湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南省青羊湖茶业有限公司概况.........................................................................1

1.1公司简介......................................................................................................1

1.2公司组织结构图..........................................................................................1

2湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销方案现状.................................................1

2.1公司费用报销项目基本类别......................................................................1

2.2公司费用报销流程现状..............................................................................2

3湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销方案存在的问题.....................................3

3.1审批人员缺乏工作责任意识......................................................................3

3.2费用报销单填写不规范..............................................................................3

3.3存在虚假报销的情况..................................................................................4

4湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销方案优化设计.........................................4

4.1加强报销审核工作制度..............................................................................5

4.2建立健全费用报销单填写规范..................................................................5

4.3严格审核费用报销单据..............................................................................6

4.4重点培训财务人员业务能力......................................................................7

5小结.........................................................................................................................7

参考资料........................................................................................................................8

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湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销制度优化设计

1湖南省青羊湖茶业有限公司概况

1.1公司简介

湖南省青羊湖茶业有限公司成立于2013年05月24日，位于湖南省长沙市

宁乡县黄材镇龙泉村(湖南省青羊湖国有林场内)，主要从事精制茶的加工；茶

叶的生产、加工、销售、分装；茶饮料及其他饮料制造等业务。湖南省青羊湖

茶业有限公司跟紧时代发展的进程，运用互联网平台，借助短视频、直播等形

式对商品进行宣传与销售，被大众所接受与喜爱，发展了一批优质稳定的客户，

就目前来看，公司的发展趋势非常好。

1.2公司组织结构图

图1-1湖南省青羊湖茶业有限公司组织结构图

2湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销方案现状

2.1公司费用报销项目基本类别

湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销类别主要分为:市内交通、私车公用、

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公司接待、个人差旅、日常维修、办公用品购置等，具体费用报销项目明细见

下表2-1所示:

表2-1湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销项目明细表

项目类别费用明细

市内交通目的地的公交、出租等费用。

私车公用油费、过路费、停车费等。

因业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、会议接待、

公司接待来宾接待等所发生的接待费用；

招待餐费、招待用酒水烟茶、交通费等。

出差途中的车票、船票、机票等；

个人差旅

出差过程中的住宿费、餐费等。

故障修理费用；

日常维修日常检查和预防维修费用；

日常办公设备的维护、清洗润滑。

日常办公需要的暖气费、供热费；

日常办公需要的办公用品、日化用品；

办公用品购置

报纸杂志费、图书资料费；

通信需要的电话费、宽带费等。

2.2公司费用报销流程现状

湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销流程主要为：提供发票及原始凭证、

填制单据、逐层审批、出纳付款这四个环节。报销人员收集因公产生费用的原

始单据；根据原始单据填写相关报销凭证（报销单、出差审批单、接待审批单、

办公用品采购审批单、差旅费报销单等）；报销人员将报销凭证及原始单据交

与相关负责人员及经理签字确认；再交给财务及总经理进行审批；出纳根据审

批完成的单据进行付款；具体的审批流程如下图2-1所示：

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图2-1湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销流程图

3湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销方案存在的问题

3.1审批人员缺乏工作责任意识

湖南省青羊湖茶业有限公司不具备完善的费用单据审批制度，单据审核人

员混乱就导致职责不明确。审核人员的增加，难免会出现相互推脱和敷衍了事

的情况，很多审核人员都没有真正履行自己的审核责任,并不具备较强的工作责

任意识，最后导致无法真正有效落实费用报销的事前审核工作。部门经理及部

门总监在审核单据时并不会查看单据的真实性和原始性，这就导致大部分审核

监督任务集中在财务部，而且财务部由于没有亲临一线进行业务了解，在审核

单据时就需要和经办人进行更多关于业务方面的确认。财务部的工作量及工作

压力大大增加，也会导致费用报销过程被拉长，降低了工作效率与工作质量。

3.2费用报销单填写不规范

由于公司业务发展迅速，短视频销售形式下要求费用报销打款更加及时，

而公司内部的费用报销制度并没有跟上相应业务量的增加，费用报销填写制度

也没有制定，就会出现很多单据填写不规范的情况。报销单据填写格式存在不

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规范之处，单据内容填写不完整，字迹潦草，甚至使用铅笔填写，报销金额与

发票金额不一致，甚至无发票报销，签字不齐全等，如下图3-1所示。由于不

规范的填写导致财务人员无法查明真实性，不合规的单据也需要被退回进行修

改，重复性工作增加，加大了费用报销的阻力，降低了工作效率。

图3-1填写不规范报销单示例

3.3存在虚假报销的情况

现阶段为公司创立初期，并没有设立专门的监督审核机构，财务部门由于

工作量大也并没有把费用报销单据审核工作作为首要任务。缺乏日常的监督及

相关的奖惩措施，就为个别员工提供了可乘之机。例如,部分员工在进行费用报

销时会将自己的个人消费纳入报销清单中，将个人消费用品列入办公用品购买

项目中,让公司为自己买单。部分员工也会伪造相关的虚假凭证进行报销,以此

获得更多的额外收入。这就造成了公司费用报销虚增，无法准确核算营业成本，

长此以往会造成公司现金的流失，影响公司的日常经营与盈利。

4湖南省青羊湖茶业有限公司费用报销制度优化设计

4.1加强报销审核工作制度

建立逐级审批的费用报销审批制度，在部门经理审批过程中就要审核单据

的真实性及完整性。部门经理相较于财务人员更了解部门内部报销事项，也会

更全面的审核单据的真实性及合理性。同时在部门经理审批时就查看单据的完

整性，也在一定程度上减轻了财务部门审批单据负担，使财务部可以更加准确

的进行费用报销单据真实性的审核。当报销凭证符合标准要求后,财务人员才能

进行下一步的报销审核工作,如对报销凭证信息的真实性进行审核，确定符合标

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准后才能给予报销。财务审批完成后，对于金额小于等于一千元的费用报销单

可直接交给出纳打款，金额大于一千元的单据提交总经理审批，这一流程在一

定程度上也提高了费用报销审批效率。具体的审批流程如下图4-1所示：

图4-1湖南省青羊湖茶业有限公司优化后费用报销流程图

4.2建立健全费用报销单填写规范

公司应制定全面的报销单据填写规范，让业务经办人在填写报销单据时按

规范填写。具体规范如下表4-1所示：

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表4-1费用报销单据填写规范表

4.3严格审核费用报销单据

费用报销流程主要由业务经办人发起的，经办人对于费用报销流程的掌握

程度参差不齐，这就要求在审批报销单据时要严格审查原始单据的真实性、合

理性、合法性。相关审批人员在进行费用报销审批时应注意下列事项，如表4-2

所示：

表4-2审批报销单据时应注意问题

4.4重点培训财务人员业务能力

需要定期对财务人员进行最新税务知识、会计准则和政策法规的相关知识

培训，进行系统的理论学习和案例学习，不断提升财务人员的业务能力水平。

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为保证培训效果,公司还应对财务人员进行培训考核,如果不能通过培训考核,

就要继续进行培训,直至通过考核后才能结束本项培训,以此保证培训效果,确

保培训能够有效提升财务人员的业务能力。也可以采取财务人员对新入职业务

员进行培训的“以教代学”的学习方法，激发员工内在潜质，在公司内部营造

学习费用报销流程、遵守费用报销制度的氛围，进一步规范执行费用报销制度。

组织进行对大公司的学习与参观，使财务人员感受其他榜样公司的工作氛围及

学习氛围，以致在工作中更加进步。在工作作风的改进上，需要秉持实事求是

原则，始终考虑公司的具体发展情况，明确公司在改革建设当由要特别关注的

问题，最大化减少不确定因素引发的风险。

5小结