公司档案管理制度集锦15篇

公司档案管理制度集锦15篇

公司档案管理制度1

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损

坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、

身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、

员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡

等情形。

三、档案规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不

予录用和解聘。

1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于

《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二）,

并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技

术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场

查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗

位前，对调入或新的档案都应登记。

1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，

归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字

的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高

管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电

子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外

借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件

三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况

可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公

司档案管理的规定。

2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附

件三）。

3、查、借阅档案注意

3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力

资源部经理同意。

3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁

审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人

事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止

亦同。

公司档案管理制度2

12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后

文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达

相关领导，及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可

打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方

可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的

副局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，

办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

公司档案管理制度3

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理.，有效的保守机密；同时为了维

护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本

管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记

录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证

明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、

员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡

等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有

虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并

及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》

（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事

档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人

技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,

原件当场查验。

L5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位

前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持

档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐

备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高

管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

L8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉,

制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得

外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附

件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借闻上

级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情

况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照

公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记

（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行攻人

力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审

批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工

人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和度止

亦同。

公司档案管理制度4

一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，

确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有

效运行的证据。

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经

营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、

账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史

记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等

活动。四、职责1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门

档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保

公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利

用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工

作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编

制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。

c）档案资料的日常管理.：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘

内。

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，

以便检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，

整齐排放在文件/档案柜中。

d）档案借阅（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案

原件只限在公司内，不能带出；

必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还

时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污祖、勾画、剪裁、抽取、拆卸、

调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

。）档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编

制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并

在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理细则1)档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政

府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命

令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、

会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司

员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑩本公司发布的各类广告、宣传材料；

(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、

录像等；

(⑵外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的

档案资料；

⑬财务档案资料;

（14）各种实物档案；

（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示

和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二

份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，

原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,

归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设

备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须

原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在

传阅、办理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协设书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

。）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政

人事部:

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；

⑶电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保

管。

c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据

集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的,

要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行玫人

事部见证。

6、档案移交公司的流程a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清

单核对；

c）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签

字，双方各保存一份；

7、档案保管⑴档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要,

以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各

级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时

增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织

实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录1、《文件（合同）管理记录目录》2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《档

案管理流程》文件（合同）管埋记录目录记录编号：日期：

序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收入备注部门移

交目录记录编号：日期：

序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单

位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：

□离职口调岗口归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人：

接收人：

移交人（部门）接收人（部门）经办人：

经办人：

移交日期：

年月日接收日期：

年月日见证人；

日期：

年月日注：本表一式试份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单记录编号:借阅部门借阅人E期:

借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印

借阅归还日期备注档案目录卷宗号：

目录号：

部门：

日期：

公司档案管理制度5

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集一整理一分类一编号一登记一输入电

脑一入柜一利用一检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验

收资料等；

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使

用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等；

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的〃业主概况表〃、〃业主公约〃、〃

入住契约〃、〃前期服务协议〃、〃接房登记表〃等。

L2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、

市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等；

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学

历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维

修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，

对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，

并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息

查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑

目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整

理、归类要进行一次全面的检查。

公司档案管理制度6

为规范和加强公司安全生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项安全生

产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档,

不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生

产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。

3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的

具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

3.2数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储

存的信息。

5.1公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各

项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责根据公司的相关

规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类

安全生产记录的分类、编号和备案工作。

5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）管理工作。

统一使用公司制定的格式进行安全生产记录。

5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、收集、整理、

保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。

5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位的《安全生产管

理体系文件》及相关制度履行相应职责。

6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

6.1.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全生产条例规定

的11项制度必须建档）等文件。

6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、

通报等。

6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全

工程师等相关资格证书）。

6.1.1.7年度安全生产工作总结和计划、阶段性专项安全生产工作总结。

6.1.1.8安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

6.1.2安全生产教育培训台账包括以下方面内容：

6.1.2.1安全宣传教育培训计划（含特种作业人员教育）、学习、活动资料;

6.1.2.5危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

6.1.3.2根据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级

文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

6.1.4.1重大危险源的检测、评估、监控报合或记录；

6.1.4.2针对重大危险源制定的应急预案，包括危险性分析、可能发生的事

故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障

等内容；

6.1.4.3重大危险源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联

系方式；

6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训

证明（复印件）；

6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件;

6.1.5.3年度职业健康计划和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，

职业健康宣传教育培训记录（培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像

资料）等；

6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危

害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病

人登记表，职业病人诊断证明等；（如果有）

6.1.6.1相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；

6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；

6.1.7.1专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录

（或安全检查表）；

6.1.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；

6.1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；

6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（计划）登记表；

6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：安全事故隐患的类别、所

属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、采取的方法及措施、经费

和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、安全

措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理情况的评

估报告；

6.1.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

6.1.9生产安全事故管理档案包括以下方面内容：

6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

6.1.10.2安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。

6.1.11《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

6.1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生

产过程管理的其他记录资料等。

6.2.1安全生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，日期明

确，签认手续完备；

6.2.2各项目部要求确定专人负责安全生产档案（台账）的记录、收集和整

理；

6.2.3各项目部安仝生产档案（台账）应分类存档，按时间顺序（以年度为

界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；

6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电

子签名法》（修正）的相关要求。

6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门

的安全生产记录（记录管理人由单位、各部门根据岗位职责进行确定），填写“在

档记录清单”；

6.3.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如

因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记

录，应采用双斜杠划去原记录，在其上方写上更E后的记录，加盖或签上更正人

的印章或姓名及更正E期；

6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

6.5.1各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围

内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部

门记录管理人负责登记发放。

6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相

关记录管理人登记备案。

6.6.1记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由各相关部门记录

管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人自核，经安全管理部确认，由记

录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、

方式、数量等信息。

6.6.2对于保存期限内需向其他移交或提供的运行记录，除应在“记录清单”

上注明移交或提供记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移

置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必须把单位所有记

录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。不

得丢失或破坏、防止泄密。

6.7.3文书档案保管期限按照公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机

关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

7.1公司安委办对各项目部安全生产档案（台账）的建立情况，定期进行监

督、检查，检查时间为每年度至少一次。

7.2按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、

台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

公司档案管理制度7

一、制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物

业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，向客户档案可以协助客

户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这

些信息，特建立此制度。

二、管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三、适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包拈以下的.资料：

1.收集客户单位资料

2.客户缴费记录包括各样应付之押金

3.客户装修工程文件

4.客户迁入时填具之资料

5.客户资料补充

6.客户联络资料

7.紧急事故联络人的资料

8.客户与管理处往来文件

9.客户违规事项与欠费记录

10.客户维修记录

n.客户投诉记录

12.客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

四、注意事项

1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及

时、准确，认真地登记并制作各种表格。

2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

4.接听客户投诉，解决客户投诉；

5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

4、物业公司档案管理规章制度

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理

工作；

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同

时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修

文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件；

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟

进业主档案的变更，保证信息的准确性；

5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保批业

主的隐私，维护公司良好形象；

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确

性。

公司档案管理制度8

1目的

规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围

适用于分公司所有档案资料的管理工作。

3职责

3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保

存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对处公开文件的发放审批工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序

4.1归档保存的文件

4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、

质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、工作记

录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。

4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料

（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。

4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

4.3档案资料的保管。

4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的

次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其

修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷

盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库臧档案进

行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，耍及时进

行修补和复制，发现档案发霉或虫害要及时消杀。

4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

4.3.7质量记录保存期为二年。

4.4档案资料借阅管理。

4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

4.4.3在借阅档案资料时，应做到以下几点：

4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还；

4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失；

4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写；

4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续，曰资料档案员和借阅者当面核

对清楚。

4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

4.4.6调离或辞职的人员，必须办理文档移交后方可办理调离手续。

4.5档案鉴定和销毁

4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分公司总经理、

各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定工作由行政部资

料档案员负责。

4.5.2档案鉴定小组的任务：

4.5.2.1负责制订档案保管期限表；

4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

4.5.3确定保管期限原则

4.5.3.1对有长远利用价值（如技术图纸、操作说明书等），并能反映分公司

职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

4.5.4鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。

4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补

充。

4.5.6销毁档案的程序包括：

4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理

审批，销毁清单及报告要保存。

4.5.6.2档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失

密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

5相关文件和质量记录表格

5.1《档案管理制度》

5.2《保密规定》

5.3《文件发放登记表》

5.4《文件借阅登记表》

公司档案管理制度9

第一章总则

第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推

进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根

据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社

会有查考，利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部

分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决

策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实

面貌的一项重要工作。

第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责

全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案

工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导

下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内

机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入

相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地

方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系

统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、

指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。

第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的

真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、和

考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设

施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、

培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

第二章机构和人员

第七条机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承任该

职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，

协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的

机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作

属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形

成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行

集中管理。

第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关档案部门）应

当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关

文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。

机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县

级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专

（兼）职档案工作人员。

第十条机关档案工作的基本任务是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作，并将规

范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案；

（二）制定并组织实施档案工作发展规划或计划；

（三）对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属

机构的档案工作进行监督和指导；

（四）负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工

作；

（五）负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，

推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度制度，定期向同级

国家综合档案馆移交档案；

（七）负责组织档案业务交流和档案.匚作人员培训I,开展档案宣传、活动;

（八）对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;

对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严

格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并

接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整

理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支

持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。

第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、

忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具

备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识

背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和我能培训。

第十三条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉

密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

第三章基础设施

第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,

并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当

根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成

档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、'闻览

等基本功能分区设置

第十五条档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。'闻览

用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区彻览

的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案

存量年增长量X存放年限）X60m/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷

（或25000件）的，档案库房面积按151n测算。整理用房、展览用房、档案数字化

用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

第十六条档案用房宜集中布置.，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案

库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案

库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得

毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

第十七条档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》（JGJ67）规

定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规

定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，

其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档

案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。

第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、

光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、

档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配

备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架

的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。

第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案

库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档

案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设

备。

第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不

同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安

装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防

护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子

巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控

设备。

第二十二条机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化

管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管

理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监

控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管

理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按

照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消

防、安防和信息化工作的基本需求。

公司档案管理制度10

第一章总则

一、目的

为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，

促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接

客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管

理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料:

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营

管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方

面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政

策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的

素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优

势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题

等。

二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供,

二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和

《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。

不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及

时更新，销售人员违反每次罚款20元。

第四章保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负

责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批

准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理

批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1

日对数据进行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部

门经理签字，总经理批准后，档案管理负贡人才可以让其直阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户

档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司档案管理制度11

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整,

防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核

对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公

司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事

管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公

司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本

制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关

证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管埋课，人事管

理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录

用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档

的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及

职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在A录上补登新员工人事档

案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档

案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历

及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。

员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事

档案类。

4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职

通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对

档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材

料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对

员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的

人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如

被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料

是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须

在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要

转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档

案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收

档单位在回执上签字盖章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档

案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材

料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25口须时员工人事档案的数量、人事档案材料

收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工

人事档案统计表》。

4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及

奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25

n必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人

力资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。

档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

六、相关支持文件及记录

员工应聘申请表

转递人事档案通知单

员工离职通知单

员工人事档案统计表

公司员工人事档案管理制度

第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息

和依据，特制定本制度。

第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包

括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励

等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、

提供、使用和变动情况。

第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的

档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资

档案。

第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂

改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人

的责任。

第十三条、离职人员档案保存期为一年。

公司档案管理制度12

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并

得到有效利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理

相结合的原则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼

管档案工作。

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系

统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给

予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部

档案管理员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理

科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

（-）凡本公司印发出的公文（含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件

含被转发的原件）i律由综合管理部统一收集管理。

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。

五、归档公司档案室资料

（-）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规

定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书;

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结;

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料•；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记

录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，

收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值

的文件材料（文字、电子文件、图样、照片、实物等），均须归档保存。

（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党玫文

件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组

卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请

示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分

开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联

系，也可随同绝密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档丁作进行检查C

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交

目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施,

进行修补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色

的材料进行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注

销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）

负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与

借阅者当面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准,

并办理登记手续后，方可借阅。

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折

叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批

准后，方可借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管

领导批准，方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上

档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内

容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结

合公司实际情况进行。公司档窠保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期

限的原则是：

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案

定为永久保存;

（二）反映公司一股经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存,

其期限为16—50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限

为15年以内。