湖南罗森尼娜食品有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1罗森尼娜食品公司简介..........................................1

2罗森尼娜食品公司采购与付款内部控制现状........................1

3罗森尼娜食品公司采购与付款内部控制存在的问题..................2

3.1采购人员综合素质参差不齐................................2

3.2采购计划和采购量不合理..................................2

3.3采购询价和选择供应商控制问题............................3

3.4付款环节控制不到位......................................3

4罗森尼娜食品公司采购与付款制度优化设计........................4

4.1提高采购人员综合素质....................................4

4.2制定科学合理的采购计划..................................4

4.3加强对供应商的管理......................................5

4.3.1完善采购询价评价标准..............................5

4.3.2完善供应商评审机制................................5

4.4加强采购付款控制............................................6

4.4.1建立规范的采购付款审批制度........................6

4.4.2建立与供应商定期对账制度..........................6

5设计效果及小结................................................7

参考资料........................................................8

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湖南罗森尼娜食品有限公司采购与付款内部控制

制度优化设计

1罗森尼娜食品公司简介

湖南罗森尼娜食品有限公司成立于1998年，是一家集面包、蛋糕、西点、

月饼、中西餐厅于一体的大型食物连锁型公司，公司总部位于素有林邑之城的

郴州，分店遍布于郴州市长沙市及县城等各繁华商业圈。

该公司现拥有二十多家高档直营烘培连锁饼屋、两家咖啡中西餐厅、一座

中央工厂。旗下分别经营着L`SENNA和DINNUO两个品牌。在过去的25年历程

中，公司的产品和服务已经深深扎根于人们的心中，取得了良好的社会口碑。

公司赢得了许多湖南省烘焙协会与中国烘焙协会授予的盛誉称号，如：“湖南

名饼”、“中华明星饼屋”。

2罗森尼娜食品公司采购与付款内部控制现状

湖南罗森尼娜食品有限公司从五岭综合菜市场和郴州中农批发及部分固定

供应商渠道采购牛奶、低筋面粉、白糖、鸡蛋、泡打粉、玉米油、柠檬片等主

要原材料。该公司的采购与付款流程如下：第一，由原材料使用部门和仓库部

门制订采购计划，报采购部，等待采购部和经理审批。第二，采购员进行采购

计划和市场调查，选择好供应商，由采购部与供货商单位商洽谈判，签订供货

合同。第三，供货单位按合同规定及时送货。第四，采购部门通知验收部门验

收货物，验收合格后入库，不合格的则退货。第五，财务部凭收货凭证付款结

账，财务员记录现金、银行存款支出，登记相应的明细账和总账。采购流程如

图1所示：

、、、、

请购及审批制订采购计划询价确认供应商

付款入库验收采购

是否

是否合格退货

图1采购流程图

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3罗森尼娜食品公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购人员综合素质参差不齐

员工是企业的重要组成部分并掌控企业的运作，员工工作态度直接影响企

业的运营。罗森尼娜食品公司中的工作人员福利好，工作长期有保障，职工工

作压力小，人员流动性差，导致员工没有主动学习动力，同时员工缺乏责任

感，只关心自己的利益，公司没有激励机制与惩处措施，工作环境较懒散。同

时，公司采购业务中存在不相容岗位，使公司在生产经营的过程中出现相关人

员利用自己的职权谋取个人利益，导致公司所采购的货物在质量、数量上得不

到保证。如：采购员的工作分工由采购部经理负责落实，但是在采购部的办公

室里，没有任何明确的职责分工安排和工作分配表。由此可知，采购经理没有

对采购员的岗位职责进行明确的设置，更没有依据员工的职责进行岗位分配，

从而出现了采购员甲既负责询价和确认供应商又负责与供应商签订采购合同，

这种不相容岗位由同一人负责的现象。此外，公司在人员的聘用方面，“关系

户”现象比较严重，使真正有能力胜任岗位工作的人拒之门外，专业性人才较

少，从而导致员工素质参差不齐。

3.2采购计划和采购量不合理

根据库存及销售情况制定完善的采购计划是整个采购工作的第一步，而罗

森尼娜食品公司的原材料采购工作缺乏计划性，经相关负责人了解后得知该公

司将经营重心放在销售上，对原材料的采购数量和成本关注不够。经常出现物

资短缺现象，如表1所示，2022年12月30日，通过查看仓库存货，发现仓库

内白糖、柠檬片等原材料大量堆积，然而本月公司出现紧急采购鸡蛋、牛奶、

泡打粉、玉米油的情况。与生产部的相关人员沟通交流后得知，生产部门和仓

库管理部门在编制采购计划时，没有结合实际库存量和销售订单数量。通过查

看采购单发现采购人员在采购时没有严格按照计划采购，而是凭借自己的主观

判断随意采购以及超量采购。

表12022年12月30日紧急采购请购单

序号采购品种计量单位库存数量请购数量需求日期预计到货日期

1鸡蛋元/个0482022.12.302022.12.31

2牛奶元/瓶0302022.12.302022.12.31

3泡打粉元/千克0152022.12.302022.12.31

4玉米油元/瓶182022.12.302022.12.31

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3.3采购询价和选择供应商控制问题

公司采购货物询价和确定供应商由采购员负责，通过对比白露塘农贸市场

的均价和该公司的采购价格，发现采购员的报价过高，存在舞弊作假的行为。

采购员没有了解市场相应行情而是直接选择与自己关系密切的五岭综合菜市场

和郴州中农批发作为公司的长期供应商。通过调查发现这两个供应商提供给采

购员低于市场平均价格但是开出高于市场平均价格的票据（如下表2所示），

采购员与这两个供应商之间存在相互勾结的关系，从中谋取一定回扣。由于该

公司与这两个供应商进行长期的合作，从而导致在选择供应商方面缺乏选择

性，在采购成本方面很被动，容易失去主动权。

表2罗森尼娜食品公司采购价格与白露塘农贸市场平均价格对比表

白露塘市场供应商1供应商2

序号品种计量单位平均价格五岭综合菜市场郴州中农批发

1牛奶元/瓶2.13.2

2低筋面粉元/千克18.822.2

3白糖元/斤4.184.5

4鸡蛋元/个0.350.5

5泡打粉元/千克8.810.12

6玉米油元/瓶22.828.8

7柠檬片元/斤2838

3.4付款环节控制不到位

随着市场竞争的日益激烈，为了寻求更高效、更稳定的发展,许多公司也越

来越重视内部控制。采购付款业务作为公司生产经营的重要组成部分,与公司的

资金流密切相关，尽管采购与付款过程并不复杂,但存在着相当大的风险。因此,

公司要想获得长期发展,公司相关负责人应相当关注采购付款，建立合理的付款

审批制度。通过了解罗森尼娜食品公司的采购付款环节，发现财务部与采购部

的相关负责人没有对货款结算情况进行定期的沟通，在与五岭综合菜市场和郴

州中农批发结算方面没有建立良好的付款核算程序，从而出现重复付款和付款

不及时的问题。在审批付款的限额上，财务部门持有的付款权限较大，同时具

有较大的主观随意性，使其在付款环节上弄虚作假，出现收取回扣现象，容易

对公司的资金造成损失，影响公司收益。

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4罗森尼娜食品公司采购与付款制度优化设计

4.1提高采购人员综合素质

针对员工懒散问题：罗森尼娜食品公司应改进人力资源政策，建立激励与

惩处制度，提高员工积极性及创造性，有利于企业实现的总目标。

针对采购部岗位不相容问题：采购经理应当制定明确且规范的工作分配表，

使每位采购人员都能够清楚的了解自己的职责，与此同时实施定期轮岗制度，这

一制度能够有效的防止员工出现懈怠、懒散的工作态度，不仅能够提高工作效率，

还能够使各员工相互学习和交流。生产部、仓库部和采购部相关负击人应当各尽

其职，如实记录和反映公司原材料实际消耗情况，具体职责如下表所示:

表3部门职能分布表

部门责任人职责分工

生产部生产主管掌握原材料的消耗定额、使用情况

仓库部仓库主管及时反映仓库原材料的消耗和库存数量

采购部采购主管根据产品销售和仓库部的请购情况进行采购

针对罗森尼娜食品公司“关系户”严重问题：改善人力资源政策迫在眉睫，

组建一支专业采购队伍。第一，建立严格的人才招聘制度;第二，制定适合企业

的劳动标准，引导和限制员工行为。第三，必须组织员工能力培训，以提高员

工的专业能力；第四，全面提高员工素质，向劳动者传达法律法规，让劳动者

了解市场经济，树立良好的职业道德规范，使劳动者不断自我学习。

4.2制定科学合理的采购计划

罗森尼娜食品公司首先应当重视对原材料采购成本的关注，增强对采购计划

制定的监督力度。在进行采购活动之前，为了防止出现盲目采购的现象。编制采

购计划时，生产部门和仓库部门需要结合仓库实际库存量和订单数量和销售量制

来制定计划，例如：柠檬片、泡打粉、玉米油出现大量堆积的情况，那么就不需

要采购这三种原材料，对于出现缺货的牛奶、鸡蛋，就需要在上个月的基础上增

加采购量。采购员在采购时要严格按照生产部门和仓库部门制定的采购计划进行

原材料采购，不能凭借自己的主观判断随意的购买原材料。该公司应建立采购部、

生产部、仓库部的信息共享，这样可以做到原材料库存的合理性，减少存活的短

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缺成本和储存成本。

产部仓库采购部财务部

开

始生产计划表否

审

核对库存制定采购计划核

采购

是

图2采购流程审批图

4.3加强对供应商的管理

4.3.1完善采购询价评价标准

采购询价由至少两位采购员负责，可以相互监督相互沟通，防止出现采购

员与关系密切的供应商相互勾结、过高报价、徇私舞弊的现象。采购员在询价

时需要注意重点考虑价格、质量等评价标准。具体评价标准如下：

评价体系

价格质量

提供同类物资至少三个以上供应商的制定物资质量验收标准

采购价格与市场平均价格进行对比

价格太低，所购价格太高，使采购成本材料质量太差，生产出的产

材料质量可能不过高，导致产品在销售品不能得到消费者的认可，

合格市场中失去竞争力使公司的信赖度降低

图3采购评价体系

4.3.2完善供应商评审机制

由公司总经理、生产经理、采购经理和财务经理一起建立和使用一个全面

的供应商综合评价指标体系，对供应商做出全面、具体、客观的评价。综合考

虑供应商的信誉、用户满意度、交货协议和期限等方面进行综合的评价和打

分，最终根据打分的高低来确定供应商。

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表4供应商评价标准

考核项目评分标准等级

供应商提出的价格30%

供应产品的质量30%

供应商的信誉和用户满意度20%90~100分65~89分0~64分

供应商的交货协议和期限20%

总分100%优秀合格不合格

4.4加强采购付款控制

4.4.1建立规范的采购付款审批制度

为保证公司资金的合理规划和防止相关经办人出现徇私舞弊的行为，罗森尼娜

食品公司必须建立规范的采购付款审批管理制度和标准规范的付款制度，公司

总经理、采购部、财务部的工作人员需严格落实采购付款审批制度，付款审批

流程如图所示。

购员采购部经理采购部副总经理财务部总经理

开始

采购订单汇总

订单合同核实

是

填写付款申请审核是

审核是

审核

否审核

否否

财务记账

通知供应商结账

出纳付款

结束

图4采购付款审批图

4.4.2建立与供应商定期对账制度

财务部门指定专门负责人员与供应商对应付账款、应付票据、预付账款等往

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