EXCEL系统介绍及其应用

PAGEPAGE1试论EXCEL系统及其在工作中应用安阳市土地局马志杰一、EXCEL系统概述EXCEL系统是一个WIND0WS应用程序，在WIND0WS上运行，并具有WIND0WS应用程序的一般特征，例如在EXCEL系统下制成的图表，可改变成任何尺寸复制到WIND0WS文本中去。早在1985年，MICR0S0FTEXCEL一经问世，就被公认为是世界上功能最强大，技术最先进，使用最方便的电子表格软件。目前在教学，科研，设计，统计等部门都在运用这一系统从事日常的数据处理，绘制图表的工作；同时也有许多部门应用这一系统从事专门问题的研究，只要有明确的数学表达式，均能用该系统来实现所有的计算过程。EXCEL主要有三大功能：(1)电子表格，(2)图表，(3)数据库。二、系统简介EXCEL的屏幕有大小两个窗口，其中大窗口是MICR0S0FTEXCEL应用程序窗口，包括文件(F)、编辑(E)、视窗(V)、插入(I)、格式(O)、工具(T)、数据(D)、窗口(W)、帮助(H)等次一级窗口;同时还包括一般工具栏，如文件管理，打印及预览，剪切及复制，函数指南，图表指南，图形及文字，操作指南等。小窗口叫做工作簿窗口，标题为BOOK(文件名)。所谓工作簿，是指EXCEL用来保存和处理工作数据的文件。一本工作簿，拥有16张工作表，即SHEET1到SHEET16(英文)法文为FEUILLE，意大利文为FOGLI0(视原始版本而定)。每一个工作表包括16384*256个单元格。行地址是由上向下自1到16384编号；列地址是用字母标识的，从左到右，前26列单元格的列地址是A、B、CZ，之后为AA、AB、AC...AZ，BA、BB、BC...BZ，直到IA、IB、IC...IV，也就是说，一个文件可以存放67，108，864个数据，或公式、字符，甚至是图形，声音等。每个单元格都有固定的地址，例如SHEET1中B5表示第一张工作表中第B列第5行的那个单元格，可以在任何单元格中调用该单元格的内容(如数据、公式等);每个单元格最多可以接受255个字符，由于宽度限制，一般采用溢出和截断两种处理方法。EXCEL可以建立两种类型的图表:内嵌图表和独立图表。如果用图表来补充说明工作表中的数据，则可以在工作表上建立内嵌图表，如果要在工作薄的单独表上显示图表，则可以建立独立图表。图表的类型包括九种二维图表和六种三维图表，同时每种图表均有十种形式，可以用于不同的目的，如柱状图、分布图、散点图等。不管是那种类型的图表，原始数据变化后，图表将自动变化。总之，EXCEL系统的功能十分齐全，要根据不同目的去开发。三、一般数据处理数据处理是根据单元格的具体坐标来进行的，例如，要计算单元格A2、B4、C10、D11之和，只要在结果存放的单元格中打入“＝A2＋M＋C10＋D11”即可。在一般统计中，如要求一列数据A1到A500之平均值，只要在结果存放的单元格中打入“AVERAGE（A1：A500)”即可。其他参数如方差、中值、均方差、最大值、最小值、总数等应有尽有，只要执行相应的命令即可。进一步的概率统计分析，如频率、回归分析、各种分布以及各种检验，均执行一个简单的命令即可得到相当理想的结果。EXCEL函数包括:常用函数、财务、日期与时间、数学及三角函数、统计、查找及引用、数据库、文本、逻辑、信息等。四、应用实例对报表的数据进行汇总是企事业单位必不可少的工作，有一套通用的报表数据管理软件来做这一工作当然最好不过。其实，在Excel97中完全可以进行这项工作，操作简单到只要点点鼠标按按键盘即可。下面结合笔者在工作制作的一个工资表实例介绍利用Excel97的制作汇总报表数据的方法，同时介绍一些在Excel97中复制表格、建立公式和复制公式的操作技巧。报表汇总中最常见的形式是汇总相同格式的报表。其特点是被汇总报表和汇总报表都是用同一种报表填写，表中数据具有相同的排列顺序和位置。就是说，源工作表和目标工作表都是由同一模板生成，源区域和目标区域完全相同。以汇总某单位全年工资情况明细表为例，步骤如下：⒈在新的工作簿中建立工作表“工资情况明细表”，依照需要设置好各单元格的格式，如字体、字号、数字和金额的小数位、对齐方式等等；⒉建立表内运算公式：⑴选定单元格“应发工资”单元格Ｅ２；⑵双击（鼠标左键，下同）编辑栏左边的“＝”；⑶双击【常用】工具栏中的求和符号“∑”；⑷单击单元格Ｂ２后按住shift键接着单击单元格Ｄ２，单击“√”，此时在编辑栏中出现公式：“＝ＳＵＭ（Ｃ２：Ｄ２）”，意为对单元格Ｃ２至Ｄ２的数据求和，并将结果填入单元格Ｄ２内；⑸紧接着第⑷步（否则必须重新选定单元格Ｃ12）将上述公式复制到 其他需要合计数的单元格中：单击【常用】工具栏中的【复制】图标，选定需要合计数的区域，再单击【粘贴】图标即可；也可用拖放办法复制。⑹选定单元格Ｉ２；⑺双击“＝”，在编辑栏出现的“＝”后输入公式“Ｅ２－Ｆ２－Ｇ２－Ｈ２”（不包括引号）单击“√”确定；⑻用第⑸步的方法把该公式复制到单元格Ｉ３至Ｉ７中。公式建立后可以在表中任意输入数据观察合计栏和Ｉ列的计算结果是否正确，确定以后将输入的数据删除，进入下一步。（注意：不能对已建立公式的单元格进行删除操作，否则必须重新对其复制公式）。⒊复制工作表选定主菜单【编辑】中【移动或复制工作表】选项，在【移动或复制工作表】对话框中选中【建立副本】后确定，就会在工作簿中新增一个工作表，依此复制，共建立１３个工作表，对各表标签依次命名为“工资01表、工资02表、……工资12表、工资汇总表”分别为一年的１月、２月、……１２月的工资明细表和全年工资明细表的汇总表。⒋用三维引用功能汇总全年报表数据⑴选定“工资汇总表”的Ｅ２单元格；⑵双击“＝”，再双击求和符号“∑”；⑶单击“工资01表”标签，接着按住Shift键单击“工资12表”标签，并输入“Ｅ２”；⑷单击“√”确定，此时在编辑栏中可以看到在“工资汇总表”Ｃ5单元格中建立的汇总公式：“＝ＳＵＭ（工资01表：工资12表！Ｃ5）”，表示将“工资01表”到“工资12表”这一工作表范围内的各表Ｃ5单元格的数据加和汇总到“工资汇总表”的Ｃ5单元格中；⑸用上面建立公式的第⑸步方法复制汇总公式。我们任意选定“工资汇总表”的一个单元格如Ｅ５，如果在编辑栏中看到汇总公式为“＝ＳＵＭ（工资01表：工资12表！Ｅ５）”，则说明汇总公式的建立与复制都正确无误，同时也可以看到，凡是已建立（或复制）了公式的单元格都会显示出已设定的数字和货币格式。至此我们已经完成了报表汇总的全部准备工作。我们只要在各月的明细表中输入原始数据，不但马上可以看到该张表各项指标的合计数，而且可以从汇总表中看到已输入数据各表的汇总数。如一月、二月的报表完成后，汇总表中显示的数字就是一至二月的累计数，十二个月的报表都输入了数据后，汇总表显示的就是全年的总计数。如果对任一张明细表的任何数据进行了修改，汇总表的相应数据就会按更改后的数据自动更新，完全不需人工干预。同样地，如果在明细表“工资01表”与“工资12表”的位置之间新增或删除任意数量的工作表，不须再对新表建立公式，汇总表会自动对它们的数据进行添加或删除。本例是对同一单位不同期间的报表进行汇总，如果要对同一期间不同单位的报表进行汇总，方法也是一样。经过实际应用可以毫不夸张地说，Ｅｘｃｅｌ９７三维引用功能用于报表汇总的效果决不会亚于某些专