物业续签合同流程

物业续签合同流程合同编号：__________甲方（委托方）：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方，物业服务企业）：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.1目的本合同的目的在于明确甲乙双方在物业续签服务中的权利和义务，保证物业服务的连续性、稳定性和质量提升，保障业主的合法权益，同时促进物业服务企业的健康发展。1.2适用范围本合同适用于[物业名称]（以下简称“本物业”）的物业服务续签相关事宜，包括但不限于物业服务的提供、费用的收取与管理、服务质量监督等方面。二、原合同回顾2.1原合同基本信息原合同签订于[签订日期]，合同编号为[原合同编号]。原合同约定的服务期限为自[起始日期]至[截止日期]。原合同规定的物业服务范围涵盖本物业的公共区域维护、安全管理、环境卫生管理等多个方面。2.2原合同履行情况概述在原合同履行期间，乙方基本按照合同约定提供了物业服务。在公共区域维护方面，乙方对小区内的道路、绿化区域、公共设施等进行了定期的检查和维护。但是在安全管理方面，存在个别时段安保人员巡逻不够及时的情况。环境卫生管理整体较好，但偶尔会出现垃圾清理不及时的现象。业主对乙方服务满意度在[具体满意度数值]左右，通过业主反馈及相关调查统计，其中对绿化维护满意度较高，达到[具体数值]，而对安保及时性的满意度相对较低，为[具体数值]。三、物业续签意向表达3.1业主方意向甲方作为业主方，考虑到本物业的整体运营稳定性以及更换物业服务企业可能带来的诸多不便，经过业主委员会（或业主代表）的讨论与调研，在综合考量乙方的服务质量、服务成本以及市场上其他物业服务企业情况后，倾向于与乙方续签物业服务合同。但甲方要求乙方在续签合同后对原服务中存在的不足进行改进，尤其是在安全管理方面提高服务标准。3.2物业服务企业意向乙方表示有意愿继续为甲方提供物业服务。乙方认为在原合同履行期间，虽然存在一些小的问题，但已经积累了丰富的服务经验，熟悉本物业的情况，并且已经制定了一系列改进计划。乙方希望通过续签合同，能够进一步提升服务质量，扩大服务范围，同时也期望甲方能够在费用支付等方面给予更合理的支持。四、续签协商准备4.1物业服务企业准备工作乙方组建了专门的续签协商团队，团队成员包括公司的物业运营经理、财务经理、法务顾问等专业人员。乙方对原合同履行情况进行了全面深入的分析，总结了服务中的优点和不足之处。同时乙方根据市场情况和甲方可能提出的要求，制定了多套服务方案和费用预算方案，方案内容包括不同服务标准下的服务内容、人员配置、设备投入以及相应的费用明细等。4.2业主委员会（或业主代表）准备工作甲方的业主委员会（或业主代表）通过召开业主大会、问卷调查等方式广泛收集业主的意见和建议，重点关注业主对原物业服务不满意的方面以及对续签合同的期望。业主委员会（或业主代表）对收集到的信息进行了整理和分析，形成了业主方的协商诉求文件，文件内容涵盖服务质量改进要求、费用调整范围、合同期限等方面的初步想法。五、协商会议5.1首次协商会议安排双方协商确定首次协商会议于[会议日期]在[会议地点]举行。会议由业主委员会（或业主代表）主任主持，双方参会人员包括甲方的业主委员会（或业主代表）成员、乙方的续签协商团队成员等。会议开始前，双方互相介绍了参会人员，并确定了会议的议程和记录员。5.2协商议题确定经过讨论，双方确定本次协商会议的主要议题包括服务内容与标准的调整、费用条款的修订、合同期限的确定以及原合同履行过程中存在问题的解决方案等。具体而言，在服务内容与标准方面，重点讨论如何提高安全管理和环境卫生管理的服务质量；在费用条款方面，探讨费用的调整依据和幅度；在合同期限方面，考虑与本物业的长期发展规划相匹配的合理期限。5.3协商过程记录在协商过程中，双方就各个议题展开了充分的讨论。关于服务内容与标准，乙方提出将增加安保人员的巡逻频次，加强安保人员的培训，同时加大对环境卫生管理的投入，如增加清洁设备等。甲方表示认可乙方的改进措施，但要求乙方将具体的执行标准明确写入合同。在费用条款方面，乙方详细介绍了其成本结构的变化，包括人力成本、物料成本的上升等因素，提出适当提高服务费用的要求。甲方则认为费用的提高应与服务质量的提升相匹配，要求乙方提供更详细的成本核算和费用预算依据。在合同期限方面，双方初步达成了一个[X]年的合同期限意向，但需进一步考虑市场变化等因素。会议记录员对整个协商过程进行了详细记录，形成了会议纪要，经双方参会人员签字确认后作为后续工作的参考依据。六、合同条款修订6.1服务内容与标准调整6.1.1公共区域维护（1）乙方应负责本物业内公共区域（包括但不限于道路、停车场、绿化区域、建筑物外立面等）的日常维护与保养。对于道路，应保持路面平整，及时修复破损路面，每年至少进行[X]次全面检查并提供检查报告。停车场方面，要保证停车设施正常运行，划线清晰，引导标识完好，每季度进行一次设施设备的检修。绿化区域的维护需按照园林专业标准执行，保证植物的正常生长，定期修剪、浇水、施肥和除虫，每月修剪草坪[X]次，每年施肥[X]次。建筑物外立面应定期清洁，每[X]年进行一次全面清洗和维护，同时对建筑物外立面的附属设施（如招牌、空调外机等）进行安全检查，发觉问题及时处理。（2）在公共设施设备的维护上，乙方需建立完善的设备台账，对本物业内的电梯、水电设施、消防设备等进行定期维护和保养。电梯应按照国家相关规定进行月度维护、年度检修，并在轿厢内显著位置公示维护信息。水电设施要保证正常运行，及时维修故障，每月进行一次水电设施的巡检，每半年进行一次全面的检测并出具报告。消防设备的维护必须符合消防安全法规要求，定期检查灭火器、消火栓等设备的有效性，每季度进行一次消防设施的演练，保证在紧急情况下能够正常使用。6.1.2安全管理（1）乙方应建立健全的安全管理制度，加强人员出入管理。在小区出入口设置24小时值班岗亭，安保人员应具备专业的安保知识和技能，对进出人员和车辆进行严格登记和核实身份。对于外来访客，需通过业主确认后方可放行，同时记录访客信息（包括姓名、联系方式、访问时间和访问对象等）。（2）安保人员的巡逻制度应进一步加强，在原有的巡逻路线基础上增加重点区域（如财务室、配电室等）的巡逻频次。白天每[X]小时巡逻一次，夜间每[X]小时巡逻一次，巡逻过程中应使用电子巡更系统进行记录，保证巡逻无死角。发觉异常情况应立即采取措施并及时报告甲方或相关部门。（3）乙方应安装和维护必要的安全防范设施，如监控摄像头、门禁系统等。监控摄像头应覆盖本物业的公共区域，保证图像清晰，存储时间不少于[X]天。门禁系统应正常运行，业主凭有效证件或门禁卡进出，对门禁卡的发放和管理要严格按照规定执行，保证小区的安全防范能力得到有效提升。6.1.3环境卫生管理（1）乙方负责本物业内的环境卫生清洁工作，包括公共区域的清扫、垃圾收集与清运等。每日对公共区域（如楼道、电梯轿厢、大厅等）进行清扫，保持环境整洁。垃圾收集点应设置合理，分类垃圾桶配备齐全，引导业主进行垃圾分类投放。（2）垃圾清运应及时，每天至少清运[X]次，特殊情况（如节假日垃圾量增加）应增加清运次数。同时乙方应定期对垃圾收集点和垃圾运输车辆进行消毒处理，防止异味和细菌滋生，保障小区的环境卫生质量。（3）除日常清洁工作外，乙方应定期对本物业进行除虫灭鼠工作，每季度至少进行一次全面的除虫灭鼠行动，采用环保、安全的药剂和方法，保证小区内无明显的虫鼠害现象。6.2费用条款修订6.2.1费用构成（1）物业服务费用由基础服务费用和专项服务费用两部分构成。基础服务费用包括人员工资、社保费用、办公费用、设备维护费用等用于维持物业服务正常运转的基本开支。专项服务费用则是针对特定服务项目（如大型设施设备的更新改造、特殊环境维护等）而设立的费用。（2）人员工资根据当地同行业平均工资水平、物价指数以及乙方员工的工作经验和技能水平确定。社保费用按照国家规定的比例进行缴纳。办公费用涵盖办公用品采购、办公场地租赁、通讯费用等。设备维护费用包括公共设施设备（如电梯、水电设备、消防设备等）的维修、保养、更换零部件等所需费用。6.2.2费用调整机制（1）双方同意建立费用调整机制，以适应市场变化和服务成本的变动。费用调整将根据以下因素综合确定：当地物价指数的波动情况，劳动力成本的变化（包括最低工资标准的调整、行业工资水平的变化等），国家税收政策的调整以及本物业服务范围和服务标准的变化。（2）费用调整周期为每[X]年进行一次评估。在费用调整前，乙方应提前[X]个月向甲方提供详细的费用调整方案，包括调整的依据、幅度、计算方法等内容。甲方有权对乙方提供的方案进行审核和协商，如双方无法达成一致意见，可委托第三方专业机构进行评估并根据评估结果确定费用调整方案。（3）在特殊情况下（如突发重大自然灾害、强制性政策调整等），乙方可在提前通知甲方的情况下临时调整费用，但应提供充分的证据和合理的解释，临时调整的费用在情况恢复正常后进行重新评估和调整。6.2.3费用支付方式（1）甲方应按照合同约定的费用标准和支付周期向乙方支付物业服务费用。支付周期为每[X]月支付一次，甲方应在每个支付周期开始后的[X]个工作日内将费用支付至乙方指定的银行账户。（2）乙方应在收到甲方支付的费用后[X]个工作日内开具合法有效的发票给甲方。如甲方逾期支付费用，每逾期一天应按照未支付金额的[X%]向乙方支付违约金；如乙方逾期开具发票，每逾期一天应按照当月服务费用的[X%]向甲方支付违约金。6.3合同期限确定（1）双方经协商确定本合同的续签期限为自[起始日期]至[截止日期]，共计[X]年。（2）在合同期限届满前[X]个月，双方应开始协商是否续签合同。如双方均有续签意向，应按照本合同的续签流程进行操作；如一方无意续签，应提前[X]个月书面通知对方，以便对方做好相应的准备工作。七、公示与意见征集7.1公示内容与方式（1）乙方应将修订后的合同条款（包括服务内容与标准调整、费用条款修订、合同期限等内容）在本物业的显著位置（如小区公告栏、物业管理处大厅等）进行公示。公示内容应清晰、完整，采用通俗易懂的语言进行表述，同时应注明公示的起止时间（自[起始日期]至[截止日期]，共计[X]天）。（2）除在本物业内进行公示外，乙方还应通过邮件、短信等方式向业主发送公示信息，保证业主能够及时了解合同修订的情况。对于未能获取业主联系方式的情况，乙方应在公示内容中说明业主可主动联系物业管理处获取详细信息的方式。7.2业主意见收集与整理（1）在公示期间，业主有权对合同修订内容提出意见和建议。业主可通过书面形式（如填写意见反馈表）或直接到物业管理处向乙方提出意见。乙方应指定专人负责业主意见的收集工作，对业主提出的意见和建议进行详细记录，包括业主姓名（或房号）、联系方式、意见内容等信息。（2）公示期结束后，乙方应对收集到的业主意见进行整理和分析。对于业主提出的合理意见和建议，乙方应与甲方进行协商，如涉及合同条款的调整，应按照协商结果对合同进行修订。对于无法采纳的意见，乙方应向业主作出合理的解释说明，并将解释说明的情况进行记录存档。八、合同签订8.1签订主体与权限（1）本合同的签订主体为甲方（由业主委员会代表全体业主）和乙方（物业服务企业）。甲方的业主委员会应按照业主大会的授权进行合同签订，其签订行为对全体业主具有法律约束力。乙方应按照其公司内部的决策程序，由法定代表人或其授权代表进行合同签订。（2）双方签订合同的代表应向对方提供有效的授权委托书，以证明其签订合同的权限。在合同签订前，双方应互相核实对方的身份和授权情况，保证合同签订的合法性和有效性。8.2签订流程与仪式（1）在完成公示与意见征集，并根据业主意见对合同条款进行修订（如有必要）后，双方确定合同签订日期为[签订日期]。签订地点为[签订地点]。（2）在合同签订仪式上，双方代表应首先对合同条款进行最后的核对和确认。核对无误后，双方代表在合同文本上签字（或盖章）。签字（或盖章）应清晰、完整，保证合同的法律效力。（3）合同签订后，双方应各保留[X]份合同原件，以备日后查阅和存档。同时乙方应将合同签订情况及时向全体业主进行通报，让业主了解合同签订的结果。九、备案与公告9.1备案手续办理（1）本合同签订后，乙方应在规定的时间内（自合同签订之日起[X]个工作日内）将合同文本报送至当地物业管理主管部门进行备案。备案时应提交的材料包括合同原件、双方的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明复印件、授权委托书（如有）等相关文件。（2）物业管理主管部门对乙方提交的备案材料进行审核，如发觉材料不全或不符合规定要求，应通知乙方在规定时间内补充或修正材料。审核通过后，物业管理主管部门将在合同文本上加盖备案专用章，并将备案情况进行登记存档。9.2公告发布（1）乙方应在本物业的显著位置（如小区公告栏、物业管理处大厅等）发布合同签订及备案的公告。公告内容应包括合同的主要条款（如服务内容与标准、费用条款、合同期限等）、签订日期、备案情况等信息，让业主知晓合同的正式生效情况。（2）公告的