湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南雅洁纺织品有限公司简介..........................................1

2湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金管理现状、存在问题及产生原因分析....1

2.1管理现状......................................................1

2.2存在问题分析..................................................1

2.2.1企业现金闲置............................................2

2.2.2备用金存在作弊现象......................................2

2.2.3会计核算不规范..........................................2

2.3问题产生原因分析..............................................2

2.3.1将大量备用金存放在企业内部..............................2

2.3.2备用金存在公款私存现象..................................2

2.3.3业务人员责任性不强......................................2

3湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计................3

3.1问题解决方案..................................................3

3.1.1规范备用金存取保管......................................3

3.1.2健全企业内部控制制度.....................................3

3.1.3加强备用金会计核算.......................................3

3.2业财融合流程设计..............................................4

3.2.1借支备用金流程表、流程图设计...........................4

3.2.2报销备用金流程表、流程图设计............................6

3.3相关财务核算..................................................8

4结束语.............................................................9

参考资料.........................................................11

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金业务财务

融合流程设计

1湖南雅洁纺织品有限公司简介

湖南雅洁纺织品有限公司于2016年01月06日成立。是一家包含了丝织品、

纱织品、丝绸、棉布、呢绒、皮革、棉花、麻布、丝绒针织为一体的服装面料

提供企业，公司通过对产品认真细致的态度及广大市场的反馈与赞美，让我们

企业有了更大动力去完善去制造出更令顾客满意的产品。由此，我们公司自成

立以来，就创造了近三千万的利润，为以后给广大客户提供更优秀的产品积累

了更多的资金支持。湖南雅洁纺织品有限公司秉承“实尚主义”的品牌概念，

将舒适与实用贯穿于产品的每一个细节。

2湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金管理现状、存在问题及产

生原因分析

2.1管理现状

备用金是流动资产的重要组成部分，是非常重要的一项有关于财务管理的

内容。现如今，我们企业一些有关备用金的问题也是存在的。例如企业存放着

大量备用金，造成了闲置，对企业的运营效益有着不好的影响。况且在备用金

这方面的工作流程有些繁琐，这也导致可能许多员工应付不过来，开始逐渐存

在逆反心理，导致企业工作效率低下。所以由于我司存放着大量备用金，从而

也导致存取保管这方面不合规，现金管理风险加大。企业公款私存，私用和舞

弊的问题也随之出现。对于有关备用金方面的问题，企业开始逐步做出调整。

2.2存在问题分析

备用金是作为企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备

用款项。根据管理的需要，企业也对存在的问题开始一一解决。对于备用金这

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方面，企业存在着如下几个问题：

2.2.1企业现金闲置

企业将大量备用金存放至企业内部，导致大量现金遭到闲置，现金管理的

风险大大增加。

2.2.2备用金存在作弊现象

企业备用金的增加，导致出现了严重的舞弊现象。

2.2.3会计核算不规范

部分出纳人员没有按照规定登记入账，出现会计核算方面不规范的问题。

2.3问题产生原因分析

2.3.1将大量备用金存放在企业内部

企业为了维持生产经营的需要，将大量备用金存放至企业内部。企业需要

用到的现金也相对增加。企业财务应使用个人账户，应走公司账，现金就会显

得方便一些。单位库存现金额度财务上有规定，金额小的可以使用现金支付，

这样比较快，方便，因为使用银行转账的业务金额应该都是相对较大的。由于

企业过多考虑到以上一些会发生的问题，便将过多备用金存放至企业内部，造

成大量闲置，存取保管不规范。

2.3.2备用金存在公款私存现象

备用金使用环节缺乏监管。个别有关会计人员会利用自己工作之便，对备

用金进行转移、多借和非法占有。甚至有些部门趁个别监管人员在备用金借出

环节上把关不到位顺水摸鱼。进行“公款私存”“公款私用”和舞弊。严重违反

了会计相关法律。为达到自己多占备用金的目的，利用业务人员在管理上的漏

洞中饱私囊，严重影响了企业运营的真实效率和合法性，危害正常企业经济秩

序。

2.3.3业务人员责任性不强

有些出纳人员没有按照规定建立和登记相关账目，态度不端正，在记录每

笔分录的时候，敷衍了事，对待凭证随意丢放，刮擦随意涂改，没有做到日清

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月结，同时也不能真实反映备用金的真实核算。加上有些凭证账目长期不清理，

出现账实不符，账账不符。备用金借出环节把关不严，不能及时填写凭证账目，

导致多处核算方面不规范。

3湖南雅洁纺织品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

3.1问题解决方案

3.1.1规范备用金存取保管

企业可执行严格的借出、收支方面的规定，企业收取的备用金款项，应该

区分它的资金性质，不能直接支付、坐收坐支。企业使用备用金的时候，应按

规定在银行提取，之后存放与保险柜等安全设备内保管，不得转入私人银行卡

上。为了确保资金的安全，不能与私人银行卡混为一谈，可以经单位单独开设

出纳卡，用于专门单位企业备用金的保管和存取。还应接受企业的监督与检查，

跟账目收支保持一致。强化对企业备用金的监管，对企业的一些账户体系进行

全方面的监督。除了一些需要用到公务卡结算的，其他一律不得使用现金结算，

如有其他特殊情况说明，应写出书面说明，经单位负责人批准后作为报账依据

之一。如果存在一些备用金管理不可忽视的问题，应加以改正规范。

3.1.2健全企业内部控制制度

建立健全的企业内部控制制度。备用金出现的问题大概率是实施的制度不符

合要求，导致企业会计人员使用备用金的时候没有限制，肆意妄为，所以企业

要重新建立一个全新的制度，来约束企业内部人员，尤其是会计人员。并且要

按规定分发备用金，严格按照用途来使用。如果会计人员存在随意更改，扩大

借支的权限时，财务不能给其报销。发现会计人员犯错，出现公款私用，私存

等舞弊行为，要立即报告领导，追究法律责任，给予相对应处分，将其辞去。

3.1.3加强备用金会计核算

备用金的借支和收取是通过“库存现金”科目进行核算，不能把备用金与

个人往来款混在一起进行会计核算。并且出纳应按照规定建立起单位现金日记

账，逐日逐笔进行登记，做到日清月结，做到账账一致，账实一致。要想会计

人员对会计核算提高积极性，减少错误，企业开始实施备用金管理制度加强企

业对于有关部门及各个项目备用金的管理，规范与备用金相关的各个行为，提

高资金运营效益。实施这个制度，就可以让各个部门的业务人员主动积极的工

作，带动业务的开展，从而提高企业运营效率，工作能力也大大提升。对企业

的发展有着很好的效果。企业有些部门平时的零星支出比较多，备用金制度可

以在一定程度上解决这一问题:公司给由专人管理的部门分配一定数额的资金，

由专人用这笔钱垫付部门的费用，消费后再进行结算。如果部门和员工的一般

消费差不多相同，企业便可以使用定额备用金制度，如果部门或员工的支出比

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较零散，数量不一，就可以制定一个非定额备用金制度。

3.2业财融合流程设计

3.2.1借支备用金流程表、流程图设计

表1借支备用金业务财务融合流程设计表

序号操作步骤角色提示内容

1审核备用金申请单申请部门填写备用金申请单

2审核备用金申请单部门经理经上级主管企管部经理审批

3审核借款审批单财务部经理经财务部经理审批

4填写三联式借款单出纳填写三联式借款单

5支付现金借款出纳核对、签字、交付

6编制记账凭证财务总监财务会计编制记账凭证

7审核记账凭证财务部经理审核记账凭证合理性

8登记现金日记账出纳根据记账凭证填写现金日

记账

9登记明细账财务总监根据记账凭证登记三栏式明

细账

4

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<001021-2>备用金的流程申请

申请部门部门经理财务经理出纳财务总监

开始

申请

填写三栏

审核

填写备审核备式借款单

备用金

用金申请用金申

申请单

单请单

支付现金编制记

借款账凭证

填写借款核定备用

单金额度

登记现

金日记

账

领取备

用金登记明

细账

结束

图1借支备用金业务财务融合流程设计图

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3.2.2报销备用金流程表、流程图设计

表2报销备用金业务财务融合流程设计表

序号操作步骤角色操作内容

1发起报销申请发起部门统计报销金额，将相关资料提供给服务

公司

1.在财务部门领取费用报销单

2.填写部门信息

2填写费用报销报销人员3.依据业务发生时间填写日期

单4.填写费用金额

5.上交财务部经审核

3审批签字部门主管1.判断经济业务的真实性

2.核对费用报销单

1.审核经济业务真实性

4审核签字财务人员2.核对费用报销单

3.确认是否存在重复报销

4.签字

1.审核记账凭证

5审核签字总经理2.签字并盖章

3.记账

1.接着审核记账凭证

6审核、登记、入财务会计2.登记入账

账3.与备用金使用人对账

4.保存凭证

7登记、付款签字出纳付款并签字

6

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<001031-2>备用金管理（报销）

发起部门报销人员部门主管财务人员总经理财务会计出纳

开登记

始审核现金

记账日记

凭证账

发起填写出纳

报销费用审批

审核审核登记复核

签字

申请报销签字签字入账付款

单并签

字

账务

处理

与备

用金

使用

人对

账

结束

图2报销备用金业务财务融合流程设计图

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3.3相关财务核算

案例：

1.1月1日现湖南雅洁纺织品有限公司管理部门为购买日常用品预借备用金

2000元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为:

借:其他应收款--备用金(管理部门)2000

贷:库存现金2000

2.1月2日管理部门购买日常用品1500元后凭发票和验收入库单到财务部

门报销，交回多余现金500元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为:

借:管理费用——办公费2000

贷：其他应收款——备用金（管理部门）2000

3.1月3日如果管理部门实际购买日常用品1450元，自己垫付了550元，

则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为:

借:管理费用——办公费1450

贷:其他应收款--备用金(管理部门)900

库存现金550

4.1月6日预付及补充备用金3000元时

借：其他应收款——备用金3000

贷：银行存款3000

5.1月8日收回备用金余额500元时

借：库存现金500

贷：其他应收款——备用金500

管理费用-办公费

日期摘要借方贷方余额

2020/1/2报销日常用品20002000

2020/1/3购买日常用品14503450

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银行存款日记账

日期摘要借方贷方余额

上年结转60000

2020/1/6预付及补充备用金300057000

库存现金日记账

日期摘要借方贷方余额

月初余额80000

2020/1/1购买日常用品200078000

2020/1/3购买日常用品55077450

2020/1/8收回备用金50077950