交通局会议管理制度

交通局会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强交通局会议管理，提高会议效率，确保决策的科学性、民主性和合法性，根据《中华人民共和国行政机关会议制度》及有关法律法规，结合我局实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于交通局召开的各类会议，包括但不限于局长办公会、专题会、座谈会、评审会等。

第三条基本原则：

-依法依规：会议召开应符合国家法律法规和党的方针政策。

-民主集中：充分发扬民主，坚持集中统一。

-务实高效：会议内容要务实，注重解决问题，提高效率。

-节约环保：合理配置会议资源，提倡节约，减少浪费。

第四条会议分类：

-例行会议：定期召开，如局长办公会等。

-专题会议：针对特定议题或项目召开的会议。

-临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

第五条组织机构：

-设立会议管理机构，负责会议的筹备、组织和实施。

-设立会议纪要跟踪落实小组，负责会议决议的跟踪、落实和督促。

第六条参会人员：

-会议参会人员应严格按照会议通知要求参加，不得无故缺席、迟到或早退。

-会议通知应明确参会人员范围、会议时间、地点、议程等内容。

第七条保密规定：

-会议讨论内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定。

-会议纪要应根据保密要求进行管理和使用。

本制度的其他章节内容，根据实际需要另行制定。本制度的解释权归交通局所有。本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

第一节会议筹备

-会议议题征集：会议召开前，由会议管理机构负责向各部门征集会议议题，各部门应按时提交议题及相关材料。

-议题筛选与确定：会议管理机构对征集的议题进行筛选、整理，提交给局长或分管领导审批，确定会议议程。

-会议通知：会议管理机构在确定会议议程后，及时发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议程等。

-材料准备：会议召开前，相关部门应准备好会议所需的材料，并在会议召开前至少一天送达会议管理机构。

第二节会议召开

-签到与入场：参会人员应在会议开始前签到，准时入场，会议管理机构负责做好签到工作。

-会议主持：会议由局长或指定人员主持，按照议程逐项进行。

-发言与讨论：会议议题讨论阶段，参会人员应围绕议题充分发表意见，主持人应确保讨论有序进行。

-决策与表决：会议对议题进行决策时，应充分发扬民主，进行表决。对于重大事项，应实行无记名投票。

第三节会议纪要

-纪要记录：会议管理机构指定专人负责记录会议纪要，确保纪要内容真实、准确、完整。

-纪要整理与审批：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，提交给主持人审批。

-纪要发布：审批通过后的会议纪要，由会议管理机构在一定范围内发布，以便参会人员了解会议内容。

第四节会议总结与反馈

-会议效果评价：会议结束后，会议管理机构应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评价。

-问题整改：针对会议中发现的问题，相关部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给会议管理机构。

本章节内容旨在规范会议流程，确保会议的有序、高效进行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节跟踪落实机制

-责任分配：会议纪要中明确的任务和决议，应明确责任部门和个人，确保每一项工作都有人负责。

-时间节点：对于会议纪要中的各项工作，应设定明确的时间节点，以便跟踪进度。

-跟踪流程：建立会议纪要跟踪落实流程，包括任务分配、进度更新、问题反馈等环节。

第二节跟踪管理

-任务执行：责任部门和人员应按照会议纪要的要求，积极开展工作，确保任务按时完成。

-进度报告：责任部门定期向会议管理机构报告工作进展，会议管理机构负责汇总并通报全局。

-问题协调：在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时反馈，会议管理机构负责协调解决。

第三节落实监督

-监督检查：会议管理机构对会议纪要的落实情况进行监督检查，确保各项工作按计划推进。

-效能评估：对会议纪要落实情况进行效能评估，分析存在的问题，提出改进措施。

-考核评价：将会议纪要落实情况纳入部门和个人的考核评价，激励和督促责任部门和人员按时完成工作任务。

第四节结果反馈与利用

-反馈机制：建立会议纪要落实结果的反馈机制，及时将结果反馈给相关部门和人员。

-经验总结：对会议纪要落实过程中积累的经验和教训进行总结，为今后工作提供借鉴。

-信息共享：将会议纪要落实结果在一定范围内共享，提高全局工作效率和决策水平。

本章节旨在加强会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。如有需要，可根据实际情况对跟踪落实机制进行调整和完善。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

-预订流程：各部门需提前向会议管理机构提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

-审批权限：会议管理机构负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况合理安排。

-预订确认：预订申请经批准后，会议管理机构应及时通知预订部门，并协助做好会议准备工作。

第二节会议室配置

-基本设施：会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

-技术支持：会议管理机构负责确保会议室的技术设备正常运行，提供必要的技术支持。

-环境布置：会议室应保持整洁、安静，适当进行绿化和装饰，营造良好的会议环境。

第三节会议室使用

-使用规范：参会人员应遵守会议室使用规定，爱护公共财产，保持环境整洁。

-会议服务：会议管理机构应提供会议服务，如会前准备、会议期间的支持和会后清理工作。

-安全措施：会议室使用期间，应确保消防安全、信息安全等，参会人员应遵守相关安全规定。

第四节会议室维护

-定期检查：会议管理机构应定期检查会议室设施，确保设施设备完好。

-维修保养：对于损坏的设施设备，应及时进行维修或更换，保证会议室的正常使用。

-更新升级：根据工作需要，对会议室设施进行更新升级，提升会议室使用效果。

本章节规定了会议室的管理和使用，旨在提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行。如有未尽事宜，可根据实际