第三章之第三讲-机关正式公文写作格式与范例

机关正式公文格式和写作范例第三讲机关正式公文格式和写作范例文书是人们在社会活动中为联系事项、记载事情、履行职权而形成和使用的具有一定体式的文字材料。它包括公务文书和私人文书。

公务文书是各个社会集团（包括党政机关、群众团体、企事业范围等）在工作活动中为处理公务而形成和使用的文书。公务文书简称公文。现在，我们常讲的公文一般指的是公务文书。公文是党和国家具体领导与管理事务的一种工具，也是机关传达贯彻党和国家方针、政策、法令，体现领导意图，汇报工作情况，解决工作问题的一种重要工具。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

公文分两大类型：一种类型是正式公文，另一种类型是非正式公文。

正式公文国家有明确的界定。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《党政机关公文处理工作条例》中，规定了主要的十五种:决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要。第三讲机关正式公文格式及写作范例除此之外，其他公文就属于非正式公文了。如：章程、条例、规定、方法、细则、准则、建议、意见、计划、工作总结、工作安排、工作简报、工作汇报、工作报告、领导讲话、调查报告、经验材料、大事记等常用文种。除此之外，还有各种日用文书，如请柬、奖状、讣告、悼词、批注、批语、书信、凭证、记录、图纸、报表等。

第三讲机关正式公文格式及写作范例第一部分党政机关通用正式公文第三讲机关正式公文格式及写作范例

一、决议

（一）决议的写作格式

决议是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。

(二)决议的结构和要领

决议由标题、通过日期、正文三部分组成。⑴标题。两要素的标题，由会议名称和文种两部分组成。三要素标题。由召开会议的单位名称，会议名称和文种组成。

⑵正文。

①开头，要写明会议决议的根据。如什么时间、什么地点，召开了什么会议，会议讨论了什么或者审议了什么等。

②主体，会议批准或者通过的决议内容。

③结尾，结语部分可有可无。有的决议主体部分结束，全文也就结束。

第三讲机关正式公文格式及写作范例批准性决议先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批准否，再写对被审议案的具体评价，最后以“指出”、“认为”之语引出号召。阐述性决议则先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。

（二）决议的写作范例

中国共产党河北工程大学第一届委员会第九次全体（扩大）会议关于《中共河北工程大学委员会常委会工作报告》的决议第三讲机关正式公文格式及写作范例

二、决定

(一)决定的概念。

企业决定是党政机关及其他部门对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求所属单位和部门贯彻执行的指令性公文。

(二)决定的特点：

1.权威性。决定属于比较庄重的文种，特别是对重要事项或重大行动作出决策或安排的决定，通常是管理机构作出的，体现的是领导的意志或集体的决策，其所属单位或部门必须遵照执行。第三讲机关正式公文格式及写作范例

2.具体性。决定对于具体事项或行动所提出的意见、目的、方法或措施等，都是明确的、具体的，在实际工作中具有可操作性。

3.广泛性。决定这一文种适用范围比较广，无论单位大小，级别高低，都可以使用。

4.单一性。决定一般涉及本单位某一事项或某一方面的问题，内容比较单纯，一般不涉及其他方面的问题。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

(三)决定的种类

1.根据发文单位意图的不同，可分为两类：

⑴告知性决定。如发文单位公布重大事项，召开重要会议，任免干部，调整机构设置，表彰先进人物、单位的事迹，惩处有关单位及人员，回答某一问题等，使收文知晓即可。

⑵部署性决定。发文单位就某项工作作出安排和部署，要求受文单位照此办理。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

2.根据决定内容的不同，可以分为五类：

⑴决策性决定。即对重要事项作出决策的决定。

⑵行动性决定。即对重大行动作出安排的决定。

⑶部署性决定。即对某项工作作出安排和部署的决定。

⑷奖惩性决定。即对某单位某人作出表彰或处分的决定。

⑸任免决定。即对内部机构人事安排作出的决定。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈣决定的结构和要领

1.标题。决定的标题有两种写法。

⑴由发文单位、事由和文种构成。

⑵由事由和文种组成，省略了发文单位。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

2．正文。决定的正文采用公文常用的基本机构，即由开头、主体和结尾三部分组成。

⑴开头。主要交待决定的缘由或根据。具体写法有两种：一是宣告性开头。因其内容相对简单，篇幅又较短小，正文只有决定根据和决定意见两部分内容，所以常按“决定缘由”、“决定内容”的顺序，以篇段合一的方法表述。二是其他种类决定的开头。因其内容相对复杂，常采用总分条文式或多项分部式结构表述。第三讲机关正式公文格式及写作范例

⑵主体。一般包括决定缘由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。其结构布局安排有两种。一是段落表述法。即用一段文字或几段文字表述决定的内容。二是序列表述法。即用序号依次表述正文决定内容的方法。有时序号后面可以设小标题，提示每部分的内容。

⑶结尾。决策性决定结尾比较简单，主要用来写执行要求或提出希望号召。这是对决定事项的强调和补充，以引起受文者对决定事项的重视。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈤决定的范例

中共河北工程大学委员会

河北工程大学

关于进一步加强科研工作的决定第三讲机关正式公文格式及写作范例三、命令（令）

（一）令的概念

命令(或令,下同)是国家行政机关及其领导人发布的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文文种。主要用于发布重要的行政法规和规章,采取重大的强制性的行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等。第三讲机关正式公文格式及写作范例（二）令的分类

从性质和内容上划分,命令大体可分为:

①发布性命令。是国家权力机关、行政机关和国家领导人发布法律、法规或重大行政措施的指令性公文。发布性命令一般由发布性命令正文和发布性命令附件组成。附件为所发布的法律、法规或重大行政措施。②行政令(指挥令)。主要用于国家行政机关及领导人颁布行政规章或重大行政措施。发布行政令的国家机关及其领导人必须是宪法和法律赋予其职权的特殊的法定作者。除此之外,负有特殊使命的机构,经政府授权,也可适用此文种。第三讲机关正式公文格式及写作范例③任免令。主要是用于任命或免去(撤销)机关、单位、组织有关人员职务的公文。

④嘉奖令。是国家行政机关嘉奖作出突出贡献的机关领导、人员的公文。（三）令的写作范例

中华人民共和国教育部令第三讲机关正式公文格式及写作范例四、公报公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。

(一)公报的分类

1.会议公报是用以报道重要会议或会谈的决定和情报的公报。这种公报一般用于党中央召开的会议。

2.事项公报党的高级领导机关用以发布重大情况、重要事件的文件。高层行政机关、部门向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时有时也沿用此类公报。

3.联合公报这是一种特殊用途的公报，用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议，如《中俄联合公报》。第三讲机关正式公文格式及写作范例

(二)公报的结构

公报包括首部、正文和尾部三部分。（1）首部包括标题和成文时间。

标题。公报的标题常见的有三种形式。一种是直写文种《新闻公报》；第二种是由会议名称和文种构成；第三种是联合公报，由发表公报的双方或多方国家的简称、事由、文种构成。

成文时间。用括号在标题之下正中位置注明公报发布的年、月、日期。（2）正文包括开头、主体两部分。

开头。即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报要求概述公报的来由，即在何时、何地、谁与谁举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。

主体。是公报的核心内容，要求把公报的内容完整、系统、有序地表达清楚。常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定；第二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较多的公报；第三种是条款式，多用于联合公报。（3）尾部事件性公报和会议性公报一般没有尾部；联合公报要在正文之后写明双方签署人的身份、姓名、年、月、日期、并写明签署地点。第三讲机关正式公文格式及写作范例

(三)公报的写作范例中国共产党第十七届中央委员会第六次全体会议公报

第三讲机关正式公文格式及写作范例五、公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号第三讲机关正式公文格式及写作范例（一）公告的写作格式

公告分发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面的公告。

公告包括标题、正文、签署和日期等。

（1）标题

①发文机关加事由加文种。如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》；②发文机关名称加文种，如《中华人民共和国国务院公告》；③事由加文种，前加“关于”；④只写“公告”。

第三讲机关正式公文格式及写作范例（2）正文

直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。

（3）签署

写明公告发布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。

（4）日期

公告的年月日一般标在签署下一行。

第三讲机关正式公文格式及写作范例（二）公告的写作范例

中华人民共和国国务院公告第三讲机关正式公文格式及写作范例六、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。（一）通告的写作格式

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。第三讲机关正式公文格式及写作范例

1.标题

由发文机关、事由、文种构成。

根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

2.正文

由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

3.署名和日期

正文后签署发布通告的机关名称和日期。

第三讲机关正式公文格式及写作范例（二）通告的写作范例

河北工程大学

关于在本科生中开展“中国大学生赴英实习项目”申请与推荐工作的通告

第三讲机关正式公文格式及写作范例七、意见（一）意见的概念

意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。第三讲机关正式公文格式及写作范例

(二)“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

1.作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

2.作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

3.作为平行文，提出的意见供对方参考。第三讲机关正式公文格式及写作范例

(三)意见的格式要求：

1．标题。一般采用“发文机关+事由+文种”的模式。如：《中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见》。

2．原由。讲明发布意见的背景和根据。

3．事由。具体对工作指导的办法和措施。

4．结尾。一般为提出要求。第三讲机关正式公文格式及写作范例（四）意见的写作范例

教育部卫生部

关于加强学校控烟工作的意见第三讲机关正式公文格式及写作范例八、通知㈠通知的概念

通知是机关单位向所属部门或有关单位传达需要知晓或者共同执行的有关事项。

㈡通知的特点

⑴功能的广泛性。通知的功能在所有机关公文中，内容最丰富，使用频率最高，不受内容制约，既可用于布置工作，传达重要指示，也可以用于晓谕事项，召开会议，开展活动等。

第三讲机关正式公文格式及写作范例⑵明显的时效性。通知的内容有一定的时效要求，它所要求办理或告知的事项，都有比较明确的时间限制，受文单位在规定的时间内办理完成。

⑶结构的灵活性。通知的结构非常灵活，有时是多段的，有时是篇段合一的；在内容的层次上也可灵活安排，没有统一的要求。

⑷一定的权威性。通知多用于下行文。作为领导机构发布的通知，无论是布置工作，还是传达指示，对受文对象要提出要求及需要办理的事项，必须执行和完成。

⑸附件的载体性。有的通知，如其内容为需要办理、执行或周知事项的，通知后面均带有附件，而通知却成为载体出现。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈢通知的种类

⑴发布性通知。用于发布规章制度。

⑵批转性通知。用于批转下级单位或者部门的公文给所属部门和人员，让其周知或执行。

⑶转发性通知。用于转发上级机关的公文给所属单位和部门，让其周知和执行。

⑷指示性通知。用于指示下属单位或部门如何开展工作。

⑸任免性通知。用于任免和聘用内部机构干部。

⑹事务性通知。用于处理日常工作中带有事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构员工。

⑺会议通知。用于发布召开会议的通知。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈣通知的结构和要领

⑴标题。通知一般采用公文标题的常规写法。由发文单位、主要内容和文种组成。或者省略发文单位，由主要内容和文种组成。如果发布的通知要求受文单位尽快办理，可以在标题中加上“紧急”字样。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题内容部分。批转性和转发的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。

第三讲机关正式公文格式及写作范例⑵正文。通知的正文一般由通知缘由、通知事项和执行要求等组成。

①通知缘由。如果是发布指示，安排工作的通知，开头的写法与决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。如果是批转、转发文件的通知，根据情况，可在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。如果是发布规章的通知，多数情况下，采用篇段合一的方式，无明显的开头部分，一般不交待缘由。

②通知事项。这是通知的主体部分，所发布的指示，安排工作，提出的办法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需分条款。

③执行要求。发布指示，安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需要专门的结尾部分。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

(五)各类通知的写法

1.印发、批转、转发性通知的写法

标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。第三讲机关正式公文格式及写作范例

2.批示性通知的写法

标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。第三讲机关正式公文格式及写作范例

3.知照性通知的写法

这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

4.任免、聘用通知的写法

一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。第三讲机关正式公文格式及写作范例

5.事务性通知的写法

通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。第三讲机关正式公文格式及写作范例（六）通知的写作范例

范例㈠

河北工程大学

关于印发《关于基础性绩效工资和退休人员补贴的实施意见》的通知

第三讲机关正式公文格式及写作范例（六）通知的写作范例

范例(二)

河北工程大学

关于筹建装备制造学院的通知

第三讲机关正式公文格式及写作范例（六）通知的写作范例

范例(三)

关于XXX等同志职务任免的通知第三讲机关正式公文格式及写作范例（六）通知的写作范例

范例(四)

关于召开党委一届第十一次全体（扩大）会议的通知

第三讲机关正式公文格式及写作范例

九、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。

(一)通报的特点

⑴彰显教育性。表彰性通报和批评性通报比较常见，不管是表扬性的，还是批评性的，其根本目的在于教育，以弘扬正气，倡导新风。

⑵具有典型性。通过对先进的表扬，对后进的鞭挞，从而树立正反两个方面的典型，使大家能够从中吸取经验和教训，起到举一反三的作用。

⑶强调真实性。不管是什么内容的通报，必须真实、准确、切勿夸大或缩小。否则，就会适得其反，造成不良影响。第三讲机关正式公文格式及写作范例

(二)通报的种类

⑴根据通报内容的不同，可以分为专题通报和综合通报。

⑵根据通报形式的不同，可以分为联合通报，转发通报和直述性通报。

⑶根据通报性质的不同，可以分为表扬性通报、批评性通报和情况性通报等。第三讲机关正式公文格式及写作范例常用的通报根据其内容性质和写作目的可分三类：

1.表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：XXX省人民政府关于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召第三讲机关正式公文格式及写作范例

2.批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如：国务院办公厅关于XX省XX县“3·11”特大爆炸事故情况的通报；XX大学关于对杨XX等四位同志的批评通报。错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求

3.情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：XX省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等）。缘由目的＋情况信息＋希望要求第三讲机关正式公文格式及写作范例

(三)通报的结构和要领

⑴标题。通常由发文单位、事项和文种三要素构成。有的可以省略发文单位和事由，只写“通报”二字。

⑵受文单位。除普发性通报外，其他通报应该标明受文单位。

⑶正文。一般由通报缘由、通报事项、简要分析、表明态度四部分组成。通报缘由，要简要概括通报事项的主要事实。通报事项应具体地叙述构成事实的时间、地点、人物、结果等要素。简要分析，就是要对事件的本质作出评价。表明态度，就是对某一事件，是肯定，还是否定，是支持，还是反对，是表扬还是批评，都要态度鲜明。

⑷签署。写明发文单位名称和成文时间。在通报标题中已标明发文单位名称的，就不必再写。

第三讲机关正式公文格式及写作范例（四）通报的写作范例

范例(一)

关于表彰2010年度

信息工作先进单位及个人的通报

第三讲机关正式公文格式及写作范例（四）通报的写作范例

范例(二)

情况通报

第三讲机关正式公文格式及写作范例（四）通报的写作范例

范例(三)

国务院办公厅

关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故

情况的通报第三讲机关正式公文格式及写作范例十、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。第三讲机关正式公文格式及写作范例㈠报告的特点

⑴广泛性。比较宽泛。政府机关的报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议和回答上级机关的询问的上行文。而一般机关的报告不仅是向上级机关报告工作的上行文，重要的工作、活动、情况还要通过职代会向单位员工作工作报告。

⑵陈述性。由于报告要向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，所以，在写作上主要使用叙述的方法。也就是说，它所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。无论是做了哪些工作，取得了哪些成绩，有什么经验，还存在什么问题，有什么教训，都要一一向主管部门或员工陈述。

⑶总结性。报告的内容大都是将已经做过的工作或已经发生的情况及问题进行归纳汇总，综合分析，形成比较系统完整的报告。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈡报告的种类

报告按其行文的目的作用不同，一般分为七种：

⑴工作报告；

⑵一般性情况反映报告；

⑶要求上级批转的报告；

⑷错误检查报告；

⑸例行报告；

⑹答复上级机关询问事宜的报告；

⑺报送文件和物品的报告。

报告按其表达的形式不同，可分为专题性报告与综合性报告。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

㈢报告的结构和要领

⑴标题。报告的标题有两种：两要素写法，即事由、文种名称两部分构成。三要素写法。即发文单位、事由、文种名称构成。

⑵主送机关。在标题下另起一行顶格写明受文对象，一般是上级机关或业务部门。

⑶正文。综合性报告正文一般分为开头、主体和结尾三部分。开头应简要说明报告的目的或者有关情况，有时是对报告内容作简要概括。主体应集中反映报告的核心内容。情况报告一般采用“情况、做法、成绩、打算、措施”四步写法。建议报告一般采用“三段式”的基本结构，即提出问题—论述问题=呈述建议。结尾，综合性报告常用“以上报告，请审议”、“以上报告，如无不妥，请指示”等。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

㈣主要报告的写法

1.综合性报告的写法

①标题:事由加文种，如《关于1999年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《铜陵市人民政府关于1999年度工作情况的报告》。

②正文:

把握三点：一是开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。二是主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

三是结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。第三讲机关正式公文格式及写作范例

2.专题报告的写法

①标题:由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

②正文：可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见。

第三讲机关正式公文格式及写作范例以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。

③结尾:通常以“请审核”、“请审示”等语作结。第三讲机关正式公文格式及写作范例

3.回复报告的写法

①标题:与前两种报告大体相同。

②正文:根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

㈤报告的写作范例

河北工程大学

关于呈送《本科教学工作水平评估整改方案》的报告第三讲机关正式公文格式及写作范例

十一、请示

㈠请示的概念

请示是向上级机关请求指示和批准事项时使用的公文文种。请示属于上行文，只能用于下级向上级请示工作。这里所指的上级包括有领导关系与业务指导关系的上级。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可“先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。

写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈡请示的特点

请示只适用于有直接隶属关系的上下级之间。和其他文种比较，请示有着极其鲜明的特点：（1）行文方向单一，不要多头请示

请示只能是上行文，而且只能是给自己的直接主管上级的上行文，不要同时给自己的多个上级机关请示，否则可能导致得到多个上级机关不同的答复，从而给工作增加困难。（2）事先行文

请示必须事先行文，必须等上级机关明确表态后才能付诸行动。如果事情已经开始做了或已经做完了才请示的话，都属于“先斩后奏”，这是违反管理规定和组织纪律的。第三讲机关正式公文格式及写作范例（3）一文一事

请示内容要单一，一篇请示只能写一件事，不能一文多事，如果有几件事要请示上级机关，可以分别写成几分呈送。（4）不能越级请示

一般来说，请示不要越过直接的上级机关向更高一级的上级机关请示问题。自己的直接上级机关解决不了的问题，应由上级机关向其上级机关请示。第三讲机关正式公文格式及写作范例㈢请示的结构和要领

请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。⑴标题。请示的标题包括发文单位名称、事由和文种。发文单位名称有时可以省略。拟写标题时要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”。

⑵主送单位。请示的主送机关是指请示件报批的单位。一份请示只能有一个主送单位，不得多头请示。

⑶正文。请示的正文一般由请示缘由、请示事项和请示要求三部分组成。请示缘由即提出请示事项和要求的理由、背景及依据。请示事项即请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示事项是请示的核心内容，要符合国家法律法规，符合实际，具有可行性和可操作性。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈣请示的写作范例

河北工程大学

关于我校附属中、小学办学经费问题的请示第三讲机关正式公文格式及写作范例十二、批复

㈠批复的概念

批复是答复下级请示意见事项时使用的公文文种。批复是根据下级请示或意见而制发的，构成一个问题的两个侧面，成为相互连贯的统一整体。

㈡批复的特点

①行文的时差性。批复是为下级机关的请示作出的答复，是专门用于答复下级机关请示事项的公文。先是下级机关作出请示，然后才有上级机关的批复。既不可能先于请示，也不可能同一时间内，一并行文。

第三讲机关正式公文格式及写作范例②内容的针对性。批复要针对被请示事项作出答复，而不能“所问非所答”，与请示毫无相关，必须相互照应，“对症下药”。

③效力的权威性。批复是上级机关对下级机关所请示的事宜作出的结论性意见，一旦批复，下级机关必须贯彻执行，不得违背。其效用同命令、决定类似，具有很强的权威性。

④表态的明确性。当下属单位将请示呈报到上级以后，必须有一个明确的答复。行或者不行，二者必居其一，没有中间道路可走。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈢批复的种类：

根据批复的不同内容和意图，可以分为审批事项批复和阐述性批复。还可根据批复的性质，分为肯定性批复、否定性批复和解答性批复。

㈣批复的结构和要领

①标题。最常用的写法是由发文机关、事由和文种构成。在事由中一般将下级机关及请示的事由和问题写进去；还有一种完全式的标题时发文机关、表态词、请示事项、文种。

②主送单位。主送机关只有一个，即报送请示的下级机关。批复不能越级行文，当所请示的机关不能答复下级机关的问题，而需要向更上一级机关转报“请示”时，更上一级机关所批复的主送机关不应是原请示机关，而是“转报机关”。如果批复的内容同时涉及其他机关和单位，则要采用抄送的形式送达。第三讲机关正式公文格式及写作范例③正文。包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。批复引语要点出批复对象，一般称收到某文，或某文收悉。要写明是对于哪件事情的答复，时间和文号可省略。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示，意思要明确，预期要适当。批复的要求，是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可以写要求；不同意，亦可提供其他解决办法。

④落款。应写在批复正文的右下方，注明成文时间，并加盖公章，成文时间用汉字，要标全年月日。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈤批复的格式要求

1．标题。写成“关于×××的批复”或者“×××关于×××的批复”。如：国务院关于同意XX省设立XX市XX区的批复（国函〔2001〕11号）

2．原由。类似“你省《关于XX市设置XX区的请示》（粤府〔2000〕38号）收悉”、“你局《关于上报XX市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示》（信计字〔2003〕132号）收悉”作为原由。

3．批复事项。表明批复的态度与意见。第三讲机关正式公文格式及写作范例

开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，要求写得严谨、明确。如“《燕奇国际文化交流公司关于举办燕奇杯书法大赛的请示》(燕奇字[1994]14号)收悉”，然后，一般写如“经董事会研究，现批复如下”、“经研究，批复如下”等。注意不可简单写成“×年×月×日来文收悉”，许多来文，究竟是哪份，很不清楚。

请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不可意的要提出有根据的、有针对性的缘由。

第三讲机关正式公文格式及写作范例有的批复具有一定的普遍性，则需上级机关较为详细地写明批复态度，充分阐明理由。还有些批复可在同意的前提下，原则性地提出希望。如“希望在弘扬民族文化、促进民族文化与国际文化交流方面，在发扬我公司的企业文化传统方面，作出努力”。

结语使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。

对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。第三讲机关正式公文格式及写作范例完全同意的批复可以不写同意的理由，只明确表态。如：“你部银水字[1994]4号请示收悉，经董事会研究，同意银水湖旅游度假村提前开工(日期为1994年6月6日)。”

下级单位的请示，受政策和具体情况限制有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分，再讲清不同意部分及其原因。如：“你部公关字[1994]12号请示收悉，经研究同意购制486电脑一台，但囿于经费所限，暂不同意购制轻型印刷设备。”

完全不同意的批复，一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有针对性地答复下级请示，不能使用有歧义的词语。也可在发文之前，先向下级单位讲明理由和依据。

第三讲机关正式公文格式及写作范例(六)批复的写作范例

邯郸市人民政府

关于同意建立河北工程大学动物医学重点实验室的批复第三讲机关正式公文格式及写作范例十三、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。是一种特殊的公文。格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用“提请审议”字样结尾）。如：国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案。（一）议案的写作格式

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时,所使用的公文。法定人数的人大代表及人大有关机构也可提出议案。议案的开头部份可简明扼要地阐述提出议案的目的或原因,也可直截了当地提出需要审议的事项。（二）议案的写作范例

成都市人民政府关于提请审议《成都市建筑施工现场监督管理规定(草案)》的议案第三讲机关正式公文格式及写作范例十四、函

㈠函的概念

函是机关向有关主管部门请求批准事项或与其他单位商洽工作，询问和答复问题所使用的公文。

㈡函的特点

⑴平等性。函主要用于单位之间商谈工作，询问和答复问题，体现着双方的平等关系。讲究相互尊重、平等协商，带有沟通的特点。

⑵灵活性。函的行文关系灵活，内容和格式也比较自由，使用方便，广泛用于公务活动之中。

⑶双向性。既有问函，又有复函，你来我往，有问有答。

⑷单一性。内容比较单一，一事一函。写作上不必有过多的层次，过多的叙述，越简单，越明了，越好。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈢函的种类

根据函的发文方向，可分为:

⑴去函，也称为发函、致函。即单位主动给其他单位制发的函，用以交换信息、商洽工作，向对方询问或请求批准事项时使用的函。

⑵复函。单位在收到对方的来函之后，用以答复对方询问、联系或请求批准事项时使用的函。

根据函的不同格式，可分为：

⑴公函。多用于比较正式的场合，处理较为主要的事项时使用。有明确的具体事项，标题受文单位、正文、签署、发文号等

⑵便函。多用于企业单位的一般事务性的具体事项时使用。其格式比较灵活，简便，写法比较自由。

第三讲机关正式公文格式及写作范例根据函的不同功能，可将其分为：

答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致谦函、慰问函、唁函、推销函等。

根据函的不同内容可分为：

⑴商洽函。用于单位之间商洽工作，联系有关事宜的函。

⑵询问答复函。用于单位向其主管部门或单位内部所属部门及其相互之间协商处理有关问题的函。

⑶请批准函。用于单位就某一方面的业务向没有隶属关系的“主管”部门请求批准的行文。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈣函的结构和要领

⑴标题。公函的标题包括发文单位，事由和文种三部分。如果是去函，标题中文种直接写“函”或加“公”字，“致”字。如果是复函，标题中文种应写明“复函”。

⑵发文字号。公函要有规范的发文字号，由发文代字、年号、顺序号组成，并在发文代字后面加“函”。函一般单独编号，以区别于请求、批复等公文。

⑶受文单位。即接受公函的单位。复函的主送单位与来函的发文单位是一致的。公函的主送单位一般只有一个。

第三讲机关正式公文格式及写作范例⑷正文。

开头。主要说明发函的缘由。交待清发函的目的，根据、原因等内容。

主题。主要说明致函事项或来函商洽、联系、询问、请求的事项。函的事项部分内容单一，一函一事，可以就事论事，直陈其事。

结尾。通常根据函询问、函告、函商或函复的事项选择不同的结束语。如，“特此函询（商），“请即复函”，“特此函告”，“特此函复”等。有的函可以不用结束语，像普通信件一样，使用“此致、敬礼”即可。

⑸签署。函的正文结束后，在右下方标注发函企业单位名称。在签署之下，写明成文时间，并加盖公章。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈤函的写作范例

河北工程大学

关于学生反映学制及收费问题的函第三讲机关正式公文格式及写作范例十五、纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

㈠纪要的概念

纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要是在会议宗旨的指导下，在会议记录，会议有关文件和会议其他有关文件资料的基础上，针对会议讨论研究的事项和问题以及讨论事项加以综合整理而形成的，是记载、传达会议的基本情况，主要精神和中心内容，交流经验，指导工作的重要工具。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

㈡纪要的特点

⑴纪实性。纪要是根据会议研究、讨论、决定的有关事项，综合整理出来的。是对会议基本情况的纪实反映，如实纪载会议的基本情况和事实是会议纪要的首要特征。

⑵概括性。纪要不同于会议记录。会议记录是要把研究决定的问题、领导的表态、发言，原本真实地记录下来。而会议纪要，在保证真实的同时，还要负责综合，分析、整理、反映主要事项和主要精神，重点说明会议的主要参与者，基本情况，研究的主要问题，达成的主要共识，形成的会议决议或决定。

⑶时效性。纪要一般要在会议结束的一两天内写出，有时要求在会议结束几个小时之内整理出来。所以，时间不能拖，不能等，必须抓紧，尽快完成。

第三讲机关正式公文格式及写作范例㈢纪要种类

⑴指示型纪要，即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要既有综合性，也有专业、专题性，既包含对党的方针政策的具体贯彻意见，又有对某一重要工作或重大事项的思想认识统一，还有对今后工作的具体打算与安排。

⑵通知型纪要。即用来宣布会议决定事项的纪要。大都是企业领导集体开会决定问题后，使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。

第三讲机关正式公文格式及写作范例

㈣纪要的结构和要领

⑴标题。通知型会议纪要由于均有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有指示性会议纪要，才会有显示会议名称或中心内容的标题。

⑵正文。一般分为三个部分。一是开头。通知型会议纪要，由于大都有固定的排序格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席会议人员等），均比较简单。而指示型会议纪要，就比较复杂。二是主体部分。有三种写法：即按孤立的问题顺序，一个问题一个问题去写或综合起来归纳几个问题来写；按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。

⑶结尾。会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号召。有的会议纪要只是把会议研究决定的问题和意见，表述清楚即可。

第三讲机关正式公文格式及写作范例(五)会议纪要写作范例

2012年第1次校长办公会会议纪要第三讲机关正式公文格式及写作范例第二部分其他常见公文第三讲机关正式公文格式及写作范例指示条例规定办法章程细则会议记录第三讲机关正式公文格式及写作范例一、指示

（一）指示的写作格式指示是上级领导机关对下级机关部署工作时经常使用的一种公文，它是领导机关阐明工作原理和基本要求的具有指导意义的文件。从内容来讲，指示与决议、决定有明显的不同。对于特殊重大的方针、政策问题，对于重大的工作任务问题，就使用决议或决定；而对于贯彻方针、政策所作的工作部署，对下级机关阐明工作活动的指导原则，则使用指示。常见的指示包括指示的因由，指示的内容，对下级执行指示提出的要求等内容。

（二）指示的写作范例中共中央、国务院关于认真做好防御特大洪水的紧急指示第三讲机关正式公文格式及写作范例二、条例

条例，是用于规定比较长期实行的调整国家生活某个方面准则和某个机关的组织和职权以及某些专门人员的任务和权限的文件。（一）条例的写作格式

条例一般由标题、签署、正文三部分组成。条例的标题类似公文的标题。条例的签署，实际上是在条例的标题下用括号括注的条例通过的时间、会议和公布的日期、施行的日期等。条例的正文内容必须写明因由、条规、施行说明三部分。

（二）条例的写作范例

国务院稽察特派员条例第三讲机关正式公文格式及写作范例三、规定

规定是企业机关或部门对于某项工作或活动作出原则性的规范或约束的一种常用文体。规定是一种法规性文件，用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施，属于下行公文。（一）规定的写作格式

规定由标题、日期、主送单位、正文、发文单位几部分构成。

(1)标题

与大多数公文的标题写法相同，由发文单位、事由和