档案管理基础第5章档案的保管讲义资料

第五章档案的保管档案库房示例：第一节档案保管工作的任务、要求和条件一、档案保管工作的任务和要求（一）档案保管工作的含义

1.档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。

2.档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。兼顾其他档案。二、档案保管的物质条件是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。（一）档案库房档案库房的要求：第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适；第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品；第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，符合“八防”的要求。（二）档案装具是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）必须的基本设备。档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。（三）档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。（四）档案包装材料指卷皮和卷盒（五）消耗品包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。第二节档案库房的管理一、档案库房的编号有两种编号方法：一种是为所有的库房编制一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆（室）；另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。二、档案架（柜）的排放和编号排放要求：整齐一致；避光通风；空间利用；统一编号。三、档案的存放和全宗排列（一）存放和排列一般是按照全宗为单位，根据全宗顺序号或全宗分类进行排列。（二）存放方式一般有两种：一是竖放，一是平放。目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，采用平放的方法，堆叠的高度不能超过0.4米为宜。全宗内档案的排放：

1.全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列上架；

2.档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能一致，也可能不一致。四、档案存放位置索引存放位置索引的种类:

第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（如下图）

全宗名称：全宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架（柜）栏格

第二种是指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了什么档案。（如下图）

楼：层：房间：档架（柜）栏格存放档案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号五、档案代理卡由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常会将库房中已经上架排放好的档案暂时移出库房，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”或“代卷卡”，格式如下表：全宗号目录号案卷号移出日期移往何处库房管理人员签字（移出）归还日期库房管理人员签字（收回）单位名称经手人姓名六、全宗卷定义：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。全宗卷的形成过程和成分：（1）在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。（2）在档案整理过程中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。（3）在档案鉴定工作中形成的文件材料，如“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册”等。（4）在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计”等。（5）在档案提供利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”、“机关组织沿革”等。第三节档案在流动过程中的维护与保护首先，我们需要了解：档案在进馆后会进行哪些流动？档案库房阅档室查阅档案档案被借出档案馆现代化档案阅览室电子档案阅览室使用档案时吸烟、喝水、吃食物查阅档案时的注意事项：在档案上勾画、涂抹撕损、剪切破坏档案档案长时间摊放在桌子上擅自将档案带离规定的使用场所利用者之间未经允许私自交换阅览未经允许，擅自拍照、抄录、复印档案使用档案时间无限制1861年设立总理衙门的奏折北洋政府授予政府要员和各地军阀的文虎章毛泽东上大学时的学籍档案档案在流动中的保护措施四大保护措施一、数量与顺序的控制二、对档案利用行为的现场监督于检查三、档案利用方式及利用场所的限制四、对重要档案的保护性措施利用的档案数量较大时，应分批定量提供，并且要求使用者在使用过程中和交还档案时保持其排列秩序。外单位人员利用档案时，档案管理人员应实行现场监督，并随时检查利用者的行为，发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案室（馆），可以配备闭路电视监控系统。档案利用以现场阅览未基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担。档案利用场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生意外。严格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而是提供缩微品或复印件；利用中要特别注意监护，必要时可责成专人始终监护利用。档案实体的安全防护措施档案一、人员的进出库制度二、库房温湿度的控制三、库房内的“八防”措施四、定期检查、清点工作五、档案应急抢救措施非工作时间内一般不允许进入库房；在库房内不允许从事与库房管理无关的活动；不允许携带饮料、食物进入库房；不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西；库房内无人时必须关灯、关窗、锁门。适宜的温度范围是14—20摄氏度，适宜的湿度范围是50%—65%。控制库房温湿度的方法主要有：库房密闭、机械或自然调控防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。现在一般还要加上防止有