办公自动化应用案例教程课件

第1章办公自动化概述办公自动化应用案例教程（视频指导版）目录Contents1.1

办公自动化概念1.2

常用办公平台和软件1.3

上机演练1.4

课后作业1.1.1办公自动化的定义办公自动化指的是利用先进的科学技术，将现代办公和电脑网络结合起来的一种新型办公模式。它不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率。在行政机关中，办公自动化被称为电子政务；企事业单位则称之为OA。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。1.1.2办公自动化的特点办公自动化可以解决人与办公设备之间的人机交互问题，从而提高办公人员的工作效率和质量并节约资源。而如今，办公自动化随着互联网、电脑以及数据库，这三大核心技术的支持，它已具有以下4大特点：办公多媒体化：利用数字、文字、图形图像、音视频等各种多媒体技术，经过计算机综合处理，使人们通过视觉、听觉、触觉等多种方式来获取及处理办公信息的方式。办公网络化：网络的应用改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式。通过网络可连接到世界任何地区，从而实现信息的高速传播。办公智能化：利用各种智能化操作，如文字识别、辅助决策等功能，可以轻松的处理人们日常繁琐的办公事务。办公集成化：通过软硬件及网络的集成、人与系统的集成和单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。目录Contents1.1

办公自动化概念1.2

常用办公平台和软件1.3

上机演练1.4

课后作业1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统熟悉操作系统是进行自动化办公操作的基础，用户应先掌握操作系统的基本操作才可。Windows操作系统是目前国内较为常用的办公平台，它包含WindowsXP、Windows7、Windows8和Windows10等多个系列，其中Windows10为目前主流的操作系统。Windows10启动与退出Windows10系统启动是需要在确保电源供电正常、各电源线、数据线及外设在硬件连接无误的基础上。用户只需按开机按钮，进入欢迎界面，输入登陆账号及密码，单击即可进入桌面。如果没有设置登陆密码的话，系统会直接进入系统桌面。1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统在操作过程中，用户临时有事，需暂时离开。为了保证所做的文档不被他人浏览或更改，可利用Windows10的锁定功能，将桌面锁定即可。单击任务栏中的“

”图标，选择用户头像，在打开的菜单列表中选择“锁定”选项。系统会自动锁定桌面，并返回到账户登陆界面。只有输入正确登陆密码或验证图片密码后，才可解锁并返回到桌面。1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统当需要退出Windows10系统操作时，需单击任务栏中的

图标，在打开的列表中选择“电源”选项。单击该选项，在快捷列表中选择“关机”选项即可。1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统认识Windows10桌面进入Windows10操作系统后，屏幕上随即会显示工作桌面。该桌面是由桌面背景、桌面图标以及任务栏，这三个部分组成。桌面背景：在电脑系统中所显示的画面。用户可根据喜好对桌面背景进行个性化设计。1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统桌面图标：桌面图标是打开应用程序的快捷途径。它默认显示在桌面左侧，其包含“此电脑”、“网络”、“回收站”图标。用户安装相应的软件程序后，该程序图标也会显示在此处，双击该图标即可启动该软件。1.2.1办公自动化平台——Windows10操作系统任务栏：任务栏默认位于桌面的最底端。其中，左侧图标为WIN键以及快捷工具，中间为软件快速启动区，单击对应的图标可以快速切换到对应的软件窗口。用户还可以使用鼠标拖拽的方法来改变它们的前后顺序。右侧是系统图标显示区，其中包括“网络状态”、“系统音量”、“时间日期”等图标。1.2.2Office办公软件办公自动化操作离不开办公软件的应用，而较为常用的办公软件有两种，一种是微软Office，另外一种是则是WPSOffice。下面先对微软Office软件进行简单的介绍。Office软件是Microsoft公司推出的一款办公软件，其方便友好的用户界面、稳定安全的文件格式、无缝高效的沟通协作功能，受到了广大办公人员的青睐。Office软件包含多个组件，其中Word、Excel、PowerPoint组件较为常用。1.2.2Office办公软件1.Word组件Word是一款功能强大的文档处理组件，它常用于文档的编排与制作。在职场中的使用率很高，几乎任何行业都需要用到它。行政文员需要用它来制作各类合同、各类规章制度文档；财务人员需要用它来制作各类数据分析报告文档；教师需要使用它来制作教案及各类学术论文等。Word除了能够处理日常办公文档外，还能够使用它来制作一些特殊的文档，例如产品宣传画册、使用说明手册、各类奖状证书及邀请函等。此外，用户还能够使用Word来对长篇文档进行编排、审核校对工作。总之，Word在文字处理方面表现的十分出色。1.2.2Office办公软件2.Excel组件Excel是一款专门用于制作电子表格的软件，利用它除了能够制作出专业的报表外，还能够用它来对报表中的数据进行各种复杂的统计、分析和计算。与此同时，利用Excel中的图表功能，可将各类报表以图形化方式展现出来，让数据展现地更清晰、更直观。1.2.2Office办公软件3.PowerPoint组件PowerPoint是一款用于制作演示文稿的办公组件，它可将文稿通过文字、图形图像、音视频、动画等形式展现出来。正因为PowerPoint具有强大的表现力及感染力这一特性，从而受到了各类职场人士的青睐。1.2.3WPSOffice办公软件以上介绍的是微软Office办公软件。接下来将介绍第二款使用率很高的办公软件——WPSOffice软件。WPSOffice（简称WPS）,它是由国内金山公司自主研发的一款国民办公软件。与微软Office软件相比较，它具有内存占用低、运行速度快、体积小、提供海量在线存储及文档模板下载功能、特别是对于个人版用户永久免费等优势。对于软件操作方面来说，它人性化、智能化操作已逐渐被广大职场人所认可。无论是进行文档排版、数据分析，还是方案演示，它都能帮助用户高质量的完成。此外，经过软件的不断更新迭代，WPSOffice陆续的推出了一系列便民小工具。例如PDF阅读器、图片设计、表单设计、脑图、流程图等，实现了多款软件的同时运作效果。目录Contents1.1

办公自动化概念1.2

常用办公平台和软件1.3

上机演练1.4

课后作业1.3.1快速搜索指定文件Windows10操作系统提供了强大的搜索功能，它能够帮助用户在及时的搜索到某个指定的文件夹或文件。单击右侧搜索箭头，系统会罗列出与该名称相近的文件列表1.3.1快速搜索指定文件当用户不确定文件在哪个系统盘，那就需要进行全盘搜索1.3.2快速截取桌面图像如果在没有安装QQ，或其他截图工具时，该如何进行快速截图呢？很简单，Windows10操作系统自带有截图工具，利用该工具可顺利进行截图操作。在Win键菜单中选择“截图和草图”选项，打开截图工具栏，用户可选取截图形式1.3.2快速截取桌面图像选择好范围后可进行截屏操作，单击“保存”按钮，可将该图片进行保存目录Contents1.1

办公自动化概念1.2

常用办公平台和软件1.3

上机演练1.4

课后作业1.项目需求电脑系统盘存储空间有限，为了避免出现文件过大，而无法储存的情况，需要随时查看文件的大小。2.项目分析无论是程序应用软件，还是制作的各类文件，用户都可通过右键功能来查看当前文件的大小。3.项目效果查看“项目进度统计”文件大小效果。1.4.1查看文件大小1.项目需求在日常工作中，经常要使用PowerPoint软件来制作各类演示文稿。为了操作方法，现需将它固定在任务栏中，以便快速启动它。2.项目分析将应用程序固定在任务栏中的快速启动区域，用户只需单击相应的程序图标即可启动该程序。打开Win键列表，并在右侧磁贴列表中找到相应的程序图标，将其直接拖至任务栏中即可。3.项目效果PowerPoint应用程序固定效果。1.4.2将PowerPoint应用程序固定在任务栏中学习进步办公自动化应用案例教程（视频指