办公厅会议室管理制度

办公厅会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强办公厅会议室的管理，提高会议效率，确保会议资源的合理使用，根据《机关事务管理条例》及相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于办公厅所属会议室的预定、使用、服务及管理活动。

第三条基本原则

（一）会议室使用应遵循高效、节约、环保的原则。

（二）会议室的管理与服务应确保会议的顺利进行，保障会议质量。

（三）会议室资源应公平、公正、公开分配，优先保障重要及紧急会议。

第四条会议分类

根据会议性质和规模，将会议分为以下几类：

（一）全体会议：参会人员为办公厅全体成员。

（二）部门会议：参会人员为某一部门或几个相关部门的成员。

（三）专题会议：针对特定主题召开的会议。

（四）外部会议：与外部单位联合召开的会议。

第五条会议保密

涉及国家机密或单位内部敏感信息的会议，应严格按照《保密法》及单位相关规定执行，控制会议内容泄露。

第六条责任划分

（一）会议的组织者负责会议的筹备、通知、主持及会议纪要的整理。

（二）会议室管理部门负责会议室的预订、设施设备维护、会务服务等工作。

（三）参会人员应按时参加或请假，并遵守会议纪律。

本制度的制定旨在提高办公厅会议的管理水平，为全体员工提供一个良好的会议环境。各部门应严格按照本制度执行，共同维护会议室的正常秩序。

第二章会议流程

第七条会议预订

（一）会议组织者应根据会议性质、规模、时间等需求，提前向会议室管理部门提交书面会议申请。

（二）会议室管理部门收到申请后，应及时审核并在两个工作日内反馈预订结果。

（三）会议组织者应在收到预订成功通知后，确认会议时间、地点及相关设施设备需求。

第八条会议通知

（一）会议组织者应至少提前三个工作日向参会人员发出会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等。

（二）会议通知应采用书面形式，通过电子邮件、短信或内部办公系统等方式发送。

第九条会议签到

（一）会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作。

（二）参会人员应按时到达会场并签到，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

第十条会议议程

（一）会议组织者应制定会议议程，明确会议主题、讨论事项、时间安排等。

（二）会议议程应在会议开始前发送给参会人员，以便提前准备发言和讨论。

第十一条会议主持

（一）会议组织者或指定主持人负责主持会议，维护会议秩序，确保会议按议程进行。

（二）主持人应引导参会人员进行充分讨论，保证会议效果。

第十二条会议记录

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论和待办事项。

（二）会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

第十三条会议总结

（一）会议组织者应在会议结束后对会议成果进行总结，形成会议纪要。

（二）会议纪要应包括会议主题、讨论事项、结论、责任人和完成时限等内容。

第十四条会议资料归档

（一）会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等资料整理归档，以备查阅。

（二）会议室管理部门应定期检查会议资料的归档情况，确保资料完整、准确。

本章详细阐述了会议流程的各个环节，旨在规范会议的组织与实施，提高会议效率。各部门应严格按照本章规定执行，确保会议的顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的编制与发布

（一）会议纪要应由会议记录人根据会议内容、讨论和决议编制，确保准确无误。

（二）会议纪要编制完成后，应由会议组织者或主持人审核批准。

（三）会议纪要应在会议结束后两个工作日内完成，并发布给所有参会人员和相关执行部门。

第十六条决议事项的分解与责任落实

（一）会议纪要中明确的决议事项应分解为具体的任务，并明确责任人和完成时限。

（二）会议组织者应确保每个任务都有明确的责任人，责任人需对任务的完成情况负责。

第十七条跟踪与监督

（一）会议组织者或指定专人负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪和监督。

（二）应定期检查任务进度，确保决议事项按计划推进，并对进度滞后的事项进行催办。

第十八条反馈机制

（一）责任人需定期向会议组织者反馈任务执行情况，包括进度、遇到的问题和解决方案。

（二）会议组织者应建立有效的反馈渠道，确保信息畅通，对反馈的问题及时处理。

第十九条变更处理

（一）如遇特殊情况需变更会议决议事项，责任人应提出书面申请，说明变更原因和影响。

（二）会议组织者应根据变更申请，及时组织相关人员评估影响，并根据评估结果做出决策。

第二十条结果评估

（一）会议纪要中规定的任务完成后，应进行结果评估，确保决议事项得到有效执行。

（二）评估结果应记录在案，作为改进会议管理和决策执行的依据。

第二十一条归档与查阅

（一）会议纪要及其执行情况的记录应整理归档，便于日后查询和审计。

（二）归档资料应按照单位规定进行保存，确保资料的完整性、安全性和可追溯性。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在确保会议决议能够得到有效执行，提高决策的实效性。各部门和相关人员应严格按照本章要求，共同推进会议决议的落实。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订管理

（一）会议室预订采用先申请、先审批、先使用的原则。

（二）会议室管理部门应建立预订信息系统，实时更新会议室使用情况，提高预订效率。

第二十三条会议室使用规范

（一）会议组织者应按照预订时间、地点使用会议室，不得随意更改或占用。

（二）会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不得吸烟、进食或随意走动。

第二十四条会议室设施设备管理

（一）会议室管理部门应定期检查、维护会议室设施设备，确保设备正常运行。

（二）会议组织者和参会人员应爱护会议室设施，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

第二十五条会议室环境与安全

（一）会议室管理部门负责会议室的清洁、卫生和布置，确保会议环境整洁、舒适。

（二）会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等，并定期进行安全检查。

第二十六条会议室服务要求

（一）会议室管理部门应提供专业的会务服务，包括会场布置、设备调试、资料发放等。

（二）会议期间，会务人员应保持现场服务，确保会议顺利进行。

第二十七条会议室资源调配

（一）会议室管理部门应根据实际需求，合理调配会议室资源，优化使用效率。

（二）在资源紧张的情况下，会议室管理部门可优先保障重要及紧急会议的需求。

第二十八条违规处理

（一）对违反会议室管理规定的组织或个人，会议室管理部门有权进行制止并给予警告。

（二）情节严重者，可向单位领导报告，按照单位相关规定进行处理。

本章对会议室的管理规定进行了明确，旨在保障会议室资源的合理使用，提高会议质量。各部门和员工应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

第二十九条制度修订

本制度如有变更或修订，由办公厅负责组织修订，并按照单位相关规定程序报批后公布实施。

第三十条解释权

本制度的解释权归办公厅所