学校会议室室管理制度

学校会议室室管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范学校会议室的使用和管理，确保会议效率，提升会议质量，为学校的教学、科研和管理工作提供有力保障。

第二条本制度适用于学校内所有会议室的使用与管理，包括但不限于各类教学、科研、行政及学生活动会议室。

第三条学校会议室的管理实行“统一领导、分级管理”的原则。学校会议室管理部门负责全校会议室的统筹规划、使用安排和监督管理。

第四条会议室使用遵循“公平、公正、公开”的原则，按照申请顺序安排使用。对于重要会议和紧急会议，可根据实际情况予以优先安排。

第五条会议室使用应遵循以下要求：

1.严格遵守会议时间，按时召开和结束会议；

2.爱护会议室设施，保持会议室整洁；

3.严禁在会议室内吸烟、饮酒、喧哗等不文明行为；

4.遵守会议纪律，尊重他人发言，不随意打断他人；

5.会议结束后，及时清理会议室内物品，关闭电源和门窗。

第六条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有未尽事宜，由学校会议室管理部门负责解释。

第七条学校会议室管理部门应定期对本制度进行评估和修订，以适应学校发展的需要。修订后的制度报学校领导审批后予以公布实施。

第二章会议流程

会议流程是确保会议高效顺利进行的关键，以下为学校会议室的会议流程：

一、会议申请

1.需要使用会议室的单位或个人应提前向学校会议室管理部门提交书面申请，填写会议申请表，明确会议时间、地点、参会人数、会议主题等内容。

2.会议室管理部门在收到申请后，根据会议室使用原则进行审核，并在3个工作日内答复申请者。

3.申请者应在收到答复后3个工作日内确认是否召开会议，逾期未确认视为自动放弃。

二、会议筹备

1.会议申请者负责会议的筹备工作，包括通知参会人员、准备会议材料、布置会议室等。

2.会议材料应在会议召开前1-2周发给参会人员，确保参会人员提前了解会议内容。

3.会议室管理部门负责协助申请者进行会议室的布置，并根据需要提供相关设备和技术支持。

三、会议召开

1.会议主持人应在会议开始前10分钟到场，检查会议室设施是否正常，确认参会人员到齐。

2.会议开始时，主持人应宣布会议主题、议程和预计结束时间，并要求参会人员关闭手机或调至静音状态。

3.会议期间，主持人应确保会议按议程进行，控制会议时间，避免跑题。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容和决议等。

2.会议记录应在会议结束后3个工作日内整理完毕，并发送给主持人及相关部门。

五、会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，明确会议成果和下一步工作计划。

2.会议纪要应由主持人或指定人员整理，并在会议结束后1周内报学校会议室管理部门备案。

六、会议反馈

1.会议室管理部门应定期收集会议使用者的意见和建议，不断优化会议流程和服务。

2.会议使用者有权对会议室管理部门的服务质量进行评价，评价结果作为会议室管理部门工作考核的依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，由指定人员负责整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整、条理清晰。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议事项及负责人等。

3.整理完毕的会议纪要需经主持人审核后，于会议结束后1周内发布给相关人员。

二、会议决议的分解与落实

1.会议纪要发布后，相关部门应根据决议内容制定具体实施方案，明确责任人、完成时间和验收标准。

2.各责任部门应将会议决议纳入日常工作，确保按计划推进。

3.责任人应定期向主持人或指定负责人汇报决议落实情况，及时解决落实过程中遇到的问题。

三、会议决议的跟踪与监督

1.学校会议室管理部门应设立专门人员对会议决议的落实情况进行跟踪，确保各项工作有序推进。

2.跟踪过程中发现的问题应及时反馈给相关部门，并协助解决。

3.定期对会议决议落实情况进行汇总，并向学校领导报告。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照学校档案管理规定进行归档，以便日后查阅。

2.学校会议室管理部门应建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便、快捷地查阅会议纪要。

3.对于涉密会议纪要，应严格按照国家保密规定进行管理，确保信息安全。

五、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的整理、发布、落实等环节进行评估，总结经验，发现问题，不断改进。

2.根据评估结果，优化会议纪要管理流程，提高会议决策的执行效率。

3.鼓励各部门积极参与会议纪要管理改进工作，共同提升学校会议管理水平。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的正常使用和设施完好，提高会议室使用效率，以下为学校会议室的管理规定：

一、会议室预订与使用

1.会议室预订采用先申请、先安排的原则。使用单位或个人需提前向学校会议室管理部门提交书面申请，明确会议室使用时间、人数、用途等信息。

2.学校会议室管理部门在收到申请后，根据会议室实际情况进行安排，并在3个工作日内通知申请者。

3.会议室使用单位或个人应按照预定时间、地点使用会议室，不得随意更改或转借。

二、会议室设施管理与维护

1.使用单位或个人应爱护会议室设施，合理使用，确保设施完好。

2.会议室管理部门负责定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

3.会议室使用过程中如发生设施损坏，使用单位或个人应立即报告会议室管理部门，并承担相应责任。

三、会议室环境卫生

1.会议室使用单位或个人应保持会议室整洁，禁止在会议室内吸烟、进食、乱丢杂物等。

2.会议室管理部门负责安排会议室的清洁工作，确保会议室环境卫生。

3.会议结束后，使用单位或个人应将会议室恢复原状，关闭电源、门窗等。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用单位或个人应遵守学校安全规定，确保会议室内人员安全。

2.对于涉密会议，应按照国家保密规定进行管理，严格限制参会人员范围，确保会议内容不泄露。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

五、会议室开放时间

1.学校会议室的开放时间根据实际情况制定，并在学校内部进行公示。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据需要调整开放时间，并及时通知相关人员。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的单位或个人，会议室管理部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.违规行为包括但不限于：擅自使用会议室、损坏会议室设施、扰乱会议室秩序等。

3.会议室管理部门应建立健全投诉举报机制，鼓励师生员工参与会议室管理，共同维护会议室秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归学校会议室管理部门所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜