐项期间帐项日期分录凭证类别只需标明其代码即可,参考2.2.1。用户身份(制作人)注明每张凭证的制作者,即会计系统规定的身份代码.凭证的编号(帐项参考)。现金凭证的编号现金凭证由10位数组成每月从001号起连续编号P×××××××××每月从001号起连续编号日期日期月份月份年份年份现金凭证编号符现金凭证编号符银行凭证由10位数组成,除第一个字母为B外,其余同现金凭证的编号规则销售凭证销售凭证的号码等同于销售发票的号码,包括发票号码前面是“0”的数字转帐凭证由8位数组成左斜杠年份月份每月从001号起连续编号G×××××××左斜杠年份月份每月从001号起连续编号月份月份年份年份转帐凭证编号符转帐凭证编号符凭证(帐项)期间××/××凭证(帐项)日期年份××/××/××年份月份月份左斜杠左斜杠左斜杠左斜杠日期日期分录每一笔分录都由以下要素组成:行号摘要帐号帐户汇兑代码汇兑金额汇率金额D/C(借/贷)分析代码T1—T6行号每张凭证的行号自1起连续编号帐号/帐户根据业务发生的性质,判断应属于哪一个会计科目,对照会计科目表找出帐号填入,输入时,科目会自动显示。汇兑代码/金额/汇率填入需要汇兑的货币或数量单位代码,及原数额,单位数额换算成人民币的比率。金额–记帐本位币即人民币金额,需要换算的,填入换算后的人民币金额。D/CD=借C=贷分析代码T1—T6帐项分析代码,每笔分录,根据业务分析的需要填入,不需要的请不必填写。借贷相等原则根据会计准则,每张凭证都必须做到借方等于贷方,否则,是一张不合格的凭证,不可以输入计算机。凭证归类装订当同类凭证归类后达到一定数量时,统一理好,将凭证列表装订在封面后,同时附上科目汇总表,便于日后查阅。帐簿设置会计电算化中,帐簿无需用手工方法登记,而是通过电脑系统的帐簿打印功能将帐簿列印出来,因此,帐簿的设置是在电脑中一次完成的.在目前北未购买电脑软件而应用EXCEL进行帐务处理时,帐簿最多仅设置到二级科目,这是因为财税的要求.年底亦可以将EXCEL数据库中的分录按会计科目打印出来.财务报表财务报表按报送的对象不同,可以分为以下几类:法定报表法定报表即法律规定合资企业需要报送的报表,这一报表是定时向财税局,行业主管局以及中方报送规定的报表,包括:月报目前,中国的合资企业仅需报送以下月报:资产负债表损益表年报中国的合资企业年报必须经过已在中国注册的注册会计师以会计师事务所的名义审计,方为有效.其报表的组成包括:资产负债表损益表现金流量表报表说明目前,有些地方亦需要报送季报,其报表与月报基本相同.外方报表合资企业的外方一般会要求报送报表,而报表的内容则因外方的企业性质及管理方法决定,因此,每一合资企业报送外方的报表均不完全相同,其格式也因外方所在国家及外方的报表习惯而各有差异,但基本报表也不外乎资产负债表,损益表,现金流量表,或增加一些上述三个报表的子表,如内部公司往来–外方合并子公司报表时需要对冲损益和往来.管理报表管理报表是报送给公司管理层或相关部门,用于内部管理目的的报表,因此,管理报表完全取决于企业的管理需要.一般较为完整的管理报表包其内容可分为:财务意见及说明对于报表期内所发生的特别事项从财务角度发表意见,或管理关心的事件说明其发生的前因后果,让管理人员尽可能了解企业的运作,以采取进一步必要的措施.基本报表基本报表也不外乎资产负债表,损益表,现金流量表.资产负债项目分析报表即对资产负债项目作一定程度的进一步分析,如应收帐款帐龄分析表.损益项目分析报表即对损益项目作一定程度的进一步分析,如分区销售分析表,管理费用分析表等.工业分析报表即对既未在资产负债项目中分析,又不在损益项目中分析,而是发生在工业制造过程,间接影响企业的经营业绩,如生产费用分配率分析,产量分析等.试算平衡表其实,会计工作本身有一种非常主要的报表-试算平衡表,这种报表类似科目汇总表,也是将月度所有科目的借方发生额和贷方发生额及期间发生额,以验算借方发生额等于贷方发生额,或期间发生额为零.期末结帐的前期工作及所有报表的准备工作,都可以从本表着手.会计核算及科目详解本段所要解释的是系统设计过程中,所考虑的科目核算方法及范围。凡详解中未谈及的科目核算,请参阅有关教科书和法规.货币资金货币资金的核算包括现金及银行存款,在＊＊＊＊的会计实务中,请注意以下核算特点:外币的核算外币可能涉及美元,港币及英镑,所有这些外币,在核算时必须两种货币同时核算,其汇率的确定,参见汇兑损益说明。现金业务分析货币资金核算时,必须分析其收支的性质(T5),这一目的是为了分析公司的现金流量并快速生成现金流量表。公司信用卡信用卡存款也是银行存款的一种特殊形式,因此,以公司名义办理的公司信用卡,应计入”银行存款-公司信用卡”进行核算。应收帐款及销售帐户的分析及特性应收帐款具有下列特性:按客户设立有固定的区域性有一定的信用限额及信用期限销售必须分析销售产品销售代表区域客户凭证的要求凭证附件销售凭证必须附销售发票及发货单.同时销售确认的标准亦将统一为货物已经发出.完整凭证在制作销售凭证时,结转成本的分录应同时反映,这种做法是为今后可能需要的分区或分客户,分代表的损益表打下基础.现金销售在与客户进行现金销售时,销售凭证的制作亦要通过应收帐款,这种做法是为了使公司与客户的经济业务可以完全在与客户的往来帐–应收帐款中得到全面反映.坏帐准备坏帐处理在中国会计准则和国际会计准则中存有差异,中国的会计准则规定,坏帐的计提按一定的应收款比例(如3%),或逐个辨认(如欠款超过2年经批准或取得客户破产证明).国际会计准则无确切数字的规定,而是按谨慎原则,根据普遍接受的原则,确定坏帐损失,如:超过90天的应收款为有疑问的欠款(疑问未解决时不能继续发货)超过2个90天的欠款–即180天为坏帐因此,坏帐准备的帐务处理,在中方会计转为外方会计的帐务处理时需要调帐其他债权其他债权包括预付款项和其他应收款项,在本公司的设置中,其核算范围分别为:预付款项预付款项核算各类性质的预付,主要有:预付货款预付货款用于核算采购行为的预付,包括购买材料,购买固定资产等.预付费用预付费用用于核算支付损益性开支的预付,包括预付管理,销售或财务等各项明细费用.预付押金预付押金用于核算各类现金抵押行为,该款项将于抵押期结束后归还公司.其他应收款其他应收款主要用于核算公司职员的借款,包括:个人备用金按照公司备用金的规定,需要经常性为公司业务支付现金的职员会持有备用金,本明细科目用于核算该备用金.职员临时借款职员为公司业务需要临时借款时,将在本科目核算.预付款项和其他应收款的区别预付款项是指款项支付的单位和性质确定,可以通过银行将款项支付对方,或虽以现金支付,但可以取得对方收款凭证(非个人).其他应收款是指用现金支付,被支付方不确定或不能注明,只有通过该付款职员才能跟踪的付款.预付款项和其他应收款都是通过公司职员将款项付出,所不同的是预付款的风险承担方是公司,而其他应收款的风险承担方是职员个人.因此,款项预付时尽可能通过银行,以降低职员的风险,同时,职员亦应严肃款项支付,以减少坏帐损失.存货存货是公司拥有,并用于加工或出售的货物.存货的分类原材料公司购买用于加工成产品出售的材料,包括原料,辅料和包装材料.产成品可以直接用于出售的存货.在产品处于生产加工阶段,存放于生产车间的存货.存货的计价原材料以实际成本计价.其组成部分包括购买价,保险费及储运开支–即所谓的CIF.发生的市内运费及装卸费应计入期间费用.期初结余金额+本月购入金额计算公式:期初结余金额+本月购入金额期初结余数量+本月购入数量 材料发出单价=期初结余数量+本月购入数量在产品和产成品的计价因其含有费用分摊,故将在成本核算中详述.存货的报废存货属于流动资产范畴,流动资产的报废必须取得当地主管财税局的批准,同时,财税机关可能需要监督报废过程.因此,在制作报废凭证时,应附有关的批准凭证.固定资产固定资产的定义使用年限在一年以上,单位价值在人民币2,000元以上,为企业的生产或管理服务而不是用于出售的实物资产.固定资产的分类及折旧国家会计法规对于固定资产有一个明确和完整的分类,根据这个分类,＊＊＊＊的固定资产将作以下划分: 大类 折旧年限建筑物 20年机器设备 10年生产设备维修设备化验设备仪器仪表非生产设备电子设备 5年计算机及附属设备办公用电子设备通讯设备家具及用具 5年汽车 5年计算机软件 5年有些类别目前＊＊＊＊无任何资产项目,如建筑物和软件,但系统设置时作为一种考虑,亦将其列出.固定资产折旧＊＊＊＊采用的固定资产折旧方法为直线法,折旧年限如上3.5.3所列.按照国家规定,固定资产在使用后会有一个残值–原值的10%和清理费,但是作为固定资产的软件,其使用后则不会有任何残值和清理费在建工程在建工程一般列入固定资产核算范畴,因为工程的建设目的一般为形成固定资产,工程结束后转入固定资产的一定类别进行折旧.但公司在发展的过程中会发生各式各样的工程,在我们的实物中,凡是工程都将在在建工程中核算.在建工程的结转工程结束必须有一个清楚的标记,如验收合格单,因此工程的结转应以工程结束的标记为依据,结转时可确保所有工程开支均已计入工程成本.在建工程的折旧(或摊销)工程的摊销应以工程投入使用为依据,在实际帐务处理中,当工程未完全完工时便投入使用时,应预提工程成本和预提折旧,或部分结转工程(同样要有工程部分完工证明),因此,工程结转和工程摊销在时间上可能不完全一致,但其在帐务处理上的原则是完全一致的,即找到工程结转的证据和工程摊销的证据,证明帐务处理符合谨慎性原则和权责发生制.其他资产除上述资产外,资产中还有无形资产,开办费(含开办期汇兑损益)和其他递延资产(或损失).无形资产＊＊＊＊的合资双方均未以投资的方式投入无形资产,而是收取使用费的方式许可＊＊＊＊公司使用无形资产的权利.因此公司目的不存在无形资产.其他递延资产(或损失)其他递延资产是一项开支(或投入)虽不能形成有形性资产,但可使企业在相当一段营业时期内受益所形成的资产,及资产具有递延性质.其与待摊费用的区别一般为,待摊费用是在相当于一个会计年度(12个月)内摊销的费用,而递延资产一般为受益期超过(相当于)一个会计年度的费用支出.开办费既是递延资产的一个特例.应付帐款应付帐款核算公司应付给确定对方单位的所有款项.包括应付采购款和应付关联公司款.按照有关法律的规定,应付关联公司款应单独列示于资产负债表上,让报表阅读者了解关联公司之间的往来,同时,母公司合并会计报表亦需要对冲关联往来.因此,在本公司的帐务设置中,虽然应付关联公司款也在应付帐款总帐科目下,但可以独立反映应付关联公司的帐项.应付非关联公司帐款所有可以确定对方单位的应付款项,都按省份编码列入本科目的明细科目进行核算,与应收款项相似,所有现金付款,亦应计入各相关科目,以全面反映与该公司之间的往来.应付关联公司帐款所有应付与萌蒂或北药有经济关系的公司,都应列入本科目的明细科目进行核算,目前的帐务处理中仅设置了萌蒂和北药两个明细科目,在往来业务并不多时,报表中详列各关联公司的往来可以让读者了解公司的关联往来,但最佳的方法还是分别关联公司设置明细科目.因结算货币汇兑的关系,在反映应付国外款项时,必须用结算货币和人民币同时记帐反映应付该公司款项.应交税金应交税金是一个政策性的会计科目,一直以来税务局对本科目都特别关心,因为企业本科目下的内容,都是税务收入的一部分.本科目自设置到核算的核算每一处理,都应严格按税务要求进行.因此,每一个会计人员都应非常熟悉税务政策和帐务处理规范,以及纳税的期限.增值税作为税制改革后的税种,增值税已上升为第一大流转税.而增值税纳税和扣税的主要凭证–增值税发票,其管理极其严格便自然容易理解.＊＊＊＊公司适用的增值税税率为17%,进项扣税必须以获取的增值税进项发票注明的数额为依据,虽然固定资产和一些特定采购的发票不属扣税范围,但所有购买都应向采购者索要增值税发票,让采购者形成扣税意识.因运输公司的发票亦有10%的扣税率,运输发票同样要求运输委托者委托正规的运输公司,索要正规的运输发票.所得税按照合资公司的有关法规,所得税的缴纳是从第一个获利年度后,并执行两免三减的政策,同时,获利年度前税务确认的亏损可以连续五年用税前利润进行弥补.代扣税项有些税种因纳税人与税务机关的关系不易追溯,为保证国家税收的及时上缴,这些税种在我国实行源泉扣缴制,即发生纳税义务的前一个环节进行扣缴.目前公司涉及的这些税种有代扣个人所得税和代扣境外公司所得税.这些税项虽然义务纳税人不是本公司,但公司是义务扣缴人,利益上与公司有着直接的关系,因此在我们设计帐务处理前,应考虑扣缴税务对公司的直接影响.应付工资及相关应付工资及相关用于核算与工资发放有关的帐务处理,包括工资的发放,工资中代扣个人的项目以及根据国家规定公司应为员工提供的福利保障.应付工资本科目核算每一发薪期公司的应付工资总额,实际发放金额,期末未发放的工资余额.应付工资的计算根据公司的管理,工资的计算是由人事部来操作的,因此,应付工资的计算由该部提供,因核算的需要,人事部应按财务核算的要求准备工资计算的资料.按成本中心分列工资信息核算使用的工资信息必须是可以计入每个成本中心,用于反映一定时期该成本中心的工资支出.按应付项目和代扣项目分列除成本中心外,工资信息还应反映工资的构成,以及发放时为社会保障和其他需要从个人工资中扣除的项目.工资发放的审批虽然工资是定期发放给职工的酬劳,但因人员及个人月薪的变动,每次发放都可能不同,因此审核工资的计算可以确保工资发放的准确性,同时履行审批手续是内部控制的基本要求.代扣个人款项代扣个人所得税个人所得税是我国税务的一大税种,因此设有应交个人所得税科目来进行核算.代扣社会保障款项社会保障是为个人在无经济来源或经济来源不足时生命和生活得到保障.这些保障分为个人承担和社会承担两方面,社会承担即各经济团体承担.个人承担部分目前有养老保险,失业保险,医疗保险和住房基金等.这些代扣的核算应归入各个具体的保障科目进行.其他代扣其他代扣应根据代扣的性质进行核算,有的代扣是冲抵某一应收科目的余额,这时应直接在应收科目中反映,有的代扣是支付给其他单位或个人,这时可不单独设置这个单位或个人的科目,而统一在其他应付款中反映.社会保障款项–公司部分按照国家规定,公司应为员工承担一定的社会保障责任–提取一定的基金,在有些规定和习惯中称之为福利(或中方福利).社会保障是地方的责任,每个地方都有自己的政策,因此,不同地方的公司所提取的基金也不相同.为完整,全面反映公司和个人在提取,支付和使用这些款项的状况,公司提取部分应和个人提取部分统一在同一会计科目中核算.其他债务预提费用根据权责发生制,费用归属的确认和支付的确认可能存在时间上的差异,这是因为支付费用遵循的是内部管理制度,费用归属遵循的是会计核算使用的权责发生制,预提费用便是费用支付滞后所引起.因此,预提费用是一种负债.费用的预提必须有足够的证据予以证明,这与会计凭证的要求是完全一致的.其他应付其他应付科目核算的是当该应付款项发生的频率不高,或被支付方是其他个人.成本核算成本核算是工业企业非常重要的部分,在大企业中,成本核算一般独立于日常会计核算或称成本部,或称工业控制部.成本核算方法制药企业因其生产的特点,主要采用的成本核算方法是分批法,或分批与标准成本相结合的方法.＊＊＊＊也采用分批法核算,并将在今后条件成熟时,在报表(而不是在核算时)中反映实际成本与标准成本的差别,并找出差异的原因.因此,生产批号的确认对成本核算非常重要,应该在投产前生产批号便通知到财务部成本费用的归集在费用归集前,首先必须确定费用的属性–资本性支出和损益性支出,损益性支出又分为期间费用和非期间费用.区分资本性支出和损益性支出这两种支出的主要区别是,资本性支出将在超过一个会计年度(或12个月)的一定时期内分摊(折旧),而损益性支出是一次性计入损益表.区分期间费用和非期间费用期间费用和非期间费用主要区别是,期间费用是在当期一次性计入损益表,而非期间费用是产品成本的组成部分,并随着产品的售出而计入损益表.成本费用的确认在设置成本中心时,我们已经考虑到成本费用的确认.从中可以清楚地看出,第一,二,三(含四)类中心分别为行政管理,研究发展,销售及市场,这些将归入期间费用,最后一类为工业制造,将归入生产费用,按成本核算方法计入产品成本成本费用的分配成本费用包括直接费用和间接费用.直接费用直接费用又分材料和人工,其在发生时便可确认生产批号,因此,这种费用按分批法可直接计入确定生产批号成本.但与一般制药公司不同的是,＊＊＊＊的生产批号在包装时分裂成多个包装批号,因此,材料的分配是在同一生产批号内按产量分配到不同的包装批号内,人工分配亦变得复杂,生产人工先计入生产批号,再按产量分配到包装批号,包装人工则直接计入包装批号.间接费用(制造费用)间接费用的分配按人工工时进行分配,这里,间接费用将以一个总额参与分配.在这种分配法下,在产品也将和完工产品一样分摊制造费用,因为在产品的工时在生产过程中与产成品同样记录.产成品的计价产成品的入库成本产成品按实际成本入库.即每批产品完工后计算出的实际成本便是该批产品的入库成本.产成品的出库成本产成品同样按实际成本出库,但其出库使用的成本是上月末的算术平均成本而不是移动加权成本.这是因为销售成本的结转将按发票随时进行,以便计算分客户,分代表或分区域的损益表.汇兑损益汇兑损益是因多种货币在核算时,各个时点所采用的汇率不同,折合成本位币后所产生的差额.汇率的采用本公司将固定采用当月1日中国人民银行公布的外币兑换人民币的中间价作为外币的记帐汇率.汇兑损益的计算因公司目前所涉及的外币核算业务不多,为简化计算,对于资产负债表存在外币核算的帐户,在年终结算时按年终汇率一次计算汇兑损益.部门费用(成本中心费用)如前所述,部门费用分为期间费用和非期间费用.从另外的角度,部门费用又可以根据其共同属性进行分组.费用分组为加强对费用的控制和分析,费用可以分为下列组别:人工费用营运费用部门专有费用销售及市场有:广告类,推广类生产有:能源类折旧费费用摊销从上述费用分组看出,只有营运费用和部门专有费用是由部门控制,其他费用皆不由部门决定,人工费用由公司政策决定,折旧费用分摊由公司会计政策决定.因此,提供部门决策时,可仅报告其营运费用和部门专有费用.费用详解下列费用为部门经常发生的项目,在此作出定义以使各部门对同一费用有相同的理解:招聘费招聘广告费,手续费,中介服务费应聘人员发生的一切开支培训费支付培训公司的费用购买培训教材,资料,复印费及相关文具外出培训发生的旅差费203 办公用品办公所用的消耗品消耗品的定义:所谓消耗品是指在使用过程中,其数量会因使用而减少的物品,如装订针属消耗品,但装订机则属低值易耗品名片印刷打字复印费用204 电信费电话电报费因特网费用205 邮寄费邮电局邮寄发生的费用各种快递费206 书籍报刊费办公用书籍,字典办公用报刊和杂志207 电脑及相关品为电脑使用的消耗品和低质易耗品不足固定资产的电脑软件208 市内车费工作所在城市发生的市内交通开支209 国内出差交通费国内旅差发生的长途交通开支210 异地出租车工作所在城市以外的国内城市发生的交通开支211 国内住宿费国内