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文档简介

新公司档案管理制度流程一、制定目的及范围为提升公司档案管理水平，确保档案的完整性、安全性和可用性，特制定本档案管理制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括文件、资料、合同、报告等各类档案的收集、整理、存储和使用。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.规范性：档案管理工作应遵循国家法律法规及行业标准，确保档案管理的合法性和规范性。2.系统性：档案管理应建立系统化的管理流程，确保各类档案的有序管理。3.安全性：档案的存储和使用应确保信息安全，防止泄密和损毁。4.可追溯性：档案管理应确保档案的可追溯性，便于后续查阅和使用。三、档案管理流程1.档案收集1.1档案来源：各部门在日常工作中产生的文件、资料等均应作为档案进行收集。1.2档案分类：根据档案的性质和用途，将档案分为行政档案、业务档案、财务档案等类别。1.3档案登记：收集到的档案应及时进行登记，填写《档案收集登记表》，记录档案的基本信息。2.档案整理2.1档案整理标准：按照统一的标准对档案进行整理，包括文件的排序、编号和归档。2.2档案装订：对纸质档案进行装订，确保档案的完整性和可读性。2.3电子化处理：对重要档案进行电子化处理，扫描存档，确保档案的数字化管理。3.档案存储3.1存储环境：档案应存放在干燥、通风、温度适宜的环境中，避免阳光直射和潮湿。3.2存储方式：纸质档案应使用档案柜存放，电子档案应存储在安全的服务器或云存储中。3.3档案备份：定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。4.档案使用4.1使用申请：需要查阅档案的人员应填写《档案使用申请表》，说明使用目的和时间。4.2审批流程：档案管理人员对使用申请进行审核，符合条件的予以批准。4.3档案借阅：批准后，借阅人员应在《档案借阅登记表》上签字，记录借阅时间和归还时间。5.档案归还与销毁5.1档案归还：借阅人员应在规定时间内归还档案，逾期未归还的需说明原因。5.2档案销毁：对已过保存期限的档案，需经相关部门审核后进行销毁，销毁过程应记录在案。5.3销毁记录：填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量和销毁日期。四、档案管理职责1.档案管理人员职责：负责档案的收集、整理、存储和使用，确保档案管理工作的顺利进行。2.各部门职责：各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保档案的及时收集和整理。3.全员参与：全体员工应增强档案管理意识，积极配合档案管理工作，确保档案的完整性和安全性。五、档案管理的监督与改进1.定期检查：定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.反馈机制：建立档案管理的反馈机

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