物业管理公章管理规范

物业管理公章管理规范合同编号：__________甲方（物业公司）：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方（业主/住户）：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方作为物业公司，负责管理乙方所在的物业管理区域，为规范甲方对公章的使用和管理，确保公章使用的合法性、合规性，维护双方合法权益，经甲乙双方友好协商，特订立本合同，共同遵守。第一条公章的定义与保管1.1本合同所称公章，是指甲方用于加盖在相关文件、资料、证明等上的公司印章，包括但不限于合同、协议、报告、通知、函件等。1.2甲方应将公章放置在安全可靠的保管设施中，指定专人负责保管，确保公章不被非法使用。第二条公章的使用范围2.1甲方在使用公章时，应严格按照国家法律法规、政策规定和企业内部管理制度执行。（1）甲方与乙方之间的合同、协议、补充协议等法律文件；（2）甲方对外发布的报告、通知、函件等文件；（3）法律、法规规定的其他需要使用公章的情形。第三条公章的使用程序3.1需使用公章的文件，由甲方相关部门或个人提出申请，经甲方负责人审批后，由公章保管人负责加盖。（1）文件名称；（2）文件内容简介；（3）使用公章的原因及依据；（4）使用公章的份数；（5）其他需要说明的事项。3.3公章保管人应在每次使用公章后，及时将公章放回保管设施，并做好使用记录。第四条公章的监管与检查4.1甲方应定期对公章的使用情况进行检查，确保公章使用的合法性、合规性。4.2甲方应对公章保管人进行培训，提高其法律意识和责任心，确保公章安全。4.3乙方有权对甲方公章的使用情况进行监督，发现非法使用公章的情况，有权要求甲方及时处理。第五条违约责任5.1甲方违反本合同规定，非法使用公章，导致乙方损失的，应承担相应的赔偿责任。5.2乙方违反本合同规定，非法使用公章，导致甲方损失的，应承担相应的赔偿责任。第六条其他约定6.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。6.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。6.3本合同的修改、补充必须采用书面形式，经甲乙双方协商一致后生效。甲方（盖章）：__________乙方（签字）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方（物业公司）营业执照复印件2.甲方（物业公司）法定代表人身份证明复印件3.乙方（业主/住户）身份证明复印件4.物业管理区域相关设施、设备资料5.物业管理区域平面图6.甲方（物业公司）公章使用管理规定7.乙方（业主/住户）授权书8.合同履行过程中产生的其他相关文件二、违约行为及认定：1.甲方非法使用公章：未经乙方同意，甲方超出合同约定范围使用公章，或未经审批程序使用公章。2.乙方非法使用公章：未经甲方同意，乙方超出合同约定范围使用公章，或未经审批程序使用公章。3.甲方未按约定保管公章：甲方未将公章放置在安全可靠的保管设施中，或未指定专人负责保管公章。4.甲方未定期对公章使用情况进行检查：甲方未按照合同约定定期对公章的使用情况进行检查。5.乙方未监督甲方公章使用情况：乙方未按照合同约定对甲方公章的使用情况进行监督。三、法律名词及解释：1.公章：指甲方用于加盖在相关文件、资料、证明等上的公司印章，包括但不限于合同、协议、报告、通知、函件等。2.非法使用公章：指未经授权或未按照合同约定范围使用公章的行为。3.违约行为：指合同一方或双方未履行合同约定的义务，导致另一方权益受损的行为。4.赔偿责任：指违约方因违约行为给守约方造成损失，应承担的经济赔偿责任。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.公章使用申请流程不明确：解决办法：甲方应制定明确的公章使用申请流程，包括申请部门、审批权限、加盖流程等，并向乙方进行公示。2.公章保管人不规范操作：解决办法：加强对公章保管人的培训，明确其职责，确保其按照合同约定规范操作。3.公章使用记录不完整：解决办法：公章保管人应在每次使用公章后，及时做好使用记录，确保记录完整、清晰。4.乙方对公章使用情况监督不足：解决办法：乙方应加强对甲方公章使用情况的监督，发现问题及时提出，共同维护合同的履行。五、所有应用场景：1.物业公司与其他单位或个人签订合同、协议。2.物业公司发布报告、通知、函件等文件。3.物业公司进行法律诉讼、仲裁等活动。4.物业公司进行公司内部管理