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文档简介

企业邮箱管理制度及流程一、制定目的及范围为确保企业邮箱的安全、有效使用，提高信息沟通效率，特制定本制度。该制度适用于企业全体员工及相关管理人员，涵盖邮箱申请、使用、管理、维护与注销等流程。二、邮箱管理原则1.企业邮箱属于公司财产，使用过程中应遵循公司相关规定，确保信息安全与保密。2.各部门应指定专人负责邮箱管理，确保邮箱使用的规范性与有效性。3.员工在使用企业邮箱时，必须遵循职业道德，禁止发送不当或违法信息。三、邮箱申请流程1.申请条件1.1新入职员工、岗位变更员工、需要使用企业邮箱的临时员工均可申请。1.2申请者需填写《企业邮箱申请表》，并由直接上级审核签字。2.申请步骤2.1申请者向人事部门提交申请表及相关证明材料。2.2人事部门审核申请表，确认申请者的身份及邮箱需求。2.3审核通过后，将申请表转交IT部门进行邮箱创建。2.4IT部门在收到申请后48小时内完成邮箱创建，并将邮箱信息反馈给申请者及其部门负责人。四、邮箱使用规范1.邮箱内容管理1.1不得在企业邮箱中存储与工作无关的个人信息或资料。1.2不得使用企业邮箱发送垃圾邮件、连锁邮件或不当内容。1.3所有邮件需保持礼貌、专业的语气，避免使用不当语言及表情符号。2.安全管理2.1定期更换邮箱密码，强烈建议使用复杂密码以提高安全性。2.2禁止将邮箱密码泄露给他人，不得将邮箱借给他人使用。2.3如发现邮箱被盗用或受到攻击，应及时报告IT部门进行处理。五、邮箱管理与维护1.邮箱监控1.1IT部门定期检查企业邮箱的安全性与使用情况，确保没有异常行为。1.2对于频繁出现信息泄露的邮箱，将进行重点监控与管理。2.数据备份2.1IT部门需定期备份企业邮箱数据，以防止数据丢失。2.2备份数据需保存在安全的服务器上，并定期检查备份的完整性。六、邮箱注销流程1.注销条件1.1员工离职、岗位调整或不再需要使用企业邮箱的情况。1.2需由直接上级填写《企业邮箱注销申请表》，并由人事部门审核。2.注销步骤2.1申请者提交注销申请表，说明注销原因。2.2人事部门审核后，将申请表转至IT部门进行邮箱注销。2.3IT部门在收到申请后24小时内完成邮箱注销，并将注销信息反馈给申请者及其部门负责人。七、邮箱违规处理1.违规行为1.1发送不当信息、滥用邮箱权限、泄露公司机密信息等行为均属于违规。1.2对于违反邮箱管理规定的行为，将依据公司相关纪律进行处理。2.处理流程2.1发现违规行为的员工或管理人员应及时向人事或IT部门举报。2.2管理层将对此进行调查，视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。八、反馈与改进机制1.意见收集1.1企业定期组织员工对邮箱管理制度进行反馈，收集意见与建议。1.2IT部门应设立专门的邮箱用于收集员工的反馈，确保信息畅通。2.制度优化2.1根据反馈情况，定期对邮箱管理制度进行评估与优化。2.2制度更新后，需及时通知全体员工，并进行培训与指导。九、附则1.本制度自发布之日起实施，所有员工均需遵守。2.本制度如需

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