湖南鲜食食品股份有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南鲜食食品股份有限公司简介........................................1

2湖南鲜食食品股份有限公司现有的应付账款管理制度......................1

2.1公司的采购管理制度............................................1

2.2应付账款的支付管理制度........................................2

2.3应付账款的账务处理............................................2

3湖南鲜食食品股份有限公司应付账款管理制度中存在的问题................3

3.1采购管理制度不规范............................................3

3.2应付账款未能及时支付..........................................3

3.3未对应付账款进行定期对账......................................3

4关于应付账款管理制度的优化设计......................................3

4.1采购制度的优化设计............................................3

4.1.1合理制定采购计划流程....................................3

4.1.2建立供应商基础信息档案..................................4

4.2应付账款的支付制度优化........................................5

4.2.1建立信用管理部门........................................5

4.3应付账款的对账流程优化........................错误!未定义书签。

4.3.1完善对账流程............................................6

4.3.2完善应付账款的账务处理..................................6

5总结................................................................7

参考资料.............................................................8

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湖南鲜食食品股份有限公司应付账款管理制度优化设

计

1湖南鲜食食品股份有限公司简介

湖南鲜食食品股份有限公司于2019年8月27日成立。法定代表人张晓，以

蛋制品、速冻食品、蔬菜制品、生鲜、水产品干腌制品、水果和坚果、鱼糜制

品、淀粉及淀粉制品、调料和食品添加剂的生产、加工、销售、蛋类和水产品的

批发零售为主；以及预包装食品批发和零售；农副产品销售；土特产销售；调味

品批发和零售；散装食品批发和零售；收购农副产品；农产品配送；便利店经

营；服务业等。

2湖南鲜食食品股份有限公司现有的应付账款管理制度

2.1公司的采购管理制度

湖南鲜食食品股份有限公司是一家小型企业，在采购这一方面规模较小，也

没有过于复杂的采购及审批流程，由于资金不够充裕，在供应商的选择上多考虑

价格方面因素，采购的最终决定权由总经理行使。当各部门发生采购需求时，该

部门根据需求填写《采购申请单》交由该部门负责人，获得部门负责人批准同意

后再上交给采购部相关人员，采购人员根据《采购申请单》内填写的物品和数量

估算价格，而后进行一系列询价比价来确定供应商，交由采购部门负责人审批签

字，通过后才能签订采购合同。采购人员核实好“采购申请单”后向供应商订

货，随后确定好供货日期。

所有采购物资到货后，由仓储部门负责人按照事先制定好的采购质量标准及

数量进行验收，开好验收入库单。如果需要立即使用不能及时入库，先由采购人

验收，之后再办理入库手续。采购人应带着原始单据在货到后1个月内办理报销

手续，如果超过报销时间财务部门不受理报销，且责任由采购人承担。采购物资

不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报告给公司总经理审核

签字后才能够报销，之后要求采购人员将供应商的送货单及我放开出的单据交送

至财务部才能结款。公司的采购制度可以在一定程度上体现公司的生产能力和经

济发展水平。公司采购管理制度是一个长期的过程，由管理层所倡导。*湖南鲜

食食品股份有限公司部门图*如图1所示：

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总经理

采购部门行政管理部门财务部门仓储部门

采购监督付款

图1公司部门图

*湖南鲜食食品股份有限公司采购流程图*如图2所示：

发出采购申请审批签字询价比价

审批签字

报销审核签字验收入库订货

图2公司采购流程图

2.2应付账款的支付管理制度

在采购物资入库后仓储部及时填写好入库单交至采购部，采购部门人员收到

入库单后向财务部提出付款申请，随后财务部门对单据进行相应的单据进行核对

如：“采购订单”、“物流单”、“入库单”等，检查单据上的信息（物资名

称、数量和金额）是否无误，检查无误后，提示供应商开具发票并填制记账凭证

交财务部门审查核验，并由出纳人员支付货款，出纳付款后及时提示供应商核实

货款。

2.3应付账款的账务处理

财务部门在保证会计核算有关信息真实、完整、合法、合理的同时，根据核

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实无误的原始凭证来进行记账凭证的填制。当发现原始凭证与实际发生的经济业

务不同时，应马上向采购部门询问原因，并且及时做出相应的处理。并且，严格

规范应付账款的挂账工作，确保相关部门人员在采购、验收、存储、应付账款业

务记录和货币资金支付等重要流程的职权分离，保证经纪业务的真实性。

3湖南鲜食食品股份有限公司应付账款管理制度中存在的问题

3.1采购管理制度不规范

应付账款是由日常采购、销售活动产生的负债。公司生产计划的安排不合

理，采购随意性较大，对市场变化趋势的预判不够准确，以致于原材料和产成品

库存积压，浪费了大量资源还产生了大量不必要的应付账款，没有走合理的审批

流程，甚至弄虚作假，不仅导致采购材料质量低价格高，还形成不必要的应付账

款。

3.2应付账款未能及时支付

公司存在应付账款支付不及时的问题，与公司的内部控制管理和现金流入有

关，虽能可以暂时性的改善公司现金流量的状况，但企业随之也会面临信誉受损

的风险，影响企业的日常经营，无法及时还清负债还有可能会使公司面临破产清

算的风险

3.3未对应付账款进行定期对账

由于企业采购时与供货商缺乏足够多的沟通，未明确达成付款期限的约定，

且公司内部管理制度不够完善，管理层也缺乏一定的管理意识，以至于供货商来

结账时没有做好准备，没有准确地登记货款金额而无法及时支付应付货款，损害

了企业的信誉与发展。

4关于应付账款管理制度的优化设计

4.1采购制度的优化设计

4.1.1合理制定采购计划流程

企业应根据市场经营环境制定应急物资采购计划，在应急物资采购过程中，

应优先安排企业的采购计划，企业应充分考虑企业的资金需求和资金需求。申请

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收购的议案及批准权限：采购申请应包含必要的详细信息名称、数量金额、供货

方式、用途等，以及其他重要信息做出明确规定。部门负责人或授权人审核本部

门采购报名表内容是否准确、齐全。申购申请表格经审核通过后，申购申请将在

申购部汇总后执行。

明确销售计划：销售部门制定一定的销售预测，指定第二年的销售计划，公

司每年年底指定一次年度采购计划，具体依据是年度目标、客户订单意向、市场

预测等。制订生产计划：生产部门按照本年度末的销售计划和预计库存情况以及

下一年度的库存情况来安排生产计划。编制第二年度生产预测方案：物控人员根

据年度目标和生产计划，指定各单位对各年度各种消耗品的需求量进行预测，并

根据生产预测方案、材料清单、库存状况等，编制采购数量方案。编制采购方案

是要避免过于乐观，采购过程中必须紧跟原材料生产进度和对材料质量进行监

督，并在询价、报价、议价后选择相对合适的供应商签订采购合同，经采购部负

责人审核通过后，确保物品按时送达公司。采购人员在发货验收时，必须确定原

材料的品种、数量、质量、交货时间等在各种材料完成检验后是否正确、合理、

无误，并办理入库结算手续，如有不合格则安排退货并办理退运手续。/湖南鲜

食食品股份有限公司采购流程图/如图3所示：

明确销售计划明确生产计划编制采购计划审批

订货签订采购合同审批选择供应商

是

结算入库

生产跟进验收是否合格

办理退货

否

图3采购流程图

4.1.2建立供应商基础信息档案

建立供应商基础信息档案，可以更有效地管理供应商，提高工作效率。在品

质保证上，对于同类供应商的优劣进行横向比较，可以对供应商的情况有更全

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面、快速的了解，对供应商的品质变化进行纵向跟踪也相对更容易。

建立供应商管理档案：采购部门应对供货商的经营许可证、生产许可证、卫

生许可证、印刷许可证和税务登记证等进行分类编号，分类方法一般可按商品

来划分，各个供应商档案应进行分类整理，使供货商的基本资料可以有统一的编

号。对业务来往频繁的供应商记录应当根据详细资料表进行登记，供应商简称应

为供应商全称，为便于采购业务的操作，供货商的供货要求应当经过采购部、财

务部和总经理的详细审核，以方便采购业务的进行，以文档形式分别保存已开发

的供应商和潜在可开发的供应商，便于在需要时使用或时开发以备不时之需。采

购人应及时更新和保存有关资料，以备供应商联系方式或地址变更时使用。及时

将符合条件的供应商资料信息录入符合公司发展要求的经审核供应商。可以根据

实际情况确定是否要重新启用终止合作的供货商资料，同时做出相应的说明。

定期保管、整理档案频次：按规定位置存放纸质档案，并且保证在一个月内

至少整理一次，过期资料至少一年打包一次，电子档案上应当有明确的标题(如

标明供货商或供货原料名称等)。

4.2应付账款的支付制度优化

4.2.1建立信用管理部门

企业设置信用管理部门有助于落实企业信用管理职能，有序开展信用管理活

动和防范降低信用风险。由此可知企业有一个独立的信用管理部门非常重要，而

如果是财务部门负责或者销售部门兼管，考虑到企业内部的管理是一个统一整

体，内部各部门之间需要相互配合，相互促进，相互制约，这对于企业任何一个

部门来说，并不是一个应有的工作职责和工作范围。这些部门或多或少都会把本

部门的工作看得更重，而且还可能伴随着业务繁忙的问题，随后便很少能顾及信

用管理的工作职责，而信用管理部门又是一个不依赖于其他部门而单独成立的部

门，能够确保信用管理人员的公正客观，使信用管理人员的应有作用得以充分发

挥。毕竟，信用对于公司的经营和发展尤为重要，良好的信誉使公司在同行业的

竞争中更容易获得客户的支持和认可，也能为公司打造一个好的口碑，如果一家

公司拥有较高的信用度，顾客和供应商不会担心自己会受到欺骗，因为我们已经

建立了信任关系。此外，良好的信誉可以为公司带来更多的机会和资源，比如更

优惠的融资条件、更有吸引力的投资者，也更容易与其他企业建立商业合作伙伴

关系。只有建立良好的信誉，公司才能有更多赢得客户信赖和支持的机会。

*湖南鲜食食品股份有限公司支付流程图*如图4所示：

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发出付款申请

财务部门

核对订单

提示供应商

开出发票

填制记账凭证

审核

出纳收付

提示供应商查收

图4公司支付流程图

4.3应付账款的对账流程优化

4.3.1完善对账流程

财务部门在月末进行对账工作。对账，也就是核对账簿记录，一般是在账务

结清之前进行，也就是月底（包括账账核对，账实核对，账证核对）。对账过程

尤为重要，它关系着会计核算的质量，需特别注意。

4.3.2完善应付账款的账务处理

首先，由生产部门审核后，经生产部门确认，财务部门存档，生产部门提交

的付款审批表。再者每次交费时，都要经过生产部门、财务部门两个科室的审核

确认后才能进行交费。操作流程如下：对合同金额、已付款金额在登记簿上进行

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核对是否无误；如果有合法发票出具的相关合同，应查明总账上是否存在挂账的

情况；如果没有订票合同，又没有相关的记录要在总账中查明清楚；对于无票合

约的，要在管理账上查清楚，到底有没有审批表上标注了相关批注，