会议管理制度职场研习社

会议管理制度职场研习社第一章总则

一、目的与原则

为确保会议的效率与效果，促进职场研习社（以下简称“研习社”）各项工作的顺利开展，制定本会议管理制度。本制度遵循公开、公平、高效、参与的原则，旨在加强会议的组织与管理，提升团队协作能力。

二、适用范围

本制度适用于研习社组织召开的各类会议，包括但不限于：定期会议、临时会议、专题会议等。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期、议程召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因工作需要，临时组织召开的会议。

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议。

四、会议参与人员

1.与会人员：会议组织者、主持人、记录人及与会议议题相关的参会人员。

2.旁听人员：根据会议性质和需要，可邀请相关人员旁听。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行。

2.会议组织者应提前准备会议议题、议程，并将会议通知及相关材料提前发送给与会人员。

3.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

4.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持手机静音或振动，不得随意离场。

六、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取与会人员的意见和建议。

2.会议决策结果应形成书面记录，并由会议主持人签字确认。

3.会议决策的实施和跟进由会议组织者负责，相关责任人应按照会议纪要的要求，按时完成工作任务。

七、本制度的解释权归研习社所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。后续章节内容详见相关文件。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据研习社工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关与会人员，确保会议决策的权威性和有效性。

4.通知与会人员：将会议时间、地点、议程等相关信息提前通知与会人员，以便做好参会准备。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的背景资料、数据报告等，为会议讨论提供依据。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和与会人员，宣布会议开始。

3.讨论议题：按照议程安排，逐个讨论议题，与会人员充分发表意见和建议。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，形成会议决策，并由会议主持人进行总结。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论和决策进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.与会人员就会议总结发表意见，确保大家对会议决策的理解和认同。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.会议记录人整理会议纪要，并在会议结束后及时将会议纪要发送给与会人员。

五、会议跟进

1.会议组织者负责跟进会议决策的落实情况，确保各项工作按时完成。

2.会议相关责任人按照会议纪要的要求，提交工作进展报告，以便下次会议进行汇报和讨论。

六、会议流程的优化

1.定期收集与会人员对会议流程的意见和建议，持续优化会议流程，提高会议效率。

2.根据实际情况，调整会议议程、时间安排等，确保会议的针对性和实用性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果、责任分配及工作要求等。

3.会议纪要初稿需经会议主持人审核批准后，于48小时内发送给所有与会人员，以便大家对会议内容进行回顾和确认。

二、会议纪要的确认与反馈

1.与会人员应在收到会议纪要后的2个工作日内，对纪要内容进行确认，并提出意见和建议。

2.会议记录人根据与会人员的反馈，对会议纪要进行修改和完善，形成最终版会议纪要。

3.最终版会议纪要由会议主持人签字确认，并再次发送给所有与会人员。

三、会议决策的落实与跟进

1.会议组织者根据会议纪要，明确责任人和完成时限，确保会议决策的有效落实。

2.责任人按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并在规定时间内完成相关工作。

3.会议组织者定期对会议决策的落实情况进行跟进，了解工作进展，协调解决问题。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，以便日后查询和追溯。

2.会议组织者负责会议纪要的保管工作，确保纪要的完整性和安全性。

3.对于涉及重要决策和敏感信息的会议纪要，应采取适当措施，确保信息安全。

五、会议纪要的执行评估

1.定期对会议决策的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，为后续会议提供改进建议。

2.会议组织者可根据评估结果，调整工作计划，优化会议流程，提高会议决策的执行效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定人员提交会议室申请。

2.申请者需填写会议室申请表，包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或指定人员根据申请情况，合理安排会议室，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

2.使用会议室时，应关闭或调低手机等通讯设备的音量，以免影响会议进行。

3.会议室内禁止大声喧哗、随意走动，与会人员应遵守会议纪律，保持安静。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备使用前，需检查设备是否正常运行，如有问题应及时向行政部门或指定人员反馈。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，确保设备安全。

3.会议结束后，使用人员应将设备恢复至初始状态，并关闭电源，避免资源浪费。

四、会议室维护与保洁

1.行政部门负责会议室的日常维护与保洁工作，确保会议室环境整洁、设备完好。

2.定期对会议室进行卫生清洁，包括地面、桌面、座椅等，保持良好的卫生状况。

3.对于会议室内损坏的设备，应及时报修，确保会议室的正常使用。

五、会议室资源调配

1.行政部门根据会议需求和会议室使用情况，合理调配会议室资源，提高会议室使用效率。

2.对于重要会议和紧急会议，行政部门应优先保障会议室资源。

3.鼓励各部门错峰使用会议室，减少会议室资源冲突。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节给予警告、罚款等处理。

2.对于故意损坏会议室设备、严重违反会议纪律的行为，将依法追究相应责任。

第五章附则

一、本制度的解释权归