单位会议室管理管理制度

单位会议室管理管理制度第一章总则

为确保单位会议室的高效使用与管理，提高会议质量与效率，制定本会议室管理制度。以下总则适用于单位内所有会议室的管理与使用。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高工作效率，促进信息沟通与决策的及时性、准确性。

2.会议室的管理与使用应遵循公平、公正、公开的原则，确保资源合理分配，避免资源浪费。

二、适用范围

1.本管理制度适用于单位内部所有会议室，包括但不限于多功能厅、洽谈室、视频会议室等。

2.凡在本单位召开的各种会议，均应遵守本管理制度的相关规定。

三、权责分配

1.会议室的管理职责由行政管理部门或指定的专门部门负责。

2.会议召集人负责会议的筹备与组织，确保会议的顺利进行。

3.参会人员应遵守会议室管理规定，爱护会议设施，保持会议室内整洁。

四、管理与使用要求

1.会议室的使用应提前向管理部门申请，填写《会议室使用申请表》，明确会议时间、参会人数、会议设施需求等信息。

2.会议室使用实行预约制度，按照申请的先后顺序安排使用。

3.会议召集人应提前进入会议室，检查设施设备是否齐全、完好，确保会议的顺利进行。

4.会议期间，参会人员应遵守纪律，关闭手机或调至静音，不得随意离席，不得在会议室内大声喧哗。

5.会议结束后，会议召集人应组织参会人员整理会议室，恢复原状，及时归还借用物品。

五、违规处理

1.对违反本管理制度的单位和个人，视情节轻重，给予通报批评、限制使用会议室等处理。

2.对造成会议室设施损坏的，应照价赔偿，并按照单位相关规定予以处理。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由行政管理部门负责解释。各单位和个人应严格遵守，共同维护良好的会议室环境。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下会议流程分为会议筹备、会议进行和会议结束三个阶段。

一、会议筹备

1.会议主题确定：会议召集人应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.会议通知：会议召集人应在会议开始前，至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

3.会议资料准备：会议召集人负责准备会议所需的资料，包括会议议程、相关文件、数据报告等，并在会议开始前至少1个工作日送达参会人员。

4.会议室预约与布置：会议召集人需提前向管理部门预约会议室，并根据会议需求进行布置，包括座位安排、投影设备调试等。

5.参会人员确认：会议召集人应跟踪参会人员的回复情况，确保参会人员按时参加。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责组织签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持：会议召集人担任会议主持人，负责会议的议程安排、时间控制及秩序维护。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次进行发言。发言内容应简明扼要，注重实效。

4.会议讨论：会议主持人引导参会人员进行讨论，鼓励大家积极发表意见，形成共识。

5.会议决策：针对会议议题，主持人组织参会人员进行投票或表决，形成会议决策。

三、会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议纪要：会务人员负责整理会议纪要，记录会议内容、讨论结果及决策事项。

3.会议资料归档：会议结束后，会议召集人负责将会议资料进行整理归档，以便日后查阅。

4.会议室整理：会议结束后，会议召集人组织参会人员整理会议室，确保会议室整洁。

5.会议通知与纪要发送：会议纪要整理完成后，由会议召集人发送给参会人员，以便大家了解会议内容，并按照会议决策开展工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的落实至关重要。为确保会议决策得到有效执行，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的会务人员在会议结束后及时整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分工及下一步行动计划等内容。

3.会议纪要整理完成后，应由会议主持人或指定人员审核，确保无误后发布。

4.会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内发送给所有参会人员，以便大家了解会议内容和责任分工。

二、会议纪要的跟踪执行

1.会议纪要中明确的行动计划和责任分工，各责任单位及个人应按照规定的时间节点和完成标准执行。

2.会议召集人应定期检查会议纪要中各项任务的执行情况，确保会议决策得到落实。

3.如在执行过程中遇到问题，责任单位及个人应及时向会议召集人反馈，寻求解决方案，确保工作顺利进行。

三、会议纪要的反馈与评估

1.定期召开会议，对会议纪要中各项任务的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

2.对未按期完成或执行不力的任务，应分析原因，制定改进措施，并在下次会议中进行通报。

3.会议纪要的执行情况应作为考核评价相关单位和个人工作绩效的重要依据。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照单位规定进行归档，以便日后查阅。

2.会议纪要的归档应确保安全、保密，防止信息泄露。

3.单位内部人员如需查阅会议纪要，应向负责归档的部门提出申请，经批准后方可查阅。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和设施完好，制定以下会议室管理规定，所有使用会议室的单位和个人必须遵守。

一、会议室预约管理

1.会议室使用实行预约制度，使用单位需提前向管理部门提交《会议室使用申请表》，明确会议时间、参会人数、设施需求等信息。

2.管理部门根据申请顺序和会议室实际情况，合理安排会议室使用，并在确认后通知申请单位。

3.如遇紧急会议，管理部门应优先保障重要和紧急会议的需求。

二、会议室使用规范

1.使用单位在会议开始前应检查会议室设施是否完好，如有损坏，应及时向管理部门报修。

2.会议期间，应保持会议室整洁，严禁在室内吸烟、进食，不得随意移动设施设备。

3.使用单位应按照预定时间结束会议，不得擅自占用会议室。

三、会议室设施维护

1.管理部门应定期对会议室设施进行检查、保养和维修，确保设施正常运行。

2.使用单位在使用过程中如发现设施损坏，应立即向管理部门报告，管理部门应及时安排维修。

3.对于故意损坏会议室设施的行为，将依法追究责任，并要求照价赔偿。

四、会议室安全管理

1.会议室使用单位应遵守单位的安全规定，确保会议期间的人员安全。

2.管理部门应定期检查会议室的安全设施，如消防设备、紧急疏散指示等，确保安全设施完好。

3.会议期间，如发生紧急情况，使用单位应立即启动应急预案，组织参会人员有序疏散。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由管理部门负责保管，使用单位在会议开始前向管理部门领取，会议结束后及时归还。

2.使用单位应妥善保管会议室钥匙，不得私自复制或转借他人。

3.如丢失钥匙，使用单位应立即向管理部门报告，并按单位规定承担相应责任。

遵守会议室管理规定，共同维护良好的会议室环境，有助于提高会议效率，促进单位工作的顺利开展。

第五章附则

为确保本会议室管理制度的实施，以下附则对相关事项进行补充规定。

一、制度修订

本管理制度如有需要修改或补充，由行政管理部门负责提出方案，经单位领导审批后发布实施。

二、解释权

本管理制度的最终解释权归单位行政管理部门所有。

三、实施日期

本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制