小刀科技股份有限公司差旅费报销制度的优化设计

目录TOC\o"1-3"\h\u174651公司简介 小刀科技股份有限公司差旅费报销制度的优化设计1公司简介2010年08月02日小刀科技股份有限公司正式成立,总公司注册资金5000万元以上以下人民币,董事长:魏强,副董事长:武金萍。此公司是国内一家大型的现代科技型的汽车企业,公司及其前身已经是国内外第一家长期以来致力于汽车科研创新发展、专业生产销售绿色电动驾驶专用电力出租自行车及电动代步专用交通工具的大型专用汽车产品的生产研发及设计制造的国有独资企业,主营业务汽车产品类别主要包括:电动驾驶专用电力自行车、电动驾驶专用电力三轮车、电动驾驶专用电力四轮车及特种电动专用车辆。小刀牌大刀牌东风电动车自创立以来,自始至终贯彻坚持"高起点、高科技、高标准"的三大企业经营发展原则,形成天津、无锡、徐州、广东四个主要高新技。2小刀科技股份有限公司差旅费报销的现状及存在的问题通过查看小刀科技股份有限公司近三年来财务报表,发现在其成本费用中,销售费用在公司营业成本中占据大量金额，而在销售费用的构成中，人员的差旅费用在总金额内占很大比重,经分析,这其中主要有以下几点原因:2.1差旅费报销标准不合理通过查看公司之前的差旅费报销记录，体现出公司对于差旅费的报销标准不是很合理。比如公司在对差旅费中的市内交通费实行实报实销，并且差旅费报销通常是通过手写文件进行报销，在实施差旅费系统时，有的员工已经钻出了“少支多开，虚假冒领”的标准漏洞，有凭证就可以报销，就是钻这个制度的漏洞，拿其他的发票报销，或者通过增加出差的天数，任意报销相关费用。2.2财务审核不严谨小刀科技股份有限公司由于部门负责人或相关领导工作比较繁忙可能并不熟悉相关事宜，没有立即发现出示票据的真实性，也对相关事由没有认真核实。财务部对于发票和报销凭证的报销申请材料没有及时进行查验，在收集齐报销材料后默认同意报销。财务部门有一些实习生对报销准则不太了解，导致差旅费报销随意性大，如申请人外出参加会议、技术培训以及交流会，在报销申请人没有及时提供参会凭证的情况下，仅凭申请人口头申请即通过相关的报销材料审核，导致公司费用管理的过程中出现了风险。此外，公司的差旅费用报销标准也不完善，公司没有对出差的交通费用标准、住宿标准进行分级别划分，所有员工的标准一视同仁，因此出现了普通员工出差经常住五星级酒店的情况，而财务在审核过程中也没有进行把控。一旦公司的财务管理出现了漏洞或风险，部分有心机的员工可能会钻空子，在报销方面容易出现虚拟报销的情况，将对公司的利益造成损害。2.3出差报销流程不够完善小刀科技股份有限公司的出差报销流程也没有十分的完善,目前的出差报销流程中还是有个别的问题需要改善。比如在本集团公司目前的一次出差旅费报销处理流程中,出差报销人员们在申请再次出差后需要经过相关部门主要负责人的严格审核和本公司高层领导人的批准之后才能进行出差备案，并在预支付了差旅费之后进行再次出差,但在这次出差报销人员申请返回到本公司后的出差报销处理流程中,出差人员只需要到公司综管部办理考勤和相关手续,再填个出差报告书通过负责人审核即可。3小刀科技股份有限公司差旅费报销制度的优化设计对于在小刀科技股份有限公司现行的差旅费制度中发现的问题，进行制度的优化改进，使小刀科技股份有限公司的差旅费制度更加细致并且贴合公司实际情况，达到加强公司办事效率和经济效益的目的。3.1优化差旅费报销标准根据过去同业务的外出差旅活动与现在的物价水平的差额相加做合理预算，给经常外出的活动做计划。接到外出人员的申请时，帮忙查询预定需要的车、房，了解当地的物价水平。具体方案如下：3.1.1交通费城市间交通工具的使用标准上限见表1表1往返车辆使用标准表交通工具人员高级管理人员中层管理人员其他人员飞机经济舱经济舱火车动车/高铁一等座，火车软卧，硬卧动车/高铁二等座，火车硬卧火车硬卧，硬座轮船二等舱三等舱四等舱备注：(1)如果企业询问员工是否可以长期出差或者乘坐长途火车,连续12小时不能出差或者乘坐长途火车者,必须乘坐硬座,可以超过12小时(含)的可乘坐硬卧。(2)凡我公司各位小组成员,凡每次在外出差或回程乘坐交通工具不超过8小时的,一律乘坐高铁；超过八个小时的成员可酌情自行考虑是否选用乘坐飞机。(3)员工乘坐国内飞机出行差旅消费总额与员工选用公共交通工具出行发生的差旅消费总额相比应比其金额更低或基本相等;所以当公司员工自行选择使用交通运输工具质量超标时,须经公司主管、副总经理和公司董事长的共同批准。市内公共交通费用一般就是指在出差期间在市内乘坐地铁或公交等各种公共运输汽车的交通费用,实行多个限额同时报销,只要少报差额不补。报销费用上限收费标准表详见见附表2:表2交通费报销上限标准(单位:元/人/天)标准人员1234高级管理人员中层管理人员各部门主管其他员工特别行政区80502520一般地区604020153.1.2住宿费住宿服务费用通常是一般指一位雇员因在职务公差期间在星级宾馆内或者入住星级酒店所发生的住宿费用。住宿费按区域、人员限额报销，只有不补的情况下，报销上限标准如表3。表3住宿费报销上限标准(单位:元/人/天)标准人员123高级管理人员中层管理人员其他员工特别行政区300260200省会城市260240180地级市240200160县级市2001601203.1.3伙食补助（1）食品补助的标准：特殊区域每人55元，其他地区则为50元。（2）在出差时参与旅行活动，按每餐20元的价格扣减食品补助。（3）12:00前后可能有出差,出差日按1号为返回日期且无当日伙食餐费住宿午餐补助;12:00之后可能岀差，出现出差午餐情况的,出差日按半天返回日期核算当日午餐食品，且无午餐住宿补助;12:00之前半天返回,回到当日的半天核算半天。计算当日补助津贴伙食补助津贴，补助当日伙食津贴;12:00后自动计算返回,回到当日以1天计算来核算当日补助津贴伙食补助津贴。3.1.4通讯补贴根据电信公司的相关规定，员工不能再享受公司月度移动电话服务补贴，出差时按5元/天的工资标准进行计算。发放通讯补贴。3.2规范财务审核流程规范公司财务报销审核是出差流程中必不可少的过程，财务审核的不规范容易让公司造成不必要的经济损失，根据上述财务审核不严谨的问题我们应该规范审核过程，首先加强财务人员和部门负责人对出差申请、审核审批程序和报销业务准则的了解，定期组织培训，财务人员审批时应严格按照审批准则来审批，审批内容包括:一是审核出差申请人的级别与交通工具使用级别是否相符，住宿标准是否满足要求，二是审核是否提前进行出差申请，且通过审批。财务部在审核员工的出差报销单时，不仅要对出差审批单进行确认，还要重点核实实际出差人员的基本信息、出差日期、交通工具标准、住宿标准等内容，同时还要核实票据和凭证的真实性。原则上，财务部对于超标的报销申请或未经审批的出差不得进行报销，对于不属于差旅费的报销申请都不得予以报销。其次出差的人员若参加会议、技术培训交流会等,必须严格要求员工出示相关的证明文件,才可以给予员工审批出差报销。3.3完善差旅报销流程根据小刀科技股份有限公司目前的差旅出差服务费用报销流程图来看,需要不断完善目前差旅服务费用的报销管理的整体工作流程。首先是凡申请出差的工作人员必须事先认真仔细填写"出差申请单",注明具体申请出差工作时间和地点、事由、所需交通费用以及资金,经公司相关主管部门签署出差工作安排意见书并同时报经本公司正副总经理及其考核人员审批后,方可获准进行出差。出差工作人员回来后必须认真填写并撰写完《报销单》及其他单据相关证明材料。全部完成后,报销单据管理人员应将其提交给主管一并填写单据审核表并由其签字,接下来的工作就是收到行政主管部门审核的签字后,需将企业报销后的企业登记单据以及副本合并报送给企业经济行政处理部门，之后进行进一步企业资格复查审核签字,审核后的签字内容与直接报销企业行政主管部门资格审核后的内容必须基本是一致的。行政复核审计管理部门在经行政审核会计人员审查签字后,将会计单据以逐份形式提交给企业财务部,由有关企业财务管理部门负责指派其他会计人员对其负责，一并进行企业报销其他费用的主要会计审查确认,主要会计审查事项内容一般应该主要包括:企业报销产生费用总额情况是否符合法律规定;企业财务管理部门审查是否能及时正确合理安排此报销人员在外出差以及及时报销其他费用;报销营业单据或其他营业票据填写内容情况是否符合有关企业财务的其他相关法律规范以及管理制度要求。最后由我公司财务管理部门派人去现场检查审核实际出差情况与申请报销单位所提供规定的出差信息情况是否符合，不符的人的差旅费用将视为不予允许申请单位报销。因特殊出差情况或个人原因导致实际出差情况发生变化，而公司必需自行决定改变实际出差地点路线、天数、人数、交通工具的,需要与公司总经理共同签署出差报销合同意见后方能批准许可申请新的单位报销。若发现不符合要求,立即退还。小刀科技股份有限公司优化后流程图如下图所示。图1优化后差旅报销流程4总结本设计方案结合了公司的差旅费报销制度不完善的实际情况，解决了公司差旅费报销标准不合理、流程繁琐、报销不及时、没有具体报销时间以及公司员工有意钻公司制度漏洞的问题。优化了公司差旅费报销制度，建立了完善的报销流程。能够提高公司员工报销差旅费的便捷度；帮助公司更合理的控制差旅费用，减少公司不必要的费用支出。对一个公司来说差旅费是很重要的流动资金，如果公司的流动资金出现状况就会对公司的管理产生重大影响，所以我们应该做好防护措施，降低公司的损失，在日常管理中，注意时刻关注差旅