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文档简介

保险行业客户档案管理制度第一章总则为规范保险行业客户档案的管理，确保客户信息的安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。客户档案是记录客户基本信息、保险需求、投保记录、理赔情况等重要资料，是保险公司了解客户、提供服务及进行风险管理的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本公司所有部门及员工，涉及客户档案的收集、整理、保管、查阅、借用及转递等环节。所有与客户档案相关的活动均需遵循本制度的规定。第三章客户档案的收集与归档客户档案的收集由市场部、客服部及理赔部协作完成，内容包括但不限于：客户申请表、身份证明文件、投保单、保单、理赔申请及相关证明材料。所有归档材料必须确保字迹清晰、内容完整，未达到要求的材料需由相关部门进行补充和完善。客户档案应按照客户编号进行分类归档，确保查找方便。第四章客户档案的保管客户档案由专人负责保管，存放于安全的档案室，采取防火、防潮、防盗等措施。档案室应定期检查，确保档案的完整性与安全性。档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。无关人员不得随意进入档案室，确保档案的保密性。第五章客户档案的查阅与借用员工或外部人员需查阅或借用客户档案时，须经过档案管理部门的批准，并办理登记手续。原则上，客户档案不外借，特殊情况需外借时，须经部门负责人批准。查阅档案时，需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。第六章客户档案的转递客户档案的转递工作需认真负责，涉及人员调动或部门变更时，档案随人转递。档案管理部门负责密封转递档案，禁止个人携带。转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单回执。第七章客户档案的信息更新客户信息如有变更，相关部门需及时更新客户档案，确保信息的准确性与时效性。更新信息的流程包括：客户提出变更申请，相关部门审核后进行信息更新，并在档案中记录变更的时间及原因。第八章客户档案的销毁客户档案在满足法定保存期限后，需按照相关规定进行销毁。销毁工作由档案管理部门负责，需制定销毁计划，确保销毁过程的安全与保密。销毁后需填写销毁记录，记录内容包括档案编号、销毁时间、销毁方式及参与人员。第九章监督与评估机制为确保本制度的有效实施，需建立监督与评估机制。档案管理部门定期对客户档案的管理情况进行检查，发现问题及时整改。每年进行一次全面评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及管理流程的合规性。评估结果应形成书面报告，并提交管理层审阅。附则本制度由档案管理部

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