酒店会议服务合同指南模板

酒店会议服务合同指南模板合同目录第一章总则1.1定义与解释1.2合同双方的权益与义务1.3适用法律与管辖第二章会议服务内容2.1会议场地与设施2.2会议餐饮服务2.3会议住宿安排2.4会议交通服务第三章会议场地与设施3.1场地预订与确认3.2场地布置与设备3.3场地使用与限制第四章会议餐饮服务4.1餐饮安排与口味4.2餐饮时间与地点4.3特殊饮食需求与禁忌第五章会议住宿安排5.1住宿预订与安排5.2住宿标准与设施5.3住宿优惠与政策第六章会议交通服务6.1机场/火车站接送服务6.2会议期间车辆租赁6.3交通费用与支付第七章会议日程与安排7.1会议主题与目标7.2会议时间与日期7.3会议议程与演讲嘉宾第八章会议参与人员8.1参会人员资格与条件8.2参会人员注册与报名8.3参会人员费用与支付第九章技术支持与服务9.1音响与照明设备9.2网络与技术支持9.3现场支持与协调第十章宣传与推广10.1会议资料与宣传品10.2会议官方网站与社交媒体10.3合作媒体与推广渠道第十一章赞助商与合作单位11.1赞助商权益与回报11.2合作单位职责与权益11.3赞助与合作方式第十二章费用与支付12.1会议费用构成12.2支付方式与时间12.3费用退还与变更政策第十三章违约责任与赔偿13.1违约行为与责任13.2赔偿金额与方式13.3争议解决与调解第十四章附则14.1合同的生效与终止14.2合同的修改与补充14.3合同解除与终止条件合同编号_________第一章总则1.1定义与解释1.1.1本合同是指甲方（酒店）为乙方（客户）提供会议服务，包括但不限于会议场地租赁、餐饮服务、住宿安排、交通服务等的一项协议。1.1.2“会议”是指乙方预订的会议或活动，包括会议日期、时间、地点、参会人数等信息。1.1.3“甲方”是指提供会议服务的酒店，其地址、联系方式等在合同中明确。1.1.4“乙方”是指预订会议服务的客户，其名称、联系方式等在合同中明确。1.2合同双方的权益与义务1.2.1甲方应按照合同约定，为乙方提供优质的会议服务，包括但不限于会议场地、餐饮、住宿、交通等服务。1.2.2乙方应按照合同约定，按时支付各项费用，并遵守甲方的场地使用规定。1.3适用法律与管辖1.3.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。1.3.2双方因履行本合同发生的任何争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第二章会议服务内容2.1会议场地与设施2.1.1甲方提供符合乙方会议需求的场地，包括但不限于会议室、休息室、宴会厅等。2.1.2甲方保证会议场地的设施设备完善，包括但不限于音响、照明、投影仪等。2.2会议餐饮服务2.2.1甲方提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等。2.2.2甲方根据乙方的特殊饮食需求提供相应的餐饮服务，包括但不限于素食、低糖、低脂等。2.3会议住宿安排2.3.1甲方为乙方提供会议期间的住宿安排，包括但不限于标准间、豪华间等。2.3.2甲方保证住宿设施齐全，提供舒适的住宿环境。2.4会议交通服务2.4.1甲方为乙方提供机场/火车站接送服务，确保乙方按时到达或离开。2.4.2甲方根据乙方的需求提供会议期间的车辆租赁服务，包括但不限于轿车、大巴等。第三章会议场地与设施3.1场地预订与确认3.1.1乙方根据会议需求，向甲方提出场地预订申请。3.1.2甲方在收到预订申请后，应在3个工作日内回复乙方，确认场地的可用性。3.2场地布置与设备3.2.1甲方根据乙方的要求，提供会议场地的布置与设备，包括但不限于桌椅摆放、音响设备、投影仪等。3.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交会议场地布置与设备的具体要求。3.3场地使用与限制3.3.1乙方按照合同约定使用会议场地，不得擅自改变场地用途。3.3.2乙方在会议期间不得擅自将场地转租给第三方。第四章会议餐饮服务4.1餐饮安排与口味4.1.1甲方根据乙方的要求，提供符合会议主题和口味的餐饮服务。4.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交餐饮的具体要求。4.2餐饮时间与地点4.2.1甲方根据乙方的要求，安排餐饮的时间与地点，确保乙方按时用餐。4.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交餐饮的时间与地点要求。4.3特殊饮食需求与禁忌4.3.1甲方根据乙方的特殊饮食需求提供相应的餐饮服务，包括但不限于素食、低糖、低脂等。4.3.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交特殊饮食需求与禁忌。第五章会议住宿安排5.1住宿预订与安排5.1.1甲方根据乙方的要求，提供会议期间的住宿预订与安排。5.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交住宿的具体要求。5.2住宿标准与设施5.2.1甲方保证提供的住宿设施齐全，符合乙方的住宿标准。5.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交住宿标准与设施要求。5.3住宿优惠与政策5.3第八章会议参与人员8.1参会人员资格与条件8.1.1乙方应在会议前至少10个工作日，向甲方提交参会人员名单及相关资料。8.1.2甲方保证会议场地的容纳能力，以满足乙方的参会人员数量。8.2参会人员注册与报名8.2.1乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交参会人员的注册与报名信息。8.2.2甲方提供参会人员注册与报名的服务，包括发放参会证件、提供会场指引等。8.3参会人员费用与支付8.3.1乙方按照合同约定，支付参会人员的费用，包括但不限于会议费、餐饮费、住宿费等。8.3.2甲方提供参会人员费用的明细，以便乙方核对与支付。第九章技术支持与服务9.1音响与照明设备9.1.1甲方提供会议所需的音响与照明设备，确保会议的顺利进行。9.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交音响与照明设备的具体要求。9.2网络与技术支持9.2.1甲方保证会议场地的网络畅通，提供技术支持，包括但不限于投影仪、电脑等。9.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交网络与技术支持的具体要求。9.3现场支持与协调9.3.1甲方提供现场支持与协调服务，确保会议的顺利进行。9.3.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交现场支持与协调的具体要求。第十章宣传与推广10.1会议资料与宣传品10.1.1甲方提供会议资料与宣传品，包括但不限于会议日程、演讲嘉宾介绍、宣传册等。10.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交会议资料与宣传品的具体要求。10.2会议官方网站与社交媒体10.2.1甲方建立会议官方网站与社交媒体平台，提供会议信息发布与交流。10.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交官方网站与社交媒体的具体要求。10.3合作媒体与推广渠道10.3.1甲方协助乙方寻找合作媒体与推广渠道，扩大会议的影响力和知名度。10.3.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交合作媒体与推广渠道的具体要求。第十一章赞助商与合作单位11.1赞助商权益与回报11.1.1甲方为赞助商提供会议相关的权益与回报，包括但不限于赞助商标志展示、宣传机会等。11.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交赞助商权益与回报的具体要求。11.2合作单位职责与权益11.2.1甲方与合作单位明确各自的职责与权益，共同推进会议的顺利进行。11.2.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交合作单位职责与权益的具体要求。11.3赞助与合作方式11.3.1甲方提供赞助与合作方式的选项，包括但不限于现金赞助、产品赞助、联合推广等。11.3.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交赞助与合作方式的具体要求。第十二章费用与支付12.1会议费用构成12.1.1甲方提供会议费用的明细，包括场地租赁费、餐饮费、住宿费、技术支持费等。12.1.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交费用构成的具体要求。12.2支付方式与时间12.2.1乙方按照合同约定，通过银行转账等方式支付费用。12.2.2甲方提供发票，以便乙方进行费用报销。12.3费用退还与变更政策12.3.1甲方在合同约定的事由下，退还或变更费用。12.3.2乙方应在会议前至少5个工作日，向甲方提交费用退还与变更的具体要求。第十三章违约责任与赔偿13.1违约行为与责任13.1.1双方按照合同约定，履行各自的权利与义务，如有违约行为，应承担相应的责任。13.1.2多方为主导时的，附件条款及说明附加条款一：甲方为主导时的特殊规定1.1甲方应在会议前至少30个工作日，向乙方提交详细的会议计划与安排，包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人数等信息。说明：甲方作为会议的主导方，有责任提前向乙方提供详细的会议计划与安排，以便乙方做好相应的准备工作。1.2甲方保证提供的会议设施与设备符合乙方的要求，包括但不限于音响、照明、投影仪等。说明：甲方作为会议的主导方，有责任确保提供的会议设施与设备满足乙方的需求，以确保会议的顺利进行。1.3甲方应在会议结束后5个工作日内，向乙方提供会议的服务报告与反馈，包括但不限于参会人员满意度、会议进程、存在的问题等。说明：甲方作为会议的主导方，有责任在会议结束后及时向乙方提供会议的服务报告与反馈，以便乙方对会议的整体效果进行评估和改进。附加条款二：乙方为主导时的特殊规定2.1乙方应在会议前至少30个工作日，向甲方提交详细的会议计划与安排，包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人数等信息。说明：乙方作为会议的主导方，有责任提前向甲方提供详细的会议计划与安排，以便甲方做好相应的准备工作。2.2乙方保证提供的特殊饮食需求与禁忌符合甲方的能力范围，甲方应在收到乙方提交的特殊饮食需求与禁忌后，及时确认其可行性。说明：乙方作为会议的主导方，有责任确保提供的特殊饮食需求与禁忌在甲方的能力范围内，并且甲方有责任在收到乙方提交的特殊饮食需求与禁忌后，及时确认其可行性，以确保乙方参会人员的饮食需求得到满足。2.3乙方应在会议结束后5个工作日内，向甲方提供会议的服务反馈，包括但不限于参会人员满意度、会议进程、存在的问题等。说明：乙方作为会议的主导方，有责任在会议结束后及时向甲方提供会议的服务反馈，以便甲方对会议的整体效果进行评估和改进。附加条款三：第三方中介为主导时的特殊规定3.1当第三方中介作为会议的主导方时，甲方应与第三方中介直接沟通，以明确双方在会议服务中的权利与义务。说明：当第三方中介作为会议的主导方时，甲方应与第三方中介直接沟通，以明确双方在会议服务中的权利与义务，以确保会议的顺利进行。3.2第三方中介有责任在会议前至少30个工作日，向甲方提交详细的会议计划与安排，包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人数等信息。说明：第三方中介作为会议的主导方，有责任提前向甲方提交详细的会议计划与安排，以便甲方做好相应的准备工作。3.3第三方中介保证提供的会议设施与设备符合甲乙双方的要求，包括但不限于音响、照明、投影仪等。说明：第三方中介作为会议的主导方，有责任确保提供的会议设施与设备满足甲乙双方的需求，以确保会议的顺利进行。3.4第三方中介应在会议结束后5个工作日内，向甲方提供会议的服务报告与反馈，包括但不限于参会人员满意度、会议进程、存在的问题等。说明：第三方中介作为会议的主导方，有责任在会议结束后及时向甲方提供会议的服务报告与反馈，以便甲方对会议的整体效果进行评估和改进。附件及其他补充说明一、附件列表：1.会议场地布置与设备要求2.餐饮安排与口味要求3.住宿标准与设施要求4.交通服务安排5.参会人员名单及相关资料6.会议资料与宣传品要求7.网络与技术支持要求8.现场支持与协调要求9.赞助商权益与回报要求10.合作单位职责与权益要求11.费用构成及支付方式要求12.特殊饮食需求与禁忌13.会议服务报告与反馈二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定提供会议场地与设施，导致会议无法正常进行的，视为违约。2.甲方未按照约定提供会议餐饮服务，导致参会人员无法按时用餐的，视为违约。3.甲方未按照约定提供会议住宿安排，导致参会人员无法按时入住的，视为违约。4.甲方未按照约定提供会议交通服务，导致参会人员无法按时到达或离开的，视为违约。5.乙方未按照约定支付各项费用，导致会议服务无法正常进行的，视为违约。6.乙方未按照约定提交参会人员名单及相关资料，导致会议无法正常进行的，视为违约。7.乙方未按照约定提交会议资料与宣传品要求，导致会议无法正常进行的，视为违约。8.乙方未按照约定提交网络与技术支持要求，导致会议无法正常进行的，视为违约。9.乙方未按照约定提交现场支持与协调要求，导致会议无法正常进行的，视为违约。10.乙方未按照约定提交费用构成及支付方式要求，导致会议服务无法正常进行的，视为违约。三、法律名词及解释：1.合同：指甲方与乙方之间签订的会议服务合同，约定双方的权利与义务。2.会议：指乙方预订的会议或活动，包括会议日期、时间、地点、参会人数等信息。3.甲方：指提供会议服务的酒店，其地址、联系方式等在合同中明确。4.乙方：指预订会议服务的客户，其名称、联系方式等在合同中明确。5.违约：指合同任何一方未按照合同约定履行其义务的行为。6.赔偿：指违约方因违约行为给守约方造成的损失，应承担的赔偿责任。7.适用法律：指本合同的签订、履行、解释及争议